Jak śledzić, które faktury z KSeF zostały opłacone?
KSeF nie śledzi płatności – to rejestr dokumentów podatkowych, nie system zarządzania zobowiązaniami. Najprostsze rozwiązanie: KSeF Import dopisuje każdą nową fakturę jako wiersz w Google Sheets lub Excelu, a Ty dodajesz kolumnę statusu i formułę automatycznie klasyfikującą wiersze jako opłacona / do zapłaty / przeterminowana. Twoje oznaczenia są bezpieczne – aplikacja dopisuje nowe wiersze, ale nigdy nie nadpisuje Twoich kolumn.
- KSeF nie ma pola „opłacona” – śledzenie płatności leży po stronie podatnika lub jego systemu.
- KSeF Import dopisuje faktury jako wiersze w Arkuszach Google; Ty dodajesz kolumnę statusu i formułę statusu – masz kontrolę bez ERP.
-
Formuła
=JEŻELI(opłacona="Tak";"✓ Opłacona";JEŻELI(DZIŚ()>termin;"⚠ Zaległa";"○ Do zapłaty"))klasyfikuje wiersze automatycznie. - Formatowanie warunkowe: zielone = opłacona, żółte = do zapłaty, czerwone = przeterminowana – jedno spojrzenie i wiesz, co wymaga przelewu.
- Twoje kolumny statusu są bezpieczne – sync dopisuje nowe wiersze na końcu, nie nadpisuje istniejących.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEFaktura w KSeF trafia do Twojego rejestru, ale system MF nie wie, czy przelew poszedł. Bez dodatkowego narzędzia nie masz widoku: co opłacone, co czeka, co po terminie.
KSeF Import wysyła faktury do Google Sheets lub Excela. Ty dodajesz jedną kolumnę z formułą statusu – i masz działający rejestr płatności bez żadnej instalacji.
Formatowanie warunkowe (zielony / żółty / czerwony) pokazuje stan zobowiązań natychmiast. Suma zaległości i lista przeterminowanych faktur zawsze pod ręką.
Dlaczego KSeF nie rozwiązuje problemu płatności
Krajowy System e-Faktur to rejestr dokumentów podatkowych – nie system zarządzania płatnościami. KSeF przechowuje schemat FA(3) z polem TerminPlatnosci, ale nie ma pola DataZaplaty. Odpowiedzialność za śledzenie płatności leży po stronie podatnika lub jego ERP.
W efekcie portal MF pozwala obejrzeć fakturę i pobrać XML, ale nie powie Ci:
- czy faktura została już opłacona,
- które zobowiązania są przeterminowane,
- ile łącznie zalegasz dostawcom,
- kiedy kończą się terminy MPP (split payment).
Ministerstwo Finansów komunikuje, że KSeF to rejestr dokumentów podatkowych, nie system windykacji. Nie planuje dodania pola statusu płatności.
Arkusz kalkulacyjny jako rejestr płatności
Najprostsze i najskuteczniejsze rozwiązanie to połączenie automatycznego importu faktur z ręcznym oznaczaniem statusu w arkuszu. Status opłacenia oznaczysz też wprost w panelu – w tabeli pobranych faktur. Co więcej, KSeF Import sam wylicza status „Czy opłacona?”, a dowolną fakturę oznaczysz jako zapłaconą ręcznie – pojedynczo lub zbiorczo, z cofaniem. Wszystkie plany KSeF Import obsługują eksport do Arkuszy Google – nawet Solo.
-
1
Skonfiguruj eksport do Arkuszy Google
W panelu KSeF Import podłącz swój arkusz. Po pierwszej synchronizacji zobaczysz faktury w kolumnach A–S (numer KSeF, daty, NIP, kwoty, waluta, MPP, GTU). Szczegóły: KSeF do Google Sheets.
-
2
Dodaj trzy kolumny własne
Za ostatnią kolumną dopisz: „Opłacona" (lista rozwijana: Tak / Nie), „Data płatności" (puste lub data przelewu), „Notatka" (dla siebie lub księgowej).
-
3
Wklej formułę statusu
W nowej kolumnie „Status" wklej:
=JEŻELI(T2="Tak";"✓ Opłacona";JEŻELI(DZIŚ()>D2;"⚠ Zaległa";"○ Do zapłaty"))
gdzie T = Opłacona, D = Termin płatności. Przeciągnij na wszystkie wiersze. -
4
Ustaw formatowanie warunkowe
Zaznacz kolumnę Status → Format → Formatowanie warunkowe: tekst zawiera „Opłacona" → zielone tło; „Do zapłaty" → żółte; „Zaległa" → czerwone.
-
5
Dodaj sumy u góry arkusza
W wierszu 1 (nad nagłówkiem) wstaw:
=SUMIF(Status;"*Zaległa";M:M)(zaległe brutto łącznie) i=SUMIF(Status;"*Do zapłaty";M:M)(do zapłaty razem). Od teraz masz saldo na żywo.
