Jak pobrać wszystkie faktury z KSeF jako PDF zbiorczo?
Wgraj certyfikat KSeF w panelu KSeF Import, wybierz zakres dat i kliknij Pobierz PDF. Aplikacja pobiera faktury z API KSeF, parsuje XML schematu FA(3) i generuje czytelny PDF dla każdej faktury – układ jak w wizualizacji Aplikacji Podatnika MF. Zaznaczone faktury trafiają do jednej paczki ZIP. Zamiast klikać w każdą fakturę osobno, całe archiwum masz w dwie minuty.
- Portal KSeF udostępnia PDF tylko pojedynczo; KSeF Import generuje paczkę ZIP ze wszystkich zaznaczonych naraz.
- PDF wygenerowany z XML FA(3) zawiera wszystkie pola faktury: pozycje, stawki, płatności, numer KSeF, dane stron.
- Certyfikat wgrywasz raz – potem nie logujesz się do portalu MF przy każdym pobraniu.
- Limit API KSeF (~60 faktur/h na NIP) pilnuje się sam; zaległości dociągają w tle bez Twojego udziału.
- Tryb próbny trwa 7 dni z limitami planu Biuro – masz dostęp do eksportu PDF od pierwszego dnia.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEPortal KSeF nie ma przycisku „pobierz wszystkie jako PDF". Przy 100 fakturach miesięcznie to 100 kliknięć, 100 okienek i co najmniej 2 godziny pracy.
KSeF Import generuje PDF z XML FA(3) i pakuje wszystkie zaznaczone faktury w jedno archiwum ZIP. Filtrujesz po dacie lub kontrahencie, klikasz raz – resztę robi system.
Zamiast kilku godzin klikania masz kompletną paczkę czytelnych PDF-ów – gotowych do wysyłki do kontrahenta, dołączenia do wniosku lub wrzucenia do segregatora.
Dlaczego portal KSeF nie daje masowego PDF
Krajowy System e-Faktur przechowuje faktury jako XML w schemacie FA(3) – ok. 80 pól zagnieżdżonych w sekcjach, zoptymalizowanych pod maszynę. Portal MF pozwala obejrzeć fakturę i pobrać jej wizualizację jako PDF, ale nie ma opcji „pobierz zaznaczone jako PDF".
W praktyce oznacza to:
- każdy PDF to osobne kliknięcie – otwierasz fakturę, czekasz na podgląd, zapisujesz plik,
- brak filtrów zbiorczych – nie ma opcji „wszystkie kosztowe z marca",
- zbiorczy eksport z portalu to surowy XML – nie jest PDF-em i nie otworzysz go w przeglądarce,
- przy 100 fakturach miesięcznie to realnie 2–3 godziny pracy.
Jak działa zbiorcze pobieranie PDF w KSeF Import
Cały przepływ sprowadza się do czterech kroków. Konfigurację robisz raz; kolejne paczki to jedno kliknięcie.
-
1
Wgraj certyfikat dla NIP
W panelu wejdź w Certyfikaty i dodaj plik
.p12lub.pfx– ten sam, którego używasz do logowania w KSeF. Certyfikat szyfrujemy AES-256-GCM kluczem generowanym osobno dla każdego użytkownika i przechowujemy na serwerach w Unii Europejskiej (OVH). Wgrywasz go raz. -
2
Poczekaj na synchronizację
System pobiera metadane faktur z API KSeF i ściąga XML-e w tle. Przy pierwszym uruchomieniu dociągamy 90 dni historii; kolejne dokumenty dochodzą automatycznie co 15 min–24 h, zależnie od planu.
-
3
Wybierz faktury i kliknij Pobierz PDF
W widoku faktur zaznacz zakres dat, typ (kosztowe/sprzedażowe), kontrahenta lub konkretne pozycje. Kliknij Pobierz PDF – każda zaznaczona faktura dostaje swój plik.
-
4
Odbierz paczkę ZIP
Wszystkie PDF-y lądują w jednym archiwum ZIP – gotowym do zapisu, wysyłki mailem lub wrzucenia na dysk. Każdy plik jest nazwany numerem faktury i datą.
