Co zrobić z fakturami po terminie i jak odzyskać należność?
Najpierw wykryj zaległość: KSeF Import oznacza faktury po terminie na karcie „Nieopłacone faktury” i w raporcie zaległości. Potem działaj – od przypomnienia, przez wezwanie do zapłaty, po naliczenie odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych. Przy nieopłaconej fakturze między przedsiębiorcami przysługuje Ci też rekompensata za koszty odzyskiwania należności (40, 70 lub 100 EUR). Aplikacja dostarcza dane i sygnał; wezwanie, negocjacje i ewentualną windykację prowadzisz sam.
- Fakturę po terminie wykrywasz automatycznie – karta „Nieopłacone faktury” i raport zaległości oznaczają, co przekroczyło termin.
- Za opóźnienie w transakcji między firmami należą Ci się odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych – bez wzywania, po upływie terminu.
- Do tego rekompensata 40 / 70 / 100 EUR za koszty odzyskiwania należności, zależnie od kwoty faktury.
- Kolejny krok to wezwanie do zapłaty na piśmie – z numerem faktury, kwotą, terminem i informacją o odsetkach.
- KSeF Import nie prowadzi za Ciebie windykacji i nie wykonuje przelewów – daje dane do działania, decyzje należą do Ciebie.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWENiezapłacona faktura łatwo ginie w natłoku spraw. Im dłużej czekasz, tym trudniej odzyskać pieniądze, a Ty tracisz płynność i prawo do odsetek, o których nawet nie pamiętasz.
KSeF Import oznacza faktury po terminie i pokazuje, od ilu dni zalegają. Masz komplet danych do wezwania – numer, kwotę, kontrahenta i termin z faktury – oraz podstawę do naliczenia odsetek i rekompensaty.
Zamiast odkrywać zaległość po miesiącach, reagujesz w kilka dni: przypomnienie, wezwanie, odsetki. Świeże sprawy zamykają się szybciej, a stare nie wpadają w przedawnienie niezauważone.
Krok pierwszy: wykryj faktury po terminie
Odzyskiwanie należności zaczyna się od tego, że w ogóle wiesz, co jest po terminie. KSeF Import robi to za Ciebie: termin płatności czyta z faktury pobranej z KSeF, a karta „Nieopłacone faktury” i raport zaległości oznaczają dokumenty, które przekroczyły ten termin. Nie liczysz dni w arkuszu i nie sprawdzasz ich po kolei.
To wykrycie ma dwa kierunki. Dla faktur sprzedażowych mówi, którzy klienci Ci zalegają. Dla kosztowych – gdzie Ty spóźniasz się dostawcy (a wtedy to Ty ryzykujesz odsetki). Jak dokładnie działa strona zaległości, opisuje Kontrola terminów płatności, a szerszy obraz – hub Kontrola płatności.
Raport zaległości dzieli faktury po terminie na przedziały 1–7, 8–30, 31–60 i 61+ dni. To osobny, analityczny temat – opisaliśmy go w tekście o raporcie wiekowania należności. Tu skupiamy się na tym, co zrobić, gdy faktura już jest po terminie.
Krok po kroku: od przypomnienia do wezwania
Odzyskiwanie należności to zwykle stopniowanie nacisku. Zaczynasz łagodnie, a jeśli to nie działa, przechodzisz do formalnych narzędzi. Poniższa ścieżka sprawdza się w większości spraw B2B.
-
1
Uprzejme przypomnienie
Świeża zaległość (1–7 dni) to zwykle przeoczenie. Krótki e-mail lub telefon z numerem faktury i kwotą najczęściej załatwia sprawę bez psucia relacji.
-
2
Ponaglenie z terminem
Gdy mija 8–30 dni, wysyłasz konkretniejsze ponaglenie: wskazujesz nowy, krótki termin zapłaty i sygnalizujesz, że kolejnym krokiem będzie wezwanie i odsetki.
