Których pól z KSeF Optima nie importuje automatycznie?
Standardowy import KSeF w Comarch Optimie pomija pięć kluczowych pól: numer KSeF, oznaczenia GTU, walutę oryginalną, pełne opisy pozycji oraz flagi MPP i odwrotnego obciążenia. Pola te są obecne w XML FA(3), ale programy księgowe albo ich nie obsługują, albo wymagają dodatkowej konfiguracji. CSV z KSeF Import zawiera wszystkie te dane od razu, bez żadnej dodatkowej konfiguracji.
- 5 pól ginie przy standardowym imporcie KSeF do Optimy: numer KSeF, GTU, waluta, opisy pozycji, MPP.
- Brak numeru KSeF w rejestrze VAT to bezpośrednia rozbieżność z JPK_V7(3) od lutego 2026.
- Brak GTU lub flagi MPP przy faktury powyżej 15 000 zł brutto może skutkować sankcją lub wezwaniem urzędu.
- CSV z KSeF Import daje 22 kolumny z kompletnymi danymi FA(3) – wszystkie 5 pól obecnych od pierwszego eksportu.
- Konfiguracja pól eksportu zajmuje 2 minuty i zapisuje się per NIP na kolejne eksporty.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEImport KSeF do Optimy przenosi 10–15 z 80+ pól XML. Numer KSeF, GTU, waluta, opis pozycji i MPP najczęściej giną. Brakujące dane trzeba uzupełniać ręcznie – co przy 200 fakturach miesięcznie kosztuje godziny pracy.
KSeF Import parsuje pełny XML FA(3) i eksportuje do CSV wszystkie pola, których program księgowy nie pobrał. Wybierasz kolumny, zapisujesz szablon per NIP i każdy kolejny eksport jest gotowy od razu.
Zamiast uzupełniać GTU i numery KSeF ręcznie przed każdą deklaracją, masz kompletne dane w arkuszu gotowym do importu lub weryfikacji JPK_V7.
Dlaczego import KSeF do Optimy gubi dane
XML FA(3) przesłany przez KSeF zawiera ponad 80 pól na fakturę. Standardowy importer w Comarch Optimie przenosi 10–15 z nich – te, które mapują się bezpośrednio na pola dokumentu w programie. Reszta znika, bo program nie ma dla nich miejsca docelowego, bo importer nie obsługuje danego elementu XML, albo bo nikt nie uznał tego za priorytet. Tymczasem brak właśnie tych pominiętych pól może kosztować kłopoty z urzędem skarbowym.
Poniżej pięć pól, które najczęściej giną w standardowym imporcie, dlaczego ich brak jest dotkliwy i jak odzyskać je przez eksport CSV. Pełny pipeline importu do Optimy krok po kroku opisuje artykuł o CSV z KSeF do Optimy dla biur rachunkowych.
Struktura JPK_V7(3) obowiązująca od 1 lutego 2026 wymaga podania numeru KSeF przy każdej fakturze w ewidencji VAT. Brak tego pola to rozbieżność, którą urząd skarbowy może zakwestionować podczas kontroli krzyżowej z bazą KSeF.
5 brakujących pól – tabela porównawcza
Poniżej zestawienie pięciu pól, ich ważności oraz tego, jak radzą sobie z nimi najpopularniejsze programy księgowe.
| Pole FA(3) | Dlaczego ważne | Optima | Symfonia | wFirma | CSV KSeF Import |
|---|---|---|---|---|---|
| Numer KSeF | Obowiązkowy w JPK_V7(3) od II.2026; identyfikacja przy kontroli | ⚠ atrybut, niewidoczny domyślnie | ⚠ opcjonalnie | ✗ nie importuje | ✓ zawsze |
| Oznaczenia GTU | Obowiązek z Rozporządzenia MF; błąd GTU = korekta JPK | ⚠ częściowo (rzadsze kody giną) | ⚠ wymaga konfiguracji | ✗ nie importuje | ✓ zawsze |
| Waluta + kurs NBP | Błędny kurs = błędna kwota netto w PLN i VAT naliczony | ⚠ wymaga ręcznego ustawienia | ✗ nie importuje | ✗ nie importuje | ✓ zawsze |
| Pełne opisy pozycji | Podstawa alokacji kosztów; Optima obcina do 80 zn. | ⚠ ucina do ~80 zn. | ⚠ ucina do ~120 zn. | ✓ pełne | ✓ zawsze pełne |
| Flagi MPP / odwrotne obciążenie | Brak MPP przy fakturze >15 000 zł brutto = sankcja 30% VAT | ⚠ częściowo (zależy od wersji) | ✗ nie importuje | ⚠ tylko MPP | ✓ zawsze |
Legenda: ✓ – importuje kompletnie; ⚠ – częściowo lub wymaga konfiguracji; ✗ – nie importuje. Żaden z programów nie daje 5/5. CSV z KSeF Import – zawsze 5/5.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Każde pole osobno – co ginie i dlaczego to problem
Pole 1: Numer KSeF
Numer KSeF (KsefReferenceNumber) to 35-znakowy identyfikator nadawany każdej fakturze przez Krajowy System e-Faktur. Przykładowa postać: 1-123-45678-FA3-20260301-ABCDEF12345-67. Od 1 lutego 2026 struktura JPK_V7(3) wymaga podania tego numeru przy każdej fakturze w ewidencji VAT zakupowej i sprzedażowej.
