Jak automatycznie rozliczyć płatności faktur z KSeF na podstawie wyciągu?
Zamiast odhaczać faktury pojedynczo, wgrywasz plik wyciągu z banku, a mechanizm rekoncyliacji dopasowuje każdą operację do faktury po trzech kryteriach naraz: kwocie, kontrahencie i numerze faktury w tytule przelewu. Pewne dopasowania zmieniają status faktury na „opłacona” automatycznie; operacje bez jednoznacznego trafienia lądują na krótkiej liście wyjątków do Twojej decyzji – nic nie jest zgadywane. Ta funkcja jest w budowie (docelowo plan Biuro) – zapisz się na listę oczekujących. Dziś rozliczysz płatności ręcznie w arkuszu na podstawie wyeksportowanych faktur.
- Auto-rekoncyliacja: jeden wgrany wyciąg rozlicza dziesiątki faktur naraz, zamiast klikania „opłacona” przy każdej z osobna.
- Dopasowanie po trzech kryteriach jednocześnie – kwota, kontrahent i numer faktury w tytule – a nie po jednym „na oko”.
- Nic nie jest zgadywane: operacje bez pewnego dopasowania trafiają na listę wyjątków z podpowiedziami najbliższych faktur.
- KSeF Import nie łączy się z bankiem – wgrywasz plik wyciągu; żadnych dostępów do rachunku, żadnych zgód open bankingu.
- Funkcja jest w budowie (docelowo plan Biuro) – zapisz się na listę oczekujących. Dziś rozliczysz płatności ręcznie w arkuszu.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWECo tydzień otwierasz wyciąg z banku i przeklikujesz faktury jedna po drugiej, szukając, która wpłata którą fakturę zamyka. Przy kilkudziesięciu operacjach to godziny żmudnego porównywania kwot i nazw, a i tak łatwo przeoczyć wpłatę częściową albo dwie faktury o tej samej kwocie.
Import wyciągu porówna każdą operację z fakturami w panelu po kwocie, kontrahencie i numerze faktury w tytule. Pewne pary łączą się automatycznie, a wątpliwe nigdy nie są zgadywane – trafiają na krótką listę do rozstrzygnięcia.
Statusy „opłacona” pokrywają się z rzeczywistym ruchem na koncie, raport zaległości sam się czyści, a przypomnienia nie idą do klientów, którzy już zapłacili. Ostatnie słowo i tak należy do Ciebie – każdy status poprawisz ręcznie.
Dlaczego ręczne rozliczanie po wyciągu tyle kosztuje
Faktury z KSeF pobierają się automatycznie i widzisz je w panelu z kwotami, terminami i kontrahentami. Brakuje jednak jednej informacji, której KSeF nie dostarcza: czy faktura została zapłacona. Tę wiedzę ma bank – w wyciągu. Problem w tym, że połączenie tych dwóch źródeł większość firm robi ręcznie.
Typowy piątek w firmie z 60 fakturami miesięcznie: księgowa pobiera wyciąg, otwiera listę faktur i zaczyna porównywać. Wpłata 3 501,81 zł – od kogo? Szukanie po nazwie, sprawdzenie kwoty, zaznaczenie faktury jako opłaconej. I tak dziesiątki razy. W praktyce oznacza to:
- Ręczne dopasowanie każdej operacji do faktury – po kwocie i po nazwie kontrahenta, często przewijając ekran w tę i z powrotem,
- Pułapkę tych samych kwot – dwie faktury po 1 230 zł od różnych dostawców i już nie wiadomo, która wpłata którą zamyka,
- Wpłaty częściowe i zbiorcze – klient płaci trzy faktury jednym przelewem albo dopłaca resztę tydzień później,
- Tytuły bez numeru faktury – „za usługi”, „przelew”, „FV” bez numeru; podpowiedź, która operacja do czego pasuje, znika.
Dziś przepisy nie nakazują ogólnie wpisywać numeru faktury w tytule przelewu. To się zmienia wraz z KSeF: numer identyfikujący fakturę w KSeF trzeba będzie podawać zarówno w zwykłych przelewach B2B, jak i w komunikacie podzielonej płatności (MPP) – w obu przypadkach od 1 stycznia 2027 r. Nawet wtedy automat nie może opierać się wyłącznie na tytule – potrzebuje kwoty i kontrahenta jako potwierdzenia.
