Czy portal KSeF wysyła powiadomienie e-mail o nowej fakturze?
Nie. Portal KSeF ani Aplikacja Podatnika nie wysyłają e-maila o nowej fakturze kosztowej – jedyne powiadomienia to push w apce mobilnej. KSeF Import wypełnia tę lukę: po każdej synchronizacji dostajesz automatyczny raport e-mail z liczbą nowych dokumentów, bez logowania do żadnego panelu.
- Portal i Aplikacja Podatnika KSeF nie mają powiadomień e-mail o nowej fakturze – tylko push mobilny, więc bez telefonu pod ręką nic nie wiesz.
- KSeF Import wysyła raport e-mail po każdej synchronizacji: ile faktur łącznie, ile nowych, ile zaktualizowanych, jaki status.
- Tryb raportowania wybierasz sam – po każdej synchronizacji albo wyłącznie wtedy, gdy pojawi się coś nowego lub wystąpi błąd.
- Przy harmonogramie co 15 minut informacja o nowej fakturze kosztowej trafia na skrzynkę praktycznie na bieżąco, nie następnego dnia.
- Funkcja działa w każdym planie, od Solo po Biuro, bez dodatkowych opłat – konfiguracja to jeden przełącznik w ustawieniach.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEŻeby to sprawdzić, musisz zalogować się do portalu albo otworzyć aplikację mobilną – e-mail z portalu KSeF nigdy nie przyjdzie, bo takiej funkcji tam po prostu nie ma.
KSeF Import synchronizuje się z KSeF według ustawionego harmonogramu i po przebiegu może wysłać e-mail z liczbą nowych faktur, statusem i ewentualnym błędem – tryb raportowania wybierasz sam.
Poranny e-mail albo powiadomienie w kilkanaście minut od pojawienia się dokumentu w KSeF – informacja sama trafia do skrzynki, Twojej i księgowości naraz.
Dlaczego portal KSeF nie wyśle Ci e-maila o nowej fakturze
Portal Podatnika KSeF i Aplikacja Podatnika MF nie mają funkcji powiadomień e-mail o nowo odebranej fakturze. Jedyna forma alertu to powiadomienie push w aplikacji mobilnej – działa wyłącznie na telefonie z zainstalowaną apką i włączonymi powiadomieniami systemowymi. Na komputerze, bez telefonu pod ręką albo gdy powiadomienia są wyciszone, nic Ci nie przyjdzie.
To realny problem, odkąd faktur ustrukturyzowanych w systemie z miesiąca na miesiąc przybywa. Obowiązkowy KSeF wchodzi etapami: od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników, od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych firm, a od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych podmiotów – im więcej kontrahentów wystawia faktury w KSeF, tym częściej coś nowego czeka w systemie, o czym nie wiesz, dopóki się nie zalogujesz.
Nie szukaj ustawienia „powiadomienia e-mail” w portalu KSeF – go tam nie ma. To nie kwestia złej konfiguracji konta, tylko architektury portalu MF, który stawia na aplikację mobilną, a nie na e-mail.
Jak działa raport e-mail po synchronizacji w KSeF Import
KSeF Import łączy się z KSeF według ustawionego harmonogramu synchronizacji – masz do wyboru dziewięć częstotliwości, od co 15 minut po raz dziennie. Po każdym przebiegu, niezależnie od tego, czy coś się zmieniło, aplikacja może wysłać e-mail z podsumowaniem – Ty decydujesz, w jakim trybie.
| Tryb raportowania | Kiedy dostajesz e-mail | Dla kogo ma sens |
|---|---|---|
| Po każdej synchronizacji | Zawsze, nawet gdy nie było nowych faktur (status: brak zmian) | Firmy, które chcą mieć pewność, że synchronizacja w ogóle działa |
| Tylko nowe faktury | Wyłącznie, gdy w danym przebiegu pojawił się przynajmniej jeden nowy dokument | Firmy z dużym wolumenem, które nie chcą skrzynki pełnej pustych raportów |
| Tylko błędy | Wyłącznie, gdy synchronizacja napotka problem (np. wygasły certyfikat) | Firmy z bardzo częstym harmonogramem (co 15 minut), gdzie codzienny raport byłby szumem |
Każdy raport zawiera nazwę firmy i NIP, dokładną datę i godzinę synchronizacji, łączną liczbę pobranych faktur, liczbę nowych od poprzedniego przebiegu, liczbę zaktualizowanych oraz status – sukces albo opis błędu. To wystarczy, żeby ocenić stan konta bez otwierania panelu.
