Ile lat przechowywać faktury z KSeF?
KSeF przechowuje faktury ustrukturyzowane 10 lat od końca roku wystawienia, ale po tym terminie obowiązek przechowywania dokumentacji do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego spada na Ciebie. Wg informacji MF przez te 10 lat nie musisz archiwizować faktur osobno, jednak własna kopia poza portalem MF zabezpiecza Cię na wypadek utraty dostępu.
- Art. 112aa ustawy o VAT: faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.
- Po tym okresie podatnik przechowuje faktury poza KSeF do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego – to nadal Twój obowiązek, nie systemu.
- MF zapewnia, że w trakcie tych 10 lat nie musisz przechowywać faktur samodzielnie – ale to dostępność w systemie, nie Twoja własna kopia.
- Własna kopia ma sens przy utracie uprawnień, likwidacji firmy, kontroli oraz dla faktur, które w KSeF w ogóle nie leżą (poza KSeF, zagraniczne, paragony).
- KSeF Import synchronizuje faktury z ostatnich 90 dni i (od planu Firma) eksportuje je do Excela, CSV i PDF – starsze dokumenty dociągasz ręcznie z portalu.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEHasło „10 lat w KSeF” usypia czujność: nikt nie sprawdza, co się stanie po tym terminie, ani czy za 3 lata na pewno będzie ktoś z dostępem do systemu.
KSeF Import synchronizuje faktury certyfikatem (automatycznie ostatnie 90 dni) i eksportuje je do Excela, CSV lub PDF (od planu Firma), więc dane do kopii są gotowe do eksportu, a nie szukane w pośpiechu przed kontrolą.
Księgowa, urząd albo audytor dostają pliki z Twojego archiwum, bez szukania uprawnień i logowania do portalu.
Co dokładnie znaczy „10 lat w KSeF”
Zgodnie z art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Oficjalna strona MF opisuje to jako „stały dostęp do faktur przez 10 lat – bez konieczności ich przechowywania samodzielnie”.
Licznik startuje od końca roku, nie od dnia wystawienia. Faktura z marca 2026 r. jest więc w systemie do końca 2036 r., a nie do marca 2036 r.
Przykład (nasze wyliczenie z zasady „10 lat od końca roku”):
| Data wystawienia | Koniec roku wystawienia | Dostęp w KSeF co najmniej do |
|---|---|---|
| 15 marca 2026 | 31 grudnia 2026 | 31 grudnia 2036 |
| 31 grudnia 2026 | 31 grudnia 2026 | 31 grudnia 2036 |
| 10 stycznia 2027 | 31 grudnia 2027 | 31 grudnia 2037 |
Co dzieje się po 10 latach
Art. 112aa ust. 2 stanowi, że po upływie tego okresu podatnik przechowuje faktury ustrukturyzowane poza KSeF do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Termin przedawnienia wynika z Ordynacji podatkowej i zależy od rodzaju podatku oraz okoliczności (np. zawieszenia lub przerwania biegu terminu), więc nie da się go sprowadzić do jednej liczby lat. Sprawdź go dla swojej sytuacji z księgową.
W niektórych sytuacjach (np. zawieszenie biegu przedawnienia) czas przechowywania może przekroczyć 10 lat. Konkretny przypadek potwierdź z księgową lub doradcą podatkowym.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Po co własna kopia, skoro KSeF przechowuje faktury
Zgodnie z informacją MF przez 10 lat możesz polegać na systemie. W praktyce są cztery sytuacje, w których własne archiwum ratuje sprawę:
- Utrata uprawnień – księgowa zmienia pracę, zmienia się osoba z uprawnieniami, a nikt nie pamięta, kto miał dostęp.
- Zamknięcie firmy – po zamknięciu firmy odtworzenie dostępu bywa trudne; zobacz likwidacja działalności a dostęp do faktur w KSeF.
- Faktury, których w KSeF nie ma – faktury wystawione poza KSeF i dokumenty niebędące fakturami ustrukturyzowanymi nie muszą być w archiwum MF; więcej w artykule faktura poza KSeF a koszty podatkowe.
- Kontrola – plik na dysku firmy otwiera się szybciej niż procedura nadawania dostępu.
W KSeF faktura ustrukturyzowana to plik XML, a PDF jest jego wizualizacją, czytelną dla człowieka. Dla pewności archiwizuj oba: XML jako oryginał, PDF jako czytelną kopię (szczegóły potwierdź z księgową). Jak je wykorzystać, opisuje artykuł pliki XML z KSeF – do czego wykorzystać.
Jak zbudować własne archiwum bez ręcznej roboty
-
1
Włącz automatyczną synchronizację
KSeF Import pobiera faktury Twoim certyfikatem w tle (automatycznie ostatnie 90 dni), więc nowe dokumenty trafiają do Twojego konta na bieżąco – to okno ostatnich 90 dni, a nie archiwum.
-
2
Wyeksportuj dokumenty w wybranym formacie
W planach Firma i wyższych eksportujesz Excel, CSV lub PDF; plan Solo zapisuje dane w Arkuszach Google. W planie Biuro PDF-y mogą trafiać automatycznie na Twój Dysk Google.
-
3
Starsze faktury dociągnij ręcznie z portalu
Dokumenty sprzed ostatnich 90 dni pobierz z portalu KSeF – zwykle wystarczy zrobić to raz, a pliki zostają u Ciebie.
-
4
Ustal rytm kopii
Raz w miesiącu zapisz paczkę per NIP w stałym folderze (np. rok/miesiąc) i trzymaj kopię w dwóch miejscach.
KSeF Import synchronizuje faktury z ostatnich 90 dni i eksportuje je do plików. Wybór folderu, harmonogram kopii, przechowywanie w dwóch miejscach i pilnowanie terminów robisz Ty. KSeF Import nie jest archiwum w rozumieniu ustawy.
Szczegóły formatów znajdziesz na stronie eksport faktur z KSeF do Excela, CSV i PDF, a plany i limity w cenniku. Jeśli archiwum ma trafiać na Dysk Google, zobacz archiwizacja faktur z KSeF – backup na Dysku Google.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
10 lat, licząc od końca roku, w którym faktura została wystawiona (art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT). Faktura z 2026 r. jest w systemie do końca 2036 r.
Według MF w ciągu 10 lat nie musisz robić tego sam, bo masz stały dostęp w systemie, ale warto mieć własną kopię. Po tym okresie podatnik przechowuje faktury poza KSeF do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Bezpieczniej zachować oryginalny XML, bo to on jest oryginałem wystawionym w KSeF. PDF jest wizualizacją, wygodną do czytania i wysyłki. Szczegóły interpretacji potwierdź z księgową.
Faktury wystawione poza KSeF i dokumenty niebędące fakturami ustrukturyzowanymi nie muszą być w archiwum MF – przechowuj je według dotychczasowych zasad.
Automatyczna synchronizacja obejmuje ostatnie 90 dni. Starsze faktury pobierasz ręcznie z portalu KSeF i dołączasz do własnego archiwum.
Excel, CSV i PDF są dostępne od planu Firma wzwyż. Plan Solo obejmuje Arkusze Google, a plan Biuro dodatkowo zapis PDF na Dysku Google. Aktualne plany znajdziesz na stronie /cennik.
Specjalistka ds. KSeF w zespole redakcyjnym KSeF Import. Pisze o eksporcie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur do arkuszy i rozliczaniu kosztów.