Jak pobrać wszystkie faktury z KSeF naraz?
W panelu KSeF Import wgrywasz certyfikat dla danego NIP i uruchamiasz pierwsze pobranie. Aplikacja łączy się z API KSeF, ściąga wszystkie faktury z ostatnich 90 dni w tle, a potem automatycznie dopisuje każdą nową fakturę. Gotowe zestawienie trafia do Excela, Arkuszy Google, CSV lub paczki PDF – klikasz raz, zamiast wyklikiwać dokumenty pojedynczo.
- Portal KSeF udostępnia faktury pojedynczo; KSeF Import ściąga cały zakres jednym zleceniem.
- Pierwsze pobranie obejmuje ostatnie 90 dni; potem każda nowa faktura dochodzi automatycznie, bez pilnowania.
- Limit API KSeF (~60 faktur/h dla jednego NIP) jest respektowany automatycznie; żadna faktura nie przepada.
- Komplet trafia do Excela, Arkuszy Google, CSV albo paczki PDF – zamiast surowego XML.
- Faktury z ostatnich 90 dni dociągają się w tle, a duplikaty są wykluczane po numerze KSeF.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEPortal KSeF udostępnia jedną fakturę naraz, a zbiorczy eksport zwraca surowy XML schematu FA(3). Przy 200 dokumentach miesięcznie to setki kliknięć i godziny pracy.
KSeF Import łączy się z API Twoim certyfikatem, dzieli wybrany okres na paczki i pobiera całość w tle – sam pilnuje limitów Ministerstwa Finansów i ponawia próby.
Zamiast dni przepisywania masz gotowe zestawienie w Excelu, Arkuszach Google lub CSV – z numerem KSeF przy każdej fakturze i bez duplikatów.
Dlaczego portal KSeF nie wystarcza
Ministerstwo Finansów zaprojektowało Krajowy System e-Faktur jako rejestr e-faktur, a nie narzędzie do codziennej pracy księgowej. Portal MF pozwala obejrzeć i pobrać dokumenty, ale brakuje w nim funkcji, której naprawdę potrzebujesz: pobrania setek faktur naraz w gotowym, czytelnym zestawieniu.
W praktyce portal udostępnia tylko:
- przeglądanie listy faktur z filtrami (data, NIP kontrahenta),
- pobieranie pojedynczej faktury jako XML lub PDF,
- zbiorczy eksport – ale w surowym formacie XML schematu FA(3), którego nie otworzysz w Excelu.
Nawet zbiorczy eksport z portalu zwraca plik XML – ok. 80 pól zagnieżdżonych w sekcjach, zoptymalizowanych pod maszynę, nieczytelnych dla człowieka. Do księgowości i tak potrzebujesz tabeli z kwotami, datami i kontrahentami.
Dodatkowo KSeF ogranicza liczbę zapytań na godzinę, więc nawet pisząc własne skrypty, kompletowanie historii trwałoby godzinami i wymagało pilnowania limitów. Łatwiej zlecić to narzędziu, które robi to za Ciebie – tak jak przy eksporcie faktur z KSeF do Excela.
Jak działa masowe pobieranie – krok po kroku
Cały proces sprowadza się do czterech kroków, a resztę – kolejkowanie, ponawianie i deduplikację – system wykonuje w tle. Na końcu działa eksport faktur z KSeF do Excela i CSV, więc gotowe zestawienie otwierasz tam, gdzie pracujesz.
-
1
Wgraj certyfikat dla NIP
W panelu wejdź w Certyfikaty i dodaj plik
.p12lub.pfx– ten sam, którego używasz do logowania w KSeF. Wgrywasz go raz; certyfikat szyfrujemy AES-256-GCM kluczem generowanym osobno dla każdego użytkownika i trzymamy na serwerach w Unii Europejskiej (OVH). -
2
Uruchom pierwsze pobranie
Pierwsze pobranie obejmuje ostatnie 90 dni. KSeF ogranicza pojedyncze zapytanie do trzech miesięcy, więc to okno pobieramy automatycznie w paczkach – bez Twojego udziału.
-
3
System pobiera w tle
Aplikacja kolejkuje zapytania, respektuje limity KSeF i ponawia próby, gdy serwer MF jest przeciążony. Ty w tym czasie możesz zamknąć przeglądarkę – pobieranie trwa po stronie serwera.
-
4
Odbierz gotowe zestawienie
Faktury trafiają do Arkuszy Google, pliku Excel lub CSV – czytelna tabela z datami, kwotami i sprzedawcami zamiast surowego XML. Możesz też pobrać same pliki PDF.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Co z limitami API KSeF
API KSeF udostępnia faktury z pewnym limitem przepustowości – w praktyce około 60 faktur na godzinę dla jednego NIP. To ograniczenie Ministerstwa Finansów, a nie aplikacji, i dotyczy każdego, kto pobiera dane z systemu.
KSeF Import radzi sobie z tym za Ciebie:
- Automatyczne kolejkowanie – zapytania wysyłane są w odstępach, żeby nie przekroczyć limitu.
- Ponawianie przy przeciążeniu – gdy KSeF odpowie „za dużo zapytań”, system czeka i próbuje ponownie. Żadna faktura nie przepada.
- Tylko nowe dokumenty – przy kolejnych pobraniach ściągamy to, czego jeszcze nie ma. Deduplikacja po numerze KSeF wyklucza powtórki.
- Wiele NIP-ów bez kolizji – jeśli obsługujesz kilka firm, pobierania są rozłożone w czasie, żeby nie blokowały się nawzajem.
Przy pierwszym, dużym imporcie zostaw synchronizację na noc. Zaległości dociągną się partiami w tle – rano masz pełny zakres bez ręcznego ponawiania.
Kiedy masowe pobieranie się przydaje
Masowy pobór ma kilka typowych zastosowań – wszędzie tam, gdzie potrzebujesz kompletu faktur naraz, a nie jednej po drugiej.
- Nowy klient w biurze rachunkowym – uruchamiasz pobranie ostatnich 90 dni i odbierasz komplet w arkuszu, a kolejne faktury dochodzą automatycznie.
- Bieżące archiwum kosztów – faktury spływają automatycznie przez cały rok, więc na koniec okresu masz komplet w jednym pliku, bez nadrabiania zaległości.
- Kontrola podatkowa – potrzebujesz zestawienia faktur kosztowych za dany okres. Zamiast szukać po dokumentach, masz je jednym zleceniem.
- Przerwa w synchronizacji – certyfikat wygasł albo był inny problem? Po ponownym podłączeniu system nadrobi brakujące faktury automatycznie.
Oprócz zestawienia tabelarycznego działa też masowe pobieranie faktur PDF z KSeF – wszystkie faktury z okresu w jednej paczce. To wygodne do archiwizacji lub przekazania klientowi; więcej w artykule o zbiorczym pobieraniu faktur PDF.
Ile faktur i ile czasu zaoszczędzisz
Limit miesięczny zależy od planu, ale w każdym z nich pobieranie działa tak samo – konfigurujesz raz i zostawiasz w tle.
| Plan | Faktury / miesiąc | Cena |
|---|---|---|
| Solo | do 50 | 9 zł/mies. |
| Firma | do 200 | 47 zł/mies. |
| Grupa | do 1 000 | 97 zł/mies. |
| Biuro | bez limitu | 347 zł/mies. |
Pełne porównanie funkcji i limitów znajdziesz w cenniku. A oto różnica w czasie między ręcznym wyklikiwaniem w portalu a poborem w tle:
| Liczba faktur | Ręcznie w portalu | Z KSeF Import |
|---|---|---|
| 100 faktur | ~45 minut | kilka minut pracy własnej |
| 500 faktur | ~4 godziny | kilkanaście minut pracy własnej |
| 2 000 faktur | 2+ dni robocze | pobór w tle, bez Twojego udziału |
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Pierwsze pobranie obejmuje ostatnie 90 dni. Czas zależy od liczby faktur i limitu API KSeF, który udostępnia około 60 faktur na godzinę dla jednego NIP. Mniejszą liczbę faktur masz w kilka–kilkanaście minut, a większą system dociąga partiami w tle, więc nie musisz czekać przed ekranem.
Nie. Codzienna synchronizacja i jednorazowy pobór historii działają niezależnie. Jeśli oba procesy natrafią na limit KSeF, po prostu poczekają na swoją kolej – żadne dane nie przepadną.
System oznaczy ją jako niepobraną i spróbuje ponownie przy kolejnej synchronizacji. W panelu widzisz dokładnie, które dokumenty wymagają uwagi.
Tak. Każda faktura ma unikalny numer KSeF, więc system rozpoznaje, co już pobrał, i nie tworzy duplikatów nawet gdy zlecisz ten sam okres ponownie.
Pierwsze pobranie sięga 90 dni wstecz, więc obejmie faktury z tego okna niezależnie od tego, kiedy założyłeś konto. Starsze dokumenty pozostają w KSeF (Ministerstwo Finansów przechowuje je przez 10 lat) i w razie potrzeby pobierzesz je z portalu po numerze KSeF.
Tak. Certyfikat szyfrujemy algorytmem AES-256-GCM kluczem generowanym osobno dla każdego użytkownika i przechowujemy na serwerach w Unii Europejskiej (OVH). Połączenie z KSeF odbywa się przez oficjalne, szyfrowane API. Szczegóły opisuje polityka prywatności.
Specjalistka ds. KSeF w zespole redakcyjnym KSeF Import. Pisze o eksporcie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur do arkuszy i rozliczaniu kosztów.