Jak automatycznie zapisywać faktury z KSeF na Dysku Google?
Podłącz Google Drive w panelu KSeF Import przez jednorazową autoryzację OAuth, a aplikacja sama stworzy foldery w strukturze NIP / Rok-Miesiąc i zapisze tam każdą nową fakturę jako PDF po synchronizacji. Nie musisz niczego pobierać ani sortować ręcznie – wystarczy skonfigurować raz, a archiwum prowadzi się samo. Dostęp do plików masz z każdego urządzenia przez Dysk Google.
- Podłączenie Google Drive to jednorazowa autoryzacja OAuth – klikasz, logujesz się, gotowe.
-
Aplikacja tworzy foldery automatycznie:
KSeF Import / NIP / RRRR-MM / faktura.pdf– nie musisz niczego zakładać. - Każdy NIP ma osobne drzewo folderów; przy wielu NIP-ach każdy jest izolowany.
- W arkuszu Google Sheets pojawia się klikalny link do PDF-a na Drive – dane i wizualizacja połączone jednym kliknięciem.
- Limit API KSeF (~60 faktur/h dla jednego NIP) jest respektowany automatycznie; żadna faktura nie przepada.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEPrzy 100 fakturach miesięcznie ręczne wejście do KSeF, pobranie, nazwanie i posortowanie pliku do właściwego folderu zajmuje kilka godzin. Błędy w nazwie albo złe miejsce zapisu sprawiają, że faktura ginie w chaosie.
KSeF Import generuje PDF z każdej zsynchronizowanej faktury i zapisuje go w strukturze folderów per NIP i miesiąc na Twoim Dysku Google – bez żadnej ręcznej pracy z Twojej strony.
Konfiguracja raz, potem zero pracy. Faktury są gotowe w Google Drive, możesz je otworzyć na telefonie, laptopie lub udostępnić księgowej – bez wysyłania maili z załącznikami.
Dlaczego portal KSeF nie wystarczy do archiwizacji
Krajowy System e-Faktur to rejestr – przechowuje faktury w formacie XML przez 10 lat, ale nie ma eksportu zbiorczego do PDF ani automatycznej synchronizacji z chmurą. Za każdym razem, gdy potrzebujesz pliku, logujesz się, wyszukujesz dokument i pobierasz go ręcznie.
W praktyce, przy kilkudziesięciu fakturach miesięcznie, oznacza to:
- kilkadziesiąt wejść na portal miesięcznie, za każdym razem z certyfikatem,
- ręczne tworzenie folderów per miesiąc i per NIP,
- ryzyko złego nazewnictwa pliku (FA_1234.pdf – którego NIP-u?),
- niemożność szybkiego udostępnienia faktury bez wcześniejszego jej pobrania.
Jak działa automatyczny zapis na Dysk Google
Po jednorazowej konfiguracji cały przepływ odbywa się bez Twojego udziału: synchronizacja z KSeF, generowanie PDF i zapis na Drive.
-
1
Połącz Google Drive
W panelu przejdź do zakładki Dysk Google PDFy i kliknij „Połącz Google Drive". Pojawi się standardowy ekran OAuth Google – logujesz się i dajesz zgodę. Dostęp jest ograniczony tylko do wskazanego folderu, nie do całego Drive. Zajmuje to ok. 30 sekund.
-
2
System synchronizuje faktury z KSeF
KSeF Import pobiera nowe faktury z API KSeF zgodnie z harmonogramem planu Biuro (co 15 minut). Limit API KSeF wynosi ok. 60 faktur na godzinę dla jednego NIP – system respektuje go automatycznie i dociąga resztę partiami w tle.
-
3
PDF generuje się automatycznie
Z każdego pobranego XML-a w schemacie FA(3) aplikacja generuje PDF z pełnymi danymi faktury – numer KSeF, strony, pozycje, kwoty, kod QR SHA-256. Plik nazywa się wg wzorca
FV-RRRR-MM-NUMER_KONTRAHENT.pdf. -
4
Plik trafia do właściwego folderu
Aplikacja tworzy (lub reużywa istniejący) folder według struktury
KSeF Import / NIP / RRRR-MM /i zapisuje tam PDF. Jeśli obsługujesz wiele NIP-ów, każdy ma własną gałąź drzewa.
Autoryzacja OAuth jest jednorazowa i ograniczona zakresem: KSeF Import otrzymuje dostęp tylko do wybranego folderu na Drive, a nie do całego konta Google. Certyfikat KSeF przechowujemy szyfrowany AES-256-GCM kluczem generowanym osobno per użytkownik, na serwerach w Unii Europejskiej (OVH).
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Struktura folderów – porządek, którego nie musisz tworzyć
Kluczowa różnica między „wrzuceniem pliku na dysk" a prawdziwym archiwum to hierarchia folderów. KSeF Import tworzy ją automatycznie – nie musisz zakładać żadnego folderu ręcznie.
| Poziom | Przykład | Tworzony przez |
|---|---|---|
| Główny folder | KSeF Import | aplikacja, jednorazowo |
| NIP firmy | 5213456789 | aplikacja, przy pierwszej fakturze z NIP |
| Rok i miesiąc | 2026-04 | aplikacja, co nowy miesiąc |
| Plik PDF | FV-2026-04-0201_SERWIS-ABC.pdf | aplikacja, po każdej synchronizacji |
Każdy NIP ma osobne drzewo. Jeśli obsługujesz 3 NIP-y, na Drive zobaczysz trzy rozdzielne gałęzie – bez mieszania dokumentów różnych firm. Foldery miesięczne pojawiają się automatycznie, gdy zaczyna się nowy miesiąc.
