Jak płacić faktury dokładnie w terminie, a nie wcześniej?
Przygotuj przelewy z datą przyszłą: paczkę przelewów, w której każdy przelew ma datę wykonania równą terminowi płatności z faktury. Autoryzujesz wszystko raz, a bank obciąża rachunek dopiero w dniu terminu. KSeF Import generuje taką paczkę z faktur pobranych z KSeF – w ustawieniach paczek przelewów przy NIP-ie tryb „Termin płatności z faktury” jest domyślny i pieniądze zostają na koncie do ostatniego dnia.
- Przelew z datą przyszłą to zwykły przelew, który bank realizuje w wybranym dniu w przyszłości – zlecasz go dziś, a rachunek jest obciążany dopiero wtedy.
- Płacenie „od ręki” w dniu sesji płatniczej oddaje dostawcom pieniądze od kilku do kilkunastu dni przed terminem (zależnie od długości terminu) – przy kilkudziesięciu fakturach w miesiącu to realna dziura w cash flow.
- KSeF Import ma w ustawieniach paczek przelewów przy NIP-ie przełącznik „Data wykonania przelewów”: domyślny tryb „Termin płatności z faktury” wpisuje do paczki datę z faktury, a gdy termin już minął lub go nie ma – datę dzisiejszą.
- Paczkę wgrywasz do banku raz w tygodniu, autoryzujesz zbiorczo, a przelewy wychodzą w swoich terminach; formaty Elixir-0 i pain.001 (ISO 20022).
- Paczki przelewów są dostępne w planach Grupa i Biuro; autoryzacja zawsze odbywa się w Twoim banku – KSeF Import nie ma dostępu do środków.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEWiększość firm robi przelewy seriami, np. w każdy piątek. Faktura z terminem za 21 dni idzie w najbliższej serii, więc pieniądze wychodzą 2-3 tygodnie przed czasem. Alternatywa – pilnowanie każdego terminu osobno i codzienne sesje w banku – zjada godziny.
KSeF Import składa paczkę przelewów z faktur z KSeF i w trybie „Termin płatności z faktury” nadaje każdemu przelewowi datę wykonania równą terminowi z faktury. Wgrywasz plik, autoryzujesz raz, a bank realizuje przelewy w ich dniach.
Sesja płatnicza raz w tygodniu, przelewy wychodzą punktualnie w terminach, a saldo rachunku jest wyższe przez cały miesiąc – bez odsetek i bez codziennego logowania do banku.
Czym jest przelew z datą przyszłą i jak realizuje go bank
Przelew z datą przyszłą (nazywany też przelewem odroczonym lub z odroczoną datą realizacji) to standardowa funkcja bankowości elektronicznej: zlecasz go dziś, wskazujesz datę wykonania, a bank obciąża rachunek i wysyła przelew dopiero w tym dniu. Do tego czasu możesz zlecenie anulować lub zmienić.
Przelewy krajowe rozliczane są w systemie Elixir Krajowej Izby Rozliczeniowej w trzech sesjach dziennie, od poniedziałku do piątku z wyłączeniem świąt. Przelew z datą przyszłą wychodzi zwykle w pierwszej sesji wskazanego dnia, więc kontrahent zwykle widzi pieniądze tego samego dnia roboczego – o ile data przypada na dzień roboczy.
KSeF Import wpisuje datę dokładnie taką, jaka jest na fakturze – nie przesuwa jej na dzień roboczy. Jeśli termin płatności wypada w sobotę, niedzielę lub święto, banki różnie traktują zlecenie z taką datą: część realizuje je w najbliższym dniu roboczym, część wymaga wskazania dnia roboczego już przy imporcie. Sprawdź zasady swojej bankowości i w razie potrzeby popraw datę pojedynczego przelewu przed autoryzacją – reszta paczki pozostaje bez zmian. Zgodnie z art. 115 Kodeksu cywilnego termin przypadający na sobotę lub dzień ustawowo wolny upływa następnego dnia roboczego, więc przelew z poniedziałku mieści się w terminie.
