Jak zbudować pipeline KSeF do CSV do programu ksiegowego w biurze rachunkowym?
Wgraj w panelu KSeF Import certyfikat klienta, uruchom automatyczny pobor faktur z ostatnich 90 dni, a nastepnie pobierz plik CSV z pelnym zestawem pol FA(3). Plik importujesz do Optimy, Symfonii, wFirmy lub Insert przez wbudowany mechanizm importu CSV. Pipeline dziala per NIP: jedno konto KSeF Import obsuguje wielu klientow, bez osobnego logowania do KSeF dla kazdego z nich. CSV jest dostepny od planu Firma – biura zwykle pracuja na planach Grupa lub Biuro.
- Wbudowany import KSeF w Optimie pomija numer KSeF, GTU i walute oryginalng – CSV z KSeF Import zawiera wszystkie te pola.
- CSV dostepny od planu Firma (Solo = tylko Arkusze Google). Biura zazwyczaj wybieraja Grupe (5 NIP-ow) lub Biuro (20 NIP-ow).
- Pierwsze pobranie obejmuje ostatnie 90 dni; potem nowe faktury dochodzg automatycznie wg harmonogramu planu.
- Faktury walutowe zawieraja kurs sredni NBP z dnia poprzedzajgcego date wystawienia – nie trzeba przeliczac recznie.
- Przy 15 klientach z 150 fakturami kazdy: ~10 godzin mechanicznej pracy miesiecznie staje sie ~2 godzinami.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWENatywna integracja KSeF w Optimie nie importuje numeru KSeF, GTU ani waluty oryginalnej. Przy 10 klientach to 10 oddzielnych logowan i 10 baz do otwierania – polowa dnia na mechaniczne klikanie.
KSeF Import pobiera faktury dla wszystkich NIP-ow z jednego panelu, parsuje XML FA(3) i oddaje plik CSV ze wszystkimi polami – gotowy do importu w Optimie, Symfonii lub wFirmie bez dodatkowej obrobki.
Zamiast wielogodzinnego obiegu przez portal KSeF i reczne logowania masz gotowy plik CSV per klient per miesiac – kompletny, audytowalny i kompatybilny z kazdym polskim programem ksiegowym.
Co potrafi wbudowany import KSeF w Optimie – i czego nie potrafi
Comarch Optima od wersji 2024.1 oferuje natywna integracje z KSeF. Wyglada obiecujgco – do momentu, gdy porownasz ja z tym, czego naprawde potrzebujesz w codziennej pracy biura rachunkowego obsugujacego kilkunastu klientow.
| Funkcja | Wbudowany import KSeF w Optimie | CSV z KSeF Import |
|---|---|---|
| Logowanie per klient | Osobna sesja per baza klienta | Jeden panel, wszystkie NIP-y |
| Numer KSeF | Jako atrybut, nie widoczne pole | Pelna kolumna w CSV |
| GTU (01-13) | Czesto pomijane lub czesciowe | Pelna kolumna w CSV |
| Waluta oryginalna | Wymaga recznej konfiguracji | Kolumna waluta + PLN wg NBP |
| MPP (split payment) | Czesciowe wsparcie | Pelna kolumna mpp |
| Opisy pozycji | Czesto obcinane | Pelen opis z FA(3) |
| Batch 20 klientow | 20 oddzielnych operacji | 20 plikow CSV w 5 minut |
Dla jednego klienta z 20 fakturami miesiecznie – wbudowany import wystarcza. Dla biura z 10–20 klientami to waskie gardlo, ktore generuje godziny mechanicznej pracy i ryzyko pominiecia kluczowych pol podatkowych (GTU, MPP).
Ktore pola z FA(3) trafiaja do CSV
CSV z KSeF Import parsuje kazdy XML FA(3) i wyciaga komplet pol przydatnych w ksiegowosci. Faktury walutowe zawieraja kurs sredni NBP z dnia poprzedzajgcego date wystawienia – bez recznego sprawdzania tabeli kursow. Pelny schemat FA(3) opisuje slownik KSeF.
