Uzgodnienie faktur KSeF z rejestrem JPK_V7 w Excelu — jak znaleźć brakujące dokumenty

Od lutego 2026 struktura JPK_V7(3) wymaga podania numeru KSeF przy każdej fakturze zakupowej i sprzedażowej. To nie jest opcjonalne pole — brak numeru KSeF oznacza, że urząd skarbowy automatycznie widzi rozbieżność między tym, co zgłosiłeś w JPK, a tym, co jest zarejestrowane w Krajowym Systemie e-Faktur. Efekt? Wezwanie do wyjaśnień, korekta deklaracji, a w skrajnych przypadkach — kontrola.

Problem jest prosty, ale bolesny: skąd masz pewność, że Twój rejestr VAT zawiera wszystkie faktury, które istnieją w KSeF? Wystarczy, że dostawca wystawił fakturę na Twój NIP, a Ty jej nie zaksięgowałeś — bo nie dotarła mailem, bo zaginęła w obiegu dokumentów, bo ktoś zapomniał ją wprowadzić. KSeF tę fakturę ma. Twój rejestr nie. I urząd to widzi.

JPK_V7(3) wymaga numeru KSeF — a skąd wiesz, że masz wszystkie faktury?

Wyobraź sobie scenariusz: księgowa wysyła JPK_V7 za luty. W rejestrze zakupów jest 187 faktur. Urząd krzyżuje dane z KSeF i widzi, że na Twój NIP wystawiono 190 faktur. Trzy brakują. Automatyczny system generuje wezwanie. Musisz wyjaśnić, dlaczego nie zaksięgowałeś trzech dokumentów — albo skorygować deklarację i dopłacić VAT z odsetkami.

To nie jest teoretyczny problem. W praktyce brakujące faktury pojawiają się z kilku powodów:

• Faktura wystawiona, ale nie wysłana mailem — kontrahent wystawił fakturę w KSeF, ale nie przesłał jej tradycyjnie. Ty nie wiesz, że istnieje.
• Faktura zagubiona w obiegu — dział zakupów otrzymał dokument, ale nie przekazał go do księgowości. Faktura leży w skrzynce mailowej pracownika.
• Faktura korygująca bez powiadomienia — dostawca wystawił korektę, która pojawiła się w KSeF, ale nie dotarła do Twojego systemu FK.
• Błąd przy ręcznym wprowadzaniu — faktura została zaksięgowana z błędnym numerem KSeF lub w ogóle pominięta.
• Faktura z innym miesiącem — data sprzedaży w jednym miesiącu, data wystawienia w drugim. Łatwo ją pominąć przy zamykaniu okresu.

Każdy z tych scenariuszy prowadzi do jednego: rozbieżność między KSeF a JPK_V7. I każdy z nich jest wykrywalny automatycznie przez system Ministerstwa Finansów.

Dlaczego ręczne porównywanie nie działa

Teoretycznie możesz porównać faktury ręcznie — otwierasz portal KSeF, przeglądasz faktury jedna po drugiej i sprawdzasz, czy każda jest w Twoim rejestrze. W praktyce to nie działa:

• Portal KSeF: limit 20 zapytań o metadane na godzinę — przy 200 fakturach musisz rozłożyć przeglądanie na 10 sesji. To cały dzień pracy rozciągnięty na kilka dni.
• Brak zbiorczego eksportu do Excela — portal KSeF nie pozwala wyeksportować listy faktur do pliku .xlsx. Dostajesz XML, którego nie otworzysz w Excelu bez konwersji.
• Program FK: inny format niż KSeF — Optima, Rewizor, Symfonia, wFirma, Subiekt — każdy program eksportuje rejestr VAT w swoim formacie. Numery KSeF mogą być w innej kolumnie, w innym formacie, albo w ogóle ich nie ma.
• Skala: 200 faktur × 2 minuty = prawie 7 godzin — nawet jeśli masz dobre oko i szybko klikasz, porównanie 200 pozycji zajmuje cały dzień roboczy. Co miesiąc.

