Automatyczne podsumowanie VAT z faktur KSeF w Google Sheets — formuły SUMIFS i QUERY

Prowadzisz jednoosobową działalność na KPiR i co miesiąc musisz wiedzieć, ile VAT naliczonego możesz odliczyć? Programy księgowe typu Optima, wFirma czy Symfonia kosztują 50-200 zł miesięcznie — a Ty masz 15 faktur kosztowych i potrzebujesz tylko jednej informacji: jaka jest suma VAT do odliczenia z rozbiciem na stawki 23%, 8%, 5%.

Ręczne sumowanie z portalu KSeF? Nudne, błędogenne i co miesiąc od nowa. Przepisywanie kwot z XML-i do Excela to praca, której nikt nie lubi. A pomyłka w jednej fakturze oznacza błędną deklarację VAT-7.

Jest prostsze rozwiązanie: automatyczny eksport faktur z KSeF do Google Sheets + kilka formuł, które same podsumują VAT za dowolny miesiąc. Pokażę Ci krok po kroku, jak to ustawić.

Jak KSeF Import dostarcza dane z rozbiciem na stawki VAT

KSeF Import automatycznie pobiera faktury z Krajowego Systemu e-Faktur i eksportuje je do Google Sheets. Kluczowe jest to, że system parsuje pełną strukturę XML faktury (format FA(3)) i wyciąga z niej kwoty per stawka VAT — to pola P_13_1 do P_13_7 w schemacie KSeF.

W konfiguracji eksportu (sekcja Mapowanie pól) zaznaczasz pola kwotowe, które chcesz widzieć w arkuszu. Dla podsumowania VAT potrzebujesz:

Netto 23% i VAT 23% — większość faktur kosztowych (usługi, towary handlowe, oprogramowanie)
Netto 8% i VAT 8% — usługi budowlane, gastronomia, niektóre artykuły spożywcze
Netto 5% i VAT 5% — podstawowe artykuły spożywcze, książki, czasopisma
Netto 0% — eksport, WDT, usługi międzynarodowe (VAT = 0, ale netto się liczy do kosztów)
Netto ZW — usługi zwolnione z VAT (medyczne, edukacyjne, finansowe)

Po skonfigurowaniu pól system synchronizuje faktury automatycznie co 24 godziny (plan Solo, 9 zł/msc). Arkusz wypełnia się sam — Ty tylko otwierasz go, gdy potrzebujesz danych.

Formuła SUMIFS — podsumowanie VAT za wybrany miesiąc

Masz arkusz z kolumnami A-J, gdzie kolumna B to data faktury, E to VAT 23%, G to VAT 8%, a I to VAT 5%. Teraz potrzebujesz podsumowania za konkretny miesiąc. Formuła SUMIFS jest do tego idealna — sumuje wartości z jednej kolumny, filtrując po warunkach z innej.

Dla VAT 23% za marzec 2026:

=SUMIFS(E:E; B:B; ">="&DATA(2026;3;1); B:B; "<"&DATA(2026;4;1))

Formuła mówi: zsumuj kolumnę E (VAT 23%), ale tylko te wiersze, gdzie data w kolumnie B jest od 1 marca do 31 marca 2026. Analogicznie dla pozostałych stawek:

VAT 8%: =SUMIFS(G:G; B:B; ">="&DATA(2026;3;1); B:B; "<"&DATA(2026;4;1))

VAT 5%: =SUMIFS(I:I; B:B; ">="&DATA(2026;3;1); B:B; "<"&DATA(2026;4;1))

Suma VAT naliczonego do odliczenia za dany miesiąc to po prostu suma tych trzech wartości. Możesz dodać komórkę zbiorczą:

=SUMIFS(E:E;B:B;">="&DATA(2026;3;1);B:B;"<"&DATA(2026;4;1)) + SUMIFS(G:G;B:B;">="&DATA(2026;3;1);B:B;"<"&DATA(2026;4;1)) + SUMIFS(I:I;B:B;">="&DATA(2026;3;1);B:B;"<"&DATA(2026;4;1))

Chcesz tabelę z podsumowaniem za cały rok? Stwórz arkusz "Podsumowanie VAT" z miesiącami w wierszach i stawkami w kolumnach. W każdej komórce wstaw formułę SUMIFS, zmieniając tylko numer miesiąca. Efekt — gotowy rejestr VAT naliczonego, który aktualizuje się automatycznie z każdą nową fakturą.

Formuła QUERY — zaawansowane zestawienie jedną formułą

Formuły SUMIFS wymagają osobnej komórki na każdy miesiąc i stawkę. Jeśli chcesz automatyczną tabelę, która sama się rozrasta, użyj QUERY. Ta formuła to mini-język SQL wbudowany w Google Sheets — i jest potężniejsza, niż większość ludzi myśli.