Jak działa auto-rekoncyliacja z wyciągu
Idea jest prosta: bank wie najlepiej, co zostało zapłacone. Tak będzie działać import wyciągów po uruchomieniu (funkcja jest w budowie): zamiast przepisywać tę wiedzę ręcznie, wgrasz wyciąg jako plik, a mechanizm rekoncyliacji dopasuje operacje do faktur w panelu. Cały proces ma mieć cztery kroki, z czego Twoje będą tylko dwa pierwsze.
-
1
Pobierz wyciąg z banku
Z bankowości elektronicznej eksportujesz wyciąg za wybrany okres – plik MT940, CAMT.053 albo CSV. Taki eksport ma praktycznie każdy bank w Polsce. Który format wybrać, wyjaśnia osobny artykuł o formatach wyciągu bankowego.
-
2
Wgraj plik do panelu
Import trwa chwilę; operacje z wyciągu pojawiają się na liście do dopasowania. Nie podajesz żadnych danych logowania do banku – wgrywasz wyłącznie plik wyciągu.
-
3
Mechanizm dopasowuje operacje
Każda operacja jest porównywana z fakturami w panelu po trzech kryteriach: kwocie, kontrahencie i numerze faktury w tytule. Gdy wszystko się zgadza, para łączy się automatycznie.
-
4
Faktury oznaczone jako opłacone
Pewne dopasowania zmieniają status faktury na „opłacona”. Operacje wątpliwe trafiają na krótką listę wyjątków – z podpowiedzią najbliższych faktur, do rozstrzygnięcia jednym kliknięciem.
Import wyciągów i auto-rekoncyliacja są w przygotowaniu (docelowo plan Biuro). Jeżeli chcesz dostać sygnał, gdy ruszy, zapisz się na listę oczekujących; cały zestaw narzędzi do płatności zbiera hub Kontrola płatności. Poniżej znajdziesz sposób, żeby rozliczać płatności po wyciągu już dziś – w arkuszu.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Trzy kryteria dopasowania – dlaczego nie jedno
Sercem rozliczenia jest reguła krzyżowa: dopasowanie musi być pewne z kilku stron naraz, a nie prawdopodobne z jednej. Każde z trzech kryteriów osobno bywa zawodne – razem tworzą jednoznaczność.
| Kryterium | Co daje | Dlaczego samo nie wystarcza |
|---|---|---|
| Kwota operacji | Zawęża do faktur o tej samej wartości brutto | Dwie faktury mogą mieć identyczną kwotę |
| Kontrahent (nazwa/NIP) | Wskazuje, od kogo wpłata | Jeden dostawca może mieć kilka otwartych faktur |
| Numer faktury w tytule | Wprost łączy przelew z fakturą | Bywa pominięty lub błędnie wpisany |
| Wszystkie trzy razem | Jednoznaczne, pewne dopasowanie | Gdy któreś nie pasuje – operacja idzie do wyjątków |
Ta sama logika działa w obie strony obiegu: operacje wychodzące rozliczają faktury kosztowe, a operacje przychodzące – faktury sprzedażowe. Jeden wgrany wyciąg potrafi więc zamknąć zarówno „co zapłaciłem”, jak i „kto zapłacił mnie”. Perspektywę należności rozwija artykuł o tym, kto naprawdę zapłacił.
Lista wyjątków: co się dzieje, gdy pewności brak
Najważniejsza zasada tej funkcji brzmi: nic nie jest zgadywane. Jeżeli operacji nie da się dopasować w sposób pewny, nie zostaje „domyślnie” przypięta do najbardziej pasującej faktury. Trafia na osobną, krótką listę wyjątków, gdzie decyzję podejmujesz Ty.
- Wpłata bez numeru w tytule – widzisz operację i podpowiedź faktur o zgodnej kwocie i kontrahencie; wybierasz właściwą jednym kliknięciem.
- Dwie faktury, ta sama kwota – system nie zgaduje, którą zamknąć; wskazujesz sam, żeby rozliczenie było prawdziwe.
- Wpłata zbiorcza lub częściowa – kwota nie odpowiada dokładnie jednej fakturze; operację przypisujesz ręcznie albo pomijasz.
