Jak przekazywać faktury z KSeF księgowej na koniec miesiąca bez szukania dokumentów?
Wgraj certyfikat .p12 w panelu KSeF Import i podłącz Arkusze Google. Aplikacja automatycznie pobiera faktury kosztowe z KSeF i wpisuje je do wspólnego arkusza – numer faktury, daty, NIP sprzedawcy, netto/VAT/brutto i numer KSeF do uzgodnienia z JPK_V7. Wyślij link do arkusza księgowej raz. Od tej chwili każdy koniec miesiąca to dla niej: otwiera link i ma kompletne dane. Dla Ciebie: nic nie robisz.
- Faktury kosztowe spływają z KSeF do Arkusza Google automatycznie – bez skanowania, maili z załącznikami i paniki w ostatniej chwili.
- Wgraj certyfikat raz; potem system sam pobiera nowe faktury wg harmonogramu (Solo co 24 h, Firma co 6 h, Grupa co 2 h, Biuro co 15 min).
- Pierwsze pobranie = ostatnie 90 dni; starsze faktury zostają w KSeF do ściągnięcia po numerze KSeF w portalu MF.
- Każda faktura ma numer KSeF widoczny w arkuszu – ułatwia uzgodnienie z JPK_V7 i odszukanie oryginału.
- Arkusze Google są dostępne w każdym planie; Excel, CSV i PDF od planu Firma w górę.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEKoniec miesiąca to szukanie faktur w mailu, telefonie, KSeF i folderze na dysku – i tak zawsze czegoś brakuje. Ręczne kompletowanie 20–40 dokumentów pochłania 1,5–2 godziny i przynosi stres.
KSeF Import łączy się z API Twoim certyfikatem i na bieżąco uzupełnia Arkusz Google o nowe faktury. Udostępniasz jeden link – księgowa sama otwiera i ma kompletne dane.
Oszczędzasz 20–24 godziny rocznie na kompletowaniu dokumentów. Żadne faktury nie umkną – system pobiera wszystko, co pojawi się w KSeF na Twój NIP.
Dlaczego koniec miesiąca zawsze gryzie
Jest 3. dzień miesiąca. Księgowa pisze: „Proszę o faktury za ubiegły miesiąc". Otwierasz maila i zaczynasz szukać. Faktura za telefon – jest. Za hosting – pewnie w spamie. Za paliwo – zdjęcie w telefonie. Od dostawcy – trzeba pobrać z KSeF. Po godzinie masz 15 z 22 faktur. Wysyłasz co masz: „resztę dośle jutro". Jutro się nie udaje. Za dwa dni telefon: „Brakuje trzech faktur, termin deklaracji za 4 dni".
Problem nie leży w braku organizacji. Leży w tym, że faktury przychodzą z wielu źródeł, a Ty musisz je ręcznie zbierać do jednego miejsca. Każde z tych miejsc zawodzi osobno:
- Maile od dostawców – rozrzucone między promocjami i powiadomieniami; Gmail nie odróżnia faktury za hosting od newslettera tego samego nadawcy.
- Zdjęcia w telefonie – po miesiącu 30 zdjęć pomieszanych z selfie i zrzutami ekranu.
- Portal KSeF – faktury są, ale pobierasz je jedną po drugiej certyfikatem lub przez ePUAP; przy 25 dokumentach to 30–45 minut.
- Folder na dysku – piękna teoria, praktyka: w marcu wrzuciłeś 8 faktur, reszta leży w mailach i telefonie.
Jeden link zamiast comiesięcznego chaosu
Zamiast całego tego cyrku robisz jedną rzecz: wysyłasz księgowej link do Arkusza Google. W arkuszu są wszystkie faktury kosztowe wystawione na Twój NIP – pobrane automatycznie z KSeF, aktualizowane wg harmonogramu. Księgowa otwiera link i ma kompletne dane: numer faktury, datę, NIP i nazwę sprzedawcy, kwotę netto/VAT/brutto oraz numer KSeF.
Numer KSeF przy każdej fakturze to klucz do błyskawicznego uzgodnienia z JPK_V7 (WYSZUKAJ.PIONOWO po numerze KSeF) i łatwego odszukania oryginału XML w portalu MF.
Pierwsze pobranie obejmuje ostatnie 90 dni – tyle system ściąga podczas inicjalizacji. Potem każda nowa faktura, która trafi do KSeF na Twój NIP, dochodzi automatycznie wg rytmu synchronizacji wybranego planu. Starsze faktury zostają w KSeF i możesz je w razie potrzeby pobrać po numerze KSeF przez portal MF.
| Plan | Synchronizacja | Faktury / miesiąc | Cena |
|---|---|---|---|
| Solo | co 24 h | do 50 | 9 zł/mies. |
| Firma | co 6 h | do 200 | 47 zł/mies. |
| Grupa | co 2 h | do 1 000 | 97 zł/mies. |
| Biuro | co 15 min | bez limitu | 347 zł/mies. |
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Jak to skonfigurować – krok po kroku
Konfiguracja zajmuje kilka minut i wykonujesz ją raz. Potem system działa sam.
