Jak biuro rachunkowe szybko odpowie klientowi, czy faktura jest zapłacona?
Zamiast szukać po wielu logowaniach, trzymasz wszystkie NIP-y klientów na jednym koncie KSeF Import i filtrujesz jedną tabelę po kontrahencie lub numerze. Kolumna „Czy opłacona?” od razu mówi, czy FV/128 czeka na zapłatę, czy jest już rozliczona. Status oznaczasz ręcznie – pojedynczo lub zbiorczo – Ty albo klient; jest wspólny dla całego konta i trafia do eksportu. KSeF sam statusu płatności nie prowadzi, więc odpowiedź musi powstać u Ciebie, nie w portalu MF. Agregacja wielu NIP-ów i status płatności są dostępne w planach Firma i wyżej (do 20 NIP-ów w planie Biuro).
- Pytanie „czy FV/128 zapłacona?” pada w biurze dziesiątki razy w miesiącu, dla wielu klientów i NIP-ów naraz.
- KSeF nie ma statusu płatności – odpowiedź prowadzisz poza nim, w rejestrze, w którym oznaczasz faktury jako opłacone.
- Wszystkie NIP-y na jednym koncie plus filtr po kontrahencie lub numerze = odpowiedź w kilka sekund, bez wielu logowań.
- Status jest wspólny dla konta: oznacza go biuro albo klient, a widzą go oboje i eksport (Arkusze Google – każdy plan; Excel i CSV – Firma i wyżej).
- Plan Biuro obsługuje do 20 NIP-ów; agregacja i status płatności działają w planach Firma i wyżej.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEKlient dzwoni albo pisze: „czy faktura od dostawcy X jest opłacona?”. Żeby odpowiedzieć, trzeba wejść w dokumenty właściwego NIP-u, skojarzyć fakturę i sprawdzić status – a takich pytań przy wielu klientach jest bez liku.
KSeF Import trzyma faktury wszystkich klientów na jednym koncie. Filtrujesz po kontrahencie lub numerze, a kolumna „Czy opłacona?” od razu pokazuje, czy dokument czeka, czy jest rozliczony.
Zamiast logować się osobno dla każdego klienta, odpowiadasz od ręki i wracasz do pracy. Status jest wspólny dla konta, więc klient też go widzi i sam może odhaczać swoje przelewy.
Codzienne „czy FV/128 jest zapłacona?”
Biuro rachunkowe dostaje to pytanie w kółko – telefonicznie, mailem, przez komunikator. Klient chce wiedzieć, czy dana faktura kosztowa poszła przelewem albo czy kontrahent uregulował należność. Samo pytanie jest banalne; kłopotliwa jest droga do odpowiedzi, gdy obsługujesz kilkunastu klientów.
- trzeba trafić do dokumentów właściwego NIP-u spośród wielu obsługiwanych,
- skojarzyć numer FV/128 z konkretną fakturą – klient rzadko podaje numer KSeF,
- ustalić status zapłaty, którego portal KSeF w ogóle nie prowadzi,
- odpisać klientowi i wrócić do przerwanej pracy – koszt przełączania kontekstu bywa większy niż samo sprawdzenie.
Krajowy System e-Faktur to rejestr dokumentów, nie monitor płatności – nie ma pola „opłacona” i nie wie, czy pieniądze wpłynęły. Dlaczego tak jest, tłumaczymy w tekście jak sprawdzić w KSeF, czy faktura jest opłacona. Wniosek dla biura: status musi powstać u Ciebie.
Wszystkie NIP-y klientów w jednej tabeli
Rozwiązanie zaczyna się od agregacji. Zamiast osobnych sesji dla każdego klienta, trzymasz faktury wszystkich obsługiwanych NIP-ów na jednym koncie KSeF Import. Dane pozostają izolowane per NIP, ale przeszukujesz je z jednego miejsca.
-
1
Podepnij NIP-y klientów
Każdy klient jest osobnym NIP-em na Twoim koncie. Plan Biuro obsługuje ich do 20. Faktury spływają automatycznie, bez logowania do portalu MF – szczegóły w tekście biuro rachunkowe: 20 klientów w KSeF.
-
2
Odfiltruj właściwego klienta
Zawężasz tabelę do wybranego NIP-u, a potem po kontrahencie albo numerze faktury. Z dziesiątek dokumentów zostaje ten jeden, o który pyta klient.
-
3
Odczytaj kolumnę „Czy opłacona?”
Kolumna statusu od razu mówi, czy faktura jest rozliczona, czy czeka. To odpowiedź, którą przekazujesz klientowi w kilka sekund.
-
4
Odhacz nowe przelewy
Po sesji przelewów za klienta zaznaczasz opłacone pozycje i oznaczasz je zbiorczo jako opłacone – status od razu jest aktualny dla wszystkich.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Kto oznacza status: biuro czy klient?