-
3
Wezwanie do zapłaty
Formalne, pisemne wezwanie z numerem faktury, kwotą, terminem, numerem rachunku i informacją o naliczaniu odsetek. To także dokument przydatny później w sądzie.
-
4
Naliczenie odsetek i rekompensaty
Do kwoty głównej doliczasz odsetki za opóźnienie oraz rekompensatę za koszty odzyskiwania należności. Podstawę – kwotę i termin – masz z faktury z KSeF.
-
5
Windykacja lub droga sądowa
Przy zaległości 61+ dni i braku reakcji rozważasz windykację, kompensatę wzajemnych wierzytelności albo pozew. Tu wkracza kancelaria lub firma windykacyjna.
Aplikacja wykrywa zaległości i daje komplet danych do działania (numer, kwota, kontrahent, termin, dni po terminie). Nie wysyła wezwań w Twoim imieniu, nie prowadzi windykacji i nie wykonuje przelewów. Wezwanie, kontakt z kontrahentem i decyzje prawne należą do Ciebie – narzędzie skraca drogę do nich, ale ich nie zastępuje.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Odsetki i rekompensata 40 / 70 / 100 EUR – co Ci przysługuje
W transakcjach między przedsiębiorcami zasady spóźnionej zapłaty reguluje ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (dawniej: o terminach zapłaty). Daje Ci ona dwa uprawnienia, o których warto pamiętać przy każdej fakturze po terminie.
Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych
Gdy kontrahent nie zapłaci w terminie, przysługują Ci odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych – co do zasady bez konieczności wcześniejszego wzywania, po upływie terminu zapłaty. Ich wysokość ustala się jako sumę stopy referencyjnej NBP i ustawowej liczby punktów procentowych, więc stawka zmienia się wraz z decyzjami banku centralnego (aktualną wartość ogłasza w Monitorze Polskim obwieszczenie ministra właściwego do spraw gospodarki).
Rekompensata za koszty odzyskiwania należności
Niezależnie od odsetek należy Ci się zryczałtowana rekompensata za koszty odzyskiwania należności. Jej wysokość zależy od kwoty świadczenia z faktury:
| Kwota faktury | Rekompensata |
|---|---|
| do 5 000 zł | równowartość 40 EUR |
| powyżej 5 000 zł do poniżej 50 000 zł | równowartość 70 EUR |
| 50 000 zł i więcej | równowartość 100 EUR |
Równowartość rekompensaty w złotych ustala się według średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne. Rekompensata przysługuje od dnia nabycia prawa do odsetek – nie musisz wykazywać, że faktycznie poniosłeś takie koszty.
Powyższe to ogólny opis mechanizmu na podstawie ustawy – w konkretnej sprawie (np. odsetki umowne, kompensata, przedawnienie) skonsultuj się z księgowym lub prawnikiem. Dokładne brzmienie przepisów znajdziesz w źródłach na końcu artykułu.
Wezwanie do zapłaty: co powinno zawierać
Dobrze przygotowane wezwanie do zapłaty często wystarcza, żeby kontrahent uregulował zaległość – a jeśli nie, stanowi dowód w ewentualnym postępowaniu sądowym. Większość danych do niego masz gotową z faktury pobranej z KSeF.
- Dane stron – Twoje i dłużnika (nazwa, NIP, adres), zgodne z fakturą,
- Oznaczenie faktury – numer, data wystawienia, kwota brutto i termin płatności,
- Kwota zaległości – należność główna, a dodatkowo odsetki za opóźnienie i rekompensata,
- Nowy termin i numer rachunku – do kiedy i na jakie konto ma trafić zapłata,
- Zapowiedź dalszych kroków – informacja, że brak zapłaty oznacza windykację lub pozew.
Roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się co do zasady po 3 latach (art. 118 Kodeksu cywilnego), a koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego. Raport zaległości w przedziale 61+ dni to sygnał, żeby nie odkładać sprawy – im starsza należność, tym bliżej granicy, po której odzyskanie długu jest trudniejsze.
