Czy Make.com może pobierać faktury z KSeF?
Make.com nie ma natywnego konektora KSeF – żadna platforma no-code go nie ma. Powód jest techniczny: KSeF wymaga certyfikatu .p12, podpisu cyfrowego XAdES i szyfrowania sesji AES, czego Make.com nie obsługuje. Rozwiązanie to most przez Google Sheets: KSeF Import obsługuje kryptografię i pobiera faktury do arkusza, a Make.com czyta nowe wiersze modułem Watch Rows i uruchamia dowolny scenariusz – Slack, Gmail, Notion, CRM.
- Make.com, Zapier i n8n nie mają konektora KSeF – to ograniczenie techniczne, nie przeoczenie.
-
KSeF Import jako middleware obsługuje certyfikat
.p12, podpis XAdES, limity API i parsowanie XML FA(3), eksportując faktury do Google Sheets. - Make.com czyta arkusz modułem Google Sheets: Watch Rows i odpala scenariusz przy każdej nowej fakturze.
- Cała konfiguracja zajmuje ~15 minut; Google Sheets jest dostępny już w planie Solo.
- Tokeny autoryzacyjne KSeF wygasają 31.12.2026 – od 2027 jedyną metodą jest certyfikat.
- Make to jedna z wielu integracji z KSeF – ten sam most zasila też Airtable, Notion, Zapier i n8n.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEKSeF to nie zwykłe REST API z tokenem. Wymaga certyfikatu kwalifikowanego, podpisu XAdES i szyfrowania AES sesji – to kryptografia poza zasięgiem platform no-code. Firmy kończą na ręcznym pobieraniu faktur z portalu MF i wklejaniu ich do systemów.
KSeF Import przejmuje całą kryptografię i zarządzanie limitami API, a gotowe, sparsowane dane faktur wstawia do Google Sheets. Make.com czyta już z arkusza – natywnie, bez żadnej technicznej konfiguracji.
Nowa faktura w KSeF trafia do Slacka, Notion, Trello lub CRM w kilka minut – automatycznie, 24/7, bez logowania się do portalu KSeF i bez pisania kodu.
Dlaczego Make.com nie połączy się z KSeF bezpośrednio
Make.com (dawniej Integromat) to jedna z najpopularniejszych platform automatyzacji w Polsce. Łączy aplikacje bez kodu: nowe zamówienie w sklepie → powiadomienie na Slack, wiadomość Gmail → wiersz w arkuszu. Problem pojawia się, gdy chcesz podłączyć KSeF. Szukasz konektora w Make.com – nie ma. Sprawdzasz Zapier – nie ma. Próbujesz n8n – też nie. To nie przeoczenie, to ograniczenie techniczne.
KSeF to nie zwykłe REST API z kluczem API. Ministerstwo Finansów zaprojektowało system z myślą o bezpieczeństwie podatkowym, co oznacza kilka warstw kryptografii poza zasięgiem narzędzi no-code:
- Certyfikat .p12 – zamiast prostego tokena KSeF wymaga certyfikatu kwalifikowanego lub autoryzacyjnego w formacie PKCS#12 z kluczem prywatnym chronionym hasłem. Make.com nie obsługuje tego uwierzytelniania.
- Podpis cyfrowy XAdES – każde żądanie autoryzacyjne musi być podpisane w standardzie XML Advanced Electronic Signatures z kanonizacją i transformacjami XML. Żadna platforma no-code nie generuje takich podpisów.
- Szyfrowanie AES sesji – token sesji KSeF jest szyfrowany kluczem publicznym z certyfikatu; odszyfrowanie wymaga klucza prywatnego. Make.com nie ma modułu do operacji kryptograficznych na tym poziomie.
- Limity API i kolejkowanie – KSeF udostępnia ok. 20 zapytań o metadane faktur na godzinę. Przy większej liczbie faktur potrzebne jest zarządzanie kolejką, ponowne próby i opóźnienia. W Make.com to skomplikowana logika.
- Odpowiedź w XML FA(3) – faktury z KSeF to kilkadziesiąt pól zagnieżdżonych w złożonej strukturze XML z przestrzeniami nazw. Parsowanie tego w Make.com byłoby niepraktyczne.
Tokeny autoryzacyjne KSeF (prostsze w konfiguracji) przestają działać z końcem 2026 roku. Od 2027 jedyną metodą autentykacji jest certyfikat .p12. Automatyzacje oparte na tokenach trzeba będzie przebudować. Certyfikat od początku to jedyna przyszłościowa droga.