| Pole w CSV | Zrodlo w FA(3) | Po co |
|---|---|---|
| numer_ksef | KsefReferenceNumber | Identyfikacja, deduplikacja, kontrola |
| numer_faktury | P_1 | Numeracja wewnetrzna wystawcy |
| data_wystawienia | P_2 | Ujecie w odpowiednim okresie |
| data_sprzedazy | P_6 | Data dostawy/wykonania uslugi |
| nip_sprzedawcy / nazwa | DaneSprzedawcy | Powiazanie z kontrahentem |
| nip_nabywcy / nazwa | DaneNabywcy | Weryfikacja klienta |
| netto_23 / vat_23 ... | P_13_1 .. P_15 | Rozksiegowanie i odliczenie VAT |
| brutto | P_15 | Wartosc do zaplaty |
| waluta / kurs_nbp | KodWaluty + NBP | Faktury walutowe, przeliczenie PLN |
| gtu | GTU_01..GTU_13 | Oznaczenia grupowe do JPK_V7 |
| mpp | Adnotacje/MPP | Split payment |
| opis_pozycji | FaWiersz P_7 | Pelen opis z faktury |
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Konfiguracja pipeline krok po kroku
Konfiguracje dla nowego klienta wykonujesz raz w kilka minut. Pozniejsze pobrania CSV sa w pelni automatyczne lub jednym kliknieciem.
-
1
Wgraj certyfikat klienta
W zakladce Certyfikaty uploaduj plik
.p12lub.pfxz portalu KSeF – jeden certyfikat per NIP. System przeprowadza 3-stopniowa walidacje: plik i haslo, klucz prywatny, test autoryzacji w API KSeF. Certyfikat szyfrujemy AES-256-GCM kluczem generowanym osobno dla kazdego uzytkownika (HKDF); dane przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej (OVH). -
2
Pierwsze pobranie historyczne
System automatycznie pobiera faktury z ostatnich 90 dni. API KSeF udostepnia okolo 60 faktur na godzine dla jednego NIP – przy wiekszej historii pobranie trwa w tle partiami, bez Twojego udzialu. Pierwsze pobranie mozna zostawic na noc.
-
3
Ustaw harmonogram synchronizacji
Po pierwszym pobraniu nowe faktury dochodzg automatycznie: co 2 h (plan Grupa) lub co 15 min (plan Biuro). Solo i Firma sync odpowiednio co 24 h i 6 h, ale CSV dostepny jest dopiero od Firmy.
-
4
Dobierz kolumny eksportu per klient
W Polach eksportu zaznacz, ktore z dostepnych kolumn maja trafic do CSV. Dla Optimy: numer_faktury, numer_ksef, data_wystawienia, nip_sprzedawcy, nazwa_sprzedawcy, netto per stawka, VAT per stawka, gtu, mpp. Konfiguracja zapisuje sie jako szablon per klient.
-
5
Pobierz CSV i importuj do programu
W zakladce Eksport kliknij „Pobierz CSV". Importujesz do Optimy przez: Rejestry → Import → Z pliku CSV. Separator: srednik (
;), kodowanie: Windows-1250 dla Optimy < 2024 lub UTF-8 BOM dla nowszych wersji. 200 faktur = okolo 5 minut.
Przy pierwszym pobraniu dla nowego klienta zostaw synchronizacje na noc – rano masz komplet 90 dni bez pilnowania. Kolejne eksporty CSV to jedno klikniecie raz w miesigc.
Separator, kodowanie, naglowki – 3 technikalia, ktore sie mylg
90% problemow z importem CSV do polskich programow ksiegowych wynika z jednego z trzech ponizszych bledow. Warto je sprawdzic przed pierwszym importem.
1. Separator: srednik vs przecinek
Polskie programy ksiegowe (Optima, Symfonia, Insert) oczekuja srednika (;) jako separatora kolumn. Powod: w polskim Excelu przecinek jest separatorem dziesietnym (1 234,56 PLN), wiec uzywanie go jako separatora kolumn powoduje przesuwanie danych. KSeF Import domyslnie generuje CSV ze srednikiem.
2. Kodowanie: Windows-1250 vs UTF-8 BOM
Starsze wersje Optimy (< 2024) nie rozpoznaja UTF-8 – polskie znaki (g, e, s, z) zamieniajg sie w krzaczki. Rozwiazanie: kodowanie Windows-1250. Optima 2025+ i Symfonia Handle preferuja UTF-8 z BOM – trzy bajty na poczatku pliku, ktore mowia programowi, ze to UTF-8. KSeF Import pozwala wybrac kodowanie przy eksporcie.