Status płatności jest wspólny dla całego konta, więc nie ma znaczenia, czy odhaczy go biuro, czy sam klient – oboje widzą ten sam, aktualny stan. To Wy ustalacie podział pracy, a narzędzie tylko pilnuje spójności.
| Model pracy | Kto odhacza | Kiedy się sprawdza |
|---|---|---|
| Biuro prowadzi płatności | Biuro po sesji przelewów za klienta | Klient zlecił obsługę przelewów biuru |
| Klient płaci sam | Klient oznacza swoje opłacone faktury | Klient sam robi przelewy, biuro księguje |
| Model mieszany | Kto zapłacił, ten odhacza | Część płatności po stronie biura, część klienta |
KSeF Import potrafi wyliczyć status „Czy opłacona?” automatycznie z flagi „Zapłacono” i formy płatności. Gdy jednak ktoś oznaczy fakturę ręcznie, ta decyzja wygrywa i nie zostanie nadpisana przez kolejną synchronizację. Automat zamyka oczywiste przypadki, człowiek domyka wyjątki – po obu stronach współpracy.
Jeden status, koniec rozjazdu
Największa wartość dla biura to jedno źródło prawdy. Gdy status żyje na koncie, a nie w prywatnym zeszycie księgowej czy w mailu klienta, nikt nie pracuje na nieaktualnych danych. Ten sam status jedzie do eksportu i wraca do klienta bez ręcznego przepisywania.
- kolumna „Czy opłacona?” trafia do Arkuszy Google (w każdym planie, także Solo) – klient dostaje link i sam podgląda,
- w planach Firma i wyżej ten sam status eksportujesz do Excela i CSV pod program księgowy,
- ręczne oznaczenia i status wyliczony automatycznie widać w jednej kolumnie – bez dwóch równoległych list,
- zmiana statusu przez klienta jest natychmiast widoczna dla biura i odwrotnie.
KSeF Import porządkuje wiedzę o tym, co zapłacone – ale nie wykonuje przelewów i niczego nie wysyła do KSeF. Płatność zleca i zatwierdza ten, kto ma dostęp do banku klienta. Oznaczenie „opłacona” to zapis stanu rozliczeń, a nie sama zapłata.
Jak to wygląda w praktyce biura
Przykład z życia. Klient pisze: „czy faktura od hurtowni na 128 jest już zapłacona?”. Bez agregacji to logowanie do portalu na NIP klienta, przeglądanie i sprawdzanie w osobnym zeszycie. Z jednym kontem KSeF Import:
- filtrujesz tabelę do NIP-u tego klienta i wpisujesz „hurtownia” albo numer 128,
- kolumna „Czy opłacona?” pokazuje status „Niezapłacona” (albo „Po terminie”, jeśli minął termin z faktury),
- odpisujesz klientowi konkretnie: faktura czeka na zapłatę, termin masz obok w kolumnie – bez zgadywania,
- gdy przelew pójdzie, odhaczasz fakturę i przy kolejnym pytaniu status jest już aktualny.
Zamiast obsługiwać pojedyncze zapytania metodą „zaraz sprawdzę i oddzwonię”, odpowiadasz od ręki. Jak spiąć to z resztą kontroli należności i terminów, pokazujemy w centrum kontroli płatności.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie. KSeF to rejestr dokumentów podatkowych i nie prowadzi statusu płatności – nie ma pola „opłacona” ani informacji o wpływie pieniędzy. Odpowiedź na pytanie klienta powstaje poza KSeF: w rejestrze, w którym biuro lub klient oznaczają faktury jako opłacone.
Trzymając wszystkie NIP-y klientów na jednym koncie KSeF Import i filtrując tabelę po kontrahencie lub numerze faktury. Kolumna „Czy opłacona?” od razu pokazuje status, więc odpowiadasz w kilka sekund, bez osobnego logowania dla każdego klienta.
To zależy od podziału pracy. Status jest wspólny dla konta, więc może go oznaczać biuro (gdy prowadzi przelewy za klienta) albo sam klient (gdy płaci samodzielnie). Oboje widzą ten sam, aktualny stan, więc sprawdza się też model mieszany: kto zapłacił, ten odhacza.
Tak. Status jest wspólny dla całego konta, a kolumna „Czy opłacona?” trafia do Arkuszy Google, do których klient dostaje link. Zmiana po stronie biura jest natychmiast widoczna dla klienta i odwrotnie – nie ma dwóch rozjeżdżających się list.
Plan Biuro pozwala podłączyć do 20 NIP-ów, każdy z osobnym certyfikatem i izolowanymi danymi. Faktury wszystkich klientów przeszukujesz z jednej tabeli, a status płatności prowadzisz wspólnie dla całego konta biura.
Ręczne oznaczanie zapłaconych i kolumna statusu są dostępne w planach Firma i wyżej; plan Biuro dokłada obsługę do 20 NIP-ów. Eksport statusu do Arkuszy Google działa w każdym planie, a do Excela i CSV od planu Firma. Ceny i limity porównasz w cenniku.
Doradczyni biur rachunkowych. Wspiera obsługę wielu NIP-ów w KSeF i przygotowanie danych z faktur pod programy księgowe.