Jak biuro rachunkowe odbiera faktury z KSeF za klienta bez programu księgowego?
Klient jednorazowo generuje certyfikat autoryzacyjny KSeF (plik .p12) i przekazuje go biuru. Biuro wgrywa certyfikat do KSeF Import, a system automatycznie pobiera faktury zakupowe i sprzedażowe klienta – bez żadnej akcji po stronie klienta. Dane trafiają do Arkuszy Google (każdy plan), Excela lub CSV (plan Firma i wyżej). Pierwsze pobranie obejmuje ostatnie 90 dni; potem każda nowa faktura dochodzi automatycznie.
- Klient JDG nic nie instaluje i nie loguje się do KSeF – wystarczy jednorazowe przekazanie certyfikatu biuru.
-
Biuro dodaje NIP klienta w panelu, wgrywa plik
.p12i ustawia harmonogram – resztę robi system w tle. - Pierwsze pobranie obejmuje ostatnie 90 dni; kolejne faktury dochodzą automatycznie wg harmonogramu.
- Eksport do Arkuszy Google dostępny w każdym planie; Excel i CSV od planu Firma (biura zazwyczaj na Grupie lub Biurze – mają je wszystkie).
- Certyfikat szyfrowany AES-256-GCM kluczem per użytkownik, serwery UE (OVH) – klient może go unieważnić w każdej chwili.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEDo tej pory klient fotografował papierowe faktury i wysyłał je WhatsAppem. Od KSeF papier znika – oryginał jest w systemie MF, ale klient nie zamierza się logować do portalu ani instalować oprogramowania.
KSeF Import używa certyfikatu autoryzacyjnego klienta, żeby połączyć się z API KSeF i pobrać jego faktury – zamiast klienta. Biuro konfiguruje to raz; system działa w tle bez żadnej akcji klienta.
Zamiast zdjęć na WhatsAppie i nerwowych rozmów pod koniec miesiąca biuro otwiera arkusz i ma kompletne, bezbłędne dane prosto z KSeF – gotowe do zaksięgowania.
Stary obieg faktur przestał działać
Typowy klient JDG w biurze rachunkowym – fryzjer, mechanik, fotograf, grafik freelancer – nie ma programu do fakturowania i nie planuje go kupować. Przez lata działał schemat: papierowa faktura → zdjęcie telefonem → WhatsApp do biura → ręczne przepisanie danych. Nieefektywny, ale znany.
Z chwilą wejścia obowiązkowego KSeF ten schemat się posypał:
- Papier traci moc prawną – faktura w KSeF jest oryginałem; kopia papierowa to tylko wizualizacja.
- Zdjęcia nic nie dają – biuro potrzebuje numeru KSeF, daty wpływu i pewności, że ma komplet. Zdjęcie z WhatsAppa tego nie zapewnia.
- Klient nie zaloguje się do KSeF – portal wymaga Profilu Zaufanego lub certyfikatu kwalifikowanego; dla JDG-fryzjera to bariera nie do przeskoczenia na co dzień.
- Biuro nie ma dostępu do KSeF klienta – żeby pobrać faktury dla danego NIP, trzeba mieć certyfikat autoryzacyjny tego NIP-u.
Klient nie chce się logować, biuro nie ma dostępu, a faktury leżą w KSeF i nikt ich nie pobiera. Koniec miesiąca = seria telefonów i stres po obu stronach.
Rozwiązanie: certyfikat klienta w rękach biura
Klient jednorazowo loguje się do portalu KSeF (przez Profil Zaufany lub e-Dowód), generuje certyfikat autoryzacyjny dla swojego NIP-u i pobiera plik .p12 z hasłem. Plik przekazuje biuru – najlepiej przez zaszyfrowanego maila lub na spotkaniu. To jednorazowa czynność, trwająca ok. 5–10 minut.
Biuro wgrywa certyfikat do KSeF Import. Od tej chwili system pobiera faktury klienta automatycznie – w tle, bez udziału klienta.
-
1
Klient generuje certyfikat
Klient loguje się do portalu KSeF (jednorazowo) i pobiera plik
.p12z hasłem. Biuro może przeprowadzić go przez ten krok telefonicznie lub przez udostępnianie ekranu – to ok. 10 minut. -
2
Biuro dodaje NIP w panelu
W KSeF Import biuro dodaje nowy NIP (NIP klienta), wgrywa plik
.p12i podaje hasło. System wykonuje 3-stopniową walidację: weryfikuje plik, sprawdza uwierzytelnienie w KSeF i potwierdza uprawnienie do odczytu faktur. -
3
Konfiguracja eksportu
Biuro ustawia format docelowy – Arkusze Google, Excel (
.xlsx) lub CSV – oraz harmonogram synchronizacji. Na planie Grupa co 2 h, Biuro co 15 min. -
4
Pierwsze pobranie
System pobiera faktury z ostatnich 90 dni. Przy limicie API KSeF (~60 faktur/h na NIP) większy pakiet dociąga się partiami w tle – biuro nie musi pilnować postępu.
-
5
Automatyczny sync
Każda nowa faktura klienta pojawia się w arkuszu automatycznie wg ustawionego harmonogramu. Klient nic nie robi – biuro otwiera arkusz i ma aktualne dane.
