Jak operator najmu krótkoterminowego może prowadzić P&L per apartament na bazie faktur z KSeF?
KSeF Import pobiera wszystkie faktury kosztowe (prowizje Booking/Airbnb, sprzątanie, media) do jednego arkusza z pełnym opisem pozycji. Dwie tabele słownikowe – NIP → kategoria i fragment adresu → apartament – i formuła VLOOKUP przypisuje każdą fakturę do właściwego lokalu. Faktury walutowe od Booking.com i Airbnb (reverse charge, EUR) są przeliczane na PLN kursem średnim NBP z dnia poprzedzającego datę wystawienia. Efekt: P&L per apartament gotowy pierwszego dnia miesiąca zamiast po dwóch dniach ręcznej pracy.
- Operator z 10–15 apartamentami ma 200–300 faktur kosztowych miesięcznie: prowizje platform, sprzątanie, media, pralnia – każda w innej walucie i kategorii VAT.
- KSeF Import agreguje je w jednym arkuszu; dwie tabele słownikowe (NIP i adres) przypisują koszt do apartamentu bez ręcznej klasyfikacji.
- Prowizje Booking.com i Airbnb to import usług z UE – reverse charge: VAT 23% rozliczasz Ty w JPK_V7; faktura zawiera tylko netto w EUR.
- Przeliczenie EUR → PLN: kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego datę sprzedaży – KSeF Import robi to automatycznie.
- Wynik: tabela Apartament × Kategoria kosztu formułą QUERY – wiesz, które lokale zarabiają, a które tracą.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWE200–300 faktur miesięcznie od kilkudziesięciu kontrahentów w PLN i EUR, różne kategorie VAT, brak alokacji per apartament. Właściciel nie wie, który lokal naprawdę zarabia.
KSeF Import pobiera faktury do arkusza z pełnym opisem pozycji. Słownik NIP i słownik adresów przypisują każdy koszt do właściwego apartamentu – automatycznie, bez ręcznego przepisywania.
Pierwszego dnia miesiąca masz zestawienie: prowizje, sprzątanie, media i pralnia per lokal – oraz marżę. Koniec z intuicyjnym zarządzaniem rentownością.
Problem: 200–300 faktur miesięcznie bez alokacji
Operator najmu krótkoterminowego z 10–15 apartamentami obraca miesięcznie 80–120 tys. zł przychodów. Intuicja podpowiada, że „Stare Miasto zawsze dobrze idzie" – ale po uwzględnieniu prowizji platform, sprzątania po każdym gościu, mediów i czynszu administracyjnego ten sam apartament może mieć marżę poniżej zera w sezonie niskim.
Typowy miesiąc u operatora z 12 apartamentami:
- 1–2 faktury zbiorcze od Booking.com (z wyszczególnieniem każdej rezerwacji, EUR, reverse charge)
- tygodniowe lub miesięczne faktury od Airbnb (EUR, reverse charge)
- 40–80 faktur za sprzątanie – każde zameldowanie/wymeldowanie jako osobna pozycja lub faktura tygodniowa
- 48+ faktur mediów – prąd, gaz, internet, woda dla każdego lokalu osobno
- 20–30 faktur drobnych – IKEA, Leroy Merlin, naprawa sprzętu
- razem: 200–300 faktur kosztowych miesięcznie, 30+ kontrahentów
Klasyfikacja „wszystkie koszty dzielone proporcjonalnie po liczbie dni najmu" jest niesprawiedliwa. Apartament A na Starym Mieście może mieć 3× wyższe zużycie mediów niż apartament na Ochocie, a prowizja Booking jest procentowa od ceny noclegu – im droższy lokal, tym więcej oddajesz platformie.
Architektura: dwie tabele słownikowe + eksport z KSeF
Faktury w KSeF zawierają: NIP kontrahenta, kwotę netto/brutto, walutę, opis pozycji, numer faktury i datę sprzedaży. Opisy pozycji w fakturach od sprzątania i mediów zwykle zawierają adres apartamentu lub jego nazwę roboczą, np. „Sprzątanie apt. Marszałkowska 10/5 – 14.04.2026" albo „Energia elektryczna ul. Nowy Świat 22/3 – 03/2026". To wystarczy, by zbudować pełny P&L per lokal.
