Jak pobierać faktury PDF z KSeF dla wielu klientów biura rachunkowego w paczkach per NIP?
Wgraj certyfikaty klientów w panelu KSeF Import (każdy do właściwego NIP-u), a system automatycznie synchronizuje faktury w tle. Następnie wybierz klienta i miesiąc, zaznacz faktury i kliknij Pobierz PDF – otrzymujesz gotową paczkę pogrupowaną per NIP, bez osobnych logowań do portalu MF. PDF generowany jest z XML FA(3), więc zawiera wszystkie pola dokumentu. Eksport PDF dostępny od planu Firma; plan Biuro obsługuje do 20 NIP-ów z synchronizacją co 15 minut.
- 20 osobnych logowań do portalu KSeF = 20 sesji × kilkadziesiąt kliknięć. KSeF Import zastępuje to jednym panelem dla wszystkich NIP-ów.
- PDF generowany bezpośrednio z XML schematu FA(3) – czytelny dokument z pełnymi danymi faktury, nie surowy kod.
- Faktury grupowane per klient i miesiąc – paczka trafia do klienta lub archiwum bez ręcznego sortowania.
- Pierwsze pobranie obejmuje ostatnie 90 dni; kolejne faktury dochodzą automatycznie.
- Eksport PDF dostępny od planu Firma (47 zł/mies.); plan Biuro (347 zł) – do 20 NIP-ów, sync co 15 min.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEBiuro z 20 klientami loguje się do KSeF osobno dla każdego NIP-u i pobiera faktury po jednej. Pierwsze dni miesiąca to setki kliknięć – zamiast prawdziwej pracy księgowej.
KSeF Import synchronizuje faktury wszystkich klientów w tle. Wybierasz klienta, zaznaczasz faktury i generujesz paczkę PDF – pogrupowaną per NIP i miesiąc, gotową do przekazania.
Cały zestaw PDF-ów dla 20 klientów w kwadrans. Dokumenty od razu posortowane i nazwane – bez ręcznego porządkowania po pobraniu.
Dlaczego portal KSeF nie działa dla biura z wieloma klientami
Krajowy System e-Faktur uprościł wystawianie i przechowywanie faktur. Ale ich pobieranie – szczególnie dla biur obsługujących dziesiątki firm – nadal wygląda jak praca ręczna z lat 90.
- Każdy NIP = osobna sesja. Portal KSeF nie ma trybu multi-NIP. Musisz się wylogować i zalogować od nowa dla każdego klienta.
- Faktury tylko pojedynczo. Nie ma przycisku „pobierz wszystkie PDF-y za miesiąc". Każdy dokument to kilka kliknięć.
- Chaos w plikach. Pobrane dokumenty lądują w jednym folderze – sortowanie po klientach i miesiącach robisz sam.
- Sesja wygasa. W trakcie pobierania dla ósmego klienta portal wylogowuje automatycznie – zaczynasz od nowa.
Pierwsze 2–3 dni każdego miesiąca Twój zespół nie zajmuje się księgowością – zajmuje się klikaniem. Przy stawce 80–120 zł/h to koszt od 960 do 2 880 zł miesięcznie za samą obsługę pobierania.
Jak KSeF Import rozwiązuje problem – krok po kroku
Konfigurację wykonujesz raz dla każdego klienta, a potem system pracuje sam. Oto cały przepływ:
-
1
Wgraj certyfikaty klientów
W panelu wejdź w Certyfikaty i dodaj plik
.p12lub.pfxdla pierwszego NIP-u. System weryfikuje certyfikat w 3 etapach: sprawdza plik i hasło, testuje uwierzytelnienie w KSeF i sprawdza uprawnienia do odczytu faktur. Certyfikat szyfrowany jest AES-256-GCM kluczem generowanym osobno dla każdego użytkownika i przechowywany na serwerach w Unii Europejskiej (OVH). -
2
System synchronizuje faktury w tle
Po wgraniu certyfikatu pierwsze pobranie uruchamia się automatycznie i obejmuje ostatnie 90 dni. API KSeF udostępnia ok. 60 faktur na godzinę dla jednego NIP – system respektuje ten limit i pobiera partiami, bez Twojego udziału. Zaległości dociągają się przez noc; rano masz komplet.
-
3
Filtruj po kliencie i miesiącu
W zakładce Faktury widzisz dokumenty ze wszystkich NIP-ów naraz. Przełączasz widok per klient lub przeglądasz całość. Filtry: NIP klienta, zakres dat, typ (kosztowe / sprzedażowe), MPP.
-
4
Generuj paczkę PDF
Zaznacz faktury danego klienta za wybrany miesiąc i kliknij Pobierz PDF. System generuje PDF-y z pliku XML FA(3) – czytelne dokumenty, nie surowy kod. Paczka jest pogrupowana per NIP, pliki nazwane numerem faktury.