Przy pierwszym dużym imporcie zostaw synchronizację na noc. API KSeF udostępnia ok. 60 faktur na godzinę dla jednego NIP – zaległości dociągają partiami w tle, bez Twojego udziału. Rano masz pełny zakres.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Co zawiera PDF wygenerowany z FA(3)
KSeF Import generuje PDF bezpośrednio z XML schematu FA(3) – układ zbliżony do wizualizacji Aplikacji Podatnika MF. Każdy plik zawiera komplet danych faktury:
| Sekcja PDF | Co zawiera | Schemat FA(3) |
|---|---|---|
| Nagłówek | Numer faktury, numer KSeF, daty wystawienia i sprzedaży | FA.P_2, FA.P_1, FA.P_6 |
| Strony | Sprzedawca i nabywca: nazwa, NIP, adres | Podmiot1, Podmiot2 |
| Pozycje | Opis, ilość, cena jed., stawka VAT, wartość netto/brutto | FaWiersz (wszystkie wiersze) |
| Podsumowanie | Kwoty netto, VAT per stawka, brutto łącznie | P_13_*/P_14_*/P_15 |
| Płatności | Termin, forma, numer rachunku bankowego, split payment | Platnosc, MPP |
| Adnotacje | Procedury VAT (OSS, małe przedsiębiorstwo, odwrotne obciążenie) | Adnotacje FA(3) |
| Korekty | Numer faktury korygowanej, przyczyna korekty, wartości przed korektą | DaneFaKorygowanej |
Faktury w EUR, USD lub innej walucie zawierają kwotę w walucie faktury i równowartość w PLN po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego datę wystawienia – zgodnie z przepisami ustawy o VAT.
Kiedy zbiorcze PDF-y są niezbędne
PDF jest formatem universalnym – każdy otworzy, wydrukuje, podpisze. Kilka sytuacji, w których paczka PDF z KSeF Import ratuje sytuację:
- Kontrola skarbowa – urzędnik prosi o „kopie faktur za okres X–Y". Nie wysyłasz XML-i, wysyłasz PDF-y gotowe w minutę.
- Wniosek o dotację lub kredyt – bank czy instytucja chce zobaczyć faktury kosztowe. PDF jest standardem.
- Przesyłanie kontrahentowi zagranicznemu – zagraniczny klient nie ma dostępu do polskiego KSeF. Wysyłasz PDF mailem.
- Przekazanie księgowej bez certyfikatu – nie każda księgowa ma uprawnienia do Twojego KSeF. PDF w folderze na Dysku Google to najprostsze rozwiązanie.
- Archiwum i dokumentacja – niektóre firmy prowadzą fizyczne segregatory lub wymagają PDF na potrzeby DMS.
Większość klientów używa obu formatów: eksport do Excela na potrzeby księgowości i analizy danych, PDF-y do archiwum i kontrahentów. Oba eksporty działają z tych samych faktur w panelu.
Ile czasu oszczędzasz – porównanie
Różnica między ręcznym pobieraniem PDF-ów z portalu KSeF a paczką z KSeF Import rośnie liniowo z liczbą faktur.
| Liczba faktur / miesiąc | Ręcznie na portalu KSeF | Z KSeF Import |
|---|---|---|
| 30 faktur | ~45 minut | ~1 minuta |
| 100 faktur | ~2,5 godziny | ~2 minuty |
| 300 faktur | ~7 godzin (niemal pełny dzień roboczy) | ~3 minuty |
Pełne porównanie planów i limitów faktur znajdziesz w cenniku. Eksport PDF dostępny jest od planu Firma w górę – w tym w bezpłatnym 7-dniowym trialu z limitami planu Biuro.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Tak. PDF jest generowany z XML schematu FA(3) i zawiera wszystkie pola faktury ułożone czytelnie, zbliżone do wizualizacji w Aplikacji Podatnika MF. Możesz go wysłać kontrahentowi, dołączyć do dokumentacji lub wydrukować.
Nie ma twardego limitu liczby faktur w paczce. Możesz pobrać komplet z całego miesiąca lub kwartału. Paczka ZIP jest generowana po stronie serwera, więc przeglądarka nie musi obsługiwać każdego pliku osobno.
Zależy od liczby faktur. API KSeF udostępnia ok. 60 faktur na godzinę dla jednego NIP. Mniejsze zakresy masz w kilka–kilkanaście minut, większą historię system dociąga partiami w tle, więc nie musisz czekać przed ekranem.
Tak. Faktura korygująca pojawia się jako osobny plik PDF z sekcją korekty: numerem faktury pierwotnej, przyczyną korekty i zestawieniem wartości przed i po korekcie.
Tak. Certyfikat szyfrujemy algorytmem AES-256-GCM kluczem generowanym osobno dla każdego użytkownika i przechowujemy na serwerach w Unii Europejskiej (OVH). Połączenie z KSeF odbywa się przez oficjalne, szyfrowane API MF. Szczegóły opisuje polityka prywatności.
Eksport PDF jest dostępny od planu Firma (47 zł/mies.) w górę – obejmuje Firma, Grupa i Biuro. Plan Solo oferuje eksport do Arkuszy Google. Siedmiodniowy trial daje pełny dostęp z limitami planu Biuro – bez limitu faktur i sync co 15 minut, więc PDF przetestujesz od pierwszego dnia.
Specjalistka ds. KSeF w zespole redakcyjnym KSeF Import. Pisze o eksporcie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur do arkuszy i rozliczaniu kosztów.