Jak ustawić automatyczne pobieranie faktur z KSeF?
KSeF Import synchronizuje faktury automatycznie według planu: Solo co 24 h, Firma co 6 h, Grupa co 2 h, Biuro co 15 min. Wgrywasz certyfikat raz, a system w tle pobiera nowe dokumenty, respektuje limity API Ministerstwa Finansów, ponawia próby po awariach i dopisuje każdą fakturę do Twojego arkusza bez ręcznego logowania. Pierwsze pobranie obejmuje ostatnie 90 dni.
- Synchronizacja jest w pełni automatyczna – ustawiasz raz i zostawiasz. Częstotliwość zależy od planu: Solo 24 h, Firma 6 h, Grupa 2 h, Biuro 15 min.
- Pierwsze pobranie obejmuje ostatnie 90 dni; potem każda nowa faktura dochodzi automatycznie przy kolejnym syncu.
- System respektuje limit API KSeF (~60 faktur/h dla jednego NIP) – kolejkuje, rozkłada w czasie, ponawia przy przeciążeniu.
- Certyfikat szyfrowany AES-256-GCM kluczem per użytkownik, serwery w Unii Europejskiej (OVH).
- Zero ręcznego logowania do portalu MF – faktura pojawia się w arkuszu automatycznie w następnym oknie synchronizacji.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEPortal KSeF nie odświeża danych sam. Żeby sprawdzić nowe faktury, trzeba logować się certyfikatem – kilka razy dziennie, często bez pewności, czy coś w ogóle wpadło.
KSeF Import łączy się z API Twoim certyfikatem według ustalonego planu, sam respektuje limity MF i dopisuje nowe faktury do arkusza – bez Twojego udziału.
W planie Biuro nowa faktura jest w Twoim arkuszu w ciągu 15 minut od pojawienia się w KSeF. Żadnych ręcznych sesji, żadnych przepomnianych dokumentów.
Dlaczego ręczne sprawdzanie KSeF to problem
Portal Ministerstwa Finansów to rejestr – świetny do przeglądania jednej faktury, ale bez funkcji automatycznego odświeżania. Żeby sprawdzić, czy wpadły nowe dokumenty, musisz zalogować się certyfikatem, przejrzeć listę i ewentualnie pobrać. W firmie z kilkudziesięcioma fakturami miesięcznie oznacza to wielokrotne logowania każdego dnia.
Typowy dzień bez automatycznej synchronizacji wygląda tak:
- 9:45 – księgowa siada do arkusza, ale nie ma nowych faktur (nikt nie pobrał).
- 10:20 – właściciel pyta o fakturę od dostawcy. Logowanie do portalu, sprawdzenie. Jest.
- 14:30 – trzeba wysłać dane do programu księgowego. Eksport z portalu, otwarcie w Excelu, ręczne kopiowanie.
- 17:00 – koniec dnia. Nikt nie wie, czy po godzinach wpadły jeszcze dokumenty.
Jak często synchronizuje każdy plan
Synchronizacja działa automatycznie – nie ustawiasz żadnego własnego interwału. Częstotliwość jest stała i zależy od planu. Szczegóły i pełne porównanie funkcji znajdziesz w cenniku.
| Plan | Częstotliwość sync | Kiedy to wystarczy |
|---|---|---|
| Solo | co 24 h | Mikrofirma, kilka faktur tygodniowo, nie potrzebujesz danych w ciągu dnia |
| Firma | co 6 h | JDG lub mała firma – faktury w arkuszu 4 razy dziennie, bez logowania |
| Grupa | co 2 h | Kilka NIP-ów, biuro rachunkowe, operacyjna kontrola kosztów w ciągu dnia |
| Biuro | co 15 min | Biura rachunkowe, grupy kapitałowe – faktura w arkuszu chwilę po wystawieniu |
Tytuł artykułu nawiązuje do ogólnej idei częstego, automatycznego poboru – najbliżej jej plan Grupa (co 2 h) i Biuro (co 15 min). Nie istnieje opcja ustawienia dokładnie 1 godziny – harmonogram jest stały dla każdego planu.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Jak działa synchronizacja w tle – krok po kroku
Konfigurację wykonujesz raz. Potem system działa sam, bez Twojego udziału.