-
5
Przekaż klientowi lub zarchiwizuj
Paczkę wysyłasz mailem, wgrywasz do folderu klienta albo – w planie Biuro – synchronizujesz automatycznie z Google Drive. Każdy klient dostaje swoją teczkę z dokumentami, posortowaną per miesiąc.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
PDF-y w planach – kto ma dostęp do czego
Eksport PDF (pojedynczy i zbiorczy) dostępny jest od planu Firma. Biuro rachunkowe z wieloma klientami najczęściej korzysta z planu Grupa lub Biuro. Oto porównanie:
| Plan | NIP-y | Faktury/mies. | Sync | Google Drive PDF | |
|---|---|---|---|---|---|
| Solo – 9 zł | 1 | 50 | co 24 h | NIE (tylko Arkusze Google) | NIE |
| Firma – 47 zł | 1 | 200 | co 6 h | TAK | NIE |
| Grupa – 97 zł | 5 | 1 000 | co 2 h | TAK | NIE |
| Biuro – 347 zł | 20 | bez limitu | co 15 min | TAK | TAK |
7-dniowy okres próbny daje dostęp do pełnych limitów planu Biuro (20 NIP-ów, bez limitu faktur, sync co 15 min) – w tym eksportu PDF oraz auto-zapisu PDF na Dysku Google z kodem QR. Możesz przetestować paczki PDF i archiwum na Dysku na swoich klientach, zanim zdecydujesz się na zakup.
Przy 20 klientach plan Biuro kosztuje mniej niż 15 zł na klienta miesięcznie – mniej niż kwadrans pracy osoby, która dotychczas klikała w portalu. Pełne porównanie: cennik.
Bezpieczeństwo certyfikatów klientów
Wgranie certyfikatów klientów do zewnętrznego serwisu to naturalna obawa. Oto jak wygląda ochrona danych w KSeF Import:
- AES-256-GCM z kluczem per użytkownik (HKDF) – każdy certyfikat szyfrowany jest osobnym kluczem, więc kompromitacja jednego konta nie odsłania pozostałych.
- Serwery w Unii Europejskiej (OVH) – dane nie wychodzą poza obszar UE.
- 3-stopniowa walidacja przy uploadzie – system sprawdza plik i hasło, testuje uwierzytelnienie w KSeF i weryfikuje uprawnienia do odczytu faktur. Błędny certyfikat jest odrzucany od razu.
- Pełna kontrola – możesz usunąć certyfikat klienta w dowolnym momencie; połączenie z KSeF natychmiast wygasa.
- Oficjalne API MF – połączenie odbywa się tymi samymi kanałami, które używa portal KSeF.
Przechowywanie certyfikatów na wspólnym dysku biura lub przesyłanie ich mailem to realne zagrożenie. Szyfrowanie AES-256-GCM z kluczem per użytkownik daje wyższy poziom ochrony niż typowe praktyki lokalne.
Kiedy biuro potrzebuje PDF-ów z KSeF
Biuro rachunkowe pracuje głównie na danych – do dekretowania i analizy lepiej sprawdza się Excel lub Arkusze Google. Ale PDF-y z KSeF pojawiają się regularnie w kilku sytuacjach:
- Klient prosi o kopię faktury – PDF gotowy w sekundę, bez szukania w portalu KSeF.
- Archiwum per miesiąc – wielu klientów chce mieć faktury w folderze, posortowane miesiąc po miesiącu.
- Kontrola urzędu skarbowego – PDF jest standardem akceptowanym przez urzędników; XML z KSeF wymaga dodatkowych wyjaśnień.
- Weryfikacja dokumentu – PDF czytelniejszy niż XML; łatwiej zauważyć błąd w kwocie lub NIP-ie.
- Klient bez dostępu do KSeF – nie każdy przedsiębiorca ma certyfikat lub wie, jak pobrać fakturę z portalu MF.
Do dekretowania i kontroli VAT używaj eksportu do Excela lub Arkuszy Google. Do archiwum i przekazania klientowi – paczki PDF. Obie ścieżki działają z tych samych faktur, bez ponownego pobierania. Więcej: biuro rachunkowe z 20 klientami w KSeF.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Plan Biuro obsługuje do 20 NIP-ów z jednego panelu. Każdy NIP ma osobny certyfikat i osobną synchronizację. Synchronizacja odbywa się co 15 minut. Przy mniejszej liczbie klientów wystarczy plan Grupa (5 NIP-ów, 97 zł) lub Firma (1 NIP, 47 zł).
PDF generowany jest bezpośrednio z XML w schemacie FA(3) i zawiera wszystkie pola faktury: dane stron, pozycje, stawki VAT, numery KSeF i inne. To czytelny odpowiednik oryginału. Prawny oryginał faktury w KSeF to XML przechowywany przez Ministerstwo Finansów.
Pierwsze pobranie obejmuje ostatnie 90 dni. Starsze faktury pozostają w KSeF (Ministerstwo Finansów przechowuje je 10 lat) i możesz pobrać je z portalu po numerze KSeF. Nowe faktury dochodzą automatycznie po każdej synchronizacji.
API KSeF udostępnia ok. 60 faktur na godzinę dla jednego NIP. Przy 20 klientach po 40 faktur miesięcznie to ponad 700 dokumentów z ostatnich 90 dni. System pobiera je partiami w tle – możesz zamknąć przeglądarkę i wrócić po kilku godzinach.
Tak. W panelu filtrujesz faktury po NIP-ie klienta, zakresie dat i typie (kosztowe lub sprzedażowe). Zaznaczasz wynik i generujesz paczkę PDF. Możesz też pobrać PDF pojedynczej faktury z widoku szczegółowego.
Nie. Plan Solo obejmuje wyłacznie eksport do Arkuszy Google. Eksport PDF (jednotkowy i zbiorczy) dostepny jest od planu Firma. Google Drive PDF to funkcja wylacznie planu Biuro.
Doradczyni biur rachunkowych. Wspiera obsługę wielu NIP-ów w KSeF i przygotowanie danych z faktur pod programy księgowe.