Przy pierwszym dużym pobraniu zostaw synchronizację na noc. Rano masz komplet faktur z ostatnich 90 dni – bez ręcznego ponawiania. Kolejne faktury dochodzą już automatycznie.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Jakie dane biuro otrzymuje w arkuszu
Po skonfigurowaniu KSeF Import biuro ma w arkuszu komplet danych prosto z XML-a FA(3) – bez przepisywania, bez ryzyka literówki. Każda faktura to jeden wiersz z gotowymi polami:
| Pole | Skąd pochodzi | Przydatność w biurze |
|---|---|---|
| Numer KSeF | Nadawany przez KSeF | Dedup, uzgodnienie z JPK_V7 |
| Numer faktury | Struktura FA(3) | Numeracja wewnętrzna wystawcy |
| Data wystawienia / sprzedaży | Struktura FA(3) | Ujęcie w odpowiednim okresie |
| NIP i nazwa sprzedawcy | Struktura FA(3) | Powiązanie z kontrahentem |
| Netto / VAT / Brutto | Struktura FA(3) | Rozksiegowanie, odliczenie VAT |
| Stawki VAT | Struktura FA(3) | Rozbicie na 23 / 8 / 0 / zw |
| MPP | Struktura FA(3) | Oznaczenie split payment |
| GTU | Struktura FA(3) | Grupowe oznaczenia towarowo-uslugowe |
Numer KSeF przy każdej fakturze jest szczególnie cenny przy uzgadnianiu z JPK_V7 – pozwala jednoznacznie dopasować dokument bez szukania po nazwie kontrahenta.
Eksport do Arkuszy Google, Excela lub CSV
KSeF Import obsługuje kilka formatów wyjściowych – biuro wybiera to, co pasuje do jego workflow:
| Format | Dostępny od planu | Kiedy wybrać |
|---|---|---|
| Arkusze Google | Solo (każdy plan) | Zdalny dostep, wspoldzielenie z klientem, automatyczna aktualizacja |
| Excel (.xlsx) | Firma | Import do Optimy, Symfonii, enova365 lub Insert GT |
| CSV | Firma | Elastyczny import do dowolnego programu ksiegowego |
| Google Drive PDF | Biuro | Archiwizacja PDF wszystkich faktur klienta w jednym folderze Drive |
Biura rachunkowe działają zazwyczaj na planie Grupa (5 NIP-ów, 97 zł/msc) lub Biuro (20 NIP-ów, 347 zł/msc). Oba mają dostęp do Excela i CSV, więc import do polskich programów księgowych jest możliwy od razu.
Plan Biuro (347 zł) obsługuje do 20 NIP-ów – to niecałe 18 zł za klienta miesięcznie. Pełne zestawienie planów i limitów znajdziesz w cenniku.
Bezpieczenstwo certyfikatu klienta
Certyfikat autoryzacyjny KSeF daje dostęp do odczytu faktur – nie pozwala ich wystawiać ani modyfikować. Przekazanie go biuru jest analogiczne do przekazania dostępu do dokumentów księgowych, co biura robią od lat. W KSeF Import certyfikat jest chroniony wielowarstwowo:
- Szyfrowanie AES-256-GCM – klucz generowany osobno dla każdego użytkownika (HKDF), przechowywany oddzielnie od zaszyfrowanych danych.
- Serwery w Unii Europejskiej – infrastruktura OVH; dane nie opuszczają obszaru UE.
- 3-stopniowa walidacja przy uploadzie – system weryfikuje plik, uwierzytelnienie w KSeF i uprawnienie do odczytu faktur zanim cokolwiek zapisze.
- Izolacja danych per konto – każde konto w KSeF Import widzi tylko swoje NIP-y i certyfikaty.
- Klient kontroluje dostep – w każdej chwili może unieważnić certyfikat w portalu KSeF; biuro traci dostęp natychmiast.
Przygotuj krótki PDF lub instrukcję (3–4 kroki): zaloguj się do portalu KSeF → Ustawienia → Certyfikaty → Pobierz plik .p12. Większość klientów przejdzie przez to w 10 minut przy pomocy biura przez telefon lub zdalny podgląd ekranu.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie. Klient generuje certyfikat jednorazowo w portalu KSeF (przez Profil Zaufany lub e-Dowód) i przekazuje plik .p12 biuru. Potem nic nie robi – faktury pobierane są automatycznie przez KSeF Import bez jego udziału.
Pierwsze pobranie obejmuje ostatnie 90 dni. Czas zalezy od liczby faktur i limitu API KSeF, ktory udostepnia okolo 60 faktur na godzine dla jednego NIP. Mniejsza liczbe faktur masz w kilkanascie minut; wiekszy pakiet dociaga sie partiami w tle, wiec biuro nie musi czekac przed ekranem.
Kazdy NIP dodajesz osobno z wlasnym certyfikatem. Plan Grupa obsluguje do 5 NIP-ow (99 zl/msc), plan Biuro do 20 NIP-ow (299 zl/msc). Wszystkie NIP-y sa widoczne w jednym panelu – bez logowania do odrebnych kont.
Tak. Certyfikat jest szyfrowany algorytmem AES-256-GCM kluczem generowanym osobno dla kazdego uzytkownika i przechowywany na serwerach w Unii Europejskiej (OVH). System wykonuje 3-stopniowa walidacje przy uploadzie. Klient moze uniewnaznic certyfikat w portalu KSeF w kazdej chwili.
Arkusze Google dostepne sa w kazdym planie. Excel (.xlsx) i CSV dostepne od planu Firma – biura dzialajace na Grupie lub Biurze maja oba te formaty. Google Drive PDF dostepny wylacznie w planie Biuro. Eksport do Excela lub CSV umozliwia import do Optimy, Symfonii, enova365 i Insert GT.
Tak. W panelu KSeF Import mozesz przegladac faktury online, filtrowac po dacie, kontrahencie i typie. Podglad faktury (w planie Firma i wyzej) pokazuje szczegoly w przegladarce bez potrzeby sciagania pliku.
Doradczyni biur rachunkowych. Wspiera obsługę wielu NIP-ów w KSeF i przygotowanie danych z faktur pod programy księgowe.