Faktura z KSeF dla kontrahenta zagranicznego – WDT, eksport i kod QR

Czy faktura dla zagranicznego kontrahenta musi trafić do KSeF

Art. 106ga ustawy o VAT nakłada obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF na podatników VAT czynnych posiadających w Polsce siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce jej prowadzenia – i nie robi przy tym wyjątku ze względu na to, kim jest nabywca. Jeśli sprzedajesz towar do innego kraju UE (WDT), eksportujesz towar poza Unię albo świadczysz usługę zagranicznemu kontrahentowi, fakturę dokumentującą taką transakcję wystawiasz przez KSeF dokładnie tak samo jak fakturę dla polskiego odbiorcy.

W praktyce oznacza to, że numer KSeF, oznaczenia FA(3) i cała struktura dokumentu są identyczne jak przy sprzedaży krajowej. Zmienia się wyłącznie dane kontrahenta (NIP zastępuje np. numer VAT-UE albo inny identyfikator zagraniczny) oraz – co najważniejsze dla dalszej części tego artykułu – sposób, w jaki dokument w ogóle do niego dotrze.

KSeF nie dostarczy faktury zagranicznemu kontrahentowi – kto to robi

System KSeF działa na uwierzytelnieniu przez polski NIP. Kontrahent z Niemiec, USA czy Chin – bez polskiego numeru identyfikacji podatkowej – fizycznie nie ma jak się do niego zalogować, nawet jeśli wystawiona dla niego faktura już tam istnieje z nadanym numerem.

Art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT wprost wymaga, żeby sprzedawca uzgodnił z takim nabywcą sposób udostępniania faktur wystawianych w KSeF – zanim wystawi mu pierwszy dokument. W praktyce najczęściej jest to PDF wysłany mailem, czasem link do portalu B2B kontrahenta albo – rzadziej dziś – wydruk papierowy.

Kod QR: jak kontrahent zweryfikuje fakturę bez logowania do KSeF

Żeby PDF przekazany poza systemem nie był „gołym” plikiem bez możliwości potwierdzenia autentyczności, faktura wizualizowana poza KSeF powinna mieć naniesiony kod weryfikujący w postaci dwuwymiarowego kodu QR zgodnego z normą ISO/IEC 18004. Po zeskanowaniu kod pozwala sprawdzić kluczowe dane faktury – bez logowania do systemu i bez polskiego NIP po stronie odbiorcy.

1. 1
   Faktura trafia do KSeF

   Wystawiasz fakturę WDT lub eksportową jak zwykle – system przyjmuje ją i nadaje numer KSeF.

2. 2
   Pobierasz wizualizację z kodem QR

   Generujesz PDF faktury z naniesionym kodem weryfikującym – ręcznie z portalu MF albo automatycznie w narzędziu, którego używasz do eksportu.

3. 3
   Wysyłasz w uzgodniony sposób

   Mailem, przez portal B2B albo inną drogą ustaloną wcześniej z kontrahentem – zgodnie z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT.

4. 4
   Kontrahent skanuje kod i weryfikuje

   Bez zakładania konta ani logowania sprawdza, że dane na PDF-ie zgadzają się z dokumentem faktycznie przyjętym przez KSeF.

Jak faktura WDT i eksportowa trafia do KSeF Import

Dla KSeF Import faktura wystawiona zagranicznemu kontrahentowi jest dokumentem sprzedażowym jak każdy inny – trafia do niej po tym, że Twój NIP figuruje na fakturze jako Podmiot1 (wystawca), niezależnie od tego, kim i skąd jest nabywca.

• Faktury sprzedażowe i kosztowe lądują w dwóch oddzielnych tabelach, więc dokumenty dla zagranicznych odbiorców nie mieszają się z fakturami zakupowymi ani z krajową sprzedażą.
• Podgląd w przeglądarce pokazuje pozycje, kwoty, dane stron i numer KSeF bez pobierania pliku – wystarczy sprawdzić, czy NIP kontrahenta faktycznie jest pusty albo zagraniczny, zanim zaczniesz szukać ustalonego sposobu dostawy.
• Faktura synchronizuje się w oknie ostatnich 90 dni od pierwszego pobrania, a później dochodzą tylko nowe dokumenty – nie trzeba ręcznie pilnować, czy coś nie umknęło.

Zamiast ręcznie generować PDF z kodem QR dla każdej faktury eksportowej z osobna, skorzystaj z eksportu faktur z KSeF do Excela, CSV i PDF – jedno pobranie zwraca gotową paczkę PDF z kodem QR obok Excela czy CSV dla własnej księgowości, zamiast osobnej wizyty w portalu MF przy każdym kontrahencie.

O czym pamiętać, fakturując zagranicznych kontrahentów w KSeF

1. Wystaw fakturę WDT, eksportową lub za usługę dla zagranicznego kontrahenta w KSeF tak samo jak krajową – obowiązek dotyczy Ciebie jako wystawcy, nie zależy od tego, gdzie siedzibę ma nabywca.
2. Zanim wyślesz pierwszą taką fakturę, ustal z kontrahentem (najlepiej pisemnie) sposób jej dostarczenia – to wymóg art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, nie tylko dobra praktyka.
3. Dołącz do przekazywanego PDF-u kod weryfikujący QR, żeby kontrahent mógł potwierdzić autentyczność dokumentu bez logowania do KSeF.
4. Sprawdzaj sprzedaż zagraniczną w osobnej tabeli sprzedażowej KSeF Import i eksportuj gotowy PDF z kodem QR zamiast składać dokument ręcznie za każdym razem.