Jak sprzedawca e-commerce automatycznie zbiera 100+ faktur kosztowych z Allegro, InPost i dostawców?
Wgraj certyfikat .p12 do panelu KSeF Import – system zacznie pobierać faktury wystawione na Twój NIP automatycznie, co kilka godzin (zależnie od planu). Prowizje Allegro, faktury InPost i DPD, faktury od dostawców towarów oraz koszty oprogramowania lądują w jednym arkuszu Google Sheets lub pliku Excel. Nie logujesz się do portalu KSeF ręcznie – konfigurujesz raz, a potem otwierasz arkusz z gotowym, skategoryzowanym rejestrem kosztów.
- Aktywny sprzedawca Allegro generuje 80–200 faktur kosztowych miesięcznie – prowizje, przesyłki, dostawcy towarów, reklamy, oprogramowanie.
- Portal KSeF nie ma zbiorczego widoku ani eksportu „do Excela" – trzeba wyklikiwać faktury pojedynczo.
- KSeF Import pobiera faktury automatycznie i dopisuje je do Google Sheets lub pliku .xlsx; jeden raz konfigurujesz, reszta dzieje się sama.
- Limit API KSeF to ~60 faktur/h dla jednego NIP – aplikacja respektuje go i dociąga partie w tle, bez Twojego udziału.
- Plan Firma (47 zł/mies.) wystarczy do 200 faktur; przy większym wolumenie lub kilku NIP-ach – plan Grupa (97 zł, 5 NIP, 1000 faktur).
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEPortal KSeF gromadzi faktury, ale nie pokazuje sumy kosztów per kategoria. Przy 100+ dokumentach miesięcznie ręczne zbieranie danych to kilka godzin roboty – co miesiąc.
KSeF Import loguje się do KSeF Twoim certyfikatem i co kilka godzin dociąga nowe faktury do arkusza – posortowane, z datami, kwotami i nazwą kontrahenta.
Wiesz na bieżąco, ile poszło na InPost, ile na Allegro i ile na dostawców – bez przepisywania i bez czekania na miesięczne zestawienie od księgowej.
Skąd się bierze 100+ faktur miesięcznie
Sprzedajesz na Allegro, Amazon albo we własnym sklepie? Co miesiąc na Twój NIP spada lawina faktur kosztowych. Większość sprzedawców nie zdaje sobie sprawy, ile tych dokumentów generuje sama działalność – dopóki nie siądą, żeby je zebrać.
| Źródło kosztów | Typowa liczba faktur/mies. | Przykład kwoty |
|---|---|---|
| Dostawcy towarów | 30–60 faktur | od kilku do kilkudziesięciu tys. zł |
| Przesyłki (InPost, DPD, Poczta) | 8–15 faktur | 2 000–5 000 zł |
| Oprogramowanie (BaseLinker, Sellasist...) | 8–12 faktur | 200–800 zł |
| Koszty stałe (magazyn, prąd, telefon) | 6–10 faktur | 2 000–8 000 zł |
| Reklamy (Google Ads, Meta Ads, agencje) | 3–6 faktur | 500–5 000 zł |
| Prowizje Allegro (sprzedaż, Ads, Smart) | 2–3 faktury | 1 000–15 000 zł |
Dlaczego portal KSeF nie wystarcza e-commerce
Portal Ministerstwa Finansów pozwala przeglądać faktury – ale nie jest narzędziem do codziennej pracy. Dla sprzedawcy z 10 fakturami miesięcznie jest wystarczający. Dla kogoś ze 100+ to strata czasu.
- Brak widoku zbiorczego – nie zobaczysz sumy kosztów w jednym miejscu. Każdą fakturę musisz otworzyć oddzielnie, żeby zobaczyć kwotę.
- Brak grupowania po kontrahentach – ile zapłaciłeś InPostowi w tym miesiącu? Ile poszło na Allegro? Portal tego nie pokaże.
