Jak zarządzać fakturami z KSeF dla wielu NIP-ów w jednym miejscu?
Podłączasz każdy NIP osobnym certyfikatem do jednego konta KSeF Import, a aplikacja pobiera faktury ze wszystkich firm naraz i pokazuje je w jednym panelu – zbiorczo albo z filtrem po NIP. Plan Grupa obsługuje do 5 NIP-ów, plan Biuro do 20. Każdy NIP ma własny certyfikat (szyfrowany osobno), własny harmonogram synchronizacji i własne miejsce eksportu, więc dane klientów nigdy się nie mieszają.
- KSeF działa per NIP – osobny certyfikat i logowanie dla każdej firmy. Jeden panel KSeF Import zastępuje to wszystko.
- Plan Grupa = do 5 NIP-ów, plan Biuro = do 20 NIP-ów, każdy z własnym harmonogramem i eksportem.
- Dane są izolowane per NIP (osobne szyfrowanie certyfikatu, eksport per NIP) – zero ryzyka pomyłki między klientami biura.
- Eksport do Arkuszy Google w każdym planie; Excel, CSV i PDF od planu Firma w górę (więc także w Grupie i Biurze).
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEPortal Ministerstwa Finansów wymaga osobnego certyfikatu i osobnego logowania dla każdego NIP-u. Przy 10–20 podmiotach to dziesiątki logowań dziennie i ciągłe przełączanie kont.
KSeF Import łączy się z API certyfikatem każdego NIP-u, pobiera faktury ze wszystkich firm i układa je w jednym widoku – zbiorczo albo z filtrem po konkretnej firmie.
Rano otwierasz jeden panel i od razu widzisz nowe faktury u każdego klienta. Eksport leci do osobnych arkuszy per NIP lub do jednego zbiorczego z kolumną „NIP”.
Dlaczego KSeF zmusza do logowania per NIP
Architektura Krajowego Systemu e-Faktur opiera się na NIP-ie jako podstawowym identyfikatorze. Każde zapytanie do API wymaga certyfikatu uwierzytelniającego powiązanego z konkretnym NIP-em, więc obsługa wielu firm w portalu MF oznacza w praktyce:
- osobny certyfikat (plik
.p12lub.pfx) dla każdego NIP-u, - logowanie do portalu zawsze w kontekście jednego NIP-u,
- brak natywnej opcji „pokaż faktury ze wszystkich moich firm”,
- przełączanie między podmiotami przez wylogowanie i ponowne logowanie.
Certyfikat KSeF zawiera NIP w polu CN – nie istnieje uniwersalny certyfikat dla kilku podmiotów. Przy 20 firmach masz 20 osobnych plików, które trzeba bezpiecznie przechować.
Jak działa agregacja wielu NIP-ów w KSeF Import
Do jednego konta podłączasz wiele NIP-ów. Dla każdego wgrywasz certyfikat i ustawiasz harmonogram – resztę, czyli pobieranie, deduplikację i eksport, system robi w tle.
-
1
Dodaj NIP i wgraj certyfikat
W zakładce Certyfikaty dodajesz plik
.p12lub.pfxdla każdego NIP-u. Certyfikat szyfrujemy AES-256-GCM kluczem generowanym osobno dla każdego użytkownika (HKDF) i trzymamy na serwerach w Unii Europejskiej (OVH). -
2
Ustaw harmonogram per NIP
Każdej firmie nadajesz własne tempo synchronizacji – główna spółka co 2 godziny, sezonowa raz dziennie. Częstotliwość zależy od planu (Grupa co 2 h, Biuro co 15 min).
-
3
Pierwsze pobranie obejmuje 90 dni
Dla każdego NIP-u pierwsze pobranie sięga ostatnich 90 dni. KSeF ogranicza pojedyncze zapytanie do 3 miesięcy, więc to okno dociągamy automatycznie w paczkach, a potem dochodzą już tylko nowe faktury.
-
4
Przeglądaj zbiorczo lub filtruj po NIP
W panelu widzisz wszystkie firmy naraz albo zawężasz listę do jednego NIP-u. Dla każdego masz status: ostatnia synchronizacja, liczba faktur i ważność certyfikatu.
Zamiast logować się do KSeF osobno dla każdej firmy, na jednym ekranie widzisz, ile nowych faktur pojawiło się u każdego klienta i który certyfikat zbliża się do wygaśnięcia.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Ile NIP-ów obsługuje każdy plan
Liczba podłączonych NIP-ów oraz częstotliwość synchronizacji zależą od planu. Agregacja wielu firm zaczyna się od planu Grupa:
| Plan | Liczba NIP-ów | Synchronizacja | Cena |
|---|---|---|---|
| Solo | 1 | co 24 h | 9 zł/mies. |
| Firma | 1 | co 6 h | 47 zł/mies. |
| Grupa | do 5 | co 2 h | 97 zł/mies. |
| Biuro | do 20 | co 15 min | 347 zł/mies. |
Plan Biuro jest dedykowany biurom rachunkowym i większym organizacjom – oferuje bez limitu faktur, najczęstszą synchronizację i wszystkie formaty eksportu. Pełne porównanie znajdziesz w cenniku.
