Dlaczego nie widzę faktury kosztowej w KSeF, choć kontrahent twierdzi, że ją wysłał?
Najczęściej faktura wcale nie dotarła do Twojej skrzynki: wystawca podał Twój NIP z błędnym prefiksem „PL” dla transakcji krajowej, przesłał Ci tylko PDF bez wysyłki do KSeF, albo dokument utknął w przetwarzaniu po jego stronie. Rzadziej problem leży po Twojej stronie – token lub certyfikat użyty do pobierania nie ma uprawnienia do odbioru faktur. Z chwilą nadania numeru KSeF faktura jest formalnie „otrzymana” niezależnie od tego, czy ją widzisz (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT), więc sprawdź w przeszukiwalnej tabeli KSeF Import, czy dokumentu od tego kontrahenta faktycznie brakuje w ostatnich 90 dniach, zanim uznasz sprawę za awarię.
- Faktura wysłana przez kontrahenta do KSeF jest prawnie „otrzymana” z chwilą nadania numeru KSeF – nawet jeśli jej nie widzisz w swojej skrzynce (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT).
- Najczęstsze przyczyny „zniknięcia”: błędny prefiks „PL” w Twoim NIP-ie na fakturze krajowej, kontrahent przesłał tylko PDF bez wysyłki do KSeF, token bez uprawnień do odbioru albo zwykłe opóźnienie po stronie wystawcy.
- KSeF Import pobiera faktury automatycznie w cyklu synchronizacji – od 15 minut w planie Biuro po raz dziennie w planie Solo – więc szybko sprawdzisz, czy dokumentu naprawdę nie ma.
- Przeszukiwalna tabela faktur pokazuje komplet dokumentów z ostatnich 90 dni – wpisujesz NIP lub nazwę kontrahenta i widzisz, czy cokolwiek od niego wpłynęło.
- Jeśli faktury naprawdę nie ma w KSeF, żadne narzędzie jej nie pobierze – KSeF Import eksportuje wyłącznie to, co system MF już przyjął; resztę trzeba wyjaśnić bezpośrednio z kontrahentem.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEFaktura z chwilą nadania numeru KSeF jest formalnie doręczona nabywcy, niezależnie od tego, czy realnie ją widzisz. Termin na odliczenie VAT biegnie mimo braku dokumentu w Twoim panelu, a Ty nie wiesz, czy to opóźnienie, błąd wystawcy, czy dokument w ogóle nie trafił do systemu.
Synchronizacja pobiera faktury zaakceptowane przez KSeF do przeszukiwalnej tabeli w panelu, w rytmie zależnym od planu. Wpisujesz NIP kontrahenta i od razu widzisz, czy cokolwiek od niego wpłynęło w ostatnich 90 dniach – zamiast czekać na odpowiedź infolinii MF.
Zamiast zgadywać, masz konkretną odpowiedź: dokument jest w rejestrze i to kwestia synchronizacji, albo naprawdę go nie ma i to sprawa do wyjaśnienia z wystawcą. Decyzję podejmujesz od razu, nie po kilku dniach niepewności.
Faktura „otrzymana” w KSeF a faktura widoczna w Twoim panelu – to nie to samo
W obowiązkowym KSeF prawo nie czeka, aż zauważysz nowy dokument. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną przez nabywcę z chwilą nadania jej numeru KSeF – niezależnie od tego, czy faktycznie ją zobaczyłeś (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT). To rozróżnienie ma realne znaczenie: termin na odliczenie VAT liczy się od tej daty, nie od dnia, w którym dokument rzuci Ci się w oczy w panelu.
| Etap | Co się dzieje | Co to oznacza dla Ciebie |
|---|---|---|
| Wystawca wysyła XML do KSeF | System nadaje numer KSeF po pozytywnej walidacji | Faktura jest już prawnie „otrzymana” – art. 106na ust. 3 ustawy o VAT |
| Faktura trafia do Twojej skrzynki KSeF | Zwykle kwestia minut, czasem godzin opóźnienia po stronie wystawcy | Widoczność w portalu MF nie zawsze pokrywa się z datą przyjęcia |
| KSeF Import pobiera dokument do panelu | Zależy od częstotliwości synchronizacji Twojego planu | Od 15 minut (Biuro) do 24 godzin (Solo) – patrz sekcja niżej |
Jeśli faktura już otrzymała numer KSeF, zegar na odliczenie VAT biegnie, choćbyś jej jeszcze nie widział. Więcej o samym terminie i typowych pułapkach znajdziesz w artykule kiedy odliczyć VAT z faktury KSeF.
5 najczęstszych przyczyn, dla których nie widzisz faktury kosztowej
Zanim zaczniesz szukać awarii po swojej stronie, sprawdź te pięć scenariuszy – w praktyce odpowiadają za większość zgłoszeń o „zniknionej” fakturze.
- Błędny prefiks „PL” w Twoim NIP-ie – wystawca krajowej transakcji błędnie dopisał kod kraju do Twojego numeru, więc system potraktował fakturę inaczej niż standardową krajową.
- Dokument to tylko PDF lub e-mail, nie faktura z KSeF – kontrahent przesłał Ci wizualizację, ale nie wysłał samego pliku XML do systemu; bez realnej wysyłki żadne narzędzie tego nie pobierze.
- Opóźnienie przetwarzania po stronie wystawcy – jego program księgowy wysyła faktury w paczkach co jakiś czas, więc dokument trafia do KSeF później niż data widoczna na wizualizacji.
- Token lub certyfikat bez uprawnienia do odbioru faktur – narzędzie, którym pobierasz dokumenty, ma dostęp tylko do wystawiania albo do innego zakresu uprawnień w panelu KSeF.
- Faktura odrzucona przez KSeF z powodu błędu w pliku XML – dokument nie dotarł wcale, bo nie przeszedł walidacji technicznej; wystawca dostaje komunikat odrzucenia i musi go poprawić i wysłać ponownie.
Cztery z pięciu powyższych przyczyn leżą po stronie wystawcy albo konfiguracji dostępu, nie po stronie systemu, którym pobierasz dane. Zanim zgłosisz awarię, zweryfikuj, czy dokument w ogóle istnieje w KSeF.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Jak sprawdzić w KSeF Import, czy faktury naprawdę brakuje
Zamiast logować się do portalu podatnika i przeklikiwać filtry, masz pod ręką jedno miejsce z pełnym obrazem sytuacji.
-
1
Wyszukaj kontrahenta w tabeli faktur
Wpisz NIP lub nazwę firmy w wyszukiwarce panelu KSeF Import. Od razu widzisz, czy w ostatnich 90 dniach pojawił się od niego jakikolwiek dokument – bez logowania do portalu MF.
-
2
Sprawdź datę ostatniej synchronizacji
Panel pokazuje, kiedy ostatnio pobrano dane z KSeF. Jeśli od tej daty minęło mniej czasu niż wynosi cykl Twojego planu, dokument po prostu jeszcze nie miał okazji trafić do tabeli.
-
3
Zestaw czas oczekiwania z częstotliwością planu
Porównaj, ile czasu minęło od wysyłki faktury z maksymalnym opóźnieniem synchronizacji Twojego planu – tabela niżej pokazuje dokładne wartości dla każdego z nich.
| Plan | Częstotliwość synchronizacji | Maks. czas do pojawienia się w panelu |
|---|---|---|
| Solo | raz na dobę | do 24 godzin |
| Firma | co 6 godzin | do 6 godzin |
| Grupa | co 2 godziny | do 2 godzin |
| Biuro | co 15 minut | do 15 minut |
Jeśli regularnie czekasz zbyt długo, plan z częstszą synchronizacją skraca to okno bez zmiany niczego innego w konfiguracji – porównanie planów znajdziesz w cenniku.
Czego KSeF Import nie pobierze – uczciwe ograniczenie
KSeF Import eksportuje wyłącznie dokumenty, które Krajowy System e-Faktur już przyjął i przypisał do Twojego NIP-u jako nabywcy. Jeśli faktury nie ma w KSeF – bo wystawca jej nie wysłał, przesłał tylko PDF, albo dokument odrzucono z powodu błędu XML – żadne narzędzie zewnętrzne, włącznie z KSeF Import, jej nie odzyska. Automatyzacja przyspiesza wykrycie braku, ale nie zastępuje kontaktu z kontrahentem.
- Poproś kontrahenta o potwierdzenie numeru KSeF faktury i daty jej wysyłki – bez tego numeru nie da się zweryfikować, czy dokument w ogóle trafił do systemu.
- Jeśli poda numer KSeF, a Ty nadal nic nie widzisz w tabeli, sprawdź swój NIP na jego kopii dokumentu – literówka albo prefiks „PL” to najczęstszy powód.
- Poproś o ponowne udostępnienie faktury w KSeF, jeśli okaże się, że nigdy nie została poprawnie wysłana.
Jeśli masz tylko wizualizację PDF, a faktury nie ma w tabeli KSeF Import, poczekaj na potwierdzony numer KSeF przed zaksięgowaniem. Data „otrzymania” liczy się od nadania numeru w systemie, nie od otrzymania pliku e-mailem.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie. Z chwilą nadania numeru KSeF faktura jest prawnie otrzymana (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT), niezależnie od tego, czy widzisz ją w swojej skrzynce. Termin na odliczenie VAT biegnie od tej daty, a nie od momentu, w którym dokument faktycznie zauważysz.
Zestaw czas oczekiwania z częstotliwością synchronizacji Twojego planu – od 15 minut w planie Biuro do 24 godzin w planie Solo. Jeśli po tym czasie w tabeli KSeF Import nadal nic nie ma, prawdopodobnie dokument nie trafił jeszcze do KSeF i warto skontaktować się z wystawcą.
Nie. KSeF Import eksportuje wyłącznie dokumenty już przyjęte przez Krajowy System e-Faktur. Jeśli wystawca nie wysłał faktury do systemu albo została odrzucona z powodu błędu w pliku XML, żadne narzędzie zewnętrzne jej nie odzyska – trzeba wyjaśnić to bezpośrednio z kontrahentem.
Numer faktury nadaje wystawca zgodnie z własną numeracją i identyfikuje dokument w jego księgach. Numer KSeF nadaje system automatycznie po przyjęciu dokumentu i służy do jego wyszukania w centralnym repozytorium. Prosząc kontrahenta o potwierdzenie wysyłki, pytaj konkretnie o numer KSeF, nie o numer faktury.
Tylko częściowo. Krótszy cykl, na przykład 15 minut w planie Biuro zamiast raz dziennie w planie Solo, skraca czas, po którym dokument już przyjęty przez KSeF pojawi się w Twoim panelu. Nie pomoże jednak, jeśli faktury w ogóle nie ma jeszcze w systemie – to zależy wyłącznie od wystawcy.
Tak. Siedmiodniowy okres próbny otwiera pełne możliwości planu Biuro – 20 NIP-ów, bez limitu faktur, synchronizacja co 15 minut. Wgrywasz certyfikat lub token API KSeF i od razu widzisz przeszukiwalną tabelę faktur z ostatnich 90 dni.
Specjalistka ds. KSeF w zespole redakcyjnym KSeF Import. Pisze o eksporcie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur do arkuszy i rozliczaniu kosztów.