Jeśli certyfikat wygaśnie albo token autoryzacji przestanie działać, synchronizacja może cicho stać przez dni. Raport e-mail z opisem błędu to jedyny sygnał, który dotrze do Ciebie bez ręcznego sprawdzania panelu – dlatego tryb „tylko błędy” warto mieć włączony zawsze, nawet jeśli wyłączysz resztę.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Konfiguracja: włącz raporty w 3 krokach
-
1
Włącz raporty w ustawieniach konta
W sekcji Powiadomienia zaznaczasz jeden przełącznik – konfiguracja zajmuje kilkanaście sekund i nie wymaga zmian w harmonogramie synchronizacji.
-
2
Wybierz tryb raportowania
Po każdej synchronizacji, tylko przy nowych fakturach albo tylko przy błędach – w zależności od tego, jak gęsty masz harmonogram.
-
3
Dodaj dodatkowych odbiorców (opcjonalnie)
Poza adresem właściciela konta możesz dopisać kolejne skrzynki – np. księgowość albo wspólnika – żeby wszyscy widzieli to samo podsumowanie.
-
4
Odbieraj raporty automatycznie
Od tego momentu e-mail przychodzi sam, zgodnie z harmonogramem synchronizacji – nic więcej nie trzeba klikać.
Powiadomienia e-mail to osobne ustawienie od częstotliwości synchronizacji. Możesz zostać przy synchronizacji co godzinę i włączyć tylko tryb „nowe faktury” – raport przyjdzie jedynie wtedy, gdy rzeczywiście jest o czym pisać.
Osobny raport dla każdego NIP-u i klienta
W biurze rachunkowym albo w firmie z kilkoma spółkami jeden wspólny e-mail o wszystkich NIP-ach naraz byłby nieczytelny. Dlatego raporty e-mail po synchronizacji działają per NIP – każda obsługiwana firma generuje własny raport, niezależnie od częstotliwości harmonogramu ustawionej indywidualnie dla tego klienta. Aktywny klient z synchronizacją co godzinę i mały klient z synchronizacją raz dziennie mają osobne, dopasowane do siebie raporty.
- Jeden e-mail = jeden NIP – księgowa od razu wie, którego klienta dotyczy podsumowanie, bez przeklikiwania się przez panel.
- Filtrowanie po statusie – tryb „tylko błędy” dla wszystkich klientów naraz pokazuje wyłącznie te firmy, gdzie synchronizacja faktycznie wymaga uwagi.
- Kilku odbiorców per konto – raport z jednego NIP-u może trafić jednocześnie do właściciela biura i do księgowej prowadzącej danego klienta.
To samo dotyczy pojedynczej firmy z kilkoma spółkami w grupie – każda spółka ma swój certyfikat, swój harmonogram i swój raport, więc żadna nie zniknie w tle pozostałych.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie. Portal Podatnika i Aplikacja Podatnika KSeF oferują wyłącznie powiadomienia push w aplikacji mobilnej. Funkcji e-mail o nowej fakturze tam nie ma – to nie błąd konfiguracji konta, tylko brak takiej opcji w architekturze portalu Ministerstwa Finansów.
Zależy od ustawionego harmonogramu synchronizacji – przy najgęstszym ustawieniu (co 15 minut) raport z informacją o nowej fakturze dociera w kilkanaście minut od jej pojawienia się w KSeF. Przy rzadszym harmonogramie, np. raz dziennie, raport przychodzi zgodnie z tym interwałem.
Tak. Raporty są generowane per NIP – każda synchronizowana firma ma własny e-mail z własnym podsumowaniem, niezależnie od tego, ile innych NIP-ów obsługujesz na koncie.
Tak. Tryb „tylko błędy” wysyła raport wyłącznie, gdy synchronizacja napotka problem, np. wygasły certyfikat albo błąd autoryzacji. To rozwiązanie dla kont z bardzo częstym harmonogramem, gdzie codzienny raport o sukcesie byłby zbędnym szumem.
Nie. Raporty e-mail po synchronizacji są dostępne w każdym planie, od Solo po Biuro, bez dodatkowych opłat. Wybór planu decyduje o formatach eksportu i liczbie obsługiwanych NIP-ów, a nie o dostępie do powiadomień.
Tak. W ustawieniach powiadomień możesz dopisać dodatkowych odbiorców obok głównego adresu konta – raport trafia wtedy jednocześnie na wszystkie wskazane skrzynki.
Inżynier integracji KSeF. Odpowiada za połączenia z API Krajowego Systemu e-Faktur, automatyzacje i parsowanie struktury logicznej FA(3).