Jak biuro rachunkowe może obsługiwać 20 klientów w KSeF bez logowania do portalu MF?
Wgraj w panelu KSeF Import certyfikat .p12 lub .pfx każdego klienta i przypisz go do odpowiedniego NIP-u. Od tej chwili system automatycznie pobiera nowe faktury dla wszystkich 20 NIPów co 15 minut – bez jednego logowania do portalu Ministerstwa Finansów. Zamiast 20 sesji logowania masz jeden widok zbiorczy z datą ostatniego synchronizacji, liczbą nowych faktur i alertami o wygasających certyfikatach.
- 20 klientów – jedno konto. Plan Biuro pozwala podłączyć do 20 NIPów; każdy NIP ma osobny certyfikat i izolowane dane.
- Certyfikat klienta wgrywasz raz – potem system co 15 min sam pobiera faktury, bez Twojego udziału.
- Pierwsze pobranie obejmuje ostatnie 90 dni, a kolejne faktury dochodzą automatycznie według harmonogramu.
- Eksport do Arkuszy Google, Excela (.xlsx), CSV i PDF – gotowe zestawienie do programu księgowego zamiast surowego XML.
- Alerty o wygasających certyfikatach, błędach synchronizacji i brakujących uprawnieniach – reagujesz tylko wtedy, gdy coś wymaga Twojej uwagi.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEPortal MF obsługuje jeden NIP na raz – żeby zobaczyć faktury 20 klientów, musisz logować się 20 razy. To godziny dziennie poświęcone wyłącznie na mechaniczne klikanie, nie na prawdziwą pracę księgową.
KSeF Import łączy się z API KSeF certyfikatami Twoich klientów i w tle pobiera nowe faktury dla każdego NIP-u. W panelu widzisz status wszystkich klientów jednocześnie – bez logowania do portalu MF.
Poranne logowania zastępuje jeden rzut oka na panel: nowe faktury już są, arkusze zaktualizowane. Czas, który odzyskujesz, możesz przeznaczyć na obsługę kolejnych klientów lub doradztwo.
Matematyka 20 logowań dziennie
Portal KSeF zaprojektowano jako rejestr faktur, nie narzędzie codziennej pracy biura rachunkowego. Obsługuje jeden NIP na sesję – żeby zobaczyć faktury 20 klientów, logujesz się, przeglądasz, wylogujesz i powtarzasz od początku. W praktyce wygląda to tak:
- jedno logowanie certyfikatem lub profilem zaufanym: 5–15 minut (autoryzacja, ładowanie, filtrowanie, pobieranie),
- 20 klientów × 10 minut = 200 minut = ok. 3,5 godziny dziennie tylko na logowania,
- w skali tygodnia: ponad 16 godzin; w skali miesiąca: blisko 70 godzin pracy wyłącznie mechanicznej,
- brak alertów – nie wiesz, że certyfikat wygasł, dopóki faktury nie przestaną napływać.
Portal nie ma widoku zbiorczego, nie pozwala filtrować wielu NIPów jednocześnie ani eksportować gotowego zestawienia. Nawet zbiorczy eksport zwraca surowy XML schematu FA(3) – dziesiątki pól zagnieżdżonych w sekcjach, czytelnych dla maszyny, nie dla człowieka.
Jeden panel zamiast 20 logowań
KSeF Import rozwiązuje ten problem koncepcyjnie inaczej: nie logujesz się do portalu MF, lecz wgrywasz certyfikat klienta do naszego panelu raz – a potem system sam używa go do pobierania faktur w tle.
-
1
Wgraj certyfikat klienta
Klient dostarcza plik
.p12lub.pfx– ten sam, którego używa do KSeF. Wgrywasz go raz w zakładce Certyfikaty. Certyfikat szyfrujemy AES-256-GCM kluczem generowanym osobno dla Twojego konta (HKDF) i przechowujemy na serwerach w Unii Europejskiej (OVH). -
2
Przypisz NIP i uruchom synchronizację
Dodajesz NIP klienta i wybierasz harmonogram. Plan Biuro synchronizuje co 15 minut. Pierwsze pobranie obejmuje automatycznie ostatnie 90 dni i działa w tle – możesz zamknąć przeglądarkę.
-
3
Powtórz dla kolejnych klientów
Plan Biuro obsługuje do 20 NIPów. Każdy NIP ma własny certyfikat, własne dane izolowane per
tenant_idi własny arkusz eksportu. Dwa razy ten sam klient? Nie – każdy rekord jest przypisany do konkretnego NIP-u, dane klientów nie mieszają się. -
4
Korzystaj z widoku zbiorczego
Panel pokazuje wszystkich klientów jednocześnie: liczbę faktur, status ostatniego synchronizacji, daty ważności certyfikatów i ewentualne alerty. Jeden rzut oka zastępuje 20 logowań.