-
1
Wgraj certyfikat KSeF
W panelu dodaj plik
.p12lub.pfx– ten sam, którego używasz do logowania w portalu MF. Certyfikat szyfrujemy AES-256-GCM kluczem generowanym osobno dla każdego użytkownika i przechowujemy na serwerach w Unii Europejskiej (OVH). System sprawdza certyfikat w 3-etapowej walidacji: plik i hasło, uwierzytelnienie w KSeF, uprawnienia do odczytu faktur. -
2
System pobiera 90 dni historii
Pierwsze pobranie obejmuje ostatnie 90 dni. KSeF ogranicza pojedyncze zapytanie do 3 miesięcy, więc to okno pobieramy automatycznie w paczkach – bez Twojego udziału, w tle. Możesz zamknąć przeglądarkę.
-
3
Kolejne synce dochodzą automatycznie
System uruchamia synchronizację według Twojego planu – co 24 h, 6 h, 2 h lub 15 min. Każdy sync pobiera tylko nowe faktury (deduplikacja po numerze KSeF wykluczy powtórki). Faktura trafia do Arkuszy Google, Excela lub CSV.
-
4
Limit API jest respektowany automatycznie
API KSeF udostępnia ~60 faktur na godzinę dla jednego NIP. System kolejkuje zapytania, rozkłada obciążenie z losowym przesunięciem czasowym (jitter) i ponawia przy przeciążeniu – żadna faktura nie przepada.
-
5
Awaria KSeF? Backfill po powrocie
Jeśli MF ma przerwę serwisową, kolejny udany sync nadrabia brakujące faktury z okresu przestoju. Circuit breaker pauzuje pobieranie po 5 kolejnych błędach i wznawia automatycznie.
Przy pierwszym, dużym imporcie zostaw synchronizację na noc. API KSeF udostępnia ok. ~60 faktur na godzinę dla jednego NIP, więc zaległości dociągają się partiami w tle – rano masz pełny zakres bez ręcznego ponawiania.
Limity API KSeF i jak je respektujemy
API Ministerstwa Finansów ma twarde limity przepustowości – dotyczą każdego, kto korzysta z systemu, nie tylko narzędzi zewnętrznych. KSeF Import zarządza tym za Ciebie: nie musisz pilnować okienek, czekać ani ręcznie ponawiać.
| Co system robi | Po co |
|---|---|
| Kolejkuje zapytania z losowym jitterem | Rozkłada obciążenie – nie wszyscy klienci odpytują KSeF w tej samej sekundzie |
| Czeka na Retry-After po HTTP 429 | Respektuje odpowiedź MF zamiast bombardować API |
| Ponawia do 4 razy przy przeciążeniu | Żadna faktura nie przepada przez chwilową niedostępność |
| Deduplikuje po numerze KSeF | Nie pobiera tego samego dokumentu dwa razy, nawet przy nałożeniu okien sync |
| Obsługuje wiele NIP-ów niezależnie | Każdy NIP ma własną kolejkę i limit – nie blokują się nawzajem |
Ten limit narzuca KSeF – dotyczy pobierania dokumentów po numerze (endpoint GET /invoices/ksef/{nr}). Pierwsze pobranie 90 dni historii przy dużej liczbie faktur może trwać wiele godzin. To normalne – system dociąga wszystko w tle.
Kiedy częsta synchronizacja robi realną różnicę
Sync co kilka godzin lub co 15 minut sprawdza się wszędzie tam, gdzie dane z KSeF są podstawą bieżącej pracy, a nie tylko rozliczenia miesięcznego.
