Dlaczego faktura od Google Ads, Meta czy AWS nie trafia do KSeF?
Bo dostawca nie ma do tego obowiązku. Faktury ustrukturyzowane w KSeF muszą wystawiać podatnicy z siedzibą działalności gospodarczej albo stałym miejscem prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce (art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT). Google Ireland Ltd, Meta Platforms Ireland czy Amazon Web Services EMEA żadnego z tych warunków nie spełniają – dla takich podmiotów wystawianie faktur w KSeF jest co najwyżej dobrowolne (art. 106ga ust. 4), a żaden z dużych dostawców usług cyfrowych z tej opcji nie korzysta. W praktyce ich faktury docierają do Ciebie mailem lub jako PDF z panelu dostawcy, a nie przez KSeF. Taki zakup rozliczasz sam jako import usług i dopisujesz go osobno do swojego rejestru kosztów, który zasilasz eksportem z KSeF Import.
- Faktury wystawiają w KSeF tylko podatnicy z siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności w Polsce – art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT.
- Dostawcy tacy jak Google, Meta, AWS, Zoom czy Canva zwykle tego warunku nie spełniają, więc ich faktury w praktyce nie pojawiają się w KSeF – to nie awaria ani błąd synchronizacji, tylko brak obowiązku po ich stronie.
- KSeF Import eksportuje wyłącznie dokumenty przyjęte przez KSeF i przypisane do Twojego NIP-u – zagranicznej faktury żadne narzędzie stamtąd nie pobierze, dopóki dostawca sam jej tam nie wyśle, a żaden z dużych dostawców usług cyfrowych tego nie robi.
- Taki zakup rozliczasz jako import usług: sam naliczasz VAT należny i (jeśli przysługuje) naliczony w JPK_V7 – art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.
- Żeby rejestr kosztów się zgadzał, zagraniczne faktury dopisujesz osobno obok eksportu z KSeF Import – inaczej suma kosztów w arkuszu wychodzi zaniżona.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEArkusz z KSeF Import pokazuje faktury krajowe pobrane z KSeF, więc łatwo założyć, że to cały obraz kosztów. Faktury od zagranicznych dostawców usług cyfrowych w praktyce tam nie trafiają – nie z powodu awarii, tylko dlatego że prawo nie kieruje ich do KSeF.
Faktury krajowe KSeF Import pobiera i eksportuje automatycznie do arkusza – zakres formatów zależy od planu. Faktury zagraniczne rozliczasz jako import usług i dopisujesz do rejestru ręcznie – wiesz dokładnie, gdzie przebiega granica.
Zamiast odkrywać brakującą fakturę Google Ads przy uzgadnianiu z JPK_V7, z góry wiesz, które koszty trzeba doliczyć poza automatycznym eksportem z KSeF.
Dlaczego faktura od Google, Meta czy AWS nie trafia do KSeF
Ten artykuł dotyczy zakupu usług cyfrowych od zagranicznych dostawców (reklama, chmura, subskrypcje SaaS). Jeśli kupujesz towary z zagranicy (wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów lub import towarów spoza UE), zasady rozliczenia VAT są inne, choć sama faktura z tego samego powodu terytorialnego również zwykle nie trafi do KSeF.
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF dotyczy podatników posiadających siedzibę działalności gospodarczej albo stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski (art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT). To warunek terytorialny – nie ma znaczenia, jak duży jest dostawca ani czy wystawia faktury masowo. Podmioty bez siedziby lub SMPD w Polsce mogą wystawiać faktury w KSeF co najwyżej dobrowolnie (art. 106ga ust. 4 ustawy o VAT) – prawo im tego nie zabrania, ale też do niczego nie zobowiązuje.
Google Ireland Ltd (Google Ads), Meta Platforms Ireland Ltd (Meta Ads), Amazon Web Services EMEA SARL czy dostawcy narzędzi typu Zoom, Canva lub Notion zwykle nie mają w Polsce ani siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności uczestniczącego w danej transakcji. Nie są więc objęci obowiązkiem KSeF, a z opcji dobrowolnej w praktyce nie korzystają – wystawiają fakturę elektroniczną lub PDF poza systemem i przesyłają ją mailem albo udostępniają w panelu klienta.
