Jak dostawać przypomnienia o terminie płatności faktur z KSeF?
KSeF Import wysyła przypomnienia e-mail z wyprzedzeniem 1–3 dni przed terminem płatności oraz po terminie, dopóki faktura pozostaje nieopłacona. Termin czytamy wprost z faktury pobranej z KSeF – nic nie przepisujesz. Zamiast lawiny osobnych wiadomości dostajesz jedno zbiorcze przypomnienie z listą faktur, kontrahentów, kwot i liczby dni do terminu. Powiadomienia o płatnościach włączasz i wyłączasz jednym przełącznikiem w ustawieniach.
- E-mail przychodzi 1–3 dni przed terminem (masz czas na przelew) oraz po terminie, gdy faktura nadal jest nieopłacona.
- Termin płatności pochodzi z samej faktury z KSeF – nie wpisujesz go ręcznie i nie musisz pilnować kalendarza.
- Dostajesz jeden zbiorczy digest zamiast osobnego maila na każdą fakturę – zero spamu we własnej skrzynce.
- Powiadomienia o płatnościach włączasz i wyłączasz jednym przełącznikiem w ustawieniach.
- Działa dla zobowiązań (faktury kosztowe) i należności (sprzedażowe) – pilnujesz obu kierunków.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWESpóźniona zapłata dostawcy to odsetki i nerwowe telefony, a czasem utrata rabatu za wcześniejszą zapłatę. Pilnowanie dziesiątek terminów w głowie albo w kalendarzu nie skaluje się – jedna przeoczona faktura wystarczy.
KSeF Import bierze termin prosto z faktury i przypomina z wyprzedzeniem 1–3 dni, a potem po terminie. Jedno zbiorcze przypomnienie z konkretami – numery, kontrahenci, kwoty, liczba dni – zamiast lawiny osobnych maili.
Zlecasz przelewy na spokojnie, w terminie. Koniec z odsetkami za spóźnienie i z tłumaczeniem kontrahentowi, dlaczego zapłata poszła po czasie. Wszystko włączasz jednym przełącznikiem.
Jak działają przypomnienia o terminie płatności
Idea jest prosta: skoro faktury z KSeF i tak spływają do KSeF Import, a każda niesie ze sobą termin płatności, to system może przypomnieć Ci o nim zawczasu. Nie musisz nic wpisywać ani ustawiać przypomnień w kalendarzu – wystarczy włączyć powiadomienia.
Przypomnienie przychodzi w dwóch momentach cyklu życia faktury:
- Przed terminem (1–3 dni) – dostajesz sygnał, że zbliża się data zapłaty, i masz czas spokojnie zlecić przelew.
- Po terminie – jeśli faktura nadal jest nieopłacona, przypomnienie wraca, żeby nie umknęła w natłoku spraw.
- W obie strony – dla zobowiązań (faktury kosztowe, które Ty płacisz) i należności (sprzedażowe, za które płacą Ci klienci).
Datę terminu czytamy z pola TerminPlatnosci struktury FA(3) faktury pobranej z KSeF. To ważne, bo sam KSeF nie śledzi statusu zapłaty – szerzej opisaliśmy to w tekście jak sprawdzić w KSeF, czy faktura jest opłacona. Termin jednak już tam jest, więc przypomnienie ma z czego wyliczyć datę.
Jeden zbiorczy digest zamiast lawiny maili
Najczęstsza obawa przy powiadomieniach brzmi: „zaleje mnie mailami”. Dlatego przypomnienia w KSeF Import to zbiorczy digest – jedna wiadomość, w której zebrane są wszystkie faktury wymagające uwagi, a nie osobny e-mail na każdy dokument. Dziesięć faktur z terminem w tym tygodniu to jedno przypomnienie, nie dziesięć.
W treści przypomnienia znajdziesz konkret, na podstawie którego od razu zadziałasz:
| W wiadomości | Po co |
|---|---|
| Numer faktury i kontrahent | Wiesz dokładnie, o którą fakturę chodzi |
| Kwota brutto | Widzisz, na ile zlecić przelew |
| Termin płatności | Data, do której trzeba zapłacić |
| Liczba dni do / po terminie | Priorytet: co pilne, a co jeszcze poczeka |
| Kierunek (koszt / sprzedaż) | Czy to Twoje zobowiązanie, czy należność |
Przypomnienia e-mail trafiają na Twoją skrzynkę i pomagają Tobie pilnować terminów. KSeF Import nie wysyła w Twoim imieniu ponagleń ani wezwań do zapłaty do kontrahentów i nie prowadzi za Ciebie windykacji – dostarcza dane i sygnał, a działanie należy do Ciebie.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Jak włączyć przypomnienia – krok po kroku
Konfiguracja to kilka kliknięć. Kontrola terminów płatności – karta „Nieopłacone faktury”, przypomnienia i raport zaległości – jest częścią planów Firma i wyższych. Cały mechanizm opisuje strona Kontrola terminów płatności.