Dlaczego płacenie dokładnie w terminie poprawia cash flow
Termin płatności to prawo do zapłaty w ostatnim dniu, nie wcześniej. Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych przysługują od dnia wymagalności, czyli od dnia następującego po upływie terminu płatności (art. 7 ust. 1 ustawy z 8 marca 2013 r.). Uwaga: przy przelewie za dzień zapłaty uznaje się co do zasady dzień uznania rachunku dostawcy, nie dzień zlecenia – dlatego data wykonania powinna przypadać w dzień roboczy, bo przelew z pierwszej sesji Elixir dociera tego samego dnia. Każdy dzień wcześniej to dzień, w którym pieniądze pracują u dostawcy zamiast u Ciebie.
| Model płatności | Kiedy wychodzą pieniądze | Efekt dla firmy |
|---|---|---|
| Sesja płatnicza raz w tygodniu, przelewy od ręki | Od kilku do kilkunastu dni przed terminem | Niższe saldo przez cały miesiąc, płacisz wcześniej niż musisz |
| Codzienne pilnowanie terminów | W dniu terminu | Dobry cash flow, ale codzienna praca w banku i ryzyko przeoczenia |
| Paczka z datą przyszłą = termin z faktury | W dniu terminu, automatycznie | Cash flow jak przy codziennym pilnowaniu, praca jak przy jednej sesji tygodniowo |
Przykład poglądowy: 40 faktur kosztowych w miesiącu na łączną kwotę 80 000 zł, termin 14 dni, sesja płatnicza raz w tygodniu. Płacąc w najbliższej sesji, oddajesz pieniądze średnio około 10 dni przed terminem. Płacąc dokładnie w terminie, trzymasz na rachunku przez cały miesiąc średnio około 26 600 zł więcej (80 000 zł razy 10 z 30 dni) – bez kredytu i bez codziennego pilnowania terminów. Ten bufor pokrywa własne zobowiązania, zanim spłyną należności od klientów.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Jak przygotować paczkę przelewów z datą równą terminowi płatności
Cała konfiguracja sprowadza się do jednego ustawienia przy numerze NIP. Funkcja paczki przelewów do banku z faktur KSeF generuje plik importowy z rachunkiem, kwotą i tytułem wprost z faktur – tryb daty decyduje, kiedy każdy przelew zostanie wykonany.
-
1
Sprawdź tryb daty wykonania
Upewnij się, że w Ustawieniach paczek przelewów przy NIP-ie „Data wykonania przelewów” stoi na „Termin płatności z faktury” – to ustawienie domyślne. Drugi tryb, „Zawsze dzisiejsza data”, zostaw firmom, które płacą od ręki.
-
2
Zaznacz faktury do zapłaty
Na liście nieopłaconych faktur kosztowych zaznaczasz te, które chcesz zaplanować – także wszystkie z bieżącego tygodnia naraz. Termin płatności przyjeżdża razem z fakturą z KSeF (pole TerminPlatnosci w FA(3)) – jeśli wystawca go nie podał, przelew dostanie datę dzisiejszą.
-
3
Wygeneruj plik w formacie banku
Elixir-0 (.txt) albo pain.001 (ISO 20022, .xml). Każdy przelew w pliku dostaje datę wykonania równą terminowi z faktury; jeśli termin już minął lub faktura go nie ma, przelew dostaje datę dzisiejszą.
-
4
Wgraj i autoryzuj w banku
Importujesz paczkę w bankowości firmowej i zatwierdzasz zbiorczo. Bank realizuje przelewy w ich datach – pieniądze zostają na rachunku do dnia terminu. Po imporcie wyciągu CAMT.053 (plan Biuro) faktury same przechodzą na „opłacone”; w planie Grupa oznaczasz je ręcznie w panelu.
Skoro daty wykonania siedzą w paczce, nie musisz już logować się do banku codziennie. Raz w tygodniu zaznaczasz faktury, które wpłynęły, generujesz paczkę i autoryzujesz. Przelewy, których termin przypada w kolejnych dniach, poczekają na swój dzień; te po terminie wyjdą od razu z dzisiejszą datą. Warunek: odstęp między sesjami musi być krótszy niż najkrótszy termin płatności u Twoich dostawców – faktury z terminem 3-5 dni wymagają częstszej sesji, bo KSeF Import nie wysyła paczki sam.
