Jak firma transportowa rozliczyć paliwo, winiety i e-TOLL z KSeF per pojazd?
KSeF Import pobiera wszystkie faktury kosztowe ze schematu FA(3) i eksportuje je do Google Sheets lub Excela. Faktury paliwowe (Orlen, BP, DKV) mają w FA(3) pole NumerRejestracyjnyPojazdu – aplikacja wyciąga je automatycznie, tworząc kolumnę z rejestracją obok kwot. Dwie formuły VLOOKUP (NIP → kategoria, rejestracja → pojazd) dają pełny rejestr kosztów floty per ciężarówka, bez ręcznego przepisywania.
- Faktury paliwowe w FA(3) zawierają numer rejestracyjny pojazdu – nie trzeba go dopisywać ręcznie.
- KSeF Import eksportuje rejestrację do arkusza obok kontrahenta, kwot i VAT – jedno pole daje alokację na pojazd.
- Dwie kolumny VLOOKUP (NIP → kategoria, rejestracja → model/kierowca) budują rejestr kosztów floty w minuty.
- Winiety UE (DKV, Eurowag) w EUR są przeliczane na PLN po kursie NBP z dnia poprzedzającego datę wystawienia.
- Zamknięcie miesiąca z 3 dni pracy spedytora i księgowej skraca się do 30 minut weryfikacji.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEFirma z 15 TIR-ami generuje 600–800 faktur kosztowych miesięcznie. Rejestracja pojazdu nie ma własnego pola w rejestrze VAT, więc alokacja na konkretną ciężarówkę to trzy dni ręcznej pracy.
KSeF Import odczytuje pole NumerRejestracyjnyPojazdu ze schematu FA(3) i eksportuje je do arkusza obok kwot. Bez pisania kodu, bez przepisywania paragonów.
Rejestr kosztów floty jest gotowy automatycznie. Szef widzi, która Scania kosztuje 40 l/100 km, a kierowca rozlicza tankowania bez dodatkowych formularzy.
Dlaczego koszty floty są tak trudne do rozliczenia
Firma transportowa z 15 ciężarówkami to fabryka faktur kosztowych. Każdy pojazd tankuje 3–5 razy w tygodniu – to już 200 faktur paliwowych miesięcznie. Dodaj winiety z Niemiec i Austrii, faktury e-TOLL, opłaty autostradowe, leasing, serwis, wymianę opon – i masz 600–800 dokumentów do rozksięgowania na 15 pojazdów.
Do tej pory problem polegał na tym, że rejestracja pojazdu nie jest polem w rejestrze VAT. Była tylko w opisie faktury albo w kolumnie „Uwagi" – jeśli ktoś ją kiedyś wypełnił. Skutki są dotkliwe:
- Nie wiesz, który pojazd spala 40 l/100 km, a który 28 – mimo identycznego obciążenia.
- Nie rozliczasz kierowców z paliwa, bo brakuje zestawienia „ile kosztowało tankowanie TIR-a ABC w tym miesiącu".
- Fakturując klienta za przewóz, używasz stawek ryczałtowych zamiast rzeczywistych kosztów.
- Winiety i opłaty drogowe zagraniczne trafią do innego arkusza, w innej walucie – bo kurs.
Schemat FA(3) zna numer rejestracyjny pojazdu
Kluczowa informacja dla branży TSL: schemat FA(3) ma pole specjalnie dla faktur paliwowych – NumerRejestracyjnyPojazdu oraz Rodzaj paliwa (ON, benzyna, LPG, AdBlue). Wszystkie polskie stacje paliw (Orlen, BP, Shell, MOL, Circle K, Moya) wypełniają to pole – jest wymagane przy sprzedaży paliw, gdy nabywcą jest przedsiębiorca.
Oznacza to, że każda faktura z Orlenu, która trafia do Twojego KSeF, ma już w sobie numer rejestracyjny – nie musisz go dopisywać. KSeF Import odczytuje to pole ze struktury XML i eksportuje do arkusza razem z pozostałymi danymi.
| Źródło kosztów | Dostawca (przykłady) | Pole FA(3) |
|---|---|---|
| Paliwo krajowe | Orlen, BP, Shell, MOL, Circle K | NumerRejestracyjnyPojazdu + RodzajPaliwa |
| Paliwo i winiety UE | DKV, Eurowag, Toll4Europe | NumerRejestracyjnyPojazdu (jeśli dostępne) |
| Opłaty drogowe PL | e-TOLL (GDDKiA) | NumerRejestracyjnyPojazdu |
| Serwis i opony | Scania Serwis, Oponeo, Feu Vert | Opis faktury (brak pola pojazdu) |
| Leasing pojazdów | LeasePlan, Arval, ALD | NIP leasingodawcy, brak rejestracji |
Serwis, leasing i ogólne faktury administracyjne nie mają pola NumerRejestracyjnyPojazdu. Alokujesz je ręcznie (raz, w arkuszu pomocniczym) lub jako koszt stały całego parku.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Trójwarstwowy model danych floty w Sheets
Cała architektura opiera się na trzech arkuszach i dwóch formułach VLOOKUP. KSeF Import wypełnia warstwę pierwszą automatycznie – Ty konfigurujesz warstwy pomocnicze raz.
-
1
Warstwa 1: Faktury z KSeF (auto)
KSeF Import eksportuje do arkusza Faktury kolumny: Numer KSeF, Kontrahent, NIP, Data, Netto, VAT, Brutto, Rejestracja pojazdu, Rodzaj paliwa, Litry. Synchronizacja co 2 h (plan Grupa) – dane są aktualne bez ręcznego pobierania.
