Czy da się zrobić automatyczny raport w Excelu z faktur z KSeF?
Tak. Eksportujesz faktury z KSeF Import do pliku CSV lub Excela z wybranymi kolumnami, podłączasz ten plik raz do Power Query (Dane → Pobierz dane), a na zapytaniu budujesz tabelę przestawną i wykresy. Po każdym kolejnym eksporcie wystarczy kliknąć „Odśwież wszystko” – raport aktualizuje się sam, bez kopiowania danych i przepisywania formuł.
- KSeF Import eksportuje faktury do CSV lub Excela z zapamiętanym układem kolumn – to źródło danych dla raportu.
- Power Query (wbudowany w Excel 2016+ i Microsoft 365, bez dodatkowych opłat i bez VBA) podłączasz do tego pliku jeden raz.
- Tabelę przestawną i wykresy budujesz na zapytaniu, nie na surowym arkuszu – dzięki temu przeżywają kolejne odświeżenia.
- Nowy eksport z KSeF + jeden klik „Odśwież wszystko” = raport kosztów lub VAT aktualny w kilka sekund.
- Granica jest jasna: KSeF Import dostarcza dane, Ty budujesz raport – sumy, formuły i wykresy to Twoja robota w Excelu.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEMasz już eksport faktur z KSeF do Excela, ale każdy miesiąc to ta sama robota: pobierz plik, wklej dane do „właściwego” arkusza, popraw formaty i przelicz sumy ręcznie – bo wklejenie nowych danych psuje poprzednie formuły i wykresy.
Zapisujesz eksport z KSeF Import zawsze w tym samym pliku, a układ kolumn zostaje ten sam przy każdym pobraniu. Power Query czyta ten plik jako źródło zapytania, a tabela przestawna i wykresy stoją na zapytaniu – nowe dane wchodzą, stare formuły zostają.
Zamiast wieczoru przy przepisywaniu masz jeden klik „Odśwież wszystko” po każdym eksporcie – tabela przestawna, sumy i wykresy liczą się od nowa same, na pełnym, aktualnym komplecie faktur.
Dlaczego sam eksport do Excela to nie jest jeszcze raport
Portal KSeF nie ma pojęcia o raportach – udostępnia pojedynczą fakturę albo surowy XML schematu FA(3). Nawet mając już gotowy eksport faktur z KSeF do Excela czy CSV, typowa droga do miesięcznego zestawienia kosztów lub VAT wygląda tak samo u większości firm:
- pobierasz nowy plik eksportu z bieżącego okresu,
- kopiujesz wiersze do „głównego” arkusza z raportem,
- poprawiasz formaty liczb i dat, które przy wklejaniu czasem się rozjeżdżają,
- ręcznie przeliczasz sumy netto/VAT i odświeżasz wykresy.
Gdy nowe dane wklejasz nad starymi, tabela przestawna traci zakres, a wykresy trzeba przerysować. Im więcej miesięcy w archiwum, tym więcej ręcznej pracy przy każdym kolejnym eksporcie – dokładnie ten problem rozwiązuje Power Query.
Power Query to funkcja wbudowana w Excel od wersji 2016 oraz w Microsoft 365 (menu Dane → Pobierz dane) – nie trzeba niczego instalować ani kupować. Wystarczy podłączyć ją raz do pliku, który regularnie eksportujesz z faktur z KSeF do Excela.
Jak zbudować samoodświeżający się raport – krok po kroku
Konfigurację robisz raz. Każdy kolejny miesiąc to już tylko nowy eksport i jedno kliknięcie „Odśwież”.
-
1
Ustaw eksport w KSeF Import
W panelu wybierz format CSV lub Excel (.xlsx), zaznacz kolumny (numer KSeF, kontrahent, NIP, netto, VAT, brutto, data) i zapisz układ – kolejne eksporty będą miały dokładnie te same nazwy i kolejność kolumn.
-
2
Trzymaj plik w stałym miejscu i pod stałą nazwą
Zapisuj eksport zawsze w tym samym folderze i pod tą samą nazwą pliku, np.
eksport-ksef.xlsx– Power Query wskazuje ścieżkę do pliku, więc łatwiej mu wskazać jedno stałe miejsce niż szukać za każdym razem nowego. Za każdym razem eksportuj pełny zakres dat, który ma być w raporcie (np. od początku roku), a nie tylko najnowsze dni – nadpisanie pliku węższym zakresem usunie starsze miesiące z tabeli przestawnej. -
3
Podłącz Power Query do pliku
W nowym skoroszycie: Dane → Pobierz dane → Z pliku → Z skoroszytu (dla .xlsx) lub Z tekstu/CSV (dla .csv), wskaż zapisany eksport i kliknij Załaduj.
-
4
Zbuduj tabelę przestawną na zapytaniu
Zaznacz wczytane dane i wstaw Tabelę przestawną – sumy netto/VAT per miesiąc, kontrahent albo kategoria. Dodaj obok standardowy wykres Excela z tych samych danych.