Potrzebujesz metody, która pozwoli porównać dwie listy faktur w kilka minut, a nie kilka godzin. I taka metoda istnieje — wymaga dwóch plików Excela i jednej formuły.

Rozwiązanie: KSeF Export + rejestr FK + WYSZUKAJ.PIONOWO

Metoda jest prosta i składa się z czterech kroków:

1. Krok 1: Eksport faktur z KSeF do Excela

   Zaloguj się do KSeF Import, przejdź do sekcji Faktury, wybierz miesiąc i kliknij "Eksport do Excel". Dostajesz plik .xlsx z pełną listą faktur: numer KSeF, numer faktury, data, NIP kontrahenta, kwota netto, VAT, brutto. Wszystkie 190 faktur w jednym pliku, gotowe w 10 sekund.

2. Krok 2: Eksport rejestru VAT z programu FK do Excela

   W swoim programie księgowym (Optima, Rewizor, wFirma, Subiekt) eksportuj rejestr zakupów VAT za ten sam miesiąc do pliku .xlsx lub .csv. Upewnij się, że eksport zawiera kolumnę z numerem KSeF (jeśli ją wprowadzasz) lub przynajmniej numer faktury i kwotę netto.

3. Krok 3: WYSZUKAJ.PIONOWO w nowym arkuszu

   Otwórz oba pliki w Excelu. W arkuszu z fakturami KSeF dodaj nową kolumnę "Status" i wstaw formułę, która szuka każdego numeru KSeF w rejestrze FK. Jeśli nie znajdzie — oznaczy jako "BRAKUJE".

4. Krok 4: Warunkowe formatowanie

   Zaznacz kolumnę "Status" i dodaj regułę: jeśli komórka zawiera "BRAKUJE" — czerwone tło. Jeśli "OK" — zielone tło. W ciągu sekundy widzisz, które faktury są w KSeF, ale nie ma ich w Twoim rejestrze.

Konkretny przykład z formułami

Masz dwa pliki Excela: ksef_luty_2026.xlsx (eksport z KSeF Import) i rejestr_vat_luty_2026.xlsx (eksport z programu FK). Oba otwarte w jednym skoroszycie Excela, w osobnych arkuszach. Arkusz z KSeF nazwijmy "KSeF", arkusz z rejestrem — "Rejestr".

W arkuszu "KSeF" kolumna A zawiera numery KSeF, kolumna B — nazwę kontrahenta, kolumna C — kwotę netto. W arkuszu "Rejestr" kolumna A zawiera numery KSeF (jeśli je wprowadzasz), kolumna C — kwotę netto.

Formuła 1: Czy faktura jest w rejestrze?

W arkuszu "KSeF", kolumna D (np. D2), wstaw formułę:

Formuła szuka wartości z komórki A2 (numer KSeF) w kolumnie A arkusza "Rejestr". Jeśli znajdzie — zwraca "OK". Jeśli nie znajdzie (błąd #N/D) — zwraca "BRAKUJE". Przeciągnij formułę w dół na wszystkie wiersze.

Formuła 2: Porównanie kwot

Nawet jeśli faktura jest w obu listach, kwota netto może się różnić (np. po korekcie). W kolumnie E wstaw:

Ta formuła porównuje kwotę netto z KSeF (kolumna C) z kwotą netto w rejestrze. Jeśli różnica przekracza 1 grosz — oznacza "ROZBIEŻNOŚĆ". Dzięki temu złapiesz nie tylko brakujące faktury, ale też błędy kwotowe.

Krok 4: Warunkowe formatowanie

Zaznacz kolumnę D (Status), przejdź do Strona główna → Formatowanie warunkowe → Nowa reguła:

• Jeśli wartość komórki = "BRAKUJE" → czerwone tło
• Jeśli wartość komórki = "OK" → zielone tło

Analogicznie dla kolumny E: "ROZBIEŻNOŚĆ" → żółte tło. Po jednym kliknięciu widzisz kolorowy obraz sytuacji: ile faktur brakuje, ile ma rozbieżności kwotowe, ile jest OK.

