Masowe pobieranie faktur z KSeF — bez klikania w każdą z osobna

Portal KSeF pozwala przeglądać i pobierać faktury — ale jedną po drugiej. Gdy masz 20, 50 czy 200 faktur miesięcznie, klikanie w każdą staje się udręką. Masowe pobieranie faktur z KSeF to jedno z najczęściej poszukiwanych rozwiązań wśród przedsiębiorców i biur rachunkowych.

Dlaczego portal KSeF nie wystarczy?

Ministerstwo Finansów zaprojektowało KSeF jako rejestr e-faktur, nie jako narzędzie do pracy z danymi. Portal pozwala na:

• Przeglądanie listy faktur z filtrami (data, NIP)
• Pobieranie pojedynczej faktury w formacie XML lub PDF
• Eksport zbiorczy — ale w formacie XML, który jest nieczytelny dla człowieka

Brakuje możliwości pobrania czytelnego zestawienia wielu faktur do Excela czy arkusza Google. Dodatkowo, API KSeF ma restrykcyjne limity — maksymalnie 20 zapytań o metadane na godzinę i 20 eksportów na godzinę.

Jak działa masowe pobieranie w KSeF Import?

KSeF Import automatyzuje cały proces pobierania hurtowego. Zamiast ręcznego klikania, system:

1. Autoryzuje się certyfikatem — używa Twojego certyfikatu .p12 do bezpiecznego połączenia z API KSeF
2. Wykonuje zapytania zbiorcze — pobiera metadane faktur za wybrany okres, respektując limity API (exponential backoff, kolejkowanie)
3. Parsuje XML — przetwarza surowe dane XML FA(3) na czytelne rekordy
4. Zapisuje wyniki — dopisuje faktury do Google Sheets lub generuje plik Excel/CSV ze wszystkimi fakturami

Inteligentne zarządzanie limitami API

API KSeF ma surowe limity zapytań. KSeF Import radzi sobie z nimi automatycznie:

• Kolejkowanie — zapytania są rozłożone w czasie, żeby nie przekroczyć limitów
• Exponential backoff — przy odpowiedzi 429 (Too Many Requests) system czeka i ponawia próbę
• Inkrementalne pobieranie — przy kolejnych synchronizacjach pobierane są tylko nowe faktury, nie cała historia
• Staggered timing — synchronizacje różnych NIP-ów są rozłożone w czasie, aby uniknąć konfliktów

Pobieranie hurtowe PDF-ów

Oprócz danych tabelarycznych, KSeF Import umożliwia masowe pobieranie faktur w formacie PDF. W panelu zaznaczasz wybrane faktury (lub wszystkie z danego okresu) i inicjujesz pobranie zbiorcze. System generuje pliki PDF w tle i udostępnia je do pobrania jako archiwum — bez konieczności klikania w każdą fakturę osobno.

Ile faktur można pobrać?

Limit zależy od wybranego planu cenowego:

• Solo — do 50 faktur miesięcznie
• Firma — do 200 faktur miesięcznie
• Grupa — do 1000 faktur miesięcznie
• Biuro — bez limitu faktur

W każdym planie system automatycznie pobiera faktury w tle — wystarczy raz skonfigurować i zapomnieć.