API KSeF udostępnia ok. 60 faktur na godzinę dla jednego NIP. Przy dużej liczbie faktur pierwsze pobranie trwa kilka do kilkunastu godzin – zostaw je na noc. Rano masz komplet danych bez żadnego ręcznego działania.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Izolacja danych i bezpieczeństwo certyfikatów
Dane Twoich klientów są w pełni izolowane – każdy rekord w bazie przypisany jest do tenant_id właściciela konta. Jeden klient biura nie widzi faktur drugiego, nawet jeśli korzystają z tego samego panelu biura.
| Element | Jak to działa |
|---|---|
| Certyfikat .p12 / .pfx | Szyfrowany AES-256-GCM, klucz generowany osobno per użytkownik (HKDF) |
| Serwery | Unia Europejska (OVH) – dane nigdy nie opuszczają UE |
| Izolacja danych | Każdy rekord przypisany do tenant_id – dane klientów nie mieszają się |
| Walidacja certyfikatu | 3-stopniowa: plik + hasło, klucz prywatny, test logowania do KSeF API |
| Brak uprawnień InvoiceRead | Automatyczne wykrycie, alert e-mail, baner w panelu z instrukcją |
Certyfikat klienta musi zawierać uprawnienie Przeglądanie faktur (InvoiceRead) nadane w Aplikacji Podatnika MF. Certyfikat z uprawnieniem tylko do zarządzania pełnomocnictwami (CredentialsManage) zaloguje się do KSeF, ale nie pobierze faktur. KSeF Import automatycznie wykryje ten problem i wyświetli instrukcję, co zmienić.
Eksport dla każdego klienta z osobna
Plan Biuro oferuje pełny zestaw formatów eksportu – wybierasz per klient, co najlepiej pasuje do jego systemu księgowego.
| Format | Kiedy używać | Dostępność |
|---|---|---|
| Arkusze Google | Współpraca na żywo – klient widzi faktury w czasie rzeczywistym | wszystkie plany |
| Excel (.xlsx) | Import do Comarch Optima, Symfonia, enova365, Insert GT | Firma i wyżej |
| CSV | Własny import, integracje z ERP, Optima CSV pipeline | Firma i wyżej |
| PDF (pojedynczy) | Archiwizacja, wizualizacja faktury dla klienta | Firma i wyżej |
| PDF na Google Drive | Automatyczne archiwum PDF per klient w folderze Drive | tylko Biuro |
Każdy klient może mieć skonfigurowany własny arkusz Google Sheets, do którego automatycznie trafiają nowe faktury. Klient dostaje link do swojego arkusza i sam go przegląda – Ty nie musisz nic wysyłać ręcznie. Plan Biuro jako jedyny oferuje też automatyczne archiwum PDF na Google Drive – osobny folder per NIP, nowy plik przy każdej synchronizacji.
Jeśli korzystasz z Comarch Optima, eksport CSV z KSeF Import można skonfigurować pod format importu Optimy – więcej w artykule CSV pipeline dla biura rachunkowego z Optimą.
Alerty – nie musisz pilnować 20 certyfikatów
Przy 20 klientach każdy ma certyfikat .p12 z datą ważności – zwykle 1–2 lata od wystawienia. Kiedy wygaśnie, synchronizacja przestaje działać, a Ty dowiadujesz się o tym dopiero gdy brakuje danych do rozliczenia VAT. KSeF Import eliminuje to ryzyko:
- Alert 30 dni przed wygaśnięciem – e-mail z informacją, który certyfikat wygasa i kiedy. Masz czas poprosić klienta o nowy.
- Alert 7 dni przed – przypomnienie, jeśli certyfikat nadal nie był wymieniony.
- Żółty baner w panelu – przy każdym NIP-ie z wygasającym certyfikatem widoczny sygnał wizualny.
- Alert o błędach synchronizacji – jeśli pobranie nie powiodło się (problem z API KSeF, nieprawidłowy certyfikat), dostajesz powiadomienie zamiast ciszy.
- Alert o braku uprawnień – certyfikat bez InvoiceRead? System wykrywa to przy próbie pobrania i informuje Cię z dokładną instrukcją, co zmienić po stronie klienta.
Plan Biuro obsługuje do 20 NIPów. Jeśli obsługujesz więcej firm, możesz prowadzić kilka kont Biuro lub napisać do nas – omówimy możliwości dostosowane do skali Twojego biura.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie. Klient dostarcza tylko plik certyfikatu (.p12 lub .pfx) z hasłem – ten sam, którego używa do logowania w portalu MF. Nie potrzebujesz danych logowania do portalu, profilu zaufanego ani jakiegokolwiek dostępu do konta klienta.
Plan Biuro nie ma limitu liczby faktur miesięcznie. Synchronizacja działa co 15 minut dla każdego z 20 NIPów. Jedynym ograniczeniem jest limit API KSeF ze strony Ministerstwa Finansów – ok. 60 faktur na godzinę dla jednego NIP – który system respektuje automatycznie.
Każdy certyfikat jest szyfrowany algorytmem AES-256-GCM kluczem generowanym osobno dla Twojego konta (HKDF). Certyfikaty przechowujemy na serwerach w Unii Europejskiej (OVH). Dane klientów są izolowane – każdy rekord przypisany do tenant_id, dane klientów nie mieszają sie.
Nie. Każdy rekord w bazie przypisany jest do tenant_id (Twojego konta) i do konkretnego NIP-u. Izolacja działa na poziomie danych aplikacji – dane klientów nie mieszają sie nawet gdy są obsługiwane przez to samo konto biura.
Pierwsze pobranie obejmuje ostatnie 90 dni. Starsze faktury pozostają w KSeF (Ministerstwo Finansow przechowuje je przez 10 lat) i w razie potrzeby mozna je pobrac z portalu po numerze KSeF. Po pierwszym pobraniu system automatycznie dociaga tylko nowe faktury.
Plan Biuro obsluguje do 20 NIPow. W przypadku wiekszej liczby klientow mozna prowadzic kilka kont Biuro lub skontaktowac sie z nami – omowimy mozliwosci dostosowane do skali Twojego biura rachunkowego.
Doradczyni biur rachunkowych. Wspiera obsługę wielu NIP-ów w KSeF i przygotowanie danych z faktur pod programy księgowe.