Co jeszcze możesz sprawdzić przed wysyłką JPK

Porównanie KSeF → rejestr to podstawa. Ale warto zrobić kilka dodatkowych kontroli:

1. Odwrotny WYSZUKAJ.PIONOWO: faktury w rejestrze, których nie ma w KSeF

W arkuszu "Rejestr", dodaj kolumnę z formułą:

Jeśli faktura jest w rejestrze, ale nie ma jej w KSeF, to albo numer KSeF jest błędny, albo faktura jeszcze nie pojawiła się w systemie (np. kontrahent nie wysłał jej do KSeF). Obie sytuacje wymagają wyjaśnienia przed wysłaniem JPK.

2. Duplikaty w rejestrze

Ten sam numer KSeF dwa razy w rejestrze? To błąd — faktura została zaksięgowana podwójnie. Sprawdzisz to formułą:

3. Faktury z datą sprzedaży w innym miesiącu

Eksport z KSeF Import zawiera zarówno datę wystawienia, jak i datę sprzedaży. Jeśli data sprzedaży jest w styczniu, a data wystawienia w lutym — faktura może należeć do innego okresu rozliczeniowego. Przefiltruj arkusz po tych datach i upewnij się, że każda faktura jest w odpowiednim miesiącu JPK.

4. Rozbieżności w kwocie VAT

Nie wystarczy porównać kwoty netto. Sprawdź też, czy kwota VAT się zgadza — różne stawki VAT na pozycjach faktury mogą prowadzić do różnic groszowych, które program FK zaokrągli inaczej niż KSeF.

Skąd wziąć plik Excel z fakturami KSeF

Portal Ministerstwa Finansów nie daje eksportu do Excela. Dostajesz XML, który musisz sam przekonwertować. To dodatkowa praca i ryzyko błędów. KSeF Import robi to za Ciebie:

• Automatyczny eksport do .xlsx — pobierasz plik jednym kliknięciem z dashboardu
• Wszystkie pola faktur — numer KSeF, numer faktury, data wystawienia, data sprzedaży, NIP sprzedawcy, NIP nabywcy, kwota netto, VAT, brutto — do wyboru 36 pól
• Filtrowanie po dacie — wybierz dokładnie miesiąc, który uzgadniasz z JPK
• Gotowy do WYSZUKAJ.PIONOWO — format kolumn jest jednolity, numery KSeF w osobnej kolumnie, kwoty jako liczby (nie tekst)

Na planie Firma (29 zł/msc) dostajesz eksport do Excela, do 200 faktur miesięcznie i synchronizację co 6 godzin. To wystarczy dla większości firm, które potrzebują uzgodnienia z JPK.

Ile czasu oszczędzasz

Porównajmy dwa podejścia:

15 minut to: pobranie eksportu z KSeF Import (10 sekund), eksport rejestru z FK (2 minuty), wklejenie formuł (5 minut), analiza wyników i warunkowe formatowanie (10 minut). Reszta miesiąca spokoju — wiesz, że JPK jest kompletny.

Jak zacząć

1. Zarejestruj się w KSeF Import

   Darmowy okres próbny: 7 dni, do 20 faktur. Wystarczy, żeby przetestować eksport i porównanie z rejestrem.

2. Wgraj certyfikat .p12 i poczekaj na synchronizację

   System pobierze faktury z KSeF automatycznie. W dashboardzie zobaczysz liczbę pobranych dokumentów.

3. Kliknij "Eksport do Excel" i uruchom WYSZUKAJ.PIONOWO

   Wklej formuły z tego artykułu, dodaj warunkowe formatowanie i za 15 minut wiesz, czy Twój JPK jest kompletny.