Jak zrobić automatyczne podsumowanie VAT z faktur KSeF w Google Sheets?
Podłącz KSeF Import do Google Sheets z kolumnami kwotowymi per stawkę (Netto/VAT 23%, 8%, 5%), a następnie wklej formułę SUMIFS lub QUERY w osobnej zakładce. Aplikacja automatycznie pobiera faktury z API KSeF i uzupełnia arkusz, a formuły zliczają VAT naliczony z rozbiciem na stawki za każdy miesiąc. Konfigurację robisz raz – potem arkusz aktualizuje się sam bez żadnej Twojej ingerencji.
- KSeF Import eksportuje do Sheets kolumny Netto/VAT per stawkę (23%, 8%, 5%) – to pola P_13_1–P_13_7 ze schematu FA(3).
-
Formuła
SUMIFSsumuje VAT za dowolny miesiąc; formułaQUERYbuduje całą tabelę roczną jednym wpisem. - Arkusz aktualizuje się automatycznie przy każdej synchronizacji – bez ręcznego przepisywania kwot.
- Dzięki numerowi KSeF w każdym wierszu porównasz wyniki z JPK_V7 i szybko wykryjesz rozbieżności.
- Plan Solo (9 zł/mies., 1 NIP, 20 faktur, sync co 24 h) wystarczy dla JDG z typową liczbą faktur kosztowych.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWECo miesiąc logujesz się do portalu KSeF, otwierasz faktury jedna po drugiej i przepisujesz kwoty VAT do arkusza. Przy 15–50 dokumentach to godzina żmudnej pracy i łatwo o pomyłkę prowadzącą do błędnej deklaracji.
KSeF Import pobiera faktury z API KSeF i uzupełnia Sheets kolumnami per stawkę VAT. Wklejasz jedną formułę – system liczy za Ciebie i odświeża wynik przy każdej nowej fakturze.
Zamiast godziny przepisywania otwierasz arkusz i masz podsumowanie VAT naliczonego z rozbiciem na stawki – gotowe do porównania z JPK_V7 lub do pokazania księgowej.
Jakie dane z KSeF trafiają do Sheets
KSeF Import parsuje każdą fakturę z schematu FA(3) i wyciąga kwoty rozbite na stawki VAT – te same pola, które trafiają do deklaracji VAT-7. Kluczowe kolumny to pola P_13_1 do P_13_7 schematu, eksportowane jako osobne kolumny arkusza.
W ustawieniach eksportu (sekcja Pola eksportu – Google Sheets) zaznaczasz, które kolumny chcesz widzieć w arkuszu. Dla podsumowania VAT potrzebujesz:
| Pole w Sheets | Co zawiera | Pole FA(3) |
|---|---|---|
| Netto 23% | Podstawa opodatkowania stawką 23% | P_13_1 |
| VAT 23% | Kwota podatku należnego 23% | P_14_1 |
| Netto 8% | Podstawa opodatkowania stawką 8% | P_13_2 |
| VAT 8% | Kwota podatku należnego 8% | P_14_2 |
| Netto 5% | Podstawa opodatkowania stawką 5% | P_13_5 |
| VAT 5% | Kwota podatku należnego 5% | P_14_5 |
| Netto 0% | Eksport, WDT, usługi między. | P_13_6 / P_13_7 |
| Netto ZW | Usługi zwolnione z VAT | P_13_6 (zw) |
Formuły SUMIFS i QUERY odwołują się do konkretnych kolumn (B, E, G, I). Jeśli ustawisz w Sheets inne kolumny niż poniżej, dostosuj litery kolumn w formułach. Przykłady poniżej zakładają standardowy układ: B = data wystawienia, E = VAT 23%, G = VAT 8%, I = VAT 5%.
Formuła SUMIFS – VAT za wybrany miesiąc
SUMIFS to najprostsza droga do sumy VAT za konkretny miesiąc. Sumuje wartości z jednej kolumny, ale tylko te wiersze, które spełniają warunki zakresu dat w innej kolumnie.