- Operacja niezwiązana z fakturą – opłata bankowa, zwrot, przelew własny; pomijasz ją i znika z listy.
Status ustawiony przez rozliczenie zachowuje się jak każdy inny – jest binarny (opłacona / nieopłacona) i w każdej chwili poprawisz go albo cofniesz ręcznie. To ważne przy kompensatach i płatnościach częściowych, których automat nie potwierdzi – więcej w artykule o oznaczaniu faktur jako opłaconych.
Co możesz zrobić już dziś, zanim ruszy import
Zanim auto-rekoncyliacja będzie dostępna, masz w pełni działającą ścieżkę półautomatyczną. KSeF Import już teraz pobiera faktury i układa je w arkuszu z kwotami, terminami i kontrahentami – to solidna podstawa do ręcznego uzgodnienia z wyciągiem.
-
1
Wyeksportuj faktury do arkusza
Faktury z KSeF trafiają do Arkuszy Google (każdy plan) lub do pliku Excel / CSV (plan Firma+) – jedna faktura w jednym wierszu, z kwotą brutto, terminem i numerem.
-
2
Pobierz wyciąg i wklej operacje
Z banku eksportujesz wyciąg (np. CSV) i wklejasz operacje do osobnej zakładki arkusza – z kwotą, datą i tytułem przelewu.
-
3
Dopasuj formułą po kwocie
Kolumną
WYSZUKAJ.PIONOWOpo kwocie brutto oznaczasz wstępne trafienia, a pozostałe sprawdzasz ręcznie po nazwie i tytule – to zawęża pracę do kilku wątpliwych pozycji. -
4
Oznacz opłacone w panelu
Rozliczone faktury zaznaczasz w panelu jako opłacone – zbiorczo lub pojedynczo; znikają z karty nieopłaconych i z raportu zaległości.
Część statusów wylicza się bez wyciągu: faktury z formą płatności gotówka / karta / BLIK oraz z natywnym znacznikiem „Zapłacono” od wystawcy potrafią oznaczać się automatycznie. Import wyciągu domknie resztę – zwłaszcza przelewy. Perspektywę małej firmy pokazuje kontrola faktur w małej firmie.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie. Wyciąg wgrywasz jako plik pobrany z bankowości elektronicznej. KSeF Import nie ma dostępu do Twojego rachunku, nie korzysta z open bankingu ani żadnych zgód na ruch na koncie. To po prostu import pliku – bez ryzyka po stronie banku.
Po trzech kryteriach naraz: kwocie operacji, kontrahencie (nazwa lub NIP) oraz numerze faktury w tytule przelewu. Dopasowanie musi być pewne z kilku stron. Jeśli któreś kryterium nie pasuje, operacja nie jest zgadywana – trafia na listę wyjątków do Twojej decyzji.
Trafiają na osobną, krótką listę wyjątków z podpowiedziami najbliższych faktur o zgodnej kwocie i kontrahencie. Jednym kliknięciem przypisujesz operację do właściwej faktury albo ją pomijasz, jeśli nie dotyczy żadnej faktury (np. opłata bankowa).
Status opłacenia jest binarny: opłacona albo nieopłacona, bez śledzenia kwot częściowych. Wpłata zbiorcza lub częściowa, która nie odpowiada dokładnie jednej fakturze, trafia do wyjątków – tam przypisujesz ją ręcznie albo oznaczasz fakturę jako opłaconą dopiero po dopłacie. Automat nie udaje, że rozliczył coś, czego nie potwierdził.
Import wyciągów i auto-rekoncyliacja są w budowie – docelowo w planie Biuro. Zapisz się na listę oczekujących na stronie funkcji, a damy znać, gdy ruszy. Zanim to nastąpi, faktury wyeksportujesz do arkusza i uzgodnisz je z wyciągiem ręcznie, a część statusów wyliczy się automatycznie już dziś.
Nie. Status opłacenia żyje wyłącznie w KSeF Import. Do Krajowego Systemu e-Faktur ani do Ministerstwa Finansów nic nie jest wysyłane – rekoncyliacja to Twój wewnętrzny rejestr płatności, który zawsze możesz poprawić ręcznie.
Inżynier integracji KSeF. Odpowiada za połączenia z API Krajowego Systemu e-Faktur, automatyzacje i parsowanie struktury logicznej FA(3).