-
1
Podłącz certyfikat dla NIP
Wgrywasz plik
.p12lub.pfxw panelu. Robisz to raz; certyfikat szyfrujemy AES-256-GCM kluczem generowanym osobno dla każdego użytkownika i trzymamy w Unii Europejskiej (OVH). -
2
Pobierz faktury z terminami
Pierwsze pobranie obejmuje ostatnie 90 dni. Razem z fakturami przyjeżdżają ich terminy płatności, więc przypomnienia mają z czego liczyć daty. Potem dochodzą tylko nowe faktury.
-
3
Włącz powiadomienia o płatnościach
W ustawieniach konta włączasz „Powiadomienia o płatnościach” jednym przełącznikiem. Od tego momentu KSeF Import przypomina e-mailem o fakturach zbliżających się do terminu (1–3 dni przed) oraz po terminie.
-
4
Dostajesz sygnał przed terminem i po nim
Wyprzedzenie 1–3 dni daje czas, żeby spokojnie zlecić przelew, zanim minie data zapłaty. Jeśli faktura zostanie nieopłacona po terminie, przypomnienie wraca, dopóki jej nie rozliczysz.
-
5
Oznaczaj opłacone – przypomnienia milkną
Gdy oznaczysz fakturę jako opłaconą, znika z kolejnych przypomnień. Więcej o oznaczaniu: oznaczanie faktur jako opłacone.
Przypomnienia są tak aktualne, jak dane w panelu. Włącz częstą synchronizację, żeby nowe faktury i ich terminy trafiały do systemu szybko – opisaliśmy to w tekście o automatycznym pobieraniu faktur z KSeF co godzinę.
Pełna kontrola: jeden przełącznik i zero spamu
Powiadomienia mają sens tylko wtedy, gdy nie zamieniają się w szum. Dlatego całość jest przełączalna, a każda wiadomość niesie konkret zamiast lawiny alertów.
- Jeden przełącznik on/off – powiadomienia o płatnościach włączasz i wyłączasz w ustawieniach konta, w spokojnym okresie po prostu je wyciszasz.
- Przed terminem i po nim – ta sama funkcja przypomina z wyprzedzeniem 1–3 dni i wraca, gdy faktura jest już po terminie.
- Jeden digest zamiast lawiny – niezależnie od liczby faktur dostajesz jedną wiadomość z listą.
- Zawsze aktualny stan – przypomnienia pracują na bieżących danych, więc opłacona faktura nie wraca w kolejnym mailu.
E-mail to sygnał, a pełny obraz masz w panelu: karta „Nieopłacone faktury” pokazuje liczbę i kwoty na bieżąco, a raport zaległości w przedziałach dni mówi, co jest najpilniejsze. Przypomnienie kieruje uwagę, panel pokazuje szczegóły.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Z wyprzedzeniem 1–3 dni przed terminem, żebyś zdążył spokojnie zlecić przelew, oraz po terminie, dopóki faktura pozostaje nieopłacona. Cała funkcja działa pod jednym przełącznikiem „Powiadomienia o płatnościach” w ustawieniach konta.
Nie. Przypomnienia to zbiorczy digest – jedna wiadomość z listą wszystkich faktur wymagających uwagi, z numerami, kontrahentami, kwotami i liczbą dni do lub po terminie. Dzięki temu dziesięć faktur z terminem w tym tygodniu to jedno przypomnienie, a nie dziesięć osobnych maili.
Z danych faktury pobranej z KSeF. Termin płatności to pole w strukturze FA(3), które podaje wystawca. KSeF Import odczytuje je automatycznie, więc niczego nie przepisujesz. Jeśli faktura nie ma podanego terminu, nie da się dla niej wyliczyć daty przypomnienia.
Tak, jednym przełącznikiem „Powiadomienia o płatnościach” w ustawieniach konta. W spokojnym okresie możesz je wyciszyć, a później włączyć ponownie – zmieniasz to w każdej chwili w panelu.
Nie. Przypomnienia trafiają na Twoją skrzynkę i pomagają Tobie pilnować terminów własnych zobowiązań i należności od klientów. Aplikacja nie wysyła w Twoim imieniu ponagleń ani wezwań do zapłaty do kontrahentów – dostarcza Ci dane i sygnał, a kontakt z klientem i decyzję o działaniu podejmujesz sam.
Przypomnienia e-mail są częścią kontroli terminów płatności, dostępnej w planach Firma, Grupa i Biuro. Plan Solo ich nie obejmuje. Siedmiodniowy okres próbny daje limity planu Biuro, więc przypomnienia przetestujesz od pierwszego dnia. Powiadomienia działają w obie strony – dla faktur kosztowych i sprzedażowych.
Inżynier integracji KSeF. Odpowiada za połączenia z API Krajowego Systemu e-Faktur, automatyzacje i parsowanie struktury logicznej FA(3).