- Limit ~60 faktur/h dla jednego NIP – przy 150 fakturach musisz rozłożyć pobieranie na kilka sesji. W praktyce ręczne ściągnięcie wszystkich zajmuje wiele godzin.
- Format XML – nawet zbiorczy eksport daje plik w schemacie FA(3), nieczytelny bez dodatkowego oprogramowania. Nie otworzysz go w Excelu ani Sheets.
- Brak porównań historycznych – chcesz zestawić koszty przesyłek marzec vs. luty? Musisz pobrać dane z dwóch osobnych zapytań i sam je zestawić.
Limit API KSeF to ~60 faktur na godzinę dla jednego NIP – ograniczenie Ministerstwa Finansów, nie aplikacji. Przy 150 fakturach ręczne pobranie wszystkich zajmuje minimum 2,5 godziny. KSeF Import respektuje ten limit automatycznie i dociąga partie w tle.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Jak KSeF Import automatyzuje zbieranie kosztów
KSeF Import działa w tle – podłączasz swój NIP raz, a system automatycznie pobiera nowe faktury i eksportuje je do Google Sheets lub Excela. Konfigurację robisz raz; potem otwierasz arkusz, gdy potrzebujesz.
-
1
Rejestracja i wgranie certyfikatu .p12
Wgrywasz certyfikat .p12 z portalu KSeF (ten sam, którego używasz do logowania w Aplikacji Podatnika). Certyfikat szyfrowany jest AES-256-GCM kluczem generowanym per użytkownik (HKDF) i przechowywany na serwerach w Unii Europejskiej (OVH).
-
2
Konfiguracja eksportu
Wybierasz pola widoczne w arkuszu: numer faktury, data, NIP kontrahenta, nazwa sprzedawcy, kwota netto, VAT, brutto, numer KSeF i inne. Możesz też podłączyć Google Sheets – aplikacja sama utworzy zakładkę z nagłówkami.
-
3
Automatyczna synchronizacja
System pobiera nowe faktury cyklicznie (co 24 h na Solo, co 6 h na Firma, co 2 h na Grupa, co 15 min na Biuro). Nie musisz nic klikać.
-
4
Gotowy rejestr kosztów
Otwierasz Google Sheets lub pobierasz plik .xlsx i masz kompletną listę faktur kosztowych – posortowaną chronologicznie, z pełnymi danymi, gotową do rejestru kosztów i KPiR.
Przy pierwszym uruchomieniu aplikacja dociąga do 90 dni historii faktur. Ze względu na limit ~60 faktur/h na NIP pełne pobieranie zaległości trwa kilka–kilkanaście godzin – zostaw na noc. Rano masz komplet w arkuszu.
Co widać w arkuszu – przykład sprzedawcy Allegro
Weźmy typowego sprzedawcę Allegro z obrotem 80 000 zł miesięcznie. W marcu miał 92 faktury kosztowe. Po podłączeniu KSeF Import arkusz Google Sheets pokazuje komplet w jednym widoku:
- Prowizje Allegro: 3 faktury, 5 202,90 zł brutto – prowizja od sprzedaży, Allegro Ads, abonament Smart.
- InPost: 4 faktury zbiorcze (tygodniowe), 3 501,81 zł – Paczkomat i kurier.
- DPD: 2 faktury, 1 890,00 zł – palety do dostawców.
- Dostawcy towarów: 47 faktur, 52 340,00 zł – od 12 różnych hurtowni.
- Google Ads + Meta Ads: 2 faktury, 2 460,00 zł.
- BaseLinker + Sellasist: 2 faktury, 489,54 zł.
- Koszty stałe: 8 faktur (magazyn, prąd, internet, telefon, księgowość, ubezpieczenie), 6 780,00 zł.
Jednym rzutem oka widzisz, że koszty przesyłek to 5 391,81 zł (6,7% obrotu), prowizje Allegro to 5 202,90 zł (6,5% obrotu), a towary to 52 340 zł (65,4% obrotu). Takie zestawienie pozwala podjąć świadomą decyzję: czy zmienić przewoźnika, renegocjować warunki z dostawcą, czy Allegro Ads się zwraca.
