Czym jest faktura scamowa w KSeF i co powinien zrobić nabywca?
Faktura scamowa (zwana też „fakturą widmo") to fikcyjna faktura wystawiona w KSeF na Twój NIP bez żadnej rzeczywistej transakcji. Z chwilą nadania numeru KSeF jest formalnie „otrzymana" przez Twój podmiot (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT), ale nie rodzi skutków podatkowych dopóki nie trafi do ksiąg. Nabywca może ją ukryć lub zgłosić jako nadużycie w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (funkcja dostępna od 24 kwietnia 2026 r.). Nie księguj jej – brak rzeczywistej transakcji wyklucza prawo do odliczenia VAT (art. 88 ust. 3a pkt 4 ustawy o VAT).
- Faktura scamowa trafia do Twojej skrzynki KSeF bez Twojej zgody – wystarczy, że ktoś wyśle dokument XML z Twoim NIP-em jako nabywcą.
- Z chwilą nadania numeru KSeF jest formalnie „otrzymana" (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT) – ale nie wywołuje skutków podatkowych dopóki jej nie zaksięgujesz.
- W Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 możesz ją ukryć (odseparować z widoku) lub zgłosić jako nadużycie bezpośrednio do KAS; opcja aktywna od 24 kwietnia 2026 r.
- Nie masz prawa odliczyć VAT z faktury dokumentującej czynność, która nie miała miejsca (art. 88 ust. 3a pkt 4 ustawy o VAT).
- KSeF Import pobiera wszystkie faktury przychodzące automatycznie – tabela z wyszukiwarką po NIP-ie wystawcy pozwala wychwycić nieznany podmiot w kilka sekund.
W tym artykule
- Skąd scamowe faktury trafiają do Twojej skrzynki KSeF
- 6 sygnałów ostrzegawczych faktury w Twojej skrzynce KSeF
- Co zrobić z fakturą scamową – dwa działania w Aplikacji KSeF 2.0
- Jak KSeF Import przyspiesza wykrywanie nieznanych wystawców
- Skutki podatkowe niezweryfikowanej faktury scamowej
- Najczęstsze pytania
Od problemu do efektu
PWEW obowiązkowym KSeF każdy podmiot posiadający NIP może wystawić fakturę z Twoim NIP-em jako nabywcą. Z chwilą nadania numeru KSeF jest formalnie doręczona – nawet jeśli nie wiesz o jej istnieniu. Niezweryfikowana, a potem błędnie zaksięgowana, naraża Cię na zakwestionowanie odliczenia VAT i konieczność korekty JPK.
Tabela faktur w panelu KSeF Import wyświetla każdą fakturę przychodzącą z ostatnich 90 dni. Wpisujesz NIP lub nazwę kontrahenta i w sekundę widzisz, czy ta firma w ogóle pojawiła się wcześniej – bez logowania do portalu MF.
Faktura scamowa zidentyfikowana w KSeF Import przed przekazaniem do systemu księgowego nie wywołuje żadnych skutków podatkowych. Masz czas na ukrycie jej w KSeF 2.0 i zgłoszenie nadużycia do KAS – bez korekty JPK_V7, bez ryzyka odsetek.
Skąd scamowe faktury trafiają do Twojej skrzynki KSeF
Obowiązkowy KSeF otworzył nowy wektor nadużyć: każdy podmiot posiadający NIP i aktywne konto w systemie może wystawić fakturę ustrukturyzowaną, wskazując dowolny NIP jako nabywcę. System weryfikuje wyłącznie poprawność techniczną pliku XML – nie sprawdza, czy transakcja faktycznie miała miejsce. Faktura przechodzi walidację i ląduje w skrzynce wskazanego nabywcy.
Z chwilą nadania numeru KSeF faktura jest formalnie „otrzymana" przez nabywcę – niezależnie od tego, czy podmiot o niej wie (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT). To samo prawo, które w normalnych warunkach chroni nabywcę przed opóźnieniami dostawców, tutaj działa na jego niekorzyść: scamowa faktura jest przez prawo traktowana identycznie jak każda inna odebrana faktura KSeF.
| Aspekt | Faktura od realnego dostawcy | Faktura scamowa |
|---|---|---|
| Rzeczywista transakcja | Tak – dostawa lub usługa miała miejsce | Nie – brak jakiegokolwiek stosunku handlowego |
| Moment „otrzymania" | Data nadania numeru KSeF (art. 106na ust. 1 u.p.t.u.) | Identyczny – data nadania numeru KSeF |
| Prawo do odliczenia VAT | Tak – spełnione warunki art. 86 ust. 1 u.p.t.u. | Nie – art. 88 ust. 3a pkt 4: czynność niedokonana |
| Konsekwencje zaksięgowania | Brak ryzyka – transakcja realna | Nienależne odliczenie VAT, ryzyko korekty JPK_V7 |
6 sygnałów ostrzegawczych faktury w Twojej skrzynce KSeF
Nie każda nieznana faktura to scam – możesz mieć nowego dostawcę, którego zamówienie jeszcze nie dotarło do działu finansowego. Sprawdź te 6 sygnałów przed podjęciem decyzji o ukryciu lub zgłoszeniu.
- Nieznana firma lub NIP wystawcy – nie ma jej w rejestrze dostawców i nie pamiętasz żadnego kontaktu ani zamówienia.
- Brak odpowiednika w zamówieniach lub umowach – numer PO, zlecenia lub umowy nie istnieje w Twoich systemach wewnętrznych.
- Nienaturalnie krótki termin płatności – faktura pojawia się z terminem 1–2 dni od wystawienia, co ma wymusić szybką, nieprzemyślaną reakcję.
- Kwota „okrągła" bez szczegółów pozycji – jedna pozycja, np. „Usługi konsultingowe", bez żadnych szczegółów zakresu ani odniesienia do umowy.
- Błędy językowe lub brak polskich znaków diakrytycznych – niepolska stylistyka nazw pozycji; opisów nie pisała osoba znająca język.
- Dane kontaktowe z bezpłatnej domeny – w polach faktury pojawia się adres gmail, wp lub hotmail zamiast adresu firmowego powiązanego z NIP wystawcy.
Zanim ukryjesz lub zgłosisz fakturę, zadzwoń do osoby odpowiedzialnej za zakupy. Zdarza się, że faktura jest realna, ale informacja o zamówieniu jeszcze nie dotarła do działu finansowego. Pochopne zgłoszenie nadużycia wobec realnego dostawcy może skomplikować dalszą współpracę. Sygnały ostrzegawcze to punkt wyjścia do weryfikacji, nie wyrok.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Co zrobić z fakturą scamową – dwa działania w Aplikacji KSeF 2.0
Ministerstwo Finansów uruchomiło 24 kwietnia 2026 r. w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 dedykowaną funkcję obsługi faktur scamowych. Nabywca ma dwa niezależne działania do dyspozycji – można je wykonać osobno lub jedno po drugim.
-
1
Krok 1 – Ukryj fakturę (odseparuj)
Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 → Faktury → Faktury zakupowe → szczegóły faktury → „Ukryj". Faktura znika z domyślnego widoku listy; pozostaje w KSeF z systemowym znacznikiem widocznym dla organów KAS. Ukrycie jest odwracalne i nie wywołuje żadnych skutków prawnych dla nabywcy – służy wyłącznie odseparowaniu dokumentu przed decyzją o zgłoszeniu.
-
2
Krok 2 – Zgłoś nadużycie do KAS
W szczegółach tej samej faktury wybierz „Zgłoszenie nadużycia", wskaż powód (np. brak transakcji), uzupełnij uzasadnienie i zatwierdź. Zgłoszenie trafia bezpośrednio do administracji skarbowej. Organy KAS mogą podjąć działania wobec wystawcy. Zgłoszenia może dokonać wyłącznie nabywca lub osoba przez niego upoważniona – sprzedawca tej opcji nie posiada.
Samo pojawienie się faktury scamowej w KSeF nie rodzi żadnych skutków podatkowych – ryzyko powstaje dopiero w chwili zaksięgowania i odliczenia VAT. Jeśli podejrzany dokument trafił już do systemu księgowego, usuń go przed złożeniem JPK_V7 za dany okres. Im szybciej, tym mniejsze ryzyko konieczności korygowania deklaracji i naliczania odsetek.
Jak KSeF Import przyspiesza wykrywanie nieznanych wystawców
KSeF Import automatycznie pobiera wszystkie faktury przychodzące ze skrzynki KSeF w cyklu synchronizacji. Oznacza to, że zanim jakakolwiek faktura trafi do systemu księgowego, masz jej podgląd w panelu – z pełnymi danymi wystawcy, kwotami i numerem KSeF – bez logowania do portalu MF.
-
1
Wyszukaj wystawcę w tabeli faktur
W panelu KSeF Import wpisz w polu wyszukiwarki NIP lub nazwę firmy. Jeśli wystawca nie pojawił się w żadnej fakturze z ostatnich 90 dni, wiersz będzie jedynym trafieniem. To wyraźny sygnał do weryfikacji przed przekazaniem dokumentu do ksiąg.
-
2
Eksportuj listę do skrzyżowania z PO
W planie Firma i wyższych eksportujesz bieżące faktury kosztowe do Excela lub CSV. Wczytujesz równolegle rejestr zamówień zakupowych i łączysz po NIP-ie wystawcy. Wiersze bez odpowiednika w rejestrze PO to kandydaci do weryfikacji – bez ręcznego porównywania faktura po fakturze.
-
3
Synchronizacja co 15 minut lub co 6 godzin
W planie Biuro synchronizacja odbywa się co 15 minut. Faktura scamowa pojawia się w panelu zanim ktokolwiek zdąży ją przekazać do działu księgowości. Na planie Firma synchronizacja jest co 6 godzin – wystarczająco szybko, by zidentyfikować podejrzany dokument przed zamknięciem okresu rozliczeniowego.
W planie Biuro każdy klient ma osobne zestawienie faktur. Podejrzana faktura jednego klienta nie miesza się z dokumentami pozostałych. Eksportujesz listę faktur konkretnego NIP-u do CSV i przekazujesz klientowi do szybkiej weryfikacji – bez logowania do portalu MF po jego stronie.
Skutki podatkowe niezweryfikowanej faktury scamowej
Prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje wyłącznie wtedy, gdy faktura dokumentuje faktycznie wykonaną czynność opodatkowaną (art. 86 ust. 1 w związku z art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a ustawy o VAT). Zaksięgowanie fikcyjnej faktury i odliczenie z niej VAT jest kwalifikowane przez organy podatkowe jako nieuprawnione zmniejszenie podatku należnego.
Konsekwencje mogą obejmować: obowiązek zwrotu nienależnie odliczonego VAT z odsetkami za zwłokę, zakwestionowanie ujętego kosztu w podatku dochodowym, a przy stwierdzeniu przez organy umyślności – odpowiedzialność z art. 62 § 2 Kodeksu karnego skarbowego za posłużenie się nierzetelną fakturą.
Wystawca faktury scamowej sam ponosi konsekwencje: art. 108 ust. 1 ustawy o VAT nakłada na niego obowiązek zapłaty VAT wykazanego na fakturze – nawet bez realnej transakcji. To nie chroni jednak nabywcy. Całe ryzyko z tytułu nienależnego odliczenia spoczywa na tym, kto z faktury skorzystał. Im wcześniej wykryjesz podejrzany dokument i wykluczysz go z ksiąg, tym niższe odsetki i mniejsze ryzyko wszczęcia postępowania kontrolnego.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie. Pojawienie się faktury w KSeF na Twój NIP nie tworzy żadnego obowiązku zapłaty. Zobowiązanie płatnicze powstaje wyłącznie z umowy lub zamówienia – nie z samego dokumentu w systemie. Jeśli wystawca grozi konsekwencjami prawnymi, możesz zgłosić nadużycie przez Aplikację Podatnika KSeF 2.0 i powiadomić właściwy urząd skarbowy.
Ukrycie odseparowuje fakturę z domyślnego widoku listy – nie powoduje jej usunięcia z systemu KSeF ani żadnych skutków podatkowych. Jest odwracalne. Organy KAS widzą znacznik ukrycia, co może być dowodem, że kwestionowałeś rzetelność dokumentu przed jego ewentualnym zaksięgowaniem.
Jeśli odkryjesz to przed złożeniem JPK_V7 za dany okres – usuń fakturę z ksiąg przed jego zamknięciem. Jeśli JPK_V7 już złożono – złóż korektę deklaracji. Odsetki naliczane są od dnia, w którym nienależne odliczenie zmniejszyło wpłatę lub zawyżyło zwrot VAT. Im szybciej złożysz korektę, tym niższe odsetki.
KSeF Import nie posiada wbudowanego modułu wykrywania scamu – jego rolą jest pobieranie i eksportowanie faktur z KSeF. Szybkie wykrywanie podejrzanych faktur zapewnia tabela z wyszukiwarką po NIP-ie i nazwie wystawcy: kontrahent, który nigdy nie pojawił się w Twoich fakturach z ostatnich 90 dni, natychmiast się wyróżnia. Eksport do Excela lub CSV (plan Firma i wyższe) pozwala skrzyżować listę faktur z rejestrem zamówień PO.
Zgłoszenie jest dowodem, że działałeś w dobrej wierze i nie byłeś świadomym uczestnikiem schematu nadużycia. Nie zwalnia jednak z obowiązku wyksięgowania faktury, jeśli przez pomyłkę trafiła do ksiąg, ani nie zastępuje korekty JPK_V7. Traktuj je jako element dokumentacji, który wzmacnia Twoją pozycję na wypadek czynności kontrolnych.
Tak. Siedmiodniowy okres próbny otwiera pełne możliwości planu Biuro – 20 NIP-ów, bez limitu faktur, synchronizacja co 15 minut, eksport do Excela, CSV i Arkuszy Google. Wystarczy wgrać certyfikat lub token API KSeF i od razu zobaczysz zestawienie wszystkich faktur przychodzących z ostatnich 90 dni.
Specjalistka ds. KSeF w zespole redakcyjnym KSeF Import. Pisze o eksporcie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur do arkuszy i rozliczaniu kosztów.
- Art. 106na ust. 1 i art. 88 ust. 3a pkt 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. 2024 poz. 361 ze zm.)
- Podręcznik KSeF 2.0 – Cz. III Dodatkowe funkcjonalności KSeF (zgłaszanie faktur scamowych), MF, kwiecień 2026
- Podręcznik KSeF 2.0 – Cz. II Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF, MF, luty 2026
- Art. 62 § 2 ustawy z 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz.U. 2023 poz. 654 ze zm.) – wystawienie lub posłużenie się nierzetelną fakturą
- Art. 108 ust. 1 ustawy o VAT – obowiązek zapłaty podatku z samego faktu wystawienia faktury