Całość opiera się na dwóch tabelach, które budujesz raz:
| Tabela | Kolumny | Przykład |
|---|---|---|
| Slownik_NIP | NIP, Nazwa, Kategoria, Typ_VAT | 526-xxx-xx-xx · Booking.com B.V. · Prowizja platform · reverse-charge-UE |
| Slownik_Apartament | Klucz (fragment adresu lub nazwy), Apartament | „Marszałkowska 10” → Apt A · Marszałkowska |
KSeF Import eksportuje pełny opis pozycji razem z pozostałymi polami FA(3). W arkuszu Faktury dodajesz kolumny formułami:
- Kategoria:
=IFERROR(VLOOKUP(NIP; Slownik_NIP!A:C; 3; FAŁSZ); „SPRAWDŹ") - Typ_VAT:
=IFERROR(VLOOKUP(NIP; Slownik_NIP!A:D; 4; FAŁSZ); „krajowa") - Apartament:
=IFERROR(INDEX(Slownik_Ap!B:B; PODAJ.POZYCJĘ(PRAWDA; CZY.LICZBA(SZUKAJ.TEKST(Slownik_Ap!A:A; Opis)); 0)); „WSPÓLNE")(formuła tablicowa)
Kategoria WSPÓLNE zbiera koszty, których nie da się przypisać do jednego lokalu (np. ubezpieczenie całego portfela). Dzielisz je potem proporcjonalnie lub logujesz jako koszt ogólny w tabeli P&L.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Prowizje Booking i Airbnb – reverse charge i kurs NBP
Booking.com fakturuje z Holandii (NL), Airbnb Ireland – z Irlandii (IE). Obie platformy świadczą usługę pośrednictwa – to import usług z UE (art. 28b ustawy o VAT). Oznacza to:
- VAT rozlicza nabywca (Ty) – faktura od Booking nie zawiera polskiego VAT, tylko netto w EUR. Dodajesz VAT 23% w deklaracji JPK_V7 (pole „import usług") i jednocześnie go odliczasz: naliczony = należny, wynik neutralny dla większości operatorów z pełnym odliczeniem.
- Przeliczenie EUR → PLN: kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego datę sprzedaży (art. 31a ust. 1 ustawy o VAT). KSeF Import robi to automatycznie – w eksporcie masz gotową kolumnę Netto PLN.
- Booking.com: jedna faktura zbiorcza miesięcznie – przeliczenie jednym kursem per dokument. Airbnb: faktury per rezerwacja lub tygodniowe – każda ma własny kurs z dnia wystawienia.
OSS (One Stop Shop) nie dotyczy najmu apartamentów w Polsce. Usługa zakwaterowania jest świadczona w miejscu położenia nieruchomości (art. 28e ustawy o VAT) – czyli polski VAT 8% (PKWiU 55, usługi hotelarskie i krótkoterminowe zakwaterowanie). OSS pojawia się tylko wtedy, gdy masz lokale za granicą lub sprzedajesz pakiety turystyczne transgraniczne.
Szczegóły przeliczania faktur walutowych i gotowe formuły opisuje artykuł faktury walutowe z KSeF po kursie NBP.
P&L per apartament – wzór finalny
Mając arkusz Faktury z kolumnami Apartament, Kategoria i Netto PLN, budujesz tabelę przestawną lub formułę QUERY (Google Sheets):
=QUERY(Faktury!A:K; "SELECT Apartament, SUM(NettoPLN) WHERE Apartament IS NOT NULL GROUP BY Apartament PIVOT Kategoria"; 1)
Wynik: tabela Apartament × Kategoria kosztu z sumami netto.
Do kolumny Przychody dociągasz dane z raportów Booking/Airbnb (CSV z PMS lub ręczny import). Wynikowy P&L wygląda tak:
| Apartament | Przychody | Prowizje | Sprzątanie | Media | Pralnia | Marża |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Marszałkowska 10 | 12 400 zł | –2 180 zł | –840 zł | –620 zł | –180 zł | +8 580 zł |
| Nowy Świat 22 | 8 200 zł | –1 476 zł | –960 zł | –410 zł | –120 zł | +5 234 zł |
| Stare Miasto 5 | 9 800 zł | –1 764 zł | –1 100 zł | –890 zł | –200 zł | +5 846 zł |
Widzisz od razu, który lokal ma najniższą marżę i gdzie renegocjować umowę ze sprzątającymi lub podnieść stawkę dobową.
Który plan KSeF Import wybrać dla najmu krótkoterminowego
Wybór planu zależy od liczby apartamentów i wolumenu faktur, nie od liczby gości. Kluczowy parametr to limit faktur miesięcznie i liczba obsługiwanych NIP-ów.
| Skala operacji | Faktury/msc | NIP-y | Plan | Cena |
|---|---|---|---|---|
| 1–3 apartamenty (JDG) | 50–100 | 1 | Firma | 47 zł/msc |
| 4–15 apartamentów | 150–400 | 1–5 (sp. z o.o. + JDG) | Grupa | 97 zł/msc |
| 16–50 apartamentów | 400–1 500 | 5–20 (struktura grupowa) | Biuro | 347 zł/msc |
Nowe konto startuje z 7-dniowym okresem próbnym w pełnym limicie planu Biuro (do 20 NIP-ów, bez limitu faktur, synchronizacja co 15 min) – wystarczający do pełnego testu z danymi produkcyjnymi, bez karty kredytowej. Szczegóły w cenniku.
