Czy trzeba podawać numer KSeF w tytule przelewu?
Jeszcze nie – ale od 1 stycznia 2027 r. nabywca płacący przelewem za fakturę ustrukturyzowaną między czynnymi podatnikami VAT będzie musiał wpisać w tytule numer KSeF tej faktury (albo identyfikator zbiorczy, gdy płaci jednym przelewem za kilka faktur) – art. 108g ustawy o VAT. KSeF Import eksportuje numer KSeF do arkusza już dziś, więc dane na ten obowiązek masz z wyprzedzeniem.
- Od 1 stycznia 2027 r. tytuł przelewu za fakturę ustrukturyzowaną między czynnymi podatnikami VAT musi zawierać numer KSeF (35 znaków) lub identyfikator zbiorczy przy płatności za wiele faktur naraz.
- To nowy, odrębny obowiązek – numer KSeF nie zastępuje numeru faktury nadawanego przez wystawcę, oba numery funkcjonują równolegle i nie wolno ich mylić.
- Obowiązek dotyczy przelewów, poleceń zapłaty i podobnych instrumentów płatniczych; nie dotyczy gotówki ani sytuacji, gdy sprzedawca korzysta ze zwolnienia z VAT.
- KSeF Import eksportuje numer KSeF jako osobną kolumnę już dziś – w Arkuszach Google (Solo) i w Excelu/CSV (od planu Firma) – więc dane pod nowy obowiązek masz zebrane z wyprzedzeniem.
- Do czasu wejścia przepisu w życie tytuł przelewu nadal budujesz tak jak dziś – przepis w artykule o opłacaniu wielu faktur naraz.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEDziś w tytule przelewu wpisuje się numer faktury nadany przez wystawcę. Od 2027 r. dochodzi drugi, zupełnie odrębny numer – KSeF – i firmy, które go dziś nie rozróżniają, ryzykują zamieszanie, gdy obowiązek wejdzie w życie.
KSeF Import pobiera faktury Twoim certyfikatem i eksportuje numer KSeF jako osobną kolumnę obok numeru faktury – nie trzeba niczego dodatkowo konfigurować, dane są gotowe, zanim obowiązek zacznie obowiązywać.
Gdy nowy wymóg wejdzie w życie, zmieniasz tylko źródło tytułu przelewu – z numeru faktury na numer KSeF. Proces pobierania i eksportu faktur zostaje dokładnie taki sam.
Dziś numer faktury, od 2027 numer KSeF
Dzisiaj w tytule przelewu za fakturę wpisuje się zwyczajowo numer faktury – ten, który wystawca nadaje samodzielnie, kolejno w ramach własnej numeracji (np. FV/06/2026), zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. To jednak tylko dobra praktyka ułatwiająca rozliczenie płatności – ustawa nie nakłada dziś na płacącego obowiązku wpisywania numeru faktury w tytule przelewu.
Od 1 stycznia 2027 r. dochodzi drugi, odrębny obowiązek: art. 108g ustawy o VAT nakłada na nabywcę płacącego przelewem za fakturę ustrukturyzowaną – wystawioną przez czynnego podatnika VAT na rzecz innego czynnego podatnika VAT – wymóg oznaczenia płatności numerem KSeF tej faktury (albo identyfikatorem zbiorczym, gdy płaci jednym przelewem za więcej niż jedną fakturę).
Numer faktury i numer KSeF nie są zamienne. Numer faktury nadaje wystawca w swoim programie, numer KSeF nadaje automatycznie system po przyjęciu faktury. Od 2027 r. oba numery istnieją obok siebie – jeden na fakturze, drugi w tytule przelewu.
| Numer faktury | Numer KSeF | Identyfikator zbiorczy | |
|---|---|---|---|
| Kto nadaje | Wystawca (własna numeracja) | System KSeF automatycznie | System KSeF automatycznie |
| Format | Dowolny, ustalony przez wystawcę | 35 znaków | 35 znaków |
| Gdzie dziś widoczny | Na fakturze, w tytule przelewu | W UPO i eksporcie z KSeF Import | Nieużywany przed 2027 |
| Od 1.01.2027 w tytule przelewu | Pozostaje na fakturze, ale nie jest już wymagany w tytule | Wymagany dla pojedynczej faktury | Wymagany przy zapłacie za kilka faktur naraz |
Kogo dotyczy obowiązek i jakie są wyjątki
Obowiązek z art. 108g spoczywa na płacącym, czyli zwykle na nabywcy – to on wpisuje tytuł przelewu, więc to on odpowiada za oznaczenie płatności właściwym numerem.
- Zakres: faktura ustrukturyzowana wystawiona przez czynnego podatnika VAT na rzecz innego czynnego podatnika VAT, płacona przelewem, poleceniem zapłaty lub innym instrumentem płatniczym pozwalającym podać tytuł operacji.
- Poza zakresem – gotówka: płatności gotówkowe, kartą bez pola tytułu czy inne instrumenty bez możliwości wpisania tytułu operacji nie są objęte tym obowiązkiem.
- Poza zakresem – sprzedawca zwolniony z VAT: gdy fakturę wystawia podatnik korzystający ze zwolnienia z VAT, nabywca nie ma obowiązku oznaczania przelewu numerem KSeF tej faktury.