Jeśli szukasz krajowej faktury, która powinna trafić do KSeF, a jej nie widzisz, to zupełnie inny problem – zwykle kwestia synchronizacji lub błędu wystawcy. Ten przypadek opisuje artykuł dlaczego nie widzę faktury kosztowej w KSeF. Tu chodzi o dokument, który z definicji prawa nigdy do KSeF nie trafi.
Wyjątek: gdy zagraniczny dostawca ma polski NIP i stałe miejsce w Polsce
Reguła nie jest absolutna. Jeśli zagraniczny podmiot zarejestruje w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, które faktycznie uczestniczy w danej transakcji, zaczyna podlegać tym samym zasadom co polski podatnik – łącznie z obowiązkiem KSeF. Do samego korzystania z systemu potrzebuje wtedy zwykle kwalifikowanej pieczęci elektronicznej albo pełnomocnika zgłoszonego przez ZAW-FA, jeśli pieczęcią nie dysponuje.
| Sytuacja dostawcy | Siedziba lub SMPD w Polsce uczestniczące w transakcji | Faktura w KSeF |
|---|---|---|
| Google Ireland Ltd, Meta Platforms Ireland (reklamy) | Nie | Nie – mail lub PDF z panelu |
| Zagraniczna spółka z oddziałem w Polsce, który realnie obsługuje sprzedaż | Tak | Tak – pieczęć kwalifikowana lub pełnomocnik na ZAW-FA |
| Zagraniczna spółka zarejestrowana w Polsce tylko dla celów VAT, bez SMPD | Nie | Nie |
W praktyce dla typowych dostawców usług cyfrowych (reklama, chmura, subskrypcje SaaS) trzeci wiersz i pierwszy wiersz to zdecydowana większość przypadków – rejestracja dla VAT sama w sobie nie tworzy obowiązku KSeF.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Jak rozliczyć taką fakturę – import usług krok po kroku
Skoro faktura nie przejdzie przez KSeF, odpowiedzialność za jej rozliczenie spoczywa w całości na Tobie jako nabywcy. Mechanizm nazywa się importem usług i działa w oparciu o odwrotne obciążenie.
-
1
Zweryfikuj miejsce świadczenia usługi
Dla usług B2B miejscem świadczenia jest zwykle siedziba usługobiorcy (art. 28b ustawy o VAT) – czyli Polska, jeśli to Twoja firma kupuje usługę.
-
2
Rozpoznaj import usług
Gdy usługodawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza Polską, a usługobiorcą jesteś Ty, transakcja kwalifikuje się jako import usług – art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.
-
3
Nalicz VAT należny
Sam naliczasz VAT według polskiej stawki – to Twój obowiązek jako nabywcy, nie zagranicznego dostawcy (mechanizm odwrotnego obciążenia).
-
4
Odlicz VAT naliczony, jeśli przysługuje
Jeśli masz prawo do odliczenia, ten sam VAT ujmujesz jednocześnie jako naliczony. Dla czynnego podatnika VAT z pełnym prawem do odliczenia transakcja jest neutralna.
-
5
Wykaż w JPK_V7
Import usług ujmujesz w ewidencji sprzedaży (VAT należny) i ewidencji zakupów (VAT naliczony) tego samego okresu rozliczeniowego.
-
6
Dopisz fakturę do rejestru kosztów
Dodaj dokument do swojego zestawienia obok eksportu z KSeF Import – ręcznie, bo żadne narzędzie zintegrowane z KSeF go automatycznie nie pobierze.
W imporcie usług obowiązek podatkowy powstaje zasadniczo z chwilą wykonania usługi (lub zapłaty zaliczki), niezależnie od tego, kiedy dotrze faktura od zagranicznego dostawcy. Spóźniona faktura od Google czy Meta nie przesuwa automatycznie terminu rozliczenia VAT należnego.
Jak uzupełnić rejestr kosztów o faktury spoza KSeF
Eksport z KSeF Import – do Arkuszy Google, Excela lub CSV, zależnie od planu – obejmuje komplet kosztów krajowych pobranych z KSeF i przypisanych do Twojego NIP-u jako nabywcy. Faktur zagranicznych ten eksport nie zawiera i nie zawrze, bo nie ma ich w źródle danych.
