Jak wykryć w Arkuszu Google podwójną fakturę od dostawcy z KSeF?
Eksportujesz faktury kosztowe z KSeF do Arkusza Google i dodajesz dwie reguły formatowania warunkowego z funkcją COUNTIFS: pierwsza zaznacza wiersze z tym samym NIP-em sprzedawcy i tym samym numerem faktury, druga – wiersze z tym samym NIP-em, kwotą brutto i datą wystawienia, ale innym numerem. Podświetlone wiersze sprawdzasz zanim zapłacisz lub przekażesz je do księgowania.
- Faktura w KSeF nie podlega edycji – błąd poprawia się fakturą korygującą. Oryginał zostaje na liście, a korekta dochodzi jako osobny dokument, więc w arkuszu zobaczysz oba.
- Dwie reguły w arkuszu: ten sam NIP + ten sam numer oraz ten sam NIP + ta sama kwota + ta sama data, ale inny numer (np. zapis „FV 12/2026” i „FV12/2026”).
-
Reguły z otwartym zakresem (
A2:F) obejmują każdy nowy wiersz, który dopisze synchronizacja KSeF Import. - Podświetlenie to sygnał do sprawdzenia, a nie dowód błędu – część powtarzających się kwot (np. abonamenty) jest jak najbardziej prawidłowa.
- Granica: KSeF Import dostarcza dane do arkusza, reguły ustawiasz Ty, a zapłata, kontakt ze sprzedawcą i rozliczenie VAT to Twoja decyzja lub decyzja księgowej.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEGdy dostawca omyłkowo wystawi tę samą fakturę dwa razy, obie lądują na liście faktur kosztowych jak każde inne dokumenty. Łatwo przeoczyć, że to ta sama sprzedaż, i zapłacić lub zaksięgować ją dwukrotnie.
KSeF Import dopisuje kolejne faktury kosztowe do Arkusza Google z NIP-em, numerem, datą i kwotą brutto. Dwie reguły formatowania warunkowego zaznaczają wiersze, które wyglądają na dublet.
Zamiast czytać każdą fakturę, przeglądasz tylko podświetlone wiersze. Konfiguracja to dwie formuły wklejone raz (formuły dotyczą Arkuszy Google), a obejmują każdą kolejną synchronizację.
Dlaczego podwójna faktura nie zniknie sama
Po przyjęciu do KSeF faktura staje się dokumentem, którego nie można zmienić – jeśli pojawi się błąd, poprawia się go fakturą korygującą (źródło: MF, KSeF; w nietypowych przypadkach zapytaj księgową o właściwy tryb). Dla Ciebie jako nabywcy oznacza to, że oryginał zostaje na liście faktur kosztowych, a ewentualna korekta pojawia się jako osobny dokument – w arkuszu zobaczysz oba.
Dublet bywa niewidoczny gołym okiem, bo druga faktura może mieć nieco inny zapis numeru (spacja, ukośnik, wielkość liter) albo kolejny numer z serii, a ta sama kwota i data. Nie zakładaj, że portal sam ułatwi znalezienie takiej pary – warto mieć własną kontrolę, np. w arkuszu.
Przykładowo: dostawca usług co miesiąc wysyła fakturę z systemu. Po awarii integracji wystawia ją ponownie z tego samego zlecenia. Na liście masz dwa wiersze z tą samą kwotą i datą, a różnią się jednym znakiem w numerze.
Jak to zbudować – krok po kroku
Przykład zakłada zakładkę kosztową z kolumnami: A – Data wystawienia, B – Nr faktury, C – Sprzedawca, D – Sprzedawca NIP, E – Brutto, F – Nr KSeF, dane od wiersza 2. Własny układ ustawisz w eksporcie i dopasujesz litery w formułach. W polskich ustawieniach regionalnych arkusza argumenty rozdzielasz średnikiem.
-
1
Włącz eksport faktur kosztowych do Arkusza Google
W KSeF Import połącz arkusz i wybierz kolumny zakładki kosztowej: Data wystawienia, Nr faktury, Sprzedawca, Sprzedawca NIP, Brutto i Nr KSeF (etykiety jak w panelu). Nowe faktury dochodzą jako kolejne wiersze po każdej synchronizacji.
-
2
Reguła 1: ten sam NIP i ten sam numer
Zaznacz zakres
A2:F, wybierz Format → Formatowanie warunkowe → Formuła niestandardowa i wpisz=AND($D2<>"";$B2<>"";COUNTIFS($D$2:$D;$D2;$B$2:$B;$B2)>1). Podświetli każdy wiersz, którego para NIP + numer występuje w arkuszu więcej niż raz. -
3
Reguła 2: ten sam NIP, kwota i data, inny numer
Dodaj drugą regułę z innym kolorem:
=AND($D2<>"";ISNUMBER($E2);$E2<>0;COUNTIFS($D$2:$D;$D2;$E$2:$E;$E2;$A$2:$A;$A2;$B$2:$B;"<>"&$B2)>0). Wyłapie wiersze, w których NIP, kwota brutto i data wystawienia się zgadzają, a numer jest inny – np. „FV 12/2026” i „FV12/2026”. Dublet z identycznym numerem łapie reguła 1. -
4
Przefiltruj po kolorze
Włącz filtr i użyj Filtruj według koloru, żeby zobaczyć tylko oznaczone wiersze. Wiersze dopisane przy kolejnych synchronizacjach dostają formatowanie same, o ile zakres reguł nie jest zawężony do konkretnych numerów wierszy.
