Jak pobrać faktury z KSeF zbiorczo do PDF krok po kroku?
Zarejestruj konto w KSeF Import, wgraj certyfikat .p12 dla swojego NIP, wybierz zakres dat i typ faktur, a następnie kliknij Pobierz PDF. Aplikacja generuje czytelny PDF z każdego XML-a FA(3) i pakuje je w jedno archiwum ZIP. Pierwsze pobranie do ~200 faktur zajmuje kilka minut – cała konfiguracja to jednorazowe 10 minut.
- Portal KSeF nie ma zbiorczego eksportu PDF – każdą fakturę trzeba otwierać i drukować osobno.
- KSeF Import parsuje XML FA(3) i generuje czytelne PDF-y zbiorczo, spakowane w jeden ZIP.
- Przy pierwszym pobieraniu dużej historii API KSeF udostępnia ~60 faktur/h na NIP – zaległości dociągają się w tle, bez Twojego udziału.
- Certyfikat szyfrujemy AES-256-GCM, przechowujemy w UE (OVH) – wgrywasz go raz.
- 7-dniowy trial z limitami planu Biuro (bez limitu faktur) – bez karty kredytowej.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEKSeF przechowuje faktury jako XML. Pobranie PDF-u to w portalu MF druk strony – dla każdej faktury osobno. Przy 200 dokumentach miesięcznie to kilka godzin klikania.
KSeF Import łączy się z API KSeF Twoim certyfikatem, parsuje XML FA(3), generuje czytelne PDF-y i pakuje je w ZIP – Ty wybierasz zakres i klikasz raz.
Zamiast kilku godzin klikania masz jedną paczkę ZIP gotową do archiwizacji, wysyłki do księgowej lub wydruku – z numerem KSeF na każdym dokumencie.
Dlaczego portal KSeF nie pozwala pobrać PDF-ów zbiorczo
Krajowy System e-Faktur przechowuje faktury wyłącznie jako pliki XML w schemacie FA(3). To surowe dane – numery, kwoty, adresy – zoptymalizowane pod maszynę, nie pod człowieka. Gdy otwierasz fakturę w portalu MF, widzisz ją czytelnie, bo portal przetwarza XML na widok HTML na bieżąco. Ale gdy chcesz ją pobrać jako PDF, musisz kliknąć „drukuj do PDF" – dla każdej faktury osobno.
- 10 faktur – jeszcze do zniesienia, kilka minut.
- 50 faktur – ok. 30–40 minut klikania, łatwo coś pominąć.
- 200 faktur miesięcznie – kilka godzin regularnej, powtarzalnej pracy.
Zbiorczy eksport z portalu MF zwraca surowy plik XML – nie PDF. Żeby otworzyć go w przeglądarce lub wydrukować, trzeba go ręcznie przetworzyć albo użyć narzędzia, które zrobi to za Ciebie.
Krok po kroku – od rejestracji do paczki ZIP
Cała konfiguracja zajmuje raz ok. 10 minut. Kolejne pobrania to jedno kliknięcie lub automatyczny harmonogram.
-
1
Zarejestruj konto (2 min)
Wejdź na stronę rejestracji KSeF Import. Podaj adres e-mail, hasło i NIP firmy. Karta kredytowa nie jest wymagana – masz 7 dni darmowego trialu z pełnymi limitami planu Biuro (bez limitu faktur, sync co 15 min).
-
2
Wgraj certyfikat KSeF (3 min)
Przejdź do zakładki Certyfikaty i dodaj plik
.p12lub.pfx– ten sam, którego używasz do logowania w portalu MF. System wykonuje 3-stopniową weryfikację: sprawdza plik i hasło, testuje uwierzytelnienie w KSeF, a następnie próbkuje uprawnienie InvoiceRead. Certyfikat szyfrujemy AES-256-GCM kluczem generowanym osobno dla każdego użytkownika; dane przechowujemy na serwerach w Unii Europejskiej (OVH). -
3
Poczekaj na synchronizację (automatycznie)
System automatycznie pobiera metadane faktur z KSeF i kolejkuje ściąganie dokumentów. Przy pierwszym uruchomieniu sięgamy do 90 dni wstecz. API KSeF udostępnia ~60 faktur/h dla jednego NIP – jeśli masz większą historię, w panelu zobaczysz baner postępu i szacowany czas zakończenia. Możesz zamknąć przeglądarkę – pobieranie trwa po stronie serwera.
-
4
Wybierz zakres i filtr (1 min)
W zakładce Faktury ustaw zakres dat (np. poprzedni kwartał), typ (kosztowe / sprzedażowe / wszystkie) i opcjonalnie filtr po NIP kontrahenta. Zobaczysz liczbę pasujących faktur.
-
5
Pobierz paczkę PDF (1–5 min)
Kliknij Pobierz PDF. System generuje czytelny PDF z każdego XML-a FA(3), pakuje pliki w archiwum ZIP i udostępnia do pobrania. Przy 50 fakturach – ok. minuty; przy 200 – kilka minut. Pasek postępu pokazuje bieżący stan.