Optima przechowuje numer KSeF jako atrybut dokumentu, ale nie wyświetla go domyślnie w rejestrze VAT. Trzeba dodać kolumnę ręcznie w konfiguracji rejestru. wFirma i Insert nie importują numeru KSeF w ogóle. CSV rozwiązanie: kolumna numer_ksef – zawsze obecna, zawsze pełne 35 znaków.
Pole 2: Oznaczenia GTU
Kody GTU_01–GTU_13 (Grupy Towarów i Usług) oznaczają specyficzne kategorie towarów i usług – np. GTU_01 (alkohol), GTU_09 (leki), GTU_12 (usługi niematerialne). Błędne GTU w JPK_V7 oznacza konieczność korekty deklaracji. Brak GTU, gdy powinno być, to wezwanie z urzędu. Optima importuje GTU jako atrybut, ale pomija rzadsze kody (GTU_03, GTU_05, GTU_06). CSV: kolumna gtu z pełną listą kodów per faktura, np. GTU_12, GTU_13.
Pole 3: Waluta oryginalna i kurs NBP
Pole KodWaluty w XML FA(3) określa walutę transakcji (EUR, USD, GBP, CHF). Faktury walutowe zawierają też datę kursu NBP, który determinuje właściwy przelicznik PLN – kurs średni z dnia poprzedzającego datę wystawienia. Większość programów importuje faktury z KSeF wyłącznie jako kwoty PLN. Optima wymaga ręcznego ustawienia waluty na dokumencie po imporcie. CSV: kolumny waluta i kwota_waluta – waluta oryginalna + kwota w walucie obcej.
Pole 4: Pełne opisy pozycji
Element FaWiersz → P_7 w XML FA(3) to opis pozycji faktury – schemat dopuszcza do 512 znaków na pozycję. Optima obcina opisy do ok. 80 znaków (w zależności od wersji), Symfonia do ok. 120. Przy fakturach usługowych opis zawiera pełne specyfikacje niezbędne do alokacji kosztów. CSV: kolumna opis_pozycji z pełnym tekstem ze wszystkich pozycji faktury, bez obcinania.
Pole 5: Flagi MPP, odwrotne obciążenie, załącznik 15
XML KSeF zawiera flagi transakcji specjalnych: MPP (mechanizm podzielonej płatności, obowiązkowy powyżej 15 000 zł brutto dla towarów z załącznika 15 do ustawy o VAT), odwrotne obciążenie (TP – transakcje z podmiotami powiązanymi) i oznaczenie załącznika 15. Brak flagi MPP przy fakturze powyżej 15 000 zł brutto to potencjalna sankcja 30% kwoty VAT. Symfonia nie importuje MPP z KSeF. CSV: kolumny mpp, odwrotne_obciazenie, zalacznik_15 – wartości TAK/NIE, jednoznaczne.
Jak włączyć brakujące pola w eksporcie CSV
Konfiguracja w KSeF Import zajmuje 2 minuty i zapisuje się per NIP.
-
1
Przejdź do Pól eksportu
W panelu wejdź w Ustawienia → Pola eksportu. Zobaczysz listę 22 dostępnych kolumn. Domyślnie włączone: numer faktury, data, NIP, nazwa, netto, VAT, brutto.
-
2
Zaznacz brakujące kolumny
Zaznacz:
numer_ksef,gtu,waluta,kwota_waluta,opis_pozycji,mpp,odwrotne_obciazenie. Kolejność kolumn zmienisz przeciągając je w liście. -
3
Zapisz szablon
Kliknij Zapisz. Konfiguracja obowiązuje przy każdym kolejnym eksporcie CSV dla tego NIP. Nie musisz ustawiać ponownie.