Na co uważać przy przelewach z datą przyszłą
- Saldo w dniu wykonania – bank realizuje przelew z datą przyszłą tylko, jeśli w tym dniu na rachunku są środki; w większości banków brak pokrycia oznacza odrzucenie zlecenia, a nie ponowienie – sprawdź zasady swojej bankowości. Pilnuj salda w dniach kumulacji terminów.
- Zmiana numeru rachunku dostawcy – przelew czeka na wykonanie kilkanaście dni, a numer konta w paczce pochodzi z faktury. Zanim autoryzujesz, sprawdź rachunki powyżej 15 000 zł na białej liście VAT.
- Split payment (MPP) – przelewy objęte obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności muszą wyjść jako MPP; paczka w formacie pain.001 wymaga profilu banku obsługującego MPP, a bez niego takie faktury są pomijane z wyraźnym komunikatem.
- Anulowanie – zlecenie z datą przyszłą można w bankowości wycofać do dnia wykonania; jeśli faktura została skorygowana lub rozliczona kompensatą, usuń przelew z kolejki w banku.
KSeF Import przygotowuje wyłącznie plik importowy – nie łączy się z rachunkiem i nie inicjuje płatności. Każdy przelew, także z datą przyszłą, zatwierdzasz w swojej bankowości według własnych limitów i schematu akceptacji.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Formaty Elixir-0 i pain.001 zawierają datę wykonania przelewu i bankowość firmowa większości banków w Polsce honoruje ją przy imporcie. Sprawdź jednak w swoim banku, jak daleko w przyszłość można zaplanować przelew i jak traktowane są daty przypadające w weekend.
W trybie „Termin płatności z faktury” przelew za fakturę po terminie lub bez określonego terminu dostaje datę dzisiejszą, więc wychodzi od razu po autoryzacji. Nie musisz niczego poprawiać ręcznie.
Co do zasady nie, o ile pieniądze dotrą w tym dniu: przelew krajowy zlecony na dzień roboczy wychodzi w pierwszej sesji Elixir i jest księgowany u dostawcy tego samego dnia. Zapłatą jest uznanie rachunku wierzyciela, więc data w weekend lub po godzinach sesji oznacza wpływ w kolejnym dniu roboczym – jeśli termin wypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny, upływa on następnego dnia roboczego (art. 115 Kodeksu cywilnego). Odsetki za opóźnienie przysługują od dnia następującego po terminie.
Tak, w bankowości elektronicznej do dnia wykonania. Paczka to tylko plik importowy – po jego wgraniu przelewy stają się zwykłymi zleceniami w Twoim banku, którymi zarządzasz jak każdym innym.
Z wyciągu bankowego. Po imporcie pliku CAMT.053 operacje są dopasowywane do faktur po kwocie, kontrahencie i numerze faktury w tytule, a dopasowane faktury przechodzą na status „opłacona” z datą księgowania operacji, nie z datą przygotowania paczki. Import wyciągów jest dostępny w planie Biuro.
Paczki przelewów są dostępne w planach Grupa i Biuro, a import wyciągów bankowych w planie Biuro. Okres próbny działa na warunkach planu Biuro – aktualne warunki znajdziesz na stronie cennika.
Inżynier integracji KSeF. Odpowiada za połączenia z API Krajowego Systemu e-Faktur, automatyzacje i parsowanie struktury logicznej FA(3).
- System rozliczeń Elixir – sesje rozliczeniowe, Krajowa Izba Rozliczeniowa
- Ustawa z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (t.j. Dz.U. 2023 poz. 1790), art. 7 ust. 1 – odsetki od dnia wymagalności
- Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93 ze zm.) – art. 115 (termin w sobotę lub dzień wolny) i art. 454 (miejsce spełnienia świadczenia pieniężnego)
- Broszura informacyjna dotycząca struktury logicznej FA(3) – TerminPlatnosci, RachunekBankowy, Ministerstwo Finansów