Czy fakturę w KSeF można anulować lub odrzucić jako nabywca?
Nie. Faktury ustrukturyzowanej, która dostała numer KSeF, nie da się anulować ani usunąć, a nabywca nie ma w KSeF opcji „odrzuć”. Błąd naprawia wyłącznie sprzedawca fakturą korygującą (art. 106j ustawy o VAT) – w razie potrzeby korektą do zera. Nabywca może tylko poprosić o korektę i do jej otrzymania oznaczyć dokument u siebie.
- Faktura przesłana do KSeF jest wystawiona w dniu przesłania (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT) – wprowadzono ją do obrotu, więc anulowanie odpada.
- Nabywca nie może jej odrzucić, usunąć ani poprawić notą korygującą – art. 106k ustawy o VAT został uchylony w związku z wdrożeniem KSeF.
- Jedyna droga to faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę; korekta do zera zeruje wszystkie pozycje błędnego dokumentu.
- Do czasu korekty faktura nadal widnieje w Twoim eksporcie – dopisz przy niej notatkę i ustal z księgową, czy i kiedy ująć ją w rozliczeniach.
- Ocena, kiedy właściwa jest korekta do zera, zależy od okoliczności – w spornych przypadkach zasięgnij porady doradcy podatkowego.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEDokument wisi w KSeF z numerem, a Twoja księgowa widzi go w zestawieniu. Przycisku „odrzuć” ani „anuluj” po stronie nabywcy po prostu nie ma.
Zamiast szukać nieistniejącej opcji, prosisz sprzedawcę o właściwą korektę i na czas jej oczekiwania oznaczasz fakturę u siebie, żeby nikt nie zaksięgował jej przez pomyłkę.
Masz konkretną ścieżkę: prośba do sprzedawcy, notatka przy fakturze i filtr dokumentów nieprzetworzonych – zamiast przypadkowego ujęcia dokumentu, który może zostać wyzerowany.
Dlaczego fakturę z numerem KSeF nie da się anulować
Ustawa o VAT nie przewiduje instytucji anulowania faktury. Według omówienia w Poradniku Przedsiębiorcy anulowanie bywa uznawane tylko wtedy, gdy faktura nie weszła do obrotu prawnego i dokumentuje czynność, której faktycznie nie wykonano. Faktura ustrukturyzowana wchodzi do obrotu w chwili przesłania do KSeF – dlatego pierwszy warunek już nie jest spełniony.
| Co | Można? | Kto to robi |
|---|---|---|
| Anulować lub usunąć fakturę z numerem KSeF | Nie | Nikt |
| Odrzucić fakturę jako nabywca | Nie | Nikt – w KSeF nie ma takiej akcji |
| Poprawić błąd notą korygującą | Nie – art. 106k uchylony | Nikt (nota korygująca nabywcy do faktury ustrukturyzowanej już nie działa) |
| Wystawić fakturę korygującą | Tak | Wyłącznie sprzedawca |
| Wyzerować całą fakturę korektą do zera | Tak | Wyłącznie sprzedawca |
Odrzucenie przez KSeF na etapie walidacji dotyczy faktury, która numeru nie dostała – opisujemy je osobno w artykule o fakturze odrzuconej w KSeF. Tutaj mowa o dokumencie przyjętym, z numerem KSeF.
Co może zrobić nabywca, gdy faktura jest błędna lub niechciana
Nabywca ma dwa realne ruchy: poprosić sprzedawcę o korektę oraz zadbać, by w międzyczasie błędny dokument nie trafił do rozliczeń. Kroki są takie same bez względu na przyczynę – zły NIP, zła kwota albo transakcja, która nie doszła do skutku:
-
1
Znajdź fakturę po numerze KSeF
Zapisz numer KSeF, nazwę sprzedawcy i kwotę – to dane, które sprzedawca musi wskazać w korekcie.
-
2
Napisz do sprzedawcy
Podaj numer KSeF i opisz błąd. Jeśli faktura w ogóle nie powinna istnieć, poproś wprost o korektę do zera.
-
3
Ustal z księgową, co z rozliczeniem
Do czasu wyjaśnienia traktuj dokument jako sporny i omów z księgową, czy i kiedy ująć go w rozliczeniach. Zasady terminu odliczenia opisuje artykuł o terminie odliczenia VAT z faktury KSeF.
-
4
Oznacz fakturę u siebie
Dopisz notatkę i zostaw dokument jako nieprzetworzony, aż pojawi się korekta.
-
5
Sprawdź korektę po jej wystawieniu
Faktura korygująca jest osobnym dokumentem z własnym numerem KSeF – po synchronizacji znajdziesz ją w tabeli jako osobny wiersz (filtr „Typ faktury” → „Korygująca”).
Poradnik wskazuje korektę do zera jako sposób „wyzerowania” błędnej faktury, np. wystawionej niewłaściwemu nabywcy lub do transakcji, która nie doszła do skutku. To nie jest wykładnia urzędowa – w spornym przypadku skonsultuj się z doradcą podatkowym.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Korekta do zera – co dokładnie robi sprzedawca
Korekta do zera to faktura korygująca, która zeruje wszystkie pozycje dokumentu pierwotnego. Podstawą korygowania jest art. 106j ustawy o VAT. Sprzedawca, który wystawił fakturę bez podstawy i jej nie skoryguje, naraża się na obowiązek zapłaty wykazanego podatku (art. 108 ustawy o VAT) – to jego interes, by korektę wystawić.
- Korekta zawsze idzie od sprzedawcy, nigdy od nabywcy.
- Faktura pierwotna nie znika z KSeF – obok niej pojawia się korekta.
- Skutki w VAT i kosztach dla nabywcy zależą od rodzaju korekty i okresu jej rozliczenia – szczegóły dla korekt zmniejszających opisuje artykuł o błędnym NIP-ie nabywcy i korekcie do zera.
Sporna faktura w KSeF Import – notatka i filtr „Nieprzetworzone”
Dopóki korekta nie nadejdzie, sporna faktura jest w Twoich danych tak samo jak każda inna. Faktury z ostatