Jak oznaczyć fakturę rozliczoną kompensatą, potrąceniem lub zapłaconą częściowo?
Status opłacenia w KSeF Import jest binarny: faktura jest albo opłacona, albo nie. Fakturę rozliczoną kompensatą (potrąceniem wzajemnych wierzytelności w rozumieniu art. 498–505 Kodeksu cywilnego) oznaczasz jako opłaconą wtedy, gdy potrącenie zamyka całe saldo. Przy płatności częściowej – gdy zapłacono tylko część – faktury nie oznaczaj jako opłaconej: zostaw ją jako niezapłaconą (kwotę do dopłaty notujesz u siebie, np. w wyeksportowanym arkuszu) albo odhacz dopiero po dopłacie reszty. Ręczne oznaczanie istnieje właśnie po to, by domykać takie rozliczenia, których automat nie wykryje. Funkcja jest dostępna w planach Firma i wyżej.
- Status w KSeF Import jest binarny (opłacona / nieopłacona) – nie śledzi kwot ani sald częściowych.
- Kompensata to potrącenie wzajemnych wierzytelności (art. 498–499 KC); umarza obie do wysokości niższej z nich.
- Fakturę z kompensaty oznaczasz jako opłaconą tylko, gdy potrącenie zamyka całe saldo – jeśli zostaje nadwyżka, wciąż jest nieopłacona.
- Płatność częściowa: nie oznaczaj przedwcześnie – trzymaj fakturę jako niezapłaconą (kwotę do dopłaty notujesz u siebie) albo odhacz po dopłacie reszty.
- Automat nie widzi kompensat i potrąceń (nie ma przelewu w banku) – to typowy przypadek na ręczne oznaczenie, dostępne w planach Firma i wyżej.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEKompensata, jednostronne potrącenie, zapłata gotówką bez śladu w banku albo częściowa dopłata – to zdarzenia, po których na rachunku nie ma pasującego przelewu. Automatyczne dopasowanie ich nie wychwyci, a faktura wisi jako nieopłacona.
Gdy sam wiesz, że faktura została rozliczona w całości – potrąceniem lub w inny sposób – oznaczasz ją jako opłaconą ręcznie. KSeF Import zapisuje Twoją decyzję i utrzymuje ją niezależnie od danych wystawcy.
Faktura zamknięta kompensatą nie straszy w zaległościach, a częściowo zapłacona zostaje na liście do czasu dopłaty. Widzisz realny stan, bez fałszywych alarmów i bez przeoczonych reszt.
Najpierw prawda: status jest binarny
Zanim przejdziemy do kompensat, jedna uczciwa uwaga o działaniu narzędzia. Status opłacenia w KSeF Import ma dwa stany: opłacona albo nieopłacona. Nie przechowuje kwoty zapłaconej, nie liczy pozostałego salda i nie prowadzi historii wpłat cząstkowych. To świadomy wybór – prosty, jednoznaczny sygnał „czy mam się tym jeszcze zająć”.
KSeF Import nie śledzi płatności częściowych kwotowo. Nie wpiszesz „zapłacono 40%”, bo taki stan nie istnieje. Faktura jest albo domknięta, albo nie – a decyzję o przełączeniu podejmujesz Ty, na podstawie tego, co wiesz o rozliczeniu.
Z tego wynika prosta zasada, która przewija się przez cały ten tekst: oznaczaj fakturę jako opłaconą dopiero, gdy jest rozliczona w całości. Niezależnie od formy – przelew, gotówka, karta czy kompensata.
Kompensata i potrącenie – co mówi Kodeks cywilny
Kompensata to potoczna nazwa potrącenia wzajemnych wierzytelności. Reguluje je Kodeks cywilny w artykułach 498–505. Zgodnie z art. 498 KC, gdy dwie strony są jednocześnie względem siebie dłużnikiem i wierzycielem, a przedmiotem obu długów są pieniądze (lub rzeczy tej samej jakości oznaczone co do gatunku), obie wierzytelności są wymagalne i zaskarżalne – każda ze stron może potrącić swoją należność z należnością drugiej strony.
Zgodnie z art. 498 § 2 KC wskutek potrącenia obie wierzytelności umarzają się nawzajem do wysokości wierzytelności niższej. To sedno dla oznaczania statusu: jeśli Twój dług i dług kontrahenta są równe, faktura zostaje rozliczona w całości. Jeśli nie są równe, część zobowiązania zostaje otwarta.
Sposób dokonania potrącenia opisuje art. 499 KC: potrącenia dokonuje się przez oświadczenie złożone drugiej stronie (potrącenie ustawowe – jednostronne). Obok niego funkcjonuje potrącenie umowne (kompensata umowna), oparte na swobodzie umów i zgodzie obu stron. Dla oznaczania statusu forma nie zmienia zasady – liczy się, czy saldo faktury zostało zamknięte.
| Sytuacja (dla oznaczanej faktury) | Skutek dla salda faktury | Status w KSeF Import |
|---|---|---|
| Potrącenie pokrywa całą kwotę faktury | Saldo faktury spada do zera | Oznacz jako opłaconą |
| Potrącenie pokrywa tylko część faktury | Reszta kwoty faktury nadal do zapłaty | Zostaw niezapłaconą, oznacz po domknięciu |
| Kompensata + dopłata reszty przelewem | Saldo zamknięte dopiero po dopłacie | Oznacz po zaksięgowaniu dopłaty |
| Potrącenie zakwestionowane / sporne | Saldo nadal otwarte | Zostaw niezapłaconą do czasu rozstrzygnięcia |
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Płatność częściowa: nie oznaczaj przedwcześnie
Płatność częściowa to najczęstszy powód pomyłki. Kontrahent wpłacił połowę, reszta ma przyjść później – i pojawia się pokusa, żeby fakturę „już odhaczyć”. Przy statusie binarnym to błąd: oznaczenie „opłacona” powie Tobie i całemu zespołowi, że sprawa jest zamknięta, a przecież nie jest.
Masz dwa poprawne wyjścia, zależnie od tego, jak prowadzisz ewidencję:
-
1
Zostaw jako niezapłaconą
Trzymasz fakturę na liście niezapłaconych, a kwotę do dopłaty notujesz u siebie – np. w kolumnie notatki wyeksportowanego arkusza: „wpłacono 2 000 zł z 5 000 zł, reszta do 20. dnia miesiąca”. Dzięki temu kontrola terminów nadal ją pilnuje, a Ty pamiętasz o brakującej kwocie.
-
2
Odhacz dopiero po dopłacie
Gdy wpłynie reszta i saldo faktury spadnie do zera, przełączasz status na „opłacona”. Od tego momentu znika z zaległości, bo została rozliczona w całości.
Skoro status nie liczy sald, szczegóły wpłat częściowych prowadź tam, gdzie masz na to miejsce: w kolumnie notatki w rejestrze faktur w arkuszu albo w swoim programie księgowym. KSeF Import odpowiada na pytanie „domknięta czy nie”, a nie „ile jeszcze zostało”.
Dlaczego akurat te faktury oznaczasz ręcznie
KSeF Import potrafi wyliczać status automatycznie – z flagi „Zapłacono” zadeklarowanej przez wystawcę i z formy płatności w strukturze FA(3). To działa dla typowych przelewów i płatności natychmiastowych. Kompensaty i potrącenia wypadają z tego schematu z prostego powodu:
- Brak przelewu w banku – kompensata rozlicza dług bez transferu pieniędzy, więc żaden wpływ na rachunku nie pasuje do faktury,
- KSeF nie prowadzi statusu zapłaty – to rejestr dokumentów, nie system rozrachunków, więc sam nie „zamknie” faktury,
- Deklaracja wystawcy bywa niepełna – pole „Zapłacono” wypełnia sprzedawca według swojej wiedzy; przy potrąceniu nie musi jej mieć,
- Sam moment potrącenia zależy od oświadczenia – to zdarzenie prawne między stronami, niewidoczne dla żadnego automatu.
Gdy oznaczysz fakturę ręcznie, Twoja decyzja jest nadrzędna wobec statusu wyliczonego automatycznie i nie zostanie nadpisana przez kolejną synchronizację z KSeF. Dlatego kompensaty, potrącenia i nietypowe rozliczenia domykasz raz – i tak zostaje.
Czego KSeF Import przy tym nie robi
Żeby uniknąć nieporozumień, warto jasno wyznaczyć granice. Oznaczenie statusu to zapis Twojej wiedzy o rozliczeniu – i tylko to.
- Nie wykonuje przelewów ani dopłat – płatność zlecasz i zatwierdzasz w swojej bankowości,
- Nie wysyła niczego do KSeF ani do Ministerstwa Finansów – status żyje wyłącznie w panelu KSeF Import,
- Nie dokumentuje kompensaty – oświadczenie o potrąceniu i noty prowadzisz w swoim obiegu dokumentów, zgodnie z KC,
- Nie liczy kwot częściowych – wskazuje jedynie, czy faktura jest domknięta.
Innymi słowy: KSeF Import porządkuje odpowiedź na pytanie „czy ta faktura jest już rozliczona”, a Ty zachowujesz pełną kontrolę nad tym, kiedy tę odpowiedź zmienić. Jak ten status łączy się z terminami i raportem zaległości, zobaczysz w centrum kontroli płatności.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie. Status opłacenia jest binarny – faktura jest opłacona albo niezapłacona. Aplikacja nie przechowuje zapłaconej kwoty ani pozostałego salda. Przy zapłacie częściowej zostaw fakturę jako niezapłaconą (kwotę do dopłaty zanotuj u siebie, np. w wyeksportowanym arkuszu) i oznacz ją jako opłaconą dopiero po dopłacie reszty, gdy saldo spadnie do zera.
Wtedy, gdy potrącenie zamyka całe saldo faktury. Zgodnie z art. 498 § 2 Kodeksu cywilnego wskutek potrącenia obie wierzytelności umarzają się do wysokości niższej z nich, więc jeśli kwoty nie są równe, część zobowiązania zostaje otwarta i faktura wciąż jest nieopłacona do czasu domknięcia.
To praktycznie to samo. Kompensata to potoczna nazwa potrącenia wzajemnych wierzytelności regulowanego w art. 498–505 Kodeksu cywilnego. Potrącenie ustawowe następuje przez jednostronne oświadczenie złożone drugiej stronie (art. 499 KC), a potrącenie umowne opiera się na zgodzie obu stron. Dla statusu w KSeF Import liczy się to, czy saldo faktury zostało zamknięte.
Bo kompensata rozlicza dług bez przelewu, więc na rachunku bankowym nie ma operacji pasującej do faktury. Automatyczne oznaczanie opiera się na fladze „Zapłacono” od wystawcy i formie płatności, a te nie obejmują potrącenia dokonanego między stronami. Dlatego takie faktury domykasz ręcznie.
Nie. Oznaczenie statusu to tylko zapis w KSeF Import, że fakturę uznajesz za rozliczoną. Samo oświadczenie o potrąceniu, noty kompensacyjne i pozostałą dokumentację prowadzisz w swoim obiegu dokumentów zgodnie z Kodeksem cywilnym i przepisami o rachunkowości. Status nie zastępuje dokumentów księgowych.
Ręczne oznaczanie faktur jako opłacone, pojedynczo i zbiorczo, jest dostępne w planach Firma i wyżej. Eksport statusu do Arkuszy Google działa w każdym planie, a do Excela i CSV od planu Firma. Siedmiodniowy okres próbny daje limity planu Biuro, więc możesz przetestować cały proces od początku.
Inżynier integracji KSeF. Odpowiada za połączenia z API Krajowego Systemu e-Faktur, automatyzacje i parsowanie struktury logicznej FA(3).