Jak przygotować paczkę przelewów z faktur KSeF?
KSeF Import pobiera z każdej faktury FA(3) numer rachunku bankowego (IBAN), kwotę brutto, kwotę VAT i termin płatności, a następnie zapisuje te dane do arkusza Google Sheets lub pliku Excel. Z gotowego arkusza Ty generujesz plik przelewów w formacie swojego banku (CSV, Elixir-0, ISO 20022) i importujesz go do bankowości elektronicznej. Zatwierdzenie przelewów należy do Ciebie – KSeF Import nie inicjuje ani nie wykonuje płatności i nie ma dostępu do Twojego konta bankowego.
- KSeF Import dostarcza dane do przelewu (IBAN, kwota, tytuł, MPP) pobrane wprost ze schematu FA(3) – zero ręcznego przepisywania.
- Generujesz plik przelewów (CSV / Elixir-0 / ISO 20022) samodzielnie w arkuszu lub prostym skrypcie i importujesz go do banku.
- KSeF Import nie loguje się do banku, nie inicjuje i nie zatwierdza przelewów – kontrola i autoryzacja 2FA zawsze po Twojej stronie.
-
Obsługa flagi MPP (
P_18A) z faktury – osobna paczka dla split payment generowana automatycznie. - Eksport do CSV/Excel wymaga planu Firma lub wyższego; Solo – tylko Arkusze Google.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEPrzy 80 fakturach kosztowych miesięcznie przygotowanie przelewów to 4–8 godzin pracy tygodniowo: otwierasz fakturę, kopiujesz IBAN, wpisujesz kwotę, zaznaczasz MPP. Jedna literówka w numerze rachunku i przelew trafia na obce konto.
KSeF Import wyciąga pole NrRachunku, TerminPlatnosci, kwotę brutto i flagę MPP z każdej faktury i zapisuje do arkusza. Jeden wiersz w arkuszu = komplet danych do jednego przelewu – bez warstwy manualnej.
Zamiast wielogodzinnego sesji w bankowości importujesz jeden plik, przeglądasz sumę kontrolną i zatwierdzasz 2FA. Dla 50 faktur – ok. 10 minut zamiast kilku godzin.
Dlaczego przygotowanie przelewów zajmuje tyle czasu
Firma z 80 fakturami kosztowymi miesięcznie i 15 różnymi dostawcami. Typowy wtorek, kiedy księgowa ma „zrobić przelewy": loguje się do banku, otwiera nowy przelew, wpisuje 26-cyfrowy numer rachunku skopiowany z faktury, sprawdza sumę kontrolną, wpisuje nazwę odbiorcy, kwotę i tytuł. Powtarza to dwadzieścia razy. Dla faktur z flagą MPP – dodatkowo zaznacza mechanizm podzielonej płatności i wpisuje kwotę VAT osobno.
- 26-cyfrowy IBAN – jeden zły znak i przelew trafia na konto obcej osoby, bezpowrotnie.
- Kwota VAT przy MPP – pomylenie wysokości grozi 30-procentową sankcją.
- Termin płatności – śledzony ręcznie w kalendarzu lub notatniku, łatwo przegapić.
- Czas: 4–8 godzin tygodniowo przy 50 fakturach; biuro rachunkowe obsługujące 20 klientów – nawet 60 godzin miesięcznie.
Schemat FA(3) zawiera wszystkie te dane w ustrukturyzowanej formie: pole NrRachunku (IBAN dostawcy), TerminPlatnosci, kwotę brutto i VAT oraz znacznik P_18A (MPP). Problem polega wyłącznie na tym, że nikt ich stamtąd nie wyciąga automatycznie do banku.
Co KSeF Import wyciąga ze schematu FA(3)
Każda faktura w KSeF jest XMLem w schemacie FA(3). KSeF Import parsuje go i zapisuje poniższe pola do arkusza – to komplet danych do wygenerowania przelewu:
| Pole w FA(3) | Znaczenie | Zastosowanie w przelewie |
|---|---|---|
| NrRachunku | IBAN dostawcy (PL + 24 cyfry) | Numer rachunku odbiorcy |
| NazwaBanku | Nazwa banku dostawcy | Informacja pomocnicza |
| TerminPlatnosci | Data wymagalności | Sortowanie według pilności |
| Wartosc (brutto) | Kwota brutto do zapłaty | Kwota przelewu |
| P_18A | Flaga MPP (split payment) | Typ przelewu: MPP lub zwykły |
| Kwota VAT | Wartość VAT (dla MPP) | Rozbicie na rachunek VAT |
| NrFaktury | Numer faktury wystawcy | Tytuł przelewu |
| NIP i nazwa sprzedawcy | Pełne dane odbiorcy | Weryfikacja tożsamości |
Pole NrRachunku jest opcjonalne w FA(3). Jeśli kontrahent pominął je na fakturze, w arkuszu pojawi się pusta komórka. W takiej sytuacji warto prowadzić własny słownik NIP → IBAN i uzupełniać brakujące rachunki formułą VLOOKUP po numerze NIP sprzedawcy.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Pipeline: KSeF → arkusz → plik przelewów → bank
Cały proces ma sześć kroków. KSeF Import obsługuje trzy pierwsze automatycznie; pozostałe wykonujesz samodzielnie w kilka minut.