Rozwiązanie: KSeF Import jako middleware
Skoro Make.com nie może połączyć się z KSeF bezpośrednio, potrzebujesz warstwy pośredniej – middleware, który obsłuży kryptografię i limity API, a wynik wyśle do miejsca, z którego Make.com potrafi czytać dane natywnie. Tym miejscem jest Google Sheets.
-
1
KSeF → KSeF Import
KSeF Import loguje się do KSeF Twoim certyfikatem
.p12, obsługuje podpis XAdES i szyfrowanie sesji AES, zarządza limitami API (~60 faktur/h na NIP) i parsuje każdy XML FA(3) na czytelne pola. -
2
KSeF Import → Google Sheets
Sparsowane dane – numer KSeF, daty, NIP-y, netto/VAT/brutto, stawki, waluta, MPP, GTU – trafiają automatycznie do arkusza Google. Każda faktura to jeden wiersz.
-
3
Google Sheets → Make.com (Watch Rows)
Make.com sprawdza arkusz modułem Google Sheets: Watch Rows. Gdy pojawi się nowy wiersz (nowa faktura), scenariusz startuje automatycznie z danymi tej faktury.
-
4
Make.com → aplikacje docelowe
Dane z wiersza – numer faktury, kwota, nazwa sprzedawcy – trafiają do Slacka, Gmaila, Trello, Notion, CRM. Konfiguracja to przeciąganie pól myszką, bez kodu.
Google Sheets pełni tu rolę mostu między światem kryptografii KSeF a światem no-code. KSeF Import rozwiązuje trudną część – Ty budujesz automatyzacje w narzędziu, które już znasz. Eksport do Google Sheets jest dostępny już w planie Solo.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Konfiguracja krok po kroku
Całą konfigurację wykonujesz raz – potem automatyzacja działa 24/7 bez Twojego udziału.
-
1
Rejestracja i wgranie certyfikatu
Załóż konto na ksefimport.pl, wgraj plik
.p12lub.pfx– ten sam, którego używasz do logowania w portalu KSeF. Certyfikat szyfrujemy AES-256-GCM kluczem generowanym osobno dla każdego użytkownika i przechowujemy na serwerach w Unii Europejskiej (OVH). Zajmuje to 2 minuty. -
2
Konfiguracja eksportu do Google Sheets
W panelu przejdź do zakładki Eksporty, wybierz Google Sheets. Wskaż, które pola faktur mają trafiać do arkusza (numer KSeF, data, NIP, nazwa kontrahenta, kwoty, stawki VAT). Ustaw częstotliwość synchronizacji według swojego planu. System utworzy arkusz i zacznie go wypełniać.
-
3
Nowy scenariusz w Make.com
Zaloguj się do Make.com i utwórz nowy scenariusz. Jako trigger wybierz Google Sheets → Watch Rows. Wskaż arkusz utworzony przez KSeF Import – Make.com automatycznie rozpozna kolumny (numer faktury, data, kwota itp.).
-
4
Dodanie akcji
Dodaj moduł docelowy: Slack (Send Message), Gmail (Send Email), Trello (Create Card), Notion (Create Database Item) lub dowolny inny. Pola faktury przeciągasz myszką do odpowiednich miejsc w akcji.
-
5
Harmonogram i uruchomienie
Ustaw, jak często Make.com ma sprawdzać arkusz – co 15 minut lub co godzinę. Włącz scenariusz. Od teraz każda nowa faktura z KSeF automatycznie trafia do Twoich systemów.
Przy pierwszym, dużym pobraniu (ostatnie 90 dni) zostaw synchronizację na noc. API KSeF udostępnia ok. 60 faktur na godzinę dla jednego NIP. Zaległości dociągają się w tle – rano masz komplet i Make.com może zacząć reagować.
5 gotowych scenariuszy Make.com z fakturami KSeF
Nie musisz wymyślać zastosowań od zera. Każdy z poniższych scenariuszy to 2–3 moduły w Make.com – trigger (Watch Rows), opcjonalny filtr i akcja. Konfiguracja jednego zajmuje ok. 5 minut.
| Scenariusz | Trigger / filtr | Akcja |
|---|---|---|
| Nowa faktura → Slack | Watch Rows (każdy nowy wiersz) | Send Message z numerem, kwotą i sprzedawcą |
| Duża faktura → mail do dyrektora | Watch Rows + filtr kwota brutto > próg | Gmail: Send Email z prośbą o akceptację |
| Nowa faktura → baza Notion | Watch Rows (każdy nowy wiersz) | Notion: Create Database Item z kategoriami i statusem |
| Dzienny raport kosztów | Harmonogram 18:00 + agregacja z dnia | Gmail: zbiorczy mail z liczbą i sumą faktur |
| Faktura od NIP X → Trello | Watch Rows + filtr NIP sprzedawcy | Trello: Create Card na liście do weryfikacji |
Scenariusze możesz łączyć: jedna nowa faktura jednocześnie trafia na Slacka, do Notion i uruchamia powiadomienie mailowe, gdy przekracza próg kwotowy.