-
2
Warstwa 2: Słownik kontrahentów (jednorazowa konfiguracja)
Tworzysz arkusz Slownik z dwiema kolumnami: NIP i Kategoria. Wpisujesz raz: NIP Orlenu → Paliwo, NIP DKV → Winieta/paliwo UE, NIP e-TOLL → Opłata drogowa, NIP Scania Serwis → Serwis. Nowych dostawców dopisujesz w miarę potrzeby.
-
3
Warstwa 3: Rejestr floty (jednorazowa konfiguracja)
Tworzysz arkusz Flota: Rejestracja | Model | Kierowca | Kontrakt/klient. Np. GD 12345 | Scania R500 | Jan Kowalski | Klient ABC Logistyka. Aktualizujesz przy zmianie przypisania pojazdu.
Kolumna K (Kategoria): =IFERROR(VLOOKUP(C2,Slownik!A:B,2,FALSE),"DO SPRAWDZENIA")
Kolumna L (Model): =IFERROR(VLOOKUP(H2,Flota!A:B,2,FALSE),"brak pojazdu")
Kolumna M (Kierowca): =IFERROR(VLOOKUP(H2,Flota!A:C,3,FALSE),"")
Raport koszt/km per pojazd – formuła QUERY
Mając fakturę z alokacją na pojazd, w osobnym arkuszu robisz agregację przez formułę QUERY – bez tabeli przestawnej, bez kliknięć. Wynik to tabela: Pojazd | Koszt łączny | Koszt paliwa | Koszt winiety | Serwis.
=QUERY(Faktury!A:N,"SELECT H, SUM(G), SUM(IF(K='Paliwo',G,0)) GROUP BY H LABEL H 'Pojazd', SUM(G) 'Koszt łączny'")
Dodaj kolumnę Przebieg z systemu telematyki (eksport CSV lub API), żeby uzyskać metrykę koszt/km.
Fakturując klienta za przewóz, zamiast stawki ryczałtowej pokazujesz strukturę kosztu: paliwo 412 zł, winieta DE/AT 188 zł, e-TOLL PL 94 zł, amortyzacja + marża. Klient rozumie kalkulację, a Ty masz argumentację do renegocjacji przy zmianie cen paliwa.
Winiety UE i faktury walutowe – kurs NBP
Faktury od DKV, Eurowag i Toll4Europe często trafiają do KSeF w EUR. Art. 31a ustawy o VAT wymaga przeliczenia na PLN po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego datę wystawienia. KSeF Import eksportuje walutę faktury i kwotę w walucie, a równowartość PLN obliczasz przez formułę IMPORTXML z API NBP w Sheets.
Dla faktur zagranicznych z VAT UE (import usług, WNT) ten sam arkusz może generować pozycje do JPK_V7 – wystarczy dodać kolumnę Typ rozliczenia (import usług / WNT / krajowa). Mechanikę uzgodnienia z JPK_V7 opisujemy w artykule o uzgodnieniu faktur z JPK_V7.
| Plan | NIP-y | Faktury/msc | Sync | Cena |
|---|---|---|---|---|
| Solo | 1 | 50 | co 24 h | 9 zł/msc |
| Firma | 1 | 200 | co 6 h | 47 zł/msc |
| Grupa | 5 | 1 000 | co 2 h | 97 zł/msc |
| Biuro | 20 | bez limitu | co 15 min | 347 zł/msc |
Większość firm z 4–15 pojazdami mieści się w planie Grupa (97 zł/msc) – 5 NIP-ów (jeśli masz spółki córki) i 1 000 faktur miesięcznie. Synchronizacja co 2 h jest wystarczająca: faktury paliwowe trafiają do KSeF z kilkugodzinnym opóźnieniem ze strony stacji. Floty powyżej 15–50 pojazdów wybierają plan Biuro.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Tak, dla sprzedaży paliwa do firm. Orlen, BP, Shell, MOL, Circle K, Moya i inne polskie sieci muszą podać NumerRejestracyjnyPojazdu, gdy nabywcą jest przedsiębiorca. Jeśli pole jest puste, oznacza to zwykle fakturę ogólną (np. za oleje lub akcesoria bez przypisania do pojazdu).
Faktury e-TOLL (GDDKiA) zawierają numer rejestracyjny. Faktury DKV i Eurowag zależą od ich konfiguracji – część z nich podaje numer pojazdu, część wystawia zbiorczo po karcie flotowej. W przypadku zbiorczych faktur alokujesz per kartę flotową w słowniku pomocniczym.
Ustawa o VAT (art. 31a) wymaga kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego datę wystawienia faktury. KSeF Import eksportuje datę wystawienia i walutę, a przeliczenia robisz formułą IMPORTXML z API NBP lub przez kolumnę pomocniczą w Sheets.
Szacunkowo 300–500 faktur miesięcznie: około 20 tankowań na pojazd (4 tygodnie x 5 razy/tyg.), plus winiety, e-TOLL, serwis i leasing. Plan Grupa (1 000 faktur, 97 zł/msc) wystarcza do ok. 20–25 pojazdów z średnią aktywnością.
Tak. Plan Grupa obsługuje 5 NIP-ów, plan Biuro – 20 NIP-ów. Każdy NIP ma oddzielną synchronizację; faktury w arkuszu Sheets możesz segregować po NIP-ie lub łączyć w jeden rejestr floty.
Faktury serwisowe i leasingowe zazwyczaj nie zawierają pola rejestracyjnego. Alokujesz je przez słownik NIP – wpisujesz NIP serwisu lub leasingodawcy i przypisujesz do pojazdu lub traktujesz jako koszt stały parku, niezależny od konkretnej ciężarówki.
Specjalistka ds. KSeF w zespole redakcyjnym KSeF Import. Pisze o eksporcie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur do arkuszy i rozliczaniu kosztów.