Jak biuro rachunkowe może archiwizować faktury 20 klientów na Google Drive automatycznie?
W planie Biuro (347 zł/msc) wgrywasz certyfikaty KSeF do 20 NIP-ów w jednym panelu i łączysz konto Google. KSeF Import co 15 minut synchronizuje faktury ze wszystkich NIP-ów, generuje PDF z każdej faktury FA(3) i zapisuje go automatycznie na Dysku Google w folderach per NIP i miesiąc. Pierwsze pobranie obejmuje ostatnie 90 dni; potem nowe faktury dochodzą bez żadnej ręcznej interwencji. Eksport PDF na Google Drive dostępny jest wyłącznie w planie Biuro.
- Archiwum PDF na Google Drive = tylko plan Biuro (347 zł/msc, do 20 NIP-ów, sync co 15 min).
- Certyfikat KSeF wgrywasz raz per NIP; Google Drive łączysz jednorazową autoryzacją.
- Foldery per NIP i miesiąc tworzą się automatycznie – bez ręcznego sortowania plików.
- PDF generowany z faktury FA(3) to czytelny dokument, nie surowy XML.
- Pierwsze pobranie = ostatnie 90 dni; potem każda nowa faktura trafia na Drive automatycznie.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEBiuro z 20 klientami musi osobno logować się do KSeF certyfikatem każdego z nich, pobierać faktury jeden po drugim i ręcznie sortować pliki do folderów. Przy 50 fakturach per klient to ponad tysiąc dokumentów i 2–3 dni mechanicznej pracy co miesiąc.
KSeF Import obsługuje do 20 NIP-ów z jednego miejsca. Aplikacja sama synchronizuje faktury, generuje PDF-y i zapisuje je na Dysku Google w folderach per klient i miesiąc.
Zamiast 2–3 dni ręcznego pobierania i sortowania masz gotowe, uporządkowane archiwum PDF. Klient może dostać link do swojego folderu – bez wysyłania maili z załącznikami.
Dlaczego ręczne archiwizowanie faktur KSeF nie skaluje sie
Obowiązkowy KSeF od 2026 roku sprawił, że biura rachunkowe muszą pobrać faktury dla każdego klienta z osobna. Portal MF nie oferuje zbiorczego pobierania dla wielu NIP-ów – każde logowanie to certyfikat, kliknięcia, oczekiwanie, pobieranie jednej faktury naraz.
Przy 20 klientach z 50 fakturami każdy to tysiąc dokumentów miesięcznie do pobrania i posortowania:
- 20 osobnych logowań certyfikatem per NIP,
- tysiąc kliknięć pobierania faktur pojedynczo,
- ręczne sortowanie do folderów per klient i miesiąc,
- odpowiadanie klientom na pytania o konkretny dokument z konkretnego miesiąca.
Ministerstwo Finansów archiwizuje faktury KSeF przez 10 lat – ale portal nie daje narzędzi do wygodnej pracy z setkami dokumentów wielu klientów jednocześnie. Własne archiwum na Dysku Google daje pełną kontrole i niezależny dostep bez logowania do KSeF.
Jak KSeF Import automatyzuje archiwum na Google Drive
Konfiguracja jednorazowa; potem archiwum prowadzi sie samo co 15 minut.
-
1
Wgraj certyfikaty wszystkich klientow
W panelu KSeF Import (plan Biuro) dodajesz pliki
.p12lub.pfxdla każdego z 20 NIP-ów. Certyfikaty szyfrowane są AES-256-GCM kluczem generowanym osobno per użytkownik (HKDF) i przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej (OVH). -
2
Polacz konto Google Drive
Jednorazowa autoryzacja OAuth. KSeF Import dostaje dostep tylko do dedykowanego folderu na Twoim Dysku Google – nie do całej zawartości konta.
-
3
Pierwsze pobranie historyczne
System pobiera faktury z ostatnich 90 dni dla każdego NIP-u. API KSeF udostepnia ok. 60 faktur/h per NIP, więc duże zaległości dociągają się partiami w tle – nie musisz czekac przy ekranie.
-
4
Foldery tworza sie automatycznie
Każda faktura trafia do folderu
KSeF Import / {NIP} / {RRRR-MM} /. Struktura katalogów powstaje sama przy pierwszym pliku danego klienta i miesiąca. -
5
Nowe faktury dchodza co 15 minut
Po zakończeniu pierwszego pobrania sync działa co 15 minut (plan Biuro). Każda nowa faktura pojawia się na Drive bez żadnej akcji z Twojej strony.