Ponieważ dane trafiają do Google Sheets lub Excela, możesz od razu budować tabele przestawne (koszty per kontrahent, per miesiąc), stosować SUMIFS i udostępniać arkusz księgowej bez wysyłania maili z załącznikami.
Który plan wybrać dla e-commerce
Dla większości sprzedawców Allegro z 80–150 fakturami kosztowymi miesięcznie najlepszym wyborem jest plan Firma. Jeśli masz wyższy wolumen lub kilka NIP-ów – plan Grupa.
| Plan | Cena | Faktury/mies. | NIP-y | Sync | Excel |
|---|---|---|---|---|---|
| Solo | 9 zł/mies. | 50 | 1 | co 24 h | tak |
| Firma | 47 zł/mies. | 200 | 1 | co 6 h | tak |
| Grupa | 97 zł/mies. | 1 000 | 5 | co 2 h | tak |
| Biuro | 347 zł/mies. | bez limitu | 20 | co 15 min | tak |
Pełne porównanie funkcji znajdziesz w cenniku. Eksport do Arkuszy Google dostępny jest na każdym planie; Excel i CSV od planu Firma w górę. Możesz zacząć od 7-dniowego okresu próbnego z pełnymi limitami planu Biuro (bez limitu faktur, do 20 NIP-ów, sync co 15 min) – bez karty kredytowej.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
KSeF Import pobiera wszystkie faktury wystawione na Twój NIP, które trafiły do Krajowego Systemu e-Faktur – niezależnie od wystawcy. Oznacza to prowizje Allegro, faktury InPost, DPD, dostawców towarów, Google Ads, BaseLinker i każdego innego kontrahenta, który wystawia e-faktury. Jedynym warunkiem jest, żeby wystawca stosował KSeF (od 2026 roku obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT).
Zależy od planu: Solo – co 24 godziny, Firma – co 6 godzin, Grupa – co 2 godziny, Biuro – co 15 minut. System sprawdza KSeF automatycznie i dopisuje nowe dokumenty do arkusza bez konieczności klikania. Pierwsze pobranie historyczne (do 90 dni wstecz) trwa dłużej – limit API KSeF to około 60 faktur na godzinę dla jednego NIP, więc większe zaległości dociągają się partiami w tle.
Tak. KSeF Import gromadzi wszystkie faktury wystawione na Twój NIP – niezależnie od tego, ilu masz dostawców. W arkuszu każda faktura to osobny wiersz; możesz filtrować po nazwie lub NIP-ie sprzedawcy, żeby zobaczyć zestawienie per kontrahent.
KSeF Import pobiera wyłącznie faktury zarejestrowane w Krajowym Systemie e-Faktur. Jeśli dostawca nadal wystawia faktury poza KSeF (np. papierowe lub emailowe), nie pojawią się w systemie. Od momentu, gdy KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT, problem ten zniknie.
Bezpośrednio w panelu KSeF Import widzisz listę faktur z kwotami i danymi kontrahentów. Kategoryzację per typ kosztu (prowizje, przesyłki, towary) wykonujesz w Google Sheets lub Excelu – np. przez tabelę przestawną z grupowaniem po nazwie sprzedawcy lub regułę JEŻELI na NIP. Dane są zawsze dostępne w formacie gotowym do analizy.
Tak. Certyfikat jest szyfrowany algorytmem AES-256-GCM kluczem generowanym osobno dla każdego użytkownika (HKDF). Przechowywany na serwerach w Unii Europejskiej (OVH). Połączenie z API KSeF odbywa się przez szyfrowany kanał. Szczegóły opisuje polityka prywatności dostępna na stronie.
Specjalistka ds. KSeF w zespole redakcyjnym KSeF Import. Pisze o eksporcie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur do arkuszy i rozliczaniu kosztów.