Pierwsze pobranie obejmuje ostatnie 90 dni. Jeśli masz w tym oknie dużo faktur, zostaw synchronizację na noc – rano masz komplet dostępny do eksportu PDF, bez ręcznego ponawiania. W panelu wyświetlamy szacowany czas zakończenia i ostrzeżenie, że eksport PDF obejmuje faktury pobrane do tej pory.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Co zawiera wygenerowany PDF
PDF generowany przez KSeF Import odtwarza wygląd tradycyjnej faktury papierowej – na podstawie wszystkich pól ze schematu FA(3). Każdy plik ma nazwę zawierającą numer faktury i numer KSeF, co ułatwia późniejsze wyszukiwanie na dysku.
| Element PDF | Skąd pochodzi |
|---|---|
| Numer KSeF i numer faktury wystawcy | Nadawany przez KSeF / FA(3) |
| Pełne dane sprzedawcy i nabywcy (nazwa, adres, NIP) | Struktura FA(3): Podmiot1 / Podmiot2 |
| Pozycje faktury (opis, ilość, cena jedn., stawka VAT) | Struktura FA(3): PozFak |
| Netto / VAT / Brutto (każda stawka osobno) | Struktura FA(3): P_13_*/P_14_*/P_15 |
| Data wystawienia, data sprzedaży, termin płatności | Struktura FA(3) |
| Metoda i forma płatności, numer konta | Struktura FA(3) |
| Waluta i przeliczenie na PLN (kurs NBP) | FA(3) + kurs średni NBP z dnia poprzedzającego |
| Oznaczenie MPP (split payment) | Struktura FA(3): Adnotacje |
Oryginałem faktury w świetle prawa jest plik XML w KSeF (Ministerstwo Finansów gwarantuje jego archiwizację). PDF to czytelna wizualizacja – powszechnie akceptowana do użytku wewnętrznego, archiwizacji i przekazania księgowej. Numer KSeF na każdym PDF-ie pozwala w każdej chwili zweryfikować oryginał w systemie rządowym.
Co zrobić z gotową paczką PDF
Paczka ZIP z PDF-ami otwiera kilka praktycznych scenariuszy – od codziennego obiegu dokumentów po archiwizację roczną.
- Wysyłka do księgowej – jeden plik ZIP zamiast dziesiątek osobnych maili. Standardowy format, czytelny w każdej przeglądarce.
- Archiwizacja roczna – folder na dysku lub w chmurze, posortowany według NIP i roku. Nie potrzebujesz żadnego programu do odczytu.
- Kontrola podatkowa – komplet faktur kosztowych za dany okres, gotowy do okazania. Numer KSeF na każdym dokumencie umożliwia weryfikację w systemie MF.
- Uzupełnienie zestawienia tabelarycznego – jeśli jednocześnie eksportujesz dane do Excela lub Arkuszy Google, PDF-y są idealnym uzupełnieniem: masz i tabelę zbiorczą, i oryginalne wizualizacje dokumentów.
- Biuro rachunkowe – wiele NIP-ów – każdy NIP to osobna linia w panelu. Możesz generować PDF-y dla każdego klienta niezależnie lub dla wszystkich naraz.
Plany i limity – ile faktur możesz pobrać
Generowanie PDF-ów dostępne jest od planu Firma w górę (plan Solo oferuje eksport do Arkuszy Google). Poniżej limity faktur w poszczególnych planach. Szczegóły i aktualną ofertę znajdziesz w cenniku.
| Plan | Cena | NIP-y | Faktur / miesiąc | Sync co |
|---|---|---|---|---|
| Solo | 9 zł/mies. | 1 | 50 | 24 h |
| Firma | 47 zł/mies. | 1 | 200 | 6 h |
| Grupa | 97 zł/mies. | 5 | 1 000 | 2 h |
| Biuro | 347 zł/mies. | 20 | bez limitu | 15 min |
Nowe konto dostaje od razu limity planu Biuro (bez limitu faktur, 20 NIP-ów, sync co 15 min) przez 7 dni – bez karty kredytowej. Możesz przetestować zbiorczy eksport PDF zanim zdecydujesz się na plan płatny.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Przy pierwszym uruchomieniu KSeF Import sięga 90 dni wstecz. Starsze faktury pozostają w KSeF (Ministerstwo Finansów przechowuje je przez 10 lat) i pobierzesz je z portalu po numerze KSeF. API KSeF udostępnia ok. 60 faktur na godzinę dla jednego NIP, więc komplet z 90 dni system dociąga partiami w tle.
Generowanie 200 PDF-ów zajmuje około 2–5 minut. Przy 500 fakturach – ok. 5–8 minut. Pasek postępu w panelu pokazuje bieżący etap. Po zakończeniu dostajesz jeden plik ZIP gotowy do pobrania.
Oryginałem faktury w świetle prawa jest plik XML w KSeF. PDF to czytelna wizualizacja do użytku wewnętrznego, dla księgowej i do archiwum. Numer KSeF na każdym dokumencie pozwala w każdej chwili zweryfikować oryginał w systemie rządowym.
API KSeF udostępnia ok. 60 faktur na godzinę dla jednego NIP. Przy pierwszym pobraniu większej historii system kolejkuje zapytania i dociąga zaległości partiami w tle – bez pilnowania. W panelu zobaczysz baner z postępem i szacowanym czasem zakończenia.
Tak. W planie Firma+ możesz dodać więcej NIP-ów z osobnymi certyfikatami. Każdy NIP jest obsługiwany niezależnie – możesz generować PDF-y dla wybranego NIP-u lub dla wszystkich.
Certyfikat szyfrujemy algorytmem AES-256-GCM kluczem generowanym osobno dla każdego użytkownika. Dane przechowujemy na serwerach w Unii Europejskiej (OVH). Połączenie z KSeF odbywa się przez oficjalne, szyfrowane API Ministerstwa Finansów.
Specjalistka ds. KSeF w zespole redakcyjnym KSeF Import. Pisze o eksporcie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur do arkuszy i rozliczaniu kosztów.