Przy pierwszym uruchomieniu dla 20 NIP-ów zostaw synchronizacje na noc. Rano masz pełne archiwum ostatnich 90 dni dla wszystkich klientów – posortowane, bez ręcznego kliknięcia.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Struktura folderow na Dysku Google
Foldery tworzone są automatycznie; każdy NIP i każdy miesiąc dostaje własny katalog:
| Poziom folderu | Nazwa | Kto tworzy |
|---|---|---|
| Glowny | KSeF Import | Automatycznie przy pierwszej synchronizacji |
| Klient (NIP) | np. 5213456789 | Automatycznie przy pierwszej fakturze danego NIP |
| Miesiac | np. 2026-05 | Automatycznie przy pierwszej fakturze danego miesiaca |
| Plik PDF | np. FV-2026-05-0012_DOSTAWCA.pdf | Generowany z XML FA(3), czytelny dokument |
PDF generowany jest z faktury w schemacie FA(3) – to czytelny dokument z pełnymi danymi faktury, a nie surowy XML. Numer KSeF, daty, kwoty netto/VAT/brutto, dane stron, pozycje – wszystko widoczne bez żadnego oprogramowania do parsowania XML.
Możesz udostepnic folder danego NIP-u bezposrednio klientowi – dostaje link do Google Drive i widzi swoje faktury za każdy miesiąc, posortowane i gotowe. Koniec z wysyłaniem paczek ZIP mailem.
Plan Biuro – jedyna opcja z eksportem PDF na Drive
Automatyczny eksport i archiwizacja PDF na Google Drive to funkcja zarezerwowana wyłącznie dla planu Biuro. Pozostałe plany mają dostep do Arkuszy Google lub eksportu pliku, ale nie do automatycznego archiwum PDF na Drive.
| Plan | Cena | NIP-ow | Sync | Google Drive PDF |
|---|---|---|---|---|
| Solo | 9 zł/msc | 1 | co 24 h | niedostepny |
| Firma | 47 zł/msc | 1 | co 6 h | niedostepny |
| Grupa | 97 zł/msc | 5 | co 2 h | niedostepny |
| Biuro | 347 zł/msc | do 20 | co 15 min | tak – automatyczne foldery per NIP i miesiac |
Pełne porównanie znajdziesz w cenniku. Plan Biuro obejmuje też nieograniczona liczbe faktur, eksport do Excela, CSV oraz Arkuszy Google – wszystko z jednego panelu dla wszystkich NIP-ów.
Przy 20 klientach i stawce 100 zł/h za prace biurową: 2–3 dni zaoszczenone = 1 600–3 600 zł. Plan Biuro kosztuje 347 zł. Różnica trafia z powrotem do biura już w pierwszym miesiacu.
Kto korzysta z archiwum PDF na Drive
Automatyczne archiwum na Google Drive przydaje sie wszędzie tam, gdzie jest wielu klientów lub wiele NIP-ów i potrzeba szybkiego dostep do dokumentów bez logowania do KSeF.
- Biura rachunkowe (10–20 klientów) – obsługa wszystkich NIP-ów z jednego panelu, archiwum na wspólnym Drive, udostepnianie folderów klientom.
- Grupy kapitałowe – kilka spółek pod jednym kontem, foldery per NIP, jeden point-of-truth dla całej grupy.
- Firmy z oddziałami – każdy oddział ma własny NIP, faktury trafiają do jednego archiwum z podziałem per jednostka.
- Doradcy podatkowi – szybki dostep do dokumentów klientów bez potrzeby logowania do KSeF i klikania po portalu MF.
Jeśli korzystasz rowniez z eksportu do Arkuszy Google, masz kompletny obieg dokumentów: rejestr faktur z kwotami w arkuszu i archiwum PDF na Drive – połączone, zsynchronizowane i bez ręcznej pracy.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie. Automatyczny eksport i archiwizacja PDF na Google Drive to funkcja wyłącznie planu Biuro (347 zł/msc, do 20 NIP-ów). W planach Solo, Firma i Grupa dostepne są Arkusze Google oraz eksport do pliku Excel lub CSV.
Pierwsze pobranie obejmuje ostatnie 90 dni. KSeF ogranicza pojedyncze zapytanie do 3 miesiecy, więc to okno pobieramy automatycznie w paczkach. Starsze faktury pozostają w KSeF (Ministerstwo Finansów przechowuje je przez 10 lat) i można je pobrać z portalu po numerze KSeF.
W planie Biuro synchronizacja odbywa sie co 15 minut. Nowa faktura, która wpłynela do KSeF, powinna pojawic sie na Dysku Google w ciagu 15–30 minut od jej wygenerowania przez wystawce.
PDF generowany jest na podstawie danych z faktury FA(3) pobranej z KSeF i zawiera wszystkie pola dokumentu. Oryginałem prawnym jest plik XML w KSeF – PDF to czytelna reprezentacja do pracy i archiwizacji.
Gdy plan wygaśnie lub płatność sie nie powiedzie, synchronizacja zostaje wstrzymana. Na Drive i w każdej skonfigurowanej zakładce Arkuszy Google pojawi sie ostrzeżenie o wstrzymaniu. Po odnowieniu planu sync wznawia sie automatycznie i nadrabia brakujace faktury.
Tak. Folder danego NIP-u na Dysku Google możesz udostepnic bezposrednio klientowi, nadając mu uprawnienie podglądu. Klient widzi swoje faktury za każdy miesiac bez potrzeby logowania do KSeF Import ani do portalu MF.
Doradczyni biur rachunkowych. Wspiera obsługę wielu NIP-ów w KSeF i przygotowanie danych z faktur pod programy księgowe.