-
1
Wgraj certyfikat i uruchom sync
W panelu KSeF Import wgraj plik
.p12lub.pfxz portalu KSeF. Certyfikat szyfrujemy AES-256-GCM kluczem generowanym osobno dla każdego użytkownika i przechowujemy na serwerach w Unii Europejskiej (OVH). Pierwsze pobranie obejmuje ostatnie 90 dni; potem każda nowa faktura dochodzi automatycznie. -
2
Dane trafiają do arkusza
Faktury z KSeF lądują w Arkuszach Google lub pliku Excel (plan Firma+) z kolumnami: numer KSeF, kontrahent, NIP, IBAN, termin, netto, VAT, brutto, MPP, GTU. Eksport jest aktualny po każdej synchronizacji – 24 h (Solo), 6 h (Firma), 2 h (Grupa) lub 15 min (Biuro).
-
3
Odfiltruj faktury do zapłaty
W arkuszu tworzysz zakładkę DoZaplaty z formułą filtrującą faktury z terminem w ciągu 7 dni i statusem innym niż „ZAPŁACONE". To Twoja cotygodniowa lista robocza.
-
4
Wygeneruj plik przelewów
Jeden klik w skrypcie Google Apps Script (albo makro Excel VBA) – skrypt czyta dane z zakładki DoZaplaty i zapisuje plik w formacie Twojego banku: CSV dla mBank/ING/Santander, Elixir-0 dla PKO BP/Pekao/Alior lub ISO 20022 dla klientów korporacyjnych. Wkrótce KSeF Import wygeneruje paczkę przelewów do banku za Ciebie – bez skryptu.
-
5
Importuj paczkę w bankowości
Logujesz się do banku, w sekcji „Przelewy → Import paczki" wybierasz wygenerowany plik. Bank parsuje zawartość i pokazuje listę przelewów z kwotami. Sprawdzasz sumę i zatwierdzasz 2FA – całość 5–10 minut dla 50 faktur.
-
6
Oznacz faktury jako opłacone
Po realizacji przelewów możesz zaktualizować status faktur w arkuszu – ręcznie lub przez import wyciągu bankowego. Technika opisana szerzej w artykule o oznaczaniu faktur jako opłaconych.
KSeF Import nie loguje się do banku, nie inicjuje i nie zatwierdza przelewów. Aplikacja dostarcza dane (IBAN, kwoty, terminy) do arkusza – generację pliku przelewów i autoryzację 2FA wykonujesz Ty. Daje to pełną zgodność z PSD2/SCA i czysty ślad audytowy: każdy przelew jest świadomie autoryzowany przez człowieka.
Format paczki przelewów – który dla którego banku
Banki w Polsce obsługują kilka standardowych formatów importu. Wybierz ten, który akceptuje Twój bank:
| Format | Banki | Kiedy stosować |
|---|---|---|
| CSV prosty | mBank, ING, Santander, Millennium | Najprostszy – każdy bank ma własny układ kolumn, ale szablonu tworzysz raz |
| Elixir-0 (txt) | PKO BP, Pekao, BNP Paribas, Alior | Krajowy standard, polska konwencja pól rozdzielanych separatorem |
| ISO 20022 (XML) | Santander Corporate, Pekao (firmowy), BNP (duże firmy) | Międzynarodowy standard; warto dla wolumenów > 100 przelewów/mies. |
| MT103 (SWIFT) | Przelewy zagraniczne | Nie dotyczy płatności krajowych z faktur KSeF |
Pełny schemat paczki CSV pod mBank (przykład jednego wiersza):
"51 1140 2017 0000 4702 1234 5678";"Dostawca Sp. z o.o.";"3501,81";"PLN";"FV/03/2026/089";""
Dane pobrane wprost z pola NrRachunku, nazwy sprzedawcy i NrFaktury ze schematu FA(3) – bez przepisywania.
Faktury MPP – osobna paczka, oddzielny rachunek VAT
Faktury z obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności wymagają osobnej paczki. Schemat FA(3) udostępnia potrzebne dane: flagę P_18A (gdy "1" – MPP obowiązkowe) i kwotę VAT do rozbicia.
- Dwie kwoty w jednym przelewie: kwota netto trafia na rachunek rozliczeniowy, kwota VAT – na rachunek VAT dostawcy. Format CSV/Elixir musi mieć pole „typ przelewu" = MPP.