Jeśli prowadzisz portfel apartamentów przez spółkę, a część wynajmujesz prywatnie (różne NIP-y), plan Grupa obsłuży do 5 NIP-ów w jednym panelu – pobieranie faktur dla każdego z nich jest niezależne, bez kolizji limitów API KSeF.
Jak skonfigurować – krok po kroku
Konfiguracja jednorazowa; kolejne miesiące to automatyczny eksport.
-
1
Wgraj certyfikat KSeF
W panelu przejdź do Certyfikaty i dodaj plik
.p12lub.pfx– ten sam, którym logujesz się do portalu MF. Certyfikat jest szyfrowany AES-256-GCM kluczem generowanym osobno per użytkownik i przechowywany na serwerach w Unii Europejskiej (OVH). Po wgraniu nie logujesz się już ręcznie. -
2
Ustaw synchronizację
Wybierz częstotliwość: co 24 h (Firma), co 2 h (Grupa) lub co 15 min (Biuro). Pierwsze pobieranie sięga 90 dni wstecz i kompletuje historię partiami – API KSeF udostępnia ok. 60 faktur/h dla jednego NIP.
-
3
Wyeksportuj do arkusza
Kliknij Eksportuj do Google Sheets lub Eksportuj do Excela. Zaznacz kolumny: numer KSeF, NIP sprzedawcy, waluta, netto, kurs NBP, netto PLN, opis pozycji. Opis pozycji to klucz do alokacji per apartament.
-
4
Zbuduj tabele słownikowe
W nowym arkuszu Slownik_NIP wpisz znane NIP-y (Booking.com, Airbnb, firmy sprzątające) z kategorią i typem VAT. W Slownik_Apartament – fragmenty adresów mapowane na nazwy lokali.
-
5
Dodaj kolumny formuł i tabelę P&L
Do arkusza Faktury dodaj kolumny Kategoria, Typ_VAT i Apartament przez VLOOKUP/INDEX-MATCH (formuły opisane w sekcji powyżej). Na osobnym arkuszu P&L użyj tabeli przestawnej lub QUERY, by zsumować koszty per apartament i kategorię.
Przy pierwszym, dużym imporcie zostaw synchronizację na noc. API KSeF udostępnia ok. 60 faktur/h dla jednego NIP, więc zaległości z 3 miesięcy dociągają się partiami w tle – rano masz pełny zakres bez ręcznego ponawiania.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Booking.com i Airbnb to podmioty zagraniczne (Holandia, Irlandia), więc nie wystawiają faktur w polskim KSeF. Trafiają do Ciebie jako faktury zagraniczne (reverse charge) i ewidencjonujesz je samodzielnie – KSeF Import pozwala agregować je w tym samym arkuszu co faktury krajowe z KSeF, dzięki czemu cały rejestr kosztów jest w jednym miejscu.
Prowizje platform to import usług z UE (art. 28b ustawy o VAT). VAT 23% rozliczasz Ty w deklaracji JPK_V7 w pozycji import usług. Jednocześnie masz prawo do odliczenia tego VAT (naliczony = należny), więc dla podatnika z pełnym odliczeniem efekt jest neutralny.
Kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego datę sprzedaży (art. 31a ust. 1 ustawy o VAT). KSeF Import automatycznie przypisuje właściwy kurs do każdej faktury walutowej podczas eksportu.
Nie, w typowym przypadku. Usługa zakwaterowania jest opodatkowana w miejscu położenia nieruchomości (art. 28e ustawy o VAT), czyli polskim VAT 8% (PKWiU 55 – usługi hotelarskie i krótkoterminowe zakwaterowanie). OSS dotyczy sprzedaży B2C transgranicznej (np. lokal za granicą) lub pakietów turystycznych.
W tabeli Slownik_NIP przypisz NIP kontrahenta do konkretnego apartamentu (np. firma sprzątająca obsługująca wyłącznie jeden lokal). Koszty bez adresu w opisie trafią do kategorii WSPOLNE i możesz je podzielić proporcjonalnie na poziomie tabeli P&L.
Plan Firma obsługuje 200 faktur miesięcznie dla 1 NIP (47 zł/msc). Plan Grupa obsługuje 1 000 faktur dla maksymalnie 5 NIP-ów (97 zł/msc) – odpowiedni dla większości operatorów z 4–15 apartamentami i strukturą mieszaną (sp. z o.o. + JDG).
Specjalistka ds. KSeF w zespole redakcyjnym KSeF Import. Pisze o eksporcie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur do arkuszy i rozliczaniu kosztów.