3. Naglowki kolumn muszg pasowac 1:1
Optima przy imporcie CSV mapuje kolumny po nazwie naglowka. Jesli kolumna nazywa sie netto_23%, a Optima szuka Netto 23 – pole zostanie pominiete. KSeF Import generuje naglowki kompatybilne z najpopularniejszymi programami. Jesli Twoja Optima ma niestandardowe mapowanie, mozesz zmienic nazwy kolumn w ustawieniach eksportu.
Najlepiej stworzyc osobne szablony eksportu: jeden Optima, drugi Symfonia, trzeci wFirma. Zmiana szablonu to jedno klikniecie – nie trzeba ponownie pobierac danych z KSeF.
Ile czasu oszczedza biuro rachunkowe
Ponizsze zestawienie pokazuje roznice w czasie dla biura obsugujgcego 15 klientow po okolo 150 faktur miesiecznie kazdy.
| Czynnosc | Recznie (15 klientow) | Z KSeF Import CSV |
|---|---|---|
| Logowanie do KSeF per klient | 15 x 3 min = 45 min | 0 min (automatyczne) |
| Otwarcie bazy programu per klient | 15 x 5 min = 75 min | 15 x 2 min = 30 min |
| Import faktur (150 szt./klient) | 15 x 30 min = 7,5 h | 15 x 5 min = 75 min |
| Weryfikacja brakujacych pol (GTU, nr KSeF) | ok. 2 h | 0 min (pola kompletne) |
| RAZEM / miesiac | ok. 12 godzin | ok. 2 godziny |
Przy stawce 100–150 PLN/h za prace ksiegowego – oszczednosc okolo 1 000–1 500 PLN miesiecznie. Plan Grupa (5 NIP-ow, do 1 000 faktur): 97 PLN/msc. Plan Biuro (20 NIP-ow, bez limitu): 347 PLN/msc. Pelne porownanie na cenniku.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie. W planie Solo dostepny jest wylacznie eksport do Arkuszy Google. Eksport CSV (i takze Excel, PDF) jest dostepny od planu Firma w gore. Biura rachunkowe najczesciej wybieraja plan Grupa (5 NIP-ow, do 1000 faktur, sync co 2 h) lub Biuro (20 NIP-ow, bez limitu, sync co 15 min). Siedmiodniowy okres probny daje pelne limity planu Biuro (20 NIP-ow, bez limitu faktur, sync co 15 min), wiec mozna przetestowac CSV od pierwszego dnia.
Tak, jesli obie aplikacje maja skonfigurowany ten sam format importu. W praktyce Optima i Symfonia maja nieco inne oczekiwania co do nazw kolumn, wiec najlepiej stworzyc dwa szablony eksportu w KSeF Import – jeden dla Optimy, drugi dla Symfonii. Zmiana szablonu to jedno klikniecie; nie trzeba ponownie pobierac danych z KSeF.
Nie. Pierwsze pobranie obejmuje ostatnie 90 dni od momentu uruchomienia. To ograniczenie wynika z architektury API KSeF, ktore pozwala na maksymalnie 3-miesieczne okno zapytania. Starsze faktury pozostaja w KSeF (Ministerstwo Finansow przechowuje je przez 10 lat) i w razie potrzeby mozna je pobrac z portalu MF po numerze KSeF.
Tak. Faktury korygujace (KOR, KOR_ZAL, KOR_ROZ) maja w CSV dodatkowa kolumne numer_korygowanej z numerem faktury pierwotnej. Kolumna typ_faktury oznacza KOR, KOR_ZAL lub KOR_ROZ. Optima przy imporcie moze automatycznie powiazac korekte z faktura zrodlowa, jesli numer faktury korygowanej jest w CSV.
Faktury walutowe zawieraja w CSV walute oryginalna (np. EUR, USD) oraz rownowartost w PLN po kursie srednim NBP z dnia poprzedzajacego date wystawienia. To zgodne z przepisami podatkowymi. Nie trzeba recznie sprawdzac tabel kursow – przeliczenie jest automatyczne.
Najczestszy powod: nazwa naglowka w CSV nie zgadza sie z oczekiwanym polem w Optimie. Sprawdz w ustawieniach importu Optimy, jakich nazw kolumn oczekuje. W KSeF Import mozesz zmienic naglowki kolumn w szablonie eksportu. Drugi czesty powod: kodowanie – Optima ponizej wersji 2024 wymaga Windows-1250, nie UTF-8.
Doradczyni biur rachunkowych. Wspiera obsługę wielu NIP-ów w KSeF i przygotowanie danych z faktur pod programy księgowe.