Napisz do nas – ustalimy indywidualne warunki dla dużego biura. Alternatywą jest rozdzielenie klientów na kilka kont Biuro; podpowiemy, co wyjdzie taniej przy Twojej skali.
Arkusz per NIP czy jeden zbiorczy
Przy wielu NIP-ach podejmujesz jedną decyzję: czy każdy klient dostaje osobny arkusz, czy wszystko ląduje w jednym zbiorczym zestawieniu z kolumną „NIP”. Oba podejścia mają sens – zależy od tego, kto ma oglądać dane.
Arkusz per NIP – dla biur rachunkowych
Każdy klient ma własny arkusz Google Sheets, a Ty udostępniasz mu link tylko do jego faktur. Zalety: pełna czytelność, brak ryzyka pomyłki między klientami i gotowe „Twoje faktury za marzec” do wysłania jednym kliknięciem.
Arkusz zbiorczy – dla grup kapitałowych
Wszystkie NIP-y w jednym arkuszu, a dodatkowa kolumna „NIP” identyfikuje spółkę. Idealne dla CFO grupy kapitałowej, który jednym rzutem oka widzi koszty całej grupy i buduje tabelę przestawną „koszty per spółka”. Jak to ułożyć krok po kroku, opisujemy w artykule o 20 klientach w Excelu i CSV.
Eksport do Arkuszy Google działa w każdym planie. Excel (.xlsx), CSV i PDF dochodzą od planu Firma w górę, więc masz je w Grupie i Biurze. Automatyczne archiwum PDF na Dysku Google jest dostępne wyłącznie w planie Biuro.
Izolacja danych między klientami biura
Przy obsłudze cudzych firm rozdzielność danych jest kluczowa. W KSeF Import każdy certyfikat szyfrujemy osobno (AES-256-GCM, klucz pochodny generowany dla każdego użytkownika), a każda faktura jest przypisana do odrębnego identyfikatora najemcy (tenant_id).
- Eksport per NIP – dane jednego klienta nie trafią do arkusza innego, bo każdy NIP ma osobne miejsce docelowe.
- Dziennik audytu – dodanie i odłączenie NIP-u, zmiana certyfikatu czy pobranie faktur są zapisywane ze znacznikiem czasu.
- Czysty offboarding – gdy klient zmienia biuro, odłączasz NIP, a jego dane znikają z Twojego konta.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Tak. Certyfikat KSeF jest wydawany per NIP i zawiera NIP w polu CN, więc nie istnieje uniwersalny certyfikat dla kilku podmiotów. Przy 20 NIP-ach masz 20 plików, które KSeF Import przechowuje zaszyfrowane osobno algorytmem AES-256-GCM, z kluczem pochodnym dla każdego użytkownika.
Tak. Każdemu NIP-owi nadajesz własne tempo synchronizacji, na przykład główna firma co dwie godziny, a rzadko fakturująca raz dziennie. Maksymalna częstotliwość zależy od planu: w Grupie co dwie godziny, w Biurze co piętnaście minut.
Każda faktura jest przypisana do odrębnego identyfikatora najemcy (tenant_id), a certyfikaty są szyfrowane oddzielnie. Eksport robisz per NIP, do osobnych arkuszy, więc faktury jednego klienta nie trafią do zestawienia innego.
Odłączasz NIP w panelu, a jego dane, czyli faktury, konfiguracja i powiązane arkusze, zostają usunięte z Twojego konta. Nowe biuro generuje własny certyfikat i podłącza ten sam NIP u siebie. To czysty offboarding, bez śladu po stronie poprzedniego biura.
Plan Biuro obejmuje do 20 NIP-ów. Przy większej liczbie napisz do nas, a ustalimy indywidualne warunki, albo rozdziel klientów na kilka kont Biuro. Dobierzemy wariant odpowiedni do skali Twojego biura.
Tak. Domyślnie widzisz faktury ze wszystkich podłączonych NIP-ów w jednej liście, z kolumną wskazującą firmę. Jednym kliknięciem zawężasz widok do wybranego NIP-u.
Doradczyni biur rachunkowych. Wspiera obsługę wielu NIP-ów w KSeF i przygotowanie danych z faktur pod programy księgowe.