VAT 23% za marzec 2026
=SUMIFS(E:E; B:B; ">="&DATA(2026;3;1); B:B; "<"&DATA(2026;4;1))
Czytaj: zsumuj kolumnę E (VAT 23%), ale tylko wiersze, gdzie data w B mieści się między 1 marca a 31 marca 2026.
Analogicznie dla pozostałych stawek
VAT 8%: =SUMIFS(G:G; B:B; ">="&DATA(2026;3;1); B:B; "<"&DATA(2026;4;1))
VAT 5%: =SUMIFS(I:I; B:B; ">="&DATA(2026;3;1); B:B; "<"&DATA(2026;4;1))
Suma VAT naliczonego do odliczenia
=SUMIFS(E:E;B:B;">="&DATA(2026;3;1);B:B;"<"&DATA(2026;4;1)) + SUMIFS(G:G;B:B;">="&DATA(2026;3;1);B:B;"<"&DATA(2026;4;1)) + SUMIFS(I:I;B:B;">="&DATA(2026;3;1);B:B;"<"&DATA(2026;4;1))
Chcesz tabelę z podsumowaniem za cały rok? Utwórz zakładkę Podsumowanie VAT z miesiącami w wierszach i stawkami w kolumnach. W każdej komórce wstaw formułę SUMIFS, zmieniając tylko numer miesiąca. Arkusz aktualizuje się automatycznie z każdą nową fakturą.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Formuła QUERY – roczna tabela jednym wpisem
SUMIFS wymaga osobnej komórki na każdy miesiąc i stawkę. Jeśli chcesz automatyczną tabelę, która sama się rozrasta po dodaniu nowych faktur, użyj QUERY – to mini-język SQL wbudowany w Sheets.
=QUERY(A:J; "SELECT MONTH(B)+1, SUM(E), SUM(G), SUM(I) WHERE YEAR(B)=2026 GROUP BY MONTH(B)+1 LABEL MONTH(B)+1 'Miesiąc', SUM(E) 'VAT 23%', SUM(G) 'VAT 8%', SUM(I) 'VAT 5%'")
Ta jedna formuła generuje kompletną tabelę: wiersz na każdy miesiąc roku, kolumny z VAT per stawkę. Gdy KSeF Import doda nowe faktury do arkusza danych, QUERY automatycznie je uwzględni.
Jeśli Twój arkusz z fakturami nazywa się Faktury, zmień A:J na Faktury.A:J. Wtedy formuła QUERY i dane mogą żyć w osobnych zakładkach, co ułatwia utrzymanie porządku.
Kiedy QUERY, a kiedy SUMIFS?
| Przypadek | Lepsze narzędzie |
|---|---|
| Jedna konkretna kwota (np. VAT 23% za marzec) | SUMIFS |
| Tabela per miesiąc i stawka za cały rok | QUERY |
| Filtr po dodatkowym warunku (np. konkretny NIP sprzedawcy) | SUMIFS z 3. warunkiem |
| Automatyczna tabela bez ręcznych aktualizacji co miesiąc | QUERY |
Konfiguracja krok po kroku w KSeF Import
Zanim uruchomisz formuły, musisz poprawnie skonfigurować eksport – tak żeby arkusz Sheets zawierał kolumny kwotowe per stawkę. Konfigurację wykonujesz raz.
-
1
Wgraj certyfikat dla NIP
W panelu wejdź w Certyfikaty i dodaj plik
.p12lub.pfxz portalu KSeF. Certyfikat szyfrujemy AES-256-GCM kluczem generowanym osobno per użytkownik i przechowujemy na serwerach w Unii Europejskiej (OVH). -
2
Wejdź w Ustawienia eksportu – Google Sheets
W panelu bocznym wybierz Eksport – Google Sheets. Podłącz swoje konto Google i wskaż docelowy arkusz lub utwórz nowy.
-
3
Zaznacz pola kwotowe per stawkę
W sekcji Pola eksportu zaznacz: Netto 23%, VAT 23%, Netto 8%, VAT 8%, Netto 5%, VAT 5%, Netto 0%. Dodaj też: Nr faktury, Data wystawienia, Nazwa sprzedawcy, NIP sprzedawcy – potrzebne do audytu i filtrowania.