-
4
Eksportuj i zweryfikuj
Pobierz plik CSV. Otwórz w Excelu lub Arkuszach Google i sprawdź, czy kolumny z numerem KSeF i GTU są wypełnione. Jeśli XML faktury nie zawierał danego pola – komórka będzie pusta (pole nie istniało u wystawcy).
Po pobraniu CSV z kompletem pól możesz go wczytać do Optimy przez Import → Dokumenty. Zmapuj kolumny CSV na pola dokumentu raz – Optima zapamiętuje schemat mapowania. Pełna instrukcja: KSeF CSV do Optimy dla biur rachunkowych.
Specjalnie o MPP: kiedy brak flagi kosztuje
Mechanizm podzielonej płatności (MPP, zwany split payment) jest obowiązkowy przy płatnościach za towary i usługi z załącznika 15 do ustawy o VAT, gdy kwota brutto przekracza 15 000 zł. Obowiązek dotyczy zarówno wystawcy, jak i odbiorcy faktury.
Problem pojawia się, gdy importer programu księgowego nie przenosi flagi MPP z XML KSeF do rejestru. Biuro rachunkowe musi wtedy ręcznie przeglądać każdą fakturę powyżej 15 000 zł i weryfikować, czy MPP jest oznaczone poprawnie. Przy 50 fakturach miesięcznie powyżej tego progu – to godzina dodatkowej pracy na klienta.
CSV z KSeF Import daje kolumnę mpp z wartością TAK lub NIE przy każdej fakturze. Wystarczy filtr w Excelu, żeby wylistować wszystkie faktury wymagające MPP i porównać z tym, co jest w programie. Więcej o split payment i flagowaniu: KSeF i MPP – jak KSeF Import flaguje faktury split payment.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Comarch systematycznie rozszerza integrację KSeF w Optimie, ale tempo jest nierówne. Wersja 2025.5 poprawiła mapowanie GTU, a 2026.1 ulepszyła obsługę numeru KSeF w rejestrze VAT. Jednak waluta oryginalna, pełne opisy pozycji i flagi odwrotnego obciążenia nadal wymagają ręcznej interwencji lub modułu ERP Plus. CSV z KSeF Import daje te dane od pierwszego eksportu, bez czekania na aktualizacje programu.
KSeF Import oferuje 22 predefiniowane kolumny oparte na polach z XML FA(3). Własne kolumny obliczeniowe (np. marża, kategoria kosztu) nie są dostępne w CSV, bo wymagałyby logiki spoza faktury. Po imporcie CSV do Excela możesz dodać własne kolumny z formułami, np. warunkowe przypisanie do kategorii kosztowej na podstawie GTU lub NIP sprzedawcy.
XML FA(3) zawiera pola opcjonalne: numer rejestracyjny pojazdu przy fakturach paliwowych, data dostawy (P_6), termin platnosci, numer zamowienia. KSeF Import parsuje i eksportuje te pola, jesli sa obecne w XML. W ustawieniach eksportu znajdziesz je jako dodatkowe kolumny. Jesli wystawca faktury ich nie podal w XML, kolumna jest pusta.
Tak, bezposrednio. JPK_V7(3) wymaga numeru KSeF od lutego 2026, oznaczen GTU, flag MPP i oznaczen procedur (TP, SW, EE). Jesli program ksiegowy nie importuje tych pol z KSeF, trzeba je uzupelnic recznie przed wyslaniem JPK, albo ryzykuje sie wezwanie do wyjasnien. CSV z pelnym zestawem kolumn pozwala skrzyzowac dane z rejestrem VAT i wykryc braki przed terminem deklaracji.
Tak. Kolumna waluta pokazuje kod waluty oryginalnej (EUR, USD, GBP, CHF), a kolumna kwota_waluta zawiera kwote w walucie obcej. Rownowartosci w PLN sa przeliczone po kursie srednim NBP z dnia poprzedzajacego date wystawienia faktury, co jest wymogiem podatkowym dla transakcji walutowych.
Po zarejestrowaniu i wgraniu certyfikatu KSeF pierwsze faktury pojawiaja sie w panelu w ciagu kilku minut. Konfiguracja pol eksportu to 2 minuty. Trial 7-dniowy daje pelny dostep do limitow planu Biuro: 20 NIPow, bez limitu faktur, sync co 15 min i eksport CSV ze wszystkimi 22 kolumnami.
Inżynier integracji KSeF. Odpowiada za połączenia z API Krajowego Systemu e-Faktur, automatyzacje i parsowanie struktury logicznej FA(3).