-
5
Sprawdź parę i zdecyduj
Porównaj dwa dokumenty (Nr KSeF, pozycje, zamówienie lub umowa). Jeśli to dublet, nie płać drugiej faktury i zapytaj sprzedawcę, jak ją skorygować. Kwestię odliczenia VAT i księgowania uzgodnij z księgową.
Reguła 2 oznaczy także prawidłowe, powtarzalne faktury o identycznej kwocie wystawione tego samego dnia (np. dwa abonamenty), więc potraktuj ją jako podpowiedź, nie wyrok. Faktura korygująca zmieniająca wartość ma zwykle inną kwotę lub znak (korekta formalna może mieć tę samą), więc para „oryginał + korekta do zera” nie zostanie oznaczona – to inny scenariusz (zob. artykuł o korekcie do zera) – dodaj do eksportu kolumny Typ i Faktura korygowana, żeby widzieć takie powiązania. COUNTIFS traktuje znaki * i ? w numerze jak symbole wieloznaczne, więc sprawdź reguły na własnych danych, a przy tysiącach wierszy pamiętaj, że formuły na otwartych zakresach spowalniają arkusz. Gdy eksport zapisuje daty jako tekst, reguła nadal działa, o ile format jest we wszystkich wierszach taki sam – jeśli w komórce jest też godzina, porównanie „ta sama data” może nie zadziałać. Nie sortuj zakładki, do której pisze eksport.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Co robi KSeF Import, a co robisz Ty
| Krok | Kto go wykonuje |
|---|---|
| Pobieranie faktur kosztowych z KSeF wg harmonogramu planu | KSeF Import – w tle |
| Zapis NIP-u, numeru, daty, kwoty i numeru KSeF jako wierszy Arkusza Google | KSeF Import |
| Reguły formatowania warunkowego i filtr po kolorze | Ty – ustawiasz raz w arkuszu |
| Ocena, czy dwa dokumenty to faktycznie dublet | Ty lub Twoja księgowa |
| Kontakt ze sprzedawcą i prośba o fakturę korygującą | Ty |
| Zatwierdzenie przelewu w banku | Ty – KSeF Import niczego nie płaci |
| Zaksięgowanie faktury i decyzja o odliczeniu VAT | Ty lub Twoja księgowa |
KSeF Import nie rozpoznaje dubletów, nie blokuje płatności ani nie usuwa faktur z KSeF. Dostarcza komplet danych, a wykrywanie podwójnych dokumentów to Twoje formuły w arkuszu.
Jak używać tego na co dzień
Raz w tygodniu, przed paczką przelewów lub przekazaniem dokumentów księgowej, filtrujesz zakładkę po kolorze. Każdą parę sprawdzasz po numerze KSeF i dopiero potem płacisz. Dodatkowo pilnuj, jak oznaczasz dokumenty – wzorzec pracy z podwójnym obiegiem opisujemy w artykule o fakturze wysłanej mailem i w KSeF.
Całość opiera się na eksporcie opisanym na stronie Faktury z KSeF do Google Sheets – tam połączysz arkusz i dobierzesz kolumny. Gdy dublet okaże się błędem sprzedawcy, sposób poprawy opisuje artykuł o korekcie do zera.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Tak. Eksport do Arkuszy Google jest dostępny w planie Solo, a reguły formatowania warunkowego to funkcja samego arkusza i nie zależą od planu. Plany różnią się m.in. częstotliwością synchronizacji i limitami – zob. <a href='/cennik'>cennik</a>.
Tak, jeśli zakres reguły sięga poza ostatni wiersz danych (np. A2:F zamiast A2:F80). Każdy wiersz dopisany przez synchronizację dostaje wtedy formatowanie bez Twojego udziału.
Nie. Podświetlenie to tylko sygnał do sprawdzenia. Dwie faktury z tą samą kwotą i datą od jednego dostawcy mogą być prawidłowe, np. przy kilku identycznych usługach jednego dnia. Decyduje porównanie z zamówieniem lub umową.
Nie płać drugiej faktury i zapytaj sprzedawcę, jak ją skorygować – faktury w KSeF nie da się edytować, błąd poprawia się korektą. Sposób rozliczenia VAT w takim przypadku uzgodnij z księgową.
Nie. Narzędzie dostarcza dane do arkusza, a wyróżnianie dubletów to reguły, które ustawiasz samodzielnie. Alert na e-mail lub komunikator zbudujesz sam przez integrację – zob. <a href='/mozliwosci/integracje'>integracja z KSeF</a>.
Pierwsza synchronizacja dociąga faktury z ostatnich 90 dni, więc reguły porównują tylko dokumenty z tego okna i późniejsze. Starszych dubletów w arkuszu nie zobaczysz.
Doradczyni biur rachunkowych. Wspiera obsługę wielu NIP-ów w KSeF i przygotowanie danych z faktur pod programy księgowe.