Google Sheets – jedyna integracja potrzebna do mostu Make.com – jest dostępna już w planie Solo. Excel, CSV, PDF i Google Drive wymagają planów wyższych (Firma+/Biuro). Szczegóły w cenniku.
Ile kosztuje automatyzacja KSeF + Make.com
Automatyzacja jest zaskakująco przystępna – Make.com ma plan darmowy, a cena KSeF Import zależy od liczby NIP-ów i częstotliwości synchronizacji.
| Składnik | Plan / wariant | Co obejmuje |
|---|---|---|
| KSeF Import | Solo | 1 NIP, Google Sheets, sync co 24 h |
| KSeF Import | Firma | 1 NIP, Google Sheets + Excel/CSV/PDF, sync co 6 h |
| KSeF Import | Grupa | 5 NIP-ów, sync co 2 h |
| KSeF Import | Biuro | 20 NIP-ów, bez limitu faktur, sync co 15 min + Google Drive |
| Make.com | Free | ma darmowy plan – wystarczy na typowe scenariusze |
| Google Sheets | darmowy | konto Google bez dodatkowych opłat |
Pełne zestawienie limitów i cen: cennik KSeF Import. Przez 7 dni możesz korzystać z bezpłatnego okresu próbnego z pełnymi limitami planu Biuro (20 NIP-ów, bez limitu faktur, sync co 15 minut) – wystarczy do skonfigurowania i przetestowania całej automatyzacji z Make.com.
Siedmiodniowy okres próbny daje dostęp do Biuro – najwyższego planu. Masz eksport do Google Sheets, wszystkie kolumny i synchronizację co 15 minut. Czas w zupełności wystarczy, żeby podłączyć certyfikat, skonfigurować arkusz i zbudować pierwszy scenariusz w Make.com.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie. Ani Make.com, ani Zapier, ani n8n nie mają natywnego konektora KSeF. Powód jest techniczny: KSeF wymaga certyfikatu .p12, podpisu cyfrowego XAdES i szyfrowania sesji AES, czego platformy no-code nie obsługują. Most przez Google Sheets z KSeF Import rozwiązuje ten problem bez pisania kodu.
Zależy to od dwóch rzeczy: częstotliwości synchronizacji KSeF Import, od 15 minut w planie Biuro do 24 godzin w planie Solo, oraz częstotliwości sprawdzania arkusza przez scenariusz Make.com, którą można ustawić nawet co 15 minut. W praktyce od pojawienia się faktury w KSeF do uruchomienia scenariusza mija od kilkunastu minut do kilku godzin.
Niekoniecznie. Make.com ma darmowy plan. Jeśli masz kilkadziesiąt faktur miesięcznie i każda uruchamia scenariusz z dwoma lub trzema modułami, często mieścisz się w darmowym limicie operacji. Swoje potrzeby sprawdzisz w cenniku Make.com.
Tak, eksport do Arkuszy Google działa już w planie Solo. Excel, CSV, PDF i szybki podgląd faktury wymagają planu Firma lub wyższego. Eksport na Dysk Google w formacie PDF jest dostępny wyłącznie w planie Biuro.
Standardowy eksport zawiera między innymi numer KSeF, numer faktury, datę wystawienia i sprzedaży, NIP i nazwę sprzedawcy oraz nabywcy, kwoty netto, VAT i brutto, stawki VAT, walutę, oznaczenia MPP i GTU oraz opis pozycji. W panelu wybierasz, które kolumny mają trafić do arkusza.
Pierwsze pobranie obejmuje ostatnie 90 dni. API KSeF udostępnia około 60 faktur na godzinę dla jednego NIP, więc przy większej liczbie dokumentów system dociąga zaległości partiami w tle. Możesz reagować na nie stopniowo albo poczekać na zakończenie pierwszego poboru i dopiero wtedy uruchomić scenariusze na nowych wierszach.
Inżynier integracji KSeF. Odpowiada za połączenia z API Krajowego Systemu e-Faktur, automatyzacje i parsowanie struktury logicznej FA(3).