Masowe pobieranie faktur z KSeF — bez klikania w każdą z osobna

Portal KSeF pozwala przeglądać i pobierać faktury — ale jedną po drugiej. Gdy masz 20, 50 czy 200 faktur miesięcznie, klikanie w każdą staje się udręką. Masowe pobieranie faktur z KSeF to jedno z najczęściej poszukiwanych rozwiązań wśród przedsiębiorców i biur rachunkowych.

Dlaczego portal KSeF nie wystarczy?

Ministerstwo Finansów zaprojektowało KSeF jako rejestr e-faktur, nie jako narzędzie do codziennej pracy. Portal pozwala na:

• Przeglądanie listy faktur z filtrami (data, NIP)
• Pobieranie pojedynczej faktury jako XML lub PDF
• Eksport zbiorczy — ale w surowym formacie XML, którego nie otworzysz w Excelu

Brakuje tego, czego naprawdę potrzebujesz: pobrać setki faktur naraz i dostać gotowe zestawienie w Excelu, Google Sheets lub CSV. Dodatkowo KSeF ogranicza liczbę zapytań na godzinę — więc nawet gdybyś pisał własne skrypty, proces trwałby godzinami.

Jak działa masowe pobieranie w KSeF Import?

Cały proces sprowadza się do 4 kroków — resztę robi system w tle:

1. Wgrywasz certyfikat — to ten sam plik .p12, którego używasz do logowania w portalu KSeF. Wgrywasz go raz i gotowe.
2. Wybierasz zakres dat — np. cały poprzedni rok albo ostatnie 3 miesiące. System sam dzieli długie okresy na mniejsze paczki.
3. System pobiera faktury w tle — automatycznie pilnuje limitów KSeF, kolejkuje zapytania i ponawia je, gdy serwer jest przeciążony. Ty w tym czasie możesz robić co innego.
4. Dostajesz gotowe zestawienie — faktury trafiają do Google Sheets, pliku Excel lub CSV. Czytelna tabela z datami, kwotami, sprzedawcami — nie surowy XML.

A co z limitami KSeF?

KSeF ogranicza liczbę zapytań na godzinę — nie można pobrać 500 faktur w jedną sekundę. KSeF Import rozwiązuje to za Ciebie:

• Automatyczne kolejkowanie — zapytania są wysyłane w odpowiednich odstępach, żeby nie przekroczyć limitów
• Ponawianie przy przeciążeniu — jeśli KSeF odpowie „za dużo zapytań", system czeka i próbuje ponownie. Żadna faktura nie przepadnie.
• Tylko nowe faktury — przy kolejnych pobraniach system ściąga tylko to, czego jeszcze nie ma. Bez duplikatów.
• Wiele NIP-ów bez kolizji — jeśli obsługujesz kilka firm, pobierania są rozłożone w czasie, żeby nie blokować się nawzajem

Masowe pobieranie PDF-ów

Oprócz zestawienia tabelarycznego możesz pobrać same pliki PDF. Zaznaczasz faktury w panelu (lub wszystkie z danego okresu), klikasz „Pobierz PDF-y" — i dostajesz archiwum ze wszystkimi fakturami. Idealne do archiwizacji lub przekazania klientowi.

Kiedy masowe pobieranie się przydaje?

• Nowy klient w biurze rachunkowym — firma chce przenieść historię faktur z ostatnich 12 miesięcy. Ustawiasz zakres dat, klikasz „Pobierz" i po 20 minutach masz komplet w arkuszu.
• Zamknięcie roku — archiwizujesz wszystkie faktury z 2025 do osobnego pliku „Faktury 2025 — archiwum". Rok zamknięty, wszystko w jednym miejscu.
• Kontrola podatkowa — potrzebujesz zestawienie wszystkich faktur kosztowych za dany okres. Zamiast szukać po szufladach — jedno kliknięcie.
• Przerwa w synchronizacji — certyfikat wygasł albo był inny problem? System nadrobi brakujące faktury automatycznie po ponownym podłączeniu.

Ile faktur można pobrać?

Limit zależy od wybranego planu:

W każdym planie system pobiera faktury automatycznie w tle — wystarczy raz skonfigurować i zapomnieć. Zobacz pełne porównanie planów.

Ile czasu zaoszczędzisz?

Czasy dla KSeF Import obejmują oczekiwanie na odpowiedź serwera KSeF. Ty w tym czasie nie musisz nic robić — system pracuje w tle.

Najczęstsze pytania

Jak długo trwa pobranie 12 miesięcy historii?

Zależy od liczby faktur: 100 — około 3 minuty, 500 — około 15 minut, 2000 — do 40 minut. System pobiera faktury w tle, więc nie musisz czekać przed ekranem.

Czy masowe pobieranie przeszkadza codziennej synchronizacji?

Nie. Codzienna synchronizacja i masowe pobieranie historii działają niezależnie. Jeśli oba procesy natrafią na limit KSeF, po prostu poczekają na swoją kolej — żadne dane nie przepadną.

Co jeśli jakaś faktura się nie pobierze?

System oznaczy ją jako niepobraną i spróbuje ponownie przy następnej synchronizacji. W panelu widzisz dokładnie, które faktury wymagają uwagi.

Czy mogę pobrać tylko nowe faktury, bez powtórek?

Tak — każda faktura ma unikalny numer w KSeF. System automatycznie rozpoznaje, co już pobrał, i nie tworzy duplikatów nawet gdy pobierzesz ten sam okres ponownie.

A co z fakturami sprzed rejestracji w KSeF Import?

Żaden problem. KSeF przechowuje wszystkie faktury od momentu, gdy Twoja firma zaczęła z niego korzystać. Możesz cofnąć się nawet do samego początku — niezależnie od tego, kiedy założyłeś konto w KSeF Import.

Czy moje dane są bezpieczne?

Certyfikat jest szyfrowany i przechowywany w formie niedostępnej nawet dla nas. Połączenie z KSeF odbywa się przez oficjalne, szyfrowane kanały. Więcej o bezpieczeństwie znajdziesz w naszej polityce prywatności.