- Kiedy startuje: 1 stycznia 2027 r. – dokładnie wtedy, gdy do obowiązkowego KSeF wchodzi ostatnia, najmniejsza grupa podatników (zobacz harmonogram wdrożenia KSeF).
Sprzedawca nie musi niczego zmieniać w sposobie wystawiania faktur. To nabywca, wypełniając przelew, wpisuje numer KSeF zamiast (lub obok) numeru faktury w polu tytułu operacji.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Identyfikator zbiorczy – gdy płacisz za wiele faktur jednym przelewem
Gdy firma płaci jednym przelewem za kilka faktur od tego samego dostawcy – tak jak w paczce przelewów – wypisywanie w tytule numerów KSeF wszystkich opłacanych faktur byłoby niepraktyczne. Do tego służy identyfikator zbiorczy: unikalny, 35-znakowy numer nadawany przez system KSeF, który w tytule przelewu zastępuje wyliczanie osobno każdego numeru KSeF.
Dla firm regularnie płacących paczkami – transport, gastronomia, handel z wieloma dostawcami – to bezpośrednio dotyczy procesu opisanego w artykule o paczkach przelewów: od 2027 r. plik paczki będzie musiał nieść nie tylko rachunek i kwotę, ale też właściwy identyfikator w polu tytułu.
Do 1 stycznia 2027 r. tytuł przelewu budujesz dokładnie tak jak dotychczas – numerem faktury. Identyfikator zbiorczy i numer KSeF w tytule to wymóg, który zacznie obowiązywać dopiero od tej daty.
Jak przygotować się już dziś z KSeF Import
Do wejścia obowiązku zostało jeszcze trochę czasu, ale dane, które będą potrzebne, KSeF Import eksportuje już teraz – nie trzeba czekać do 2027 r., żeby je mieć zebrane.
-
1
Faktury z numerem KSeF już w arkuszu
KSeF Import pobiera faktury Twoim certyfikatem automatycznie, a każda ma przypisany numer KSeF widoczny od razu w eksporcie – nic dodatkowo nie trzeba włączać.
-
2
Numer KSeF stoi obok numeru faktury
W Arkuszach Google (plan Solo) oraz w Excelu, CSV i podglądzie (od planu Firma) numer KSeF ma osobną kolumnę – niezależną od numeru faktury, gotową do skopiowania.
-
3
Zaktualizuj szablon paczki przelewów
Jeśli budujesz plik paczki przelewów samodzielnie z arkusza (patrz artykuł o opłacaniu wielu faktur naraz), dodaj już teraz kolumnę z numerem KSeF – od 2027 r. wystarczy zmienić źródło tytułu z numeru faktury na ten numer.
-
4
Pilnuj kalendarza wdrożenia
Obowiązek startuje razem z wejściem najmniejszych podatników do obowiązkowego KSeF. Harmonogram i kolejne terminy śledzisz w artykule o harmonogramie wdrożenia KSeF.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie. Obowiązek z art. 108g ustawy o VAT wchodzi w życie 1 stycznia 2027 r. Do tego czasu w tytule przelewu wpisuje się zwyczajowo numer faktury, tak jak dotychczas.
Numer faktury (art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT) nadaje samodzielnie wystawca w ramach własnej numeracji. Numer KSeF to 35-znakowy identyfikator nadawany automatycznie przez system po przyjęciu faktury ustrukturyzowanej. Oba numery funkcjonują równolegle – jeden nie zastępuje drugiego.
Artykuł 108g nakłada obowiązek na płacącego, ale sam brak numeru w tytule nie unieważnia zapłaty. Utrudnia natomiast sprzedawcy automatyczne dopasowanie wpłaty do konkretnej faktury – rekoncyliacja bankowa opiera się właśnie na zgodności tytułu przelewu z danymi faktury.
Nie. Dotyczy wyłącznie polecenia przelewu, polecenia zapłaty i podobnych instrumentów płatniczych pozwalających wpisać tytuł operacji. Płatności gotówkowe są poza zakresem tego przepisu.
To unikalny, 35-znakowy numer nadawany przez system KSeF, który w tytule jednego przelewu zastępuje wyliczanie osobno numerów KSeF wszystkich opłacanych nim faktur. Przyda się przy płatnościach paczką za wiele faktur jednego dostawcy.
Tak. Każda pobrana faktura ma numer KSeF w osobnej kolumnie obok numeru faktury – w Arkuszach Google (plan Solo) oraz w Excelu, CSV i podglądzie (od planu Firma). To dokładnie ten numer, który od 2027 r. trzeba będzie wpisywać w tytule przelewu.
Inżynier integracji KSeF. Odpowiada za połączenia z API Krajowego Systemu e-Faktur, automatyzacje i parsowanie struktury logicznej FA(3).
- Art. 108g ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. 2024 poz. 361 ze zm.) – obowiązek podania numeru identyfikującego fakturę w KSeF lub identyfikatora zbiorczego w tytule przelewu
- Ustawa z 9 maja 2024 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2024 poz. 852) – harmonogram wdrożenia obowiązkowego KSeF i odroczone stosowanie art. 108g do 1 stycznia 2027 r.
- Art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. 2024 poz. 361 ze zm.) – numer faktury nadawany przez wystawcę
- Numer KSeF i zbiorczy identyfikator – Ministerstwo Finansów, KSeF 2.0 (podatki.gov.pl)