-
5
Po nowym eksporcie kliknij „Odśwież wszystko”
Nadpisz plik nowym eksportem z KSeF Import, wróć do skoroszytu z raportem i kliknij Dane → Odśwież wszystko. Zapytanie wczyta nowe wiersze, a tabela przestawna i wykres przeliczą się same – bez kopiowania i bez przerysowywania.
W edytorze zapytań: kliknij prawym na zapytanie → Właściwości → zaznacz „Odśwież dane przy otwieraniu pliku”. Otwarcie skoroszytu z raportem samo wczyta najnowszy eksport, bez ręcznego klikania „Odśwież”.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Co robi KSeF Import, a co robisz Ty w Excelu
Żeby raport działał przewidywalnie, warto mieć jasny podział – KSeF Import dostarcza dane, resztę raportu budujesz Ty.
| Krok | Kto go wykonuje |
|---|---|
| Pobranie faktur z KSeF wg harmonogramu | KSeF Import – automatycznie, w tle |
| Eksport do CSV/Excela z wybranymi kolumnami | KSeF Import – zapamiętuje układ kolumn |
| Zapisanie eksportu w stałym miejscu pod stałą nazwą | Ty – po każdym pobraniu nadpisujesz plik |
| Podłączenie Power Query do pliku | Ty – konfigurujesz raz w Excelu |
| Sumy, formuły i wykresy w raporcie | Ty – budujesz je na danych z zapytania |
| Kliknięcie „Odśwież” po nowym eksporcie | Ty (albo automatyczne odświeżanie przy otwarciu pliku) |
| Zaksięgowanie faktur w programie księgowym | Ty lub Twoja księgowa |
KSeF Import nie liczy sum ani nie księguje faktur w programie księgowym – dostarcza komplet danych liczbowych z KSeF w gotowym pliku. Raport, formuły i wykresy budujesz Ty w Excelu, a samo księgowanie zostaje po stronie Twojej albo Twojej księgowej.
Gdzie taki raport się przydaje
Ten sam mechanizm – stały plik eksportu plus Power Query – sprawdza się w kilku typowych sytuacjach:
- Miesięczny przegląd kosztów – właściciel firmy widzi sumy per kategoria czy kontrahent bez czekania na zestawienie od księgowej.
- Kontrola przed JPK_V7 – szybkie uzgodnienie sum netto/VAT z faktur objętych KSeF, zanim trafią do rozliczenia; dokumenty spoza KSeF (np. faktury zagraniczne, paragony z NIP) w tym raporcie się nie pojawią i wymagają osobnej weryfikacji.
- Biuro rachunkowe z kilkoma NIP-ami – eksport per klient, a w Power Query złączenie kilku plików w jedno źródło (funkcja Append Queries, po polsku „Dołącz zapytania”) i wspólny dashboard.
Jeśli dopiero ustawiasz sam eksport, zacznij od eksportu faktur z KSeF do Excela – tam wybierzesz kolumny i format pliku, który później podepniesz pod Power Query. Osoby pracujące na kilku formatach naraz znajdą porównanie w eksporcie faktur w formatach Excel, CSV, PDF i XML.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie. Power Query jest wbudowany w Excel 2016 i nowsze wersje oraz w Microsoft 365 – znajdziesz go w menu Dane → Pobierz dane. Nie trzeba niczego instalować ani kupować osobnej licencji.
W planie Solo eksport faktur idzie do Arkuszy Google, a nie do plików Excel czy CSV. Eksport do Excela, CSV i PDF jest dostępny od planu Firma – szczegóły planów znajdziesz w cenniku. W Arkuszach Google podobny efekt (dane jako źródło raportu) daje funkcja IMPORTRANGE lub QUERY zamiast Power Query.
Tyle razy, ile razy pobierzesz nowy eksport z KSeF Import – zwykle raz w miesiącu albo raz w tygodniu, zależnie od tego, jak często potrzebujesz aktualnych liczb. Sama synchronizacja faktur w tle działa według ustawionego harmonogramu, od co 15 minut do raz na dobę.
Tak. Korekty pojawiają się w eksporcie z numerem faktury pierwotnej, więc Power Query wczyta je razem z resztą wierszy – w raporcie możesz je wyróżnić dodatkową kolumną typu dokumentu.
Power Query rozjedzie się z zapytaniem, jeśli zmienisz nazwy lub kolejność kolumn – trzeba wtedy poprawić krok „Zmieniono typ” w edytorze zapytań. Dlatego warto ustalić układ kolumn raz, zapisać go w eksporcie i się go trzymać.
Tak. Z jednego konta obsłużysz do 20 NIP-ów, eksportując dane per firma albo zbiorczo. W Power Query funkcja Append Queries (po polsku „Dołącz zapytania”) łączy kilka plików eksportu w jedno wspólne źródło danych dla tabeli przestawnej.
Specjalistka ds. KSeF w zespole redakcyjnym KSeF Import. Pisze o eksporcie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur do arkuszy i rozliczaniu kosztów.