Możesz udostępnić konkretny podfolder (np. folder danego NIP) bez ujawniania reszty archiwum. Księgowa widzi tylko to, co potrzebuje – bez konieczności wysyłania plików mailem.
Co zawiera każdy PDF i link w Google Sheets
Każdy wygenerowany PDF to wizualizacja pełnych danych z XML-a KSeF – wszystkie pola schematu FA(3), nie tylko nagłówek.
- Numer faktury i numer KSeF (kod QR SHA-256 do weryfikacji autentyczności),
- pełne dane sprzedawcy i nabywcy (firma, NIP, adres),
- wszystkie pozycje z ilościami, cenami, stawkami VAT (obsługa brutto i netto),
- podsumowanie netto / VAT / brutto, termin płatności, numer konta,
- dane korekt (dla faktur korygujących: numer faktury pierwotnej, przyczyna, kwoty przed/po).
Jeśli korzystasz też z eksportu faktur do Google Sheets, w arkuszu pojawia się dodatkowa kolumna z klikalnym linkiem do PDF-a na Drive. Dane liczbowe w arkuszu, wizualizacja PDF jednym kliknięciem – bez przełączania systemów.
PDF dla faktur walutowych (EUR, USD) zawiera oryginalną kwotę w walucie oraz równowartość w PLN po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego datę wystawienia – zgodnie z wymogami FA(3).
Harmonogram synchronizacji – kiedy faktury trafiają na Drive
Automatyczny zapis PDF na Dysk Google to funkcja planu Biuro – przeznaczonego dla biur rachunkowych i firm obsługujących wiele NIP-ów. W tym planie KSeF Import sprawdza KSeF co 15 minut, więc nowa faktura trafia do folderu na Drive niemal od ręki. Pozostałe plany oferują eksport danych do arkuszy i plików.
| Plan | Cena | Eksport danych | Google Drive PDF | Sync |
|---|---|---|---|---|
| Solo | 9 zł/mies. | Arkusze Google | – | co 24 h |
| Firma | 47 zł/mies. | Arkusze, Excel, CSV, PDF | – | co 6 h |
| Grupa | 97 zł/mies. | Arkusze, Excel, CSV, PDF | – | co 2 h |
| Biuro | 347 zł/mies. | Arkusze, Excel, CSV, PDF | Tak | co 15 min |
Automatyczny backup na Dysk Google jest częścią planu Biuro (347 zł/mies., 20 NIP-ów, synchronizacja co 15 minut). Plany Solo, Firma i Grupa oferują eksport do Arkuszy Google, a od planu Firma także do Excela i CSV. Pełne zestawienie funkcji i limitów znajdziesz w cenniku.
Przy pierwszym uruchomieniu KSeF Import sięga 90 dni wstecz i pobiera wszystkie faktury partiami (limit API KSeF: ok. 60 faktur/h dla jednego NIP). PDF-y na Drive pojawiają się stopniowo. Pasek postępu w panelu pokazuje, ile zostało do dociągnięcia.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Automatyczny zapis PDF na Dysk Google jest funkcją planu Biuro (347 zł miesięcznie: 20 NIP-ów, synchronizacja co 15 minut). Plany Solo, Firma i Grupa oferują eksport do Arkuszy Google, a od planu Firma także do Excela i CSV.
Nie. Autoryzacja OAuth jest ograniczona tylko do folderu wybranego podczas konfiguracji. KSeF Import nie widzi innych plików ani folderów na Twoim koncie Google.
Przy pierwszym połączeniu z Drive aplikacja synchronizuje historię sięgającą 90 dni wstecz i generuje PDF-y dla wszystkich już pobranych faktur. Pliki pojawiają się stopniowo, zgodnie z limitem API KSeF.
PDF to wizualizacja danych z XML-a KSeF. Oryginałem i dokumentem podatkowym jest XML przechowywany przez Ministerstwo Finansów w KSeF przez 10 lat. PDF zawiera kod QR SHA-256, który pozwala zweryfikować autentyczność, ale na potrzeby kontroli skarbowej zawsze można wskazać numer KSeF i pobrać oryginał z systemu MF.
W panelu możesz w każdej chwili odłączyć stare konto i połączyć inne. Wcześniej zapisane pliki zostają na starym Drive; nowe faktury trafiają do nowego folderu na nowym koncie.
W planie Biuro KSeF Import sprawdza KSeF co 15 minut, więc nowa faktura trafia na Dysk Google zwykle w ciągu kilkunastu minut od pojawienia się w systemie. Czas obejmuje synchronizację z KSeF, wygenerowanie PDF i zapis na Drive.
Specjalistka ds. KSeF w zespole redakcyjnym KSeF Import. Pisze o eksporcie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur do arkuszy i rozliczaniu kosztów.