Pozycje faktury z KSeF
w osobnych wierszach
Zamiast jednego wiersza na całą fakturę dostajesz osobny wiersz dla każdej pozycji – z powtórzonym nagłówkiem faktury i pełnym kompletem pól z KSeF. Dane wchodzą prosto do programu księgowego, systemu ERP i tabel przestawnych, bez ręcznego przepisywania.
Szczegóły pozycji zostają uwięzione w jednym wierszu
Standardowy eksport mieści całą fakturę w jednym wierszu. Nazwy towarów, ilości, ceny jednostkowe i stawki VAT trafiają do jednej komórki albo poza arkusz – a księgowość i analityka potrzebują ich osobno.
Cała lista towarów ląduje w jednym polu tekstowym – nie da się jej filtrować ani sumować.
Fakturę wielopozycyjną wprowadzasz do programu księgowego, przepisując każdą linię z ręki.
Sprzedaż liczysz na poziomie faktury – nie widzisz, który towar i w jakiej ilości się sprzedał.
GTIN, PKWiU czy CN są w XML, ale nie w arkuszu – trudno zestawić je z magazynem.
Każda pozycja faktury to osobny wiersz w dedykowanej zakładce „… - Pozycje”.
Nagłówek faktury powtarza się w każdym wierszu – układ, którego oczekują programy księgowe i ERP.
Filtrujesz, sumujesz i budujesz tabele przestawne na poziomie pojedynczego towaru.
Nazwa, ilość, cena netto i brutto, stawka VAT oraz GTIN, PKWiU, CN, PKOB – wszystko w kolumnach.
Osobna zakładka „… - Pozycje” w Twoim arkuszu
Obok zwykłego arkusza z fakturami tworzy się dodatkowa zakładka, w której każda pozycja faktury z KSeF ma własny wiersz. Nagłówek faktury (numer, daty, strony) powtarza się przy każdej pozycji, więc wiersze grupują się i łączą z fakturą w programie księgowym lub systemie ERP.
Jakie dane pozycji z faktury KSeF trafiają do arkusza
Każdy wiersz to 35 kolumn: 10 kolumn kontekstu faktury (powtórzonych przy każdej pozycji) oraz 25 pól samej pozycji ze struktury FA(3). Pełna lista tego, co eksportujemy do zakładki „… - Pozycje”:
Kontekst faktury
Identyfikacja pozycji
Ilości, ceny i wartości
VAT i oznaczenia
Nazwy kolumn odpowiadają polom faktury ustrukturyzowanej FA(3) w KSeF. Puste pola (np. brak GTIN czy akcyzy na danej pozycji) zostają puste – kolejność kolumn jest stała.
Od faktury do wierszy pozycji w 3 krokach
W ustawieniach Google Sheets zaznaczasz opcję „Pozycje” (pakiet Grupa lub Biuro).
Każda faktura z KSeF zostaje rozłożona na pojedyncze pozycje (FaWiersz).
W osobnej zakładce „… - Pozycje” każdy towar dostaje własny wiersz z 35 kolumnami.
Zwykły arkusz z fakturami działa dalej bez zmian – zakładka pozycji jest dodatkiem, nie zamiennikiem.
Co realnie z tego masz
Faktury wielopozycyjne wchodzą do księgowości i ERP bez ręcznego wpisywania linii.
Sprzedaż, koszty i marże liczysz na poziomie towaru, nie tylko całej faktury.
Ilość, cena i wartość każdej pozycji są rozdzielone – łatwo wychwycić rozbieżności.
Powtórzony nagłówek przy każdej linii to układ, który rozumieją systemy księgowe.
Ręczne przepisywanie pozycji do programu księgowego to minuty przy każdym dokumencie. Rozbicie na wiersze eliminuje ten krok.
Sprawdza się, gdy liczy się pojedyncza pozycja
Wiersze pozycji wchodzą do Subiekta, Comarch Optima czy SAP Business One w układzie, który te programy rozumieją – bez ręcznego przepisywania.
Zestawiasz ilości i wartości po nazwie towaru albo indeksie – widzisz, co i za ile faktycznie się sprzedało.
Porównujesz ceny jednostkowe i ilości z cennikiem oraz stanem magazynu, pozycja po pozycji.
Grupujesz pozycje po stawce VAT – szybciej sprawdzasz rozliczenie i wyłapujesz błędne stawki.
Format „jeden wiersz = jedna pozycja” to gotowy wsad do tabel przestawnych i pulpitów.
Kolumny ilość, cena i wartość obok siebie ułatwiają wychwycenie, gdzie ilość × cena nie zgadza się z wartością.
Zanim włączysz pozycje
Zobacz też
Rozbij faktury na pozycje i przestań przepisywać
Darmowy okres próbny, bez karty kredytowej. Wgraj certyfikat raz – resztę robi automat.