Zapobieganie: mniej faktur po terminie
Najtańsza windykacja to ta, której nie musisz prowadzić. Kilka nawyków wspartych automatyką realnie zmniejsza liczbę faktur, które w ogóle wpadają po termin.
- Przypomnienia przed terminem – dla Ciebie sygnał, żeby zapłacić dostawcy na czas i uniknąć odsetek; opisaliśmy je w tekście o przypomnieniach o terminie płatności.
- Regularna kontrola raportu zaległości – szybciej reagujesz, dopóki sprawy są w przedziale 1–7 lub 8–30 dni.
- Oznaczanie opłaconych na bieżąco – żeby raport pokazywał realny stan, a nie faktury dawno zapłacone; patrz oznaczanie faktur jako opłacone.
- Wpisywanie realnych, krótszych terminów na wystawianych fakturach oraz konsekwentne egzekwowanie odsetek – to uczy kontrahentów, że pilnujesz płatności.
Kontrola należności to element szerszej kontroli faktur w małej firmie. Pełne porównanie planów znajdziesz w cenniku – kontrola terminów płatności działa od planu Firma wzwyż, a siedmiodniowy okres próbny daje limity planu Biuro.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Automatycznie. Termin płatności czytamy z faktury pobranej z KSeF, a karta „Nieopłacone faktury” oraz raport zaległości oznaczają dokumenty, które ten termin przekroczyły. Raport dodatkowo dzieli je na przedziały dni po terminie (1–7, 8–30, 31–60, 61+), więc od razu widzisz, które sprawy są najpilniejsze.
Nie. Aplikacja wykrywa zaległości i dostarcza komplet danych do działania: numer faktury, kwotę, kontrahenta, termin i liczbę dni po terminie. Nie wysyła wezwań w Twoim imieniu, nie prowadzi windykacji i nie wykonuje przelewów. Kontakt z dłużnikiem, wezwanie do zapłaty i decyzje prawne pozostają po Twojej stronie.
W transakcjach między przedsiębiorcami przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych – co do zasady bez wcześniejszego wzywania, po upływie terminu zapłaty. Ich wysokość to suma stopy referencyjnej NBP i ustawowej liczby punktów procentowych, więc stawka zmienia się w czasie. Aktualną wartość ogłasza w Monitorze Polskim obwieszczenie ministra właściwego do spraw gospodarki.
Zależy od kwoty faktury: równowartość 40 EUR, gdy należność nie przekracza 5 000 zł, 70 EUR przy kwocie powyżej 5 000 zł i poniżej 50 000 zł oraz 100 EUR, gdy wynosi 50 000 zł lub więcej. Przelicza się ją na złote po średnim kursie euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne. Rekompensata przysługuje od dnia nabycia prawa do odsetek.
Dane obu stron (nazwa, NIP, adres), oznaczenie faktury (numer, data, kwota, termin), kwotę zaległości wraz z odsetkami i rekompensatą, nowy termin zapłaty i numer rachunku oraz zapowiedź dalszych kroków w razie braku wpłaty. Większość tych danych masz gotową z faktury pobranej z KSeF.
Roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się co do zasady po trzech latach (art. 118 Kodeksu cywilnego), a koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego. Dlatego starych zaległości – zwłaszcza z przedziału 61+ dni w raporcie – nie warto odkładać. W konkretnej sprawie warto skonsultować się z prawnikiem.
Specjalistka ds. KSeF w zespole redakcyjnym KSeF Import. Pisze o eksporcie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur do arkuszy i rozliczaniu kosztów.
- Ustawa z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych – ISAP
- Terminy zapłaty w transakcjach handlowych – Biznes.gov.pl
- Obwieszczenie w sprawie wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych – Monitor Polski
- Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (przedawnienie, art. 118) – ISAP
- Doświadczenie operacyjne zespołu KSeF Import