=QUERY(A:J; "SELECT MONTH(B)+1, SUM(E), SUM(G), SUM(I) WHERE YEAR(B)=2026 GROUP BY MONTH(B)+1 LABEL MONTH(B)+1 'Miesiąc', SUM(E) 'VAT 23%', SUM(G) 'VAT 8%', SUM(I) 'VAT 5%'")

Ta jedna formuła generuje kompletną tabelę podsumowującą VAT naliczony za każdy miesiąc 2026 roku, z automatycznym rozbiciem na stawki. Nie musisz nic aktualizować — gdy KSeF Import doda nowe faktury do arkusza, QUERY automatycznie je uwzględni.

Widzisz to? Jedna formuła, a masz kompletne zestawienie VAT naliczonego per miesiąc per stawka. Do deklaracji VAT-7 przepisujesz gotowe kwoty — bez ręcznego sumowania, bez ryzyka pomyłki.

Bonus: wykres trendu VAT naliczonego

Skoro masz tabelę podsumowującą, wystarczy kliknąć Wstaw > Wykres w Google Sheets, wybrać typ liniowy i zaznaczyć kolumny z VAT per stawka. Efekt — wykres pokazujący, jak zmienia się VAT naliczony miesiąc do miesiąca.

Po co to? Bo VAT naliczony to pieniądze, które odzyskujesz od urzędu skarbowego. Jeśli widzisz, że w marcu VAT naliczony wyniósł 3 130 zł, a VAT należny (ze sprzedaży) to 1 800 zł — wiesz, że urząd zwróci Ci 1 330 zł. Albo odwrotnie: jeśli VAT należny przekracza naliczony, wiesz ile musisz dopłacić.

Planowanie płynności — wiesz z góry, ile VAT zapłacisz lub odzyskasz w danym miesiącu
Identyfikacja anomalii — nagły skok VAT 8% w marcu? Sprawdź, czy to faktura za remont biura albo catering na konferencję
Przygotowanie do JPK — kwoty z arkusza porównujesz z JPK_VAT wygenerowanym przez księgową. Rozbieżności łatwiej wychwycić

Konfiguracja krok po kroku w KSeF Import

Żeby arkusz działał jako automatyczny rejestr VAT, musisz poprawnie ustawić mapowanie pól. Oto dokładna instrukcja:

Zaloguj się do KSeF Import i wejdź w Eksport
W panelu bocznym kliknij Eksport danych. Zobaczysz sekcję "Mapowanie pól".
Zaznacz pola kwotowe per stawka VAT
W kategorii "Kwoty" zaznacz: Netto 23%, VAT 23%, Netto 8%, VAT 8%, Netto 5%, VAT 5%, Netto 0%. To pola P_13_1 do P_13_7 ze schematu FA(3).
Dodaj pola identyfikacyjne
Zaznacz też: Nr faktury, Data wystawienia, Nazwa sprzedawcy, NIP sprzedawcy. Dzięki temu wiesz, skąd pochodzi każda kwota VAT.
Zapisz i poczekaj na synchronizację
System automatycznie utworzy arkusz Google Sheets z wybranymi kolumnami i wypełni go fakturami z KSeF. Na planie Solo synchronizacja odbywa się co 24 godziny.
Wklej formuły SUMIFS lub QUERY
W osobnym arkuszu (zakładce) wklej formułę QUERY wskazującą na arkusz z danymi. Gotowe — masz automatyczny rejestr VAT.

Gotowy szablon vs. ręczna konfiguracja

Jeśli nie chcesz budować formuł od zera, możesz skopiować gotowy arkusz-szablon (link dostępny w panelu KSeF Import po rejestracji). Szablon zawiera:

Arkusz "Faktury" — tu trafiają dane z KSeF Import (nie edytuj ręcznie)
Arkusz "VAT miesięczny" — formuły SUMIFS z automatycznym podsumowaniem per miesiąc
Arkusz "VAT QUERY" — formuła QUERY generująca tabelę roczną
Wykres liniowy — trend VAT naliczonego (aktualizuje się automatycznie)

Konfiguracja ręczna to 15 minut pracy — raz, nie co miesiąc. Ale jeśli wolisz gotowe rozwiązanie, szablon oszczędza nawet te 15 minut.

Ile to kosztuje

Dla JDG z 15-50 fakturami kosztowymi miesięcznie wystarczy plan Solo za 9 zł netto/miesiąc. W tej cenie dostajesz:

Do 50 faktur miesięcznie
1 NIP (Twoja firma)
Eksport do Google Sheets
Automatyczna synchronizacja co 24 godziny
36 pól do wyboru (w tym wszystkie pola kwotowe per stawka VAT)

Porównaj to z programem księgowym: Optima to 150-250 zł/msc, wFirma to 59-119 zł/msc, Fakturownia to 49-149 zł/msc. 9 zł za automatyczny rejestr VAT w Google Sheets — to najtańsza opcja na rynku dla mikrofirmy.

A darmowy okres próbny (7 dni, 20 faktur) pozwala przetestować wszystko na własnych danych, zanim zapłacisz złotówkę.