Kontrola płatności z MPP
Faktura z mechanizmem podzielonej płatności ma konkretny termin. Jeśli sync jest raz dziennie i faktura wpadła po południu – możesz stracić kilka dni na jej zauważenie. Przy syncu co 2 h lub 15 min fakturę widać w arkuszu niemal natychmiast.
Biuro rachunkowe z wieloma klientami
Przy obsłudze kilkunastu NIP-ów z jednego panelu automatyczny sync zastępuje kilkadziesiąt ręcznych sesji dziennie. Każdy klient ma własną kolejkę; faktury dochodzą niezależnie. Więcej w artykule o masowym pobieraniu z KSeF.
Integracje Make / Zapier / n8n
Jeśli automatyzacja wysyła powiadomienia Slack lub wpisuje do CRM – częstotliwość syncu wyznacza opóźnienie całego przepływu. Sync co 6 h = alerty z 6-godzinnym opóźnieniem. Sync co 2 h lub 15 min = prawie real-time.
Bezpieczeństwo certyfikatu i danych
Synchronizacja wymaga certyfikatu z uprawnieniem do odczytu faktur. Dane wrażliwe przechowujemy bezpiecznie.
- Szyfrowanie AES-256-GCM – certyfikat szyfrowany kluczem generowanym osobno dla każdego użytkownika (HKDF). Klucz nie jest współdzielony.
- Serwery w Unii Europejskiej – OVH (Francja). Dane nie opuszczają UE.
- 3-etapowa walidacja przy wgrywaniu – aplikacja sprawdza plik i hasło, uwierzytelnia się w KSeF i weryfikuje uprawnienia do odczytu faktur. Certyfikat bez prawa
InvoiceReadjest odrzucony z jasnym komunikatem. - Izolacja per użytkownik – każdy klient widzi wyłącznie własne dane. Brak dostępu poprzecznego między kontami.
Certyfikat do automatyzacji generujesz w Aplikacji Podatnika KSeF (portal MF). Potrzebujesz pliku .p12 lub .pfx z uprawnieniem przeglądania faktur (InvoiceRead). Jeden certyfikat na NIP – i wgrywasz go tylko raz.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie – harmonogram jest stały dla każdego planu: Solo co 24 h, Firma co 6 h, Grupa co 2 h, Biuro co 15 min. Nie istnieje opcja ustawienia własnego interwału. Najbliżej idei częstego, automatycznego poboru są plany Grupa i Biuro.
Zależy od liczby faktur. API KSeF udostępnia około 60 faktur na godzinę dla jednego NIP. Kilkaset faktur to kilka godzin; kilka tysięcy może trwać całą dobę. System robi to w tle – możesz zamknąć przeglądarkę i wrócić rano po komplet.
System ponawia próbę kilkakrotnie z rosnącymi odstępami. Po 5 kolejnych błędach pauzuje pobieranie dla danego NIP-u i wznawia automatycznie. Gdy KSeF wróci, kolejny sync nadrabia faktury z okresu przerwy – żaden dokument nie przepada.
Nie. Każda faktura ma unikalny numer KSeF i system sprawdza, co już pobrał, zanim zacznie kolejny sync. Nawet jeśli okna się nałożą, żaden dokument nie zostanie zapisany dwukrotnie.
Certyfikat generujesz w Aplikacji Podatnika KSeF na portalu Ministerstwa Finansów. Potrzebujesz pliku .p12 lub .pfx z uprawnieniem do przeglądania faktur (InvoiceRead). Wgrywasz go w panelu KSeF Import tylko raz.
Eksport do pliku Excel (.xlsx) i CSV dostępny jest od planu Firma w górę (Firma, Grupa, Biuro). Plan Solo obsługuje wyłącznie synchronizację z Arkuszami Google. Eksport paczki PDF do Google Drive to funkcja dostępna tylko w planie Biuro. Siedmiodniowy okres próbny daje pełny dostęp do limitów planu Biuro.
Inżynier integracji KSeF. Odpowiada za połączenia z API Krajowego Systemu e-Faktur, automatyzacje i parsowanie struktury logicznej FA(3).