Czy faktura jest opłacona?
System wie to za Ciebie
KSeF nie udostępnia statusu płatności, a wystawcy zapominają o fladze „Zapłacono”. KSeF Import krzyżuje flagę z formą płatności – gotówką, kartą, BLIK-iem – i automatycznie wylicza status „Czy opłacona?” dla każdej faktury kosztowej i sprzedażowej.
Czy KSeF pokazuje, czy faktura została opłacona?
Nie. KSeF przechowuje treść faktury, ale nie ma pola „status płatności”. Wystawca może (choć nie musi) ustawić flagę „Zapłacono”, a forma płatności bywa z nią sprzeczna. KSeF Import domyka tę lukę: krzyżuje oba sygnały i automatycznie wylicza własny status „Czy opłacona?”, który możesz eksportować do Google Sheets, Excela i CSV.
- Źródło statusu
- wylicza KSeF Import – nie jest pobierany z KSeF
- Dane wejściowe
- flaga „Zapłacono” + forma płatności
- Typy faktur
- kosztowe i sprzedażowe
- Korekta ręczna
- tak, w każdej chwili – pojedynczo lub zbiorczo
- Eksport
- Google Sheets, Excel (.xlsx), CSV
KSeF potrafi być niespójny – i to nie Twoja wina
Faktura opłacona gotówką przy zakupie, a flagi „Zapłacono” brak. Faktura przelewowa z 30-dniowym terminem – a flaga ustawiona w dniu wystawienia. W danych z KSeF takie sytuacje to codzienność, bo adnotacja o zapłacie jest opcjonalna i zależy wyłącznie od staranności wystawcy.
Jeśli rozliczasz koszty na podstawie samej flagi, część faktur „wisi” jako nieopłacone, mimo że pieniądze dawno wyszły – a czasem jest dokładnie odwrotnie. Bez systemu do kontroli faktur zostaje ręczne sprawdzanie każdej pozycji.
Dwa sygnały, jedna jasna odpowiedź
Status „Czy opłacona?” powstaje z przecięcia obu informacji. Dzięki temu faktury gotówkowe i kartowe nie czekają bez sensu na „opłacenie”, a przelewy z biegnącym terminem nie udają zapłaconych. To automatyzacja, która realnie domyka lukę w KSeF.
-
Flaga „Zapłacono” od wystawcy
Jeśli wystawca oznaczył fakturę jako zapłaconą, uznajemy ją za opłaconą.
-
Forma płatności
Gotówka, karta płatnicza czy BLIK jednoznacznie wskazują na zapłatę przy zakupie – nawet bez flagi.
-
Reguły krzyżowe
Gdy sygnały się rozjeżdżają, wygrywa ten mocniejszy – a Ty zawsze możesz poprawić wynik ręcznie.
Kolumna „Czy opłacona?” w Twoim arkuszu
Wyliczony status nie zostaje zamknięty w panelu. Dodajesz kolumnę „Czy opłacona?” do eksportu i masz ją w Google Sheets, Excelu lub CSV – obok numeru, kontrahenta i kwot.
Filtrujesz nieopłacone, budujesz tabele przestawne, podpinasz raporty w Looker Studio albo Power BI. To zwykła kolumna danych – pracuje tak, jak Ty.
-
Filtry i przestawne
Nieopłacone faktury odsiewasz jednym filtrem w arkuszu.
-
Zawsze aktualna
Kolumna odświeża się z każdą synchronizacją z KSeF.
-
Trzy formaty
Google Sheets na żywo, Excel .xlsx i CSV do księgowości.
Od synchronizacji do statusu w cztery kroki
Wszystko dzieje się w tle – od pierwszej synchronizacji, bez żadnej konfiguracji.
-
Krok 1Synchronizacja z KSeF
Faktury kosztowe i sprzedażowe pobierają się automatycznie – harmonogramem albo na żądanie.
-
Krok 2Analiza sygnałów
Dla każdej faktury odczytujemy flagę „Zapłacono” i formę płatności.
-
Krok 3Wyliczenie statusu
Reguły krzyżowe zamieniają dwa sygnały w jedną odpowiedź: opłacona albo nie.
-
Krok 4Status w panelu i eksporcie
Widzisz go w tabeli faktur, na karcie płatności i w kolumnie eksportu.
Ręczne oznaczenie zawsze nadpisuje status wyliczony automatycznie – ostatnie słowo należy do Ciebie.
Komu auto-status oszczędza najwięcej czasu
Wszędzie tam, gdzie faktur jest dużo, a osobnego systemu do faktur nie ma.
Paliwo, materiały, drobne zakupy firmowe – wszystko od razu oznaczone jako opłacone, bez klikania.
Mniej dopytywania klientów „czy to zapłacone?” – status widać przy każdej fakturze, per NIP.
Sprzedaż opłacana z góry – kartą czy BLIK-iem – sama zamyka się w rejestrze płatności.
Przelewy z odroczonym terminem pozostają nieopłacone – i trafiają pod kontrolę przypomnień.
Wszystko, o co pytają użytkownicy
Konkretne odpowiedzi o automatyczne oznaczanie faktur jako opłacone.
Skąd KSeF Import wie, że faktura jest opłacona?
Z dwóch sygnałów zawartych w fakturze z KSeF: flagi „Zapłacono” ustawianej przez wystawcę oraz formy płatności. Gotówka, karta płatnicza czy BLIK oznaczają zapłatę przy zakupie, więc faktura dostaje status opłaconej nawet bez flagi.
Czy status „Czy opłacona?” pochodzi z KSeF?
Nie – KSeF nie udostępnia takiego pola. Status wylicza KSeF Import na podstawie danych faktury. To nasza automatyzacja, która domyka realną lukę w KSeF.
Co jeśli automat się pomyli?
Każdy status możesz zmienić ręcznie – pojedynczo albo zbiorczo – i cofnąć w dowolnym momencie. Oznaczenie ręczne ma pierwszeństwo przed wyliczonym.
Czy mogę eksportować status do Excela i Google Sheets?
Tak. „Czy opłacona?” to zwykła kolumna eksportu – dodajesz ją w konfiguracji pól i masz status w Google Sheets (na żywo), Excelu .xlsx oraz CSV.
Czy auto-status działa dla faktur sprzedażowych?
Tak, obejmuje oba typy: kosztowe i sprzedażowe. Każdy typ ma osobną tabelę i osobną konfigurację eksportu.
Jak włączyć automatyczne oznaczanie opłaconych faktur?
Nie musisz nic włączać – status wylicza się automatycznie dla wszystkich faktur pobieranych z KSeF, od pierwszej synchronizacji.
Zobacz pozostałe elementy układanki
Dowolną fakturę oznaczysz jako zapłaconą – pojedynczo lub zbiorczo. Oznaczenie w każdej chwili cofniesz.
SzczegółyKarta „Nieopłacone faktury”, e-maile 1–3 dni przed terminem i po nim oraz raport zaległości w przedziałach dni.
SzczegółyZaznaczasz w panelu faktury do opłacenia, a system generuje plik importowy paczki przelewów w najpopularniejszych formatach bankowych.
SzczegółyWgrywasz wyciąg z banku, a system dopasowuje operacje do faktur i sam oznacza je jako opłacone.
Szczegóły