-
1
Zarejestruj się i wgraj certyfikat
Zakładasz konto na ksefimport.pl (email, hasło, NIP – bez karty). Wgrywasz plik
.p12lub.pfx– ten sam, którego używasz do logowania do portalu KSeF. Certyfikat jest szyfrowany AES-256-GCM kluczem generowanym osobno dla Twojego konta (HKDF) i przechowywany na serwerach w Unii Europejskiej (OVH). Wgrywasz raz. -
2
Podłącz Arkusze Google
W panelu eksportów wybierasz Google Sheets i klikasz Utwórz arkusz. System tworzy nowy arkusz i zaczyna go wypełniać fakturami z KSeF. Poczekaj kilka minut – aplikacja pobiera dane z ostatnich 90 dni.
-
3
Wyślij link księgowej
Otwierasz arkusz w Google, klikasz Udostępnij i wpisujesz adres e-mail księgowej. Od tej chwili ona widzi Twoje faktury kosztowe w czasie rzeczywistym – bez konta w KSeF Import, bez certyfikatu, bez logowania.
-
4
Koniec miesiąca – nic nie robisz
Księgowa otwiera link i ma kompletne dane. System sam pilnuje synchronizacji i deduplikacji po numerze KSeF – ta sama faktura nie pojawi się dwa razy, nawet jeśli zostanie ponownie zindeksowana przez MF.
Arkusze Google są dostępne w każdym planie (włącznie z próbnym). Jeśli potrzebujesz pliku .xlsx, CSV lub paczki PDF – dostępne od planu Firma w górę. Google Drive PDF to opcja wyłącznie planu Biuro. Sprawdź pełne zestawienie planów.
Co zyskujesz – konkretnie
Zmiana jest prosta, ale skutki idą dalej niż tylko brak stresu na koniec miesiąca.
- Czas – oszczędzasz 1,5–2 godziny miesięcznie na szukaniu, kompletowaniu i wysyłaniu faktur. W skali roku to 20–24 godziny.
- Kompletność – ręczne zbieranie faktur zawsze czegoś nie obejmuje (faktura korygująca, nowy dostawca, dokument w spamie). KSeF Import pobiera wszystko, co pojawi się na Twój NIP w KSeF.
- Relacja z księgową – księgowa, która co miesiąc musi Ci przypominać o fakturach, jest sfrustrowana. Księgowa, która otwiera link i ma kompletne dane, chętniej doradzi i zwróci uwagę na niepokojące tendencje w kosztach.
- Kontrola kosztów – mając wszystkie faktury w jednym arkuszu zaczynasz widzieć: abonament, którego nie używasz od 3 miesięcy; dostawcę, który podniósł cenę o 15% bez informacji; kategorie kosztów, które przekraczają plan.
KSeF Import pobiera faktury wystawione na Twój NIP (zakupy kosztowe). Faktury sprzedażowe, które Ty wystawiasz, też są w KSeF – jako zakupy Twoich klientów. Jeśli chcesz je też analizować, możesz je pobrać jako typ sprzedażowe w osobnej zakładce arkusza.
Bezpieczeństwo certyfikatu i danych
Certyfikat .p12 to klucz do Twoich faktur w KSeF, dlatego jego ochrona jest kluczowa. KSeF Import stosuje 3-stopniową walidację przy każdym wgraniu:
- Weryfikacja formatu pliku i hasła (czy klucz prywatny jest odczytywalny).
- Próbne uwierzytelnienie w API KSeF – certyfikat musi faktycznie działać.
- Weryfikacja uprawnienia InvoiceRead – certyfikat musi mieć prawo odczytu faktur, nie tylko logowania.
Certyfikat szyfrujemy AES-256-GCM z kluczem generowanym osobno per użytkownik (HKDF) i przechowujemy na serwerach w Unii Europejskiej (OVH). Hasło certyfikatu nie jest nigdzie zapisywane po zakończeniu walidacji. Połączenie z KSeF przebiega przez oficjalne, szyfrowane API Ministerstwa Finansów. Szczegóły opisuje polityka prywatności.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie. Udostępniasz jej link do Arkusza Google z uprawnieniami do odczytu. Nie potrzebuje konta, certyfikatu ani logowania do żadnego systemu.
Pierwsze pobranie obejmuje ostatnie 90 dni. To limit wynikający z API KSeF, które pozwala odpytywać maksymalnie 3 miesiące wstecz jednym zapytaniem. Starsze faktury pozostają w KSeF i można je pobrać po numerze KSeF przez portal MF.
Jeśli faktura została wystawiona przez KSeF, pojawi się w arkuszu automatycznie niezależnie od tego, czy też przyszła mailem. Od 2026 roku faktury B2B muszą być wystawiane przez KSeF, więc to jedyne wiarygodne i kompletne źródło.
Tak. Faktura korygująca pojawia się jako osobny wiersz z numerem KSeF faktury pierwotnej. Nic nie trzeba robić ręcznie – korekty są pobierane automatycznie razem ze zwykłymi fakturami.
Limit API KSeF wynosi ok. 60 faktur na godzinę dla jednego NIP. Przy kilkudziesięciu fakturach to kilka minut, przy kilkuset system pobiera partiami w tle. Można zamknąć przeglądarkę – pobieranie trwa po stronie serwera.
Tak. Arkusze Google i eksport Excel lub CSV to niezależne funkcje. Arkusze Google aktualizują się automatycznie; Excel i CSV pobierasz na żądanie. Excel i CSV dostępne są od planu Firma w górę.
Doradczyni biur rachunkowych. Wspiera obsługę wielu NIP-ów w KSeF i przygotowanie danych z faktur pod programy księgowe.