KSeF Import dopisuje nowe wiersze na końcu – nigdy nie nadpisuje ani nie przesuwa Twoich własnych kolumn. Statusy i daty płatności, które wpisujesz, pozostają nienaruszone.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Przydatne formuły Arkuszy Google
Mając rejestr faktur z kolumną statusu, kilka prostych formuł zamienia arkusz w pełnoprawny dashboard kontroli płatności.
| Formuła | Co liczy |
|---|---|
| <code>=SUMIF(W:W;"*Zaległa";M:M)</code> | Łączna kwota brutto przeterminowanych faktur |
| <code>=SUMIF(W:W;"*Do zapłaty";M:M)</code> | Suma zobowiązań jeszcze w terminie |
| <code>=COUNTIF(W:W;"*Zaległa")</code> | Liczba przeterminowanych dokumentów |
| <code>=SUMIFS(M:M;N:N;"EUR";T:T;"Nie")</code> | Zaległości w EUR (faktury walutowe nieopłacone) |
| <code>=MIN(JEŻELI(W2:W1000="○ Do zapłaty";D2:D1000))</code> | Najbliższy termin płatności (Ctrl+Shift+Enter) |
Faktury objęte mechanizmem podzielonej płatności (MPP) – widoczne w kolumnie arkusza – regulujesz na rachunek VAT sprzedawcy. Dodaj osobne formatowanie warunkowe: jeśli MPP=PRAWDA i Status=Zaległa → pomarańczowy alert, żeby nie przeoczyć właściwego sposobu zapłaty.
Jeśli Twój bank eksportuje historię przelewów do CSV, możesz rozbudować arkusz o kolumnę WYSZUKAJ.PIONOWO po numerze faktury z opisu przelewu – i ustawiać Opłacona=Tak automatycznie po dopasowaniu.
Śledzenie należności, nie tylko zobowiązań
Ten sam schemat działa dla faktur sprzedażowych – kontroli należności od klientów, nie własnych zobowiązań wobec dostawców.
- Filtruj kolumnę Typ na Sprzedażowa albo trzymaj zakładkę Należności osobno.
- Kolumna Opłacona staje się Otrzymana wpłata – zamiast kiedy ja płacę pytasz kiedy mi zapłacą.
- Formuła sumy zaległości klientów:
=SUMIF(W:W;"*Zaległa";M:M)– to samo co dla zobowiązań, inne źródło danych. - Jedno spojrzenie na dwie zakładki (Zobowiązania / Należności) daje pełne saldo gotówkowe firmy.
Trzymaj faktury kosztowe (zobowiązania) i sprzedażowe (należności) jako osobne zakładki w jednym arkuszu. Trzecia zakładka ze zbiorczymi sumami da Ci płynność gotówkową na żywo – bez żadnego ERP.
Komu to pomaga najbardziej
System kontroli płatności w arkuszu sprawdza się szczególnie w firmach bez systemu ERP lub chcących prostego rozwiązania – bez wdrożenia i bez instalacji.
| Profil | Główna korzyść |
|---|---|
| JDG / freelancer | Widok wszystkich zobowiązań bez otwierania portalu KSeF ani programu księgowego |
| Mała firma (10–50 pracowników) | Tygodniowy raport o stanie zobowiązań dla zarządu – jeden rzut oka wystarczy |
| Biuro rachunkowe | Jeden arkusz na klienta – widok zobowiązań + należności bez instalacji |
| Właściciel z MPP | Natychmiastowy alert: przeterminowana faktura z split payment = ryzyko podatkowe |
| Firma z fakturami walutowymi | Sumy zaległości per waluta (PLN / EUR / USD) z kursem NBP w kolumnie |
Konfiguracja zajmuje ok. 10 minut – wejdź w cennik, wybierz plan i podłącz certyfikat KSeF. Arkusz zaczyna się uzupełniać automatycznie; Ty dodajesz tylko kolumny statusu.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie. Ministerstwo Finansów komunikuje, że KSeF to rejestr dokumentów podatkowych, a nie system windykacji. W schemacie FA(3) istnieje pole z terminem płatności, ale nie ma pola z datą zapłaty. Śledzenie płatności leży po stronie podatnika lub jego systemu.
Nie. KSeF Import dopisuje nowe wiersze na końcu arkusza i nigdy nie modyfikuje istniejących wierszy ani kolumn, które sam dodałeś. Statusy i daty płatności, które wpisujesz, są bezpieczne.
Tak. Ten sam schemat działa dla faktur sprzedażowych. Filtrujesz kolumnę typu na sprzedażowe, zmieniasz nazwę kolumny opłacona na otrzymana wpłata i masz rejestr należności zamiast zobowiązań. Często te dwa zestawienia trzyma się jako osobne zakładki w jednym pliku.
Faktury z mechanizmem podzielonej płatności regulujesz na rachunek VAT sprzedawcy. Kolumna MPP jest już w arkuszu, więc możesz dodać formatowanie warunkowe: jeśli faktura ma MPP i status zaległa, ustaw pomarańczowy alert, aby nie przeoczyć właściwego sposobu zapłaty.
Tak, formuły JEŻELI i SUMIF oraz formatowanie warunkowe działają w Excelu identycznie. Pamiętaj tylko, że eksport faktur do pliku Excel jest dostępny od planu Firma, podczas gdy Arkusze Google działają w każdym planie, łącznie z Solo.
Eksport do Arkuszy Google działa we wszystkich planach, łącznie z Solo. Siedmiodniowy okres próbny daje pełny dostęp do limitów planu Biuro, więc cały schemat kontroli płatności przetestujesz od pierwszego dnia.
Specjalistka ds. KSeF w zespole redakcyjnym KSeF Import. Pisze o eksporcie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur do arkuszy i rozliczaniu kosztów.