- Oddzielna paczka: większość banków zaleca odseparowanie przelewów MPP od zwykłych. Skrypt arkuszowy może generować dwa pliki jednym uruchomieniem.
- Kontrola wstępna: przed generacją sprawdź, czy wszystkie faktury MPP mają uzupełnione pole IBAN i kwotę VAT (puste komórki blokują import w banku).
- Próg MPP: od 15 000 zł brutto na jednej fakturze split payment jest obowiązkowy, jeśli towary/usługi są objęte załącznikiem 15 do ustawy o VAT.
Dodaj kolumnę w arkuszu z formułą: =IF(AND(E2>=15000, F2="1"), "MPP", "zwykły"), gdzie E = brutto, F = pole P_18A. Skrypt generujący paczki może potem automatycznie rozdzielać wiersze na dwa osobne pliki.
Bezpieczeństwo i oszczędność czasu
KSeF Import pobiera faktury z API KSeF Twoim certyfikatem. Certyfikat szyfrowany jest AES-256-GCM kluczem generowanym osobno per użytkownik (HKDF). Dane każdego klienta są izolowane według tenant_id. Aplikacja nie loguje się do banku – zakres jej działania to KSeF i eksport do Twojego arkusza lub pliku. Generacja paczki przelewów i autoryzacja 2FA zawsze należą do Ciebie.
| Scenariusz | Bez automatyzacji | Z KSeF Import + paczka |
|---|---|---|
| 20 faktur / tydzień | ~4 h | ~25 min |
| 50 faktur / tydzień | ~10 h | ~35 min |
| Biuro: 20 klientów × 30 faktur | ~60 h/mies. | ~6 h/mies. |
Dla firmy z 100–200 fakturami kosztowymi miesięcznie to odzyskanie 6–15 godzin pracy miesięcznie i eliminacja ryzyka błędnego IBAN-u. Chcesz pójść o krok dalej? Możesz zbudować workflow w Make.com, który co poniedziałek rano automatycznie generuje paczkę i wysyła ją mailem do księgowej.
Plan Solo obejmuje eksport tylko do Arkuszy Google. IBAN i inne dane z faktury masz dostępne w arkuszu – możesz odczytać je stamtąd i przygotować plik przelewów ręcznie. Eksport do CSV lub pliku Excel (gotowy do skryptu) dostępny jest od planu Firma wzwyż.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie. KSeF Import pobiera z faktur dane do przelewu (numer rachunku, kwotę, tytuł, flagę MPP) i zapisuje je do arkusza lub pliku. Plik przelewów generujesz samodzielnie (skrypt arkuszowy lub makro Excel), a następnie importujesz go do bankowości elektronicznej i zatwierdzasz swoim 2FA. KSeF Import nie loguje się do banku ani nie ma dostępu do Twojego konta.
Pole NrRachunku jest opcjonalne w schemacie FA(3). Jeśli dostawca go pominął, w arkuszu pojawi się pusta komórka. Warto prowadzić osobny słownik NIP do IBAN i uzupełniać brakujące rachunki formułą VLOOKUP po numerze NIP sprzedawcy. Przy następnej fakturze tego samego dostawcy rachunek będzie już uzupełniony automatycznie.
Schemat FA(3) zawiera flagę P_18A oznaczającą obowiązkowy split payment oraz kwotę VAT. KSeF Import przenosi oba pola do arkusza. Dodaj kolumnę TypPrzelewu z formułą IF i podziel wiersze na dwie osobne paczki – zwykłą i MPP. Większość banków wymaga osobnego importu dla płatności split payment.
Format CSV akceptują mBank, ING, Santander i Millennium. Elixir-0 obsługują PKO BP, Pekao, BNP Paribas i Alior. ISO 20022 stosują klienci korporacyjni Santandera i Pekao. Konkretny układ kolumn CSV lub pól Elixir sprawdź w instrukcji importu swojego banku – raz skonfigurowany szablon działa dla każdej paczki.
Eksport do pliku CSV lub Excel (.xlsx) jest dostępny od planu Firma wzwyż. Plan Solo obejmuje wyłącznie eksport do Arkuszy Google, z których również możesz odczytać numery rachunków i kwoty. Siedmiodniowy okres próbny daje pełny dostęp do limitów planu Biuro, więc od pierwszego dnia możesz testować eksport do CSV i Excel bez ograniczeń.
Pierwsze pobranie obejmuje ostatnie 90 dni. Starsze faktury pozostają w KSeF (Ministerstwo Finansów przechowuje je przez 10 lat) i możesz je pobrać z portalu KSeF po numerze KSeF widocznym w pierwszej kolumnie arkusza. Po założeniu konta kolejne nowe faktury dochodzą automatycznie i archiwum rośnie w przód.
Inżynier integracji KSeF. Odpowiada za połączenia z API Krajowego Systemu e-Faktur, automatyzacje i parsowanie struktury logicznej FA(3).