-
4
Poczekaj na pierwszą synchronizację
System pobierze faktury z KSeF i uzupełni arkusz. Limit API KSeF to ok. 60 faktur/h dla jednego NIP – przy większych zaległościach pobieranie trwa partiami w tle; nie musisz pilnować.
-
5
Wklej formuły SUMIFS lub QUERY
Utwórz nową zakładkę Podsumowanie VAT i wklej formuły z poprzednich sekcji. Gotowe – masz automatyczny rejestr VAT naliczonego.
Pierwsze pobranie obejmuje ostatnie 90 dni. Jeśli masz w tym oknie dużo faktur, zostaw synchronizację na noc – rano masz pełny zakres bez ręcznego ponawiania.
Do czego wykorzystasz gotowy rejestr VAT
Automatyczna tabela VAT naliczonego w Sheets otwiera kilka praktycznych zastosowań wykraczających poza samo sumowanie.
Uzgodnienie z JPK_V7
Kwoty z arkusza porównasz z rejestrami VAT wygenerowanymi przez program księgowy. Numer KSeF w każdym wierszu umożliwia precyzyjne dopasowanie – patrz uzgodnienie faktur KSeF z JPK_V7 w Excelu. Rozbieżności wykryjesz zanim oddasz deklarację.
Planowanie płynności
Jeśli VAT naliczony (do odliczenia) jest wyższy niż VAT należny (ze sprzedaży) – wiesz, że urząd zwróci różnicę. Jeśli odwrotnie – wiesz, ile musisz zarezerwować na wpłatę. Wykres trendu (Wstaw – Wykres liniowy na zakładce z QUERY) wizualizuje to miesiąc po miesiącu.
Kontrola anomalii
Nagły wzrost VAT 8% w konkretnym miesiącu? Dodaj do formuły SUMIFS trzeci warunek filtrujący po NIP sprzedawcy i od razu widzisz, skąd pochodzi kwota. Bez arkusza takie dochodzenie zajmuje pół dnia.
Podsumowanie VAT w Sheets to narzędzie kontrolne – szybki podgląd własnych danych. Oficjalną deklarację VAT-7 składa księgowy na podstawie ewidencji prowadzonej w programie księgowym. Rozbieżności warto zgłaszać księgowej jak najwcześniej.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Prawie identycznie, z jedną różnicą: Google Sheets używa średnika jako separatora argumentów, a Excel przecinka (w zależności od ustawień regionalnych). Formuły w tym artykule używają średnika – standardowego w polskiej wersji Sheets.
Każda stawka trafia do osobnej kolumny w arkuszu. Jedna faktura może mieć wartości w kilku kolumnach jednocześnie – na przykład pozycje 23% i 8% na tej samej fakturze. Formuły SUMIFS sumują kolumny niezależnie, więc wynik jest zawsze poprawny.
Plan Solo (9 zł/mies.) obsługuje do 20 faktur miesięcznie dla 1 NIP z synchronizacją co 24 godziny. Wystarczy dla większości jednoosobowych działalności. Jeśli masz więcej faktur, plan Firma (47 zł, do 200 faktur) lub Grupa (97 zł, 5 NIP, 1000 faktur) daje więcej limitu i częstszy sync.
Tak. Zmień zakres A:J na NazwaZakładki.A:J, np. Faktury.A:J. Formuła QUERY odczytuje dane z dowolnej zakładki w tym samym arkuszu.
Zależy od planu: Solo co 24 godziny, Firma co 6 godzin, Grupa co 2 godziny, Biuro co 15 minut. Po synchronizacji nowe faktury trafiają do Sheets, a formuły SUMIFS i QUERY uwzględniają je automatycznie – nie musisz nic odświeżać.
Tak. Dodaj do SUMIFS trzeci warunek: czwarty argument to kolumna z nazwą sprzedawcy, piąty to konkretna nazwa, np. ABC Sp. z o.o. Działa zarówno dla VAT 23%, jak i pozostałych stawek.
Specjalistka ds. KSeF w zespole redakcyjnym KSeF Import. Pisze o eksporcie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur do arkuszy i rozliczaniu kosztów.