- Prowadź w swoim arkuszu księgowym osobną kategorię lub zakładkę „import usług” obok tabeli faktur z KSeF – jedno miejsce na oba źródła kosztów.
- Przy uzgadnianiu z JPK_V7 sprawdzaj sumę osobno dla faktur krajowych z eksportu i osobno dla importu usług – patrz uzgodnienie faktur KSeF z JPK_V7 w Excelu.
- Jeśli prowadzisz KPiR, faktury zagraniczne ujmujesz na tych samych zasadach dokumentowania kosztu co krajowe – patrz rejestr faktur kosztowych z KSeF do KPiR.
- Comiesięczna checklista: liczba faktur w eksporcie z KSeF Import + liczba dopisanych ręcznie faktur zagranicznych = pełny rejestr kosztów danego miesiąca.
KSeF Import automatyzuje to, co da się zautomatyzować – pobieranie i eksport faktur krajowych z KSeF. Faktur, których prawo tam nie kieruje, żadne narzędzie zintegrowane z KSeF nie pobierze; ich miejsce jest w Twojej ewidencji importu usług, obok automatycznego eksportu.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie. Jeśli dostawca nie ma w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej uczestniczącego w transakcji, nie ciąży na nim obowiązek KSeF – i zwykle nie ma nawet takiej technicznej możliwości. Fakturę otrzymasz mailem lub jako PDF z panelu dostawcy, tak jak dotychczas.
W praktyce nie – KSeF Import eksportuje wyłącznie dokumenty, które trafiły do Krajowego Systemu e-Faktur i zostały przypisane do Twojego NIP-u jako nabywcy. Prawo dopuszcza dobrowolne wystawianie faktur w KSeF przez podmioty bez siedziby lub SMPD w Polsce (art. 106ga ust. 4 ustawy o VAT), ale żaden z dużych dostawców usług cyfrowych z tej opcji nie korzysta, bo wymagałoby to integracji z polskim systemem bez żadnej korzyści biznesowej. Dopóki tak jest, dokument w KSeF się nie pojawi – niezależnie od narzędzia, którego używasz do eksportu.
Sam polski NIP niczego nie przesądza. Sprawdź, czy dostawca ma w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, które faktycznie uczestniczy w tej transakcji – tylko wtedy obowiązuje go KSeF, i to zwykle za pośrednictwem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej albo pełnomocnika zgłoszonego na ZAW-FA. Sama rejestracja dla celów VAT bez takiego miejsca obowiązku KSeF nie tworzy.
Zasadniczo nie. Import usług rozliczasz tak samo dla kontrahenta z UE (np. Irlandia, gdzie zarejestrowane są europejskie spółki Google i Meta) i spoza UE (np. USA), o ile miejscem świadczenia usługi jest Polska – art. 28b ustawy o VAT dla usług B2B. Kraj siedziby dostawcy nie zmienia ani obowiązku samonaliczenia VAT, ani tego, że taka faktura nie trafi do KSeF.
Tak. Każda usługa cyfrowa kupiona od dostawcy bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce – Zoom, Canva, Notion, kurs online od zagranicznego wykładowcy – działa według tego samego schematu: brak faktury w KSeF, rozliczenie jako import usług, ręczne dopisanie do rejestru kosztów.
Specjalistka ds. KSeF w zespole redakcyjnym KSeF Import. Pisze o eksporcie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur do arkuszy i rozliczaniu kosztów.
- Ustawa o VAT – art. 106ga ust. 1 i 4 (obowiązek i dobrowolność KSeF dla podmiotów bez siedziby w Polsce), Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535 ze zm.
- Ustawa o VAT – art. 17 ust. 1 pkt 4 (import usług) i art. 28b (miejsce świadczenia usług B2B)
- Ustawa o VAT – art. 19a (moment powstania obowiązku podatkowego)
- KSeF – zasady i przepisy, Ministerstwo Finansów (podatki.gov.pl)
- Doświadczenie operacyjne zespołu KSeF Import