Jak sprawdzać faktury w KSeF bez logowania do portalu MF?
Wgraj certyfikat KSeF do panelu KSeF Import raz, a aplikacja automatycznie pobiera nowe faktury w tle i dopisuje je do Twojego arkusza Google Sheets. Zamiast logować się do portalu Ministerstwa Finansów, otwierasz arkusz i szukasz kontrahenta przez Ctrl+F. Numer KSeF przy każdej fakturze potwierdza, że dokument jest zarejestrowany w systemie.
- Certyfikat KSeF wgrywasz raz – potem system sam pobiera nowe faktury i nie logujesz się już do portalu MF.
- Sprawdzenie, czy faktura przyszła, zajmuje 11 sekund (arkusz + Ctrl+F), nie 10–15 minut przez autoryzację.
- Numer KSeF widoczny w arkuszu potwierdza, że faktura jest oficjalnie zarejestrowana w systemie MF.
- Pierwsze pobranie obejmuje ostatnie 90 dni; potem nowe faktury dochodzą automatycznie co 24 h / 6 h / 2 h / 15 min (zależnie od planu).
- Plan Solo daje Arkusze Google; Excel, CSV i podgląd PDF wymagają planu Firma lub wyższego.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEKSeF nie wysyła powiadomień o nowych fakturach – musisz sam wejść na portal, przejść przez autoryzację i przeszukać listę. Przy 3–5 wizytach tygodniowo to 2+ godziny miesięcznie na samą kontrolę.
KSeF Import łączy się z API KSeF Twoim certyfikatem i automatycznie dopisuje nowe faktury do Arkuszy Google. Numer KSeF przy każdej pozycji potwierdza rejestrację w systemie.
Zamiast 10–15 minut przez portal masz wynik w 11 sekund. Widzisz każdą nową fakturę w ciągu maksymalnie 24 godzin – bez profilu zaufanego, bez czytnika kart.
Dlaczego sprawdzanie faktur w KSeF boli
KSeF zmienił logikę dostarczania faktur: zamiast trafić na e-mail, dokument ląduje w centralnym rejestrze Ministerstwa Finansów. System nie wysyła powiadomień – nie dostajesz e-maila, SMS-a ani push notification, gdy pojawi się nowa faktura na Twój NIP. Musisz sam sprawdzać.
Każda wizyta w portalu KSeF wygląda tak samo:
- Otwarcie portalu i autoryzacja – profil zaufany, potwierdzenie w aplikacji bankowej lub certyfikat kwalifikowany: 3–5 minut.
- Ustawienie filtrów i przejrzenie wyników – data, NIP kontrahenta, typ faktury: kolejne 2–5 minut.
- Wylogowanie i powrót do pracy – 1–2 minuty.
Do tego dochodzą sytuacje ad hoc: kontrahent dzwoni i pyta, czy faktura dotarła. Nie wiesz. Mówisz „zaraz sprawdzę". Otwierasz portal, logujesz się, szukasz. Cały proces zajął 15 minut – a jedyne, co chciałeś ustalić, to czy jeden dokument istnieje.
Automatyczny arkusz zamiast ręcznego logowania
Idea jest prosta: zamiast wchodzić na portal za każdym razem, masz Arkusz Google Sheets, który aktualizuje się automatycznie. KSeF Import łączy się z API KSeF w tle i dopisuje każdą nową fakturę – bez Twojego udziału.
Kiedy kontrahent pisze „faktura wysłana", Twoja reakcja to:
-
1
Otwórz arkusz Google Sheets
Masz go w zakładce przeglądarki – zero logowania, zero autoryzacji. Dane są już na miejscu.
-
2
Naciśnij Ctrl+F
Wpisz nazwę kontrahenta, numer faktury lub fragment NIP-u sprzedawcy.
-
3
Sprawdź wynik w 1 sekundę
Widzisz fakturę – lub jej nie ma (bo kontrahent jeszcze nie wysłał, albo KSeF jeszcze nie przetworzył). Numer KSeF w arkuszu potwierdza oficjalne zarejestrowanie dokumentu.
Cały proces – otwarcie arkusza, Ctrl+F, wynik – zajmuje około 11 sekund. Nie 10 minut. Nie wymaga profilu zaufanego, czytnika kart ani czekania na potwierdzenie w aplikacji bankowej.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Jak skonfigurować w 5 minut
Konfigurację wykonujesz raz; późniejszy monitoring działa bez Twojego udziału.
-
1
Rejestracja konta
Zakładasz konto na ksefimport.pl – e-mail i NIP firmy. Pierwsze 7 dni to okres próbny z pełnymi limitami planu Biuro (20 NIP, bez limitu faktur, sync co 15 min).
-
2
Wgranie certyfikatu KSeF
Dodajesz plik
.p12lub.pfx– ten sam, którego używasz do logowania w portalu KSeF. Certyfikat szyfrujemy AES-256-GCM kluczem generowanym osobno dla każdego użytkownika. Dane przechowujemy na serwerach w Unii Europejskiej (OVH). -
3
Połączenie z Arkuszami Google
Podłączasz arkusz Google Sheets w sekcji eksportu. KSeF Import będzie dopisywał do niego nowe faktury automatycznie.
-
4
Wybór harmonogramu
Ustawiasz częstotliwość synchronizacji: 24 h (Solo), 6 h (Firma), 2 h (Grupa) lub 15 min (Biuro). Pełne porównanie planów na cenniku.
-
5
Pierwsze pobranie i monitoring
System pobiera faktury z ostatnich 90 dni i od tej chwili automatycznie dopisuje każdą nową. Od tego momentu nie logujesz się już do portalu KSeF.
API KSeF udostępnia około 60 faktur na godzinę dla jednego NIP. Przy dużej historii pierwsze pobranie trwa dłużej – warto zostawić synchronizację na noc. Potem bieżące faktury dochodzą pojedynczo i mieszczą się w limicie.
Co widzisz w arkuszu i do czego to służy
Arkusz to nie surowy XML – to czytelna tabela z polami, których naprawdę używasz. Ważniejsze kolumny:
| Kolumna | Do czego służy |
|---|---|
| Numer KSeF | Dowód rejestracji faktury w systemie MF; klucz do deduplikacji |
| Numer faktury | Wewnętrzna numeracja wystawcy |
| Data wystawienia / sprzedaży | Ujęcie w odpowiednim okresie rozliczeniowym |
| NIP i nazwa sprzedawcy | Szybka weryfikacja kontrahenta |
| Netto / VAT / Brutto | Rozksięgowanie i kontrola kwoty do zapłaty |
| Waluta | Faktury walutowe z przeliczeniem na PLN (kurs NBP) |
| MPP / GTU | Oznaczenia split payment i grupy towarowe |
Numer KSeF to kluczowe pole: jego obecność potwierdza, że faktura jest oficjalnie zarejestrowana w systemie. Brak numeru oznacza, że dokument nie trafił do KSeF – niezależnie od tego, co mówi kontrahent.
Warto rozróżnić dwa pytania: tu sprawdzasz, czy faktura w ogóle jest w KSeF – bo KSeF to rejestr dokumentów, a nie księga należności, więc statusu „opłacona” w nim nie znajdziesz. Czy faktura została zapłacona, prześledzisz osobno: w KSeF Import masz tabelę pobranych faktur, w której zajmiesz się oznaczaniem faktur jako opłacone.
Plan Solo daje Arkusze Google – wystarczający do sprawdzania i monitorowania. Eksport do Excela (.xlsx), CSV i szybki podgląd PDF faktury wymagają planu Firma lub wyższego. Google Drive PDF dostępny jest tylko w planie Biuro.
Co zyskujesz poza oszczędnością czasu
Automatyczny monitoring zmienia sposób pracy z fakturami kosztowymi – nie tylko przyspiesza sprawdzanie.
- Lepsza kontrola kosztów. Widzisz nowe faktury na bieżąco, nie raz na miesiąc przy rozliczeniu. Nadwyżka u dostawcy widoczna jest od razu.
- Szybsze płatności. Nie spóźnisz się z płatnością, bo po prostu nie wiedziałeś o fakturze.
- Mniej telefonów od kontrahentów. Wiesz o fakturze, zanim zdążą zapytać.
- Pełna ciągła historia. Arkusz zachowuje wszystkie faktury od ostatnich 90 dni; kolejne dochodzą automatycznie i masz trwały rejestr.
Pierwsze pobranie obejmuje ostatnie 90 dni – tyle udostępnia API KSeF w jednym oknie. Starsze faktury przechowuje MF przez 10 lat i możesz je pobrać z portalu po numerze KSeF. Nowe dochodzą automatycznie i Twój rejestr rośnie bez przerwy.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie. Certyfikat wgrywasz raz podczas konfiguracji. KSeF Import przechowuje go zaszyfrowany i używa automatycznie przy każdej synchronizacji. Do portalu MF nie logujesz się już w ogóle.
Otwierasz Arkusz Google i szukasz kontrahenta lub numeru przez Ctrl+F – bez wchodzenia na portal MF. Każda faktura pobrana przez KSeF Import ma unikalny numer KSeF nadany przez Ministerstwo Finansów; jego obecność w arkuszu potwierdza, że dokument jest oficjalnie zarejestrowany.
Zależy od planu: maksymalnie 24 godziny w planie Solo, 6 godzin w Firma, 2 godziny w Grupa lub 15 minut w Biuro. W praktyce nowe faktury dochodzą na bieżąco, zgodnie z harmonogramem synchronizacji.
Może być kilka przyczyn: faktura jest młodsza niż ostatnia synchronizacja i pojawi się w kolejnym cyklu, certyfikat stracił ważność i system powiadomi o tym e-mailem, albo dokument wystawiono na inny NIP. Panel pokazuje dokładny status ostatniej synchronizacji.
Tak. W panelu wybierasz typ faktur: kosztowe jako nabywca, sprzedażowe jako wystawca albo obydwa. Arkusz może mieć oddzielne zakładki dla każdego typu.
Wszystkie plany, łącznie z Solo, obsługują eksport do Arkuszy Google. Excel i CSV wymagają planu Firma lub wyższego. Siedmiodniowy okres próbny daje pełny dostęp do limitów planu Biuro, więc od pierwszego dnia masz Arkusze, Excel, CSV i synchronizację co 15 minut.
Specjalistka ds. KSeF w zespole redakcyjnym KSeF Import. Pisze o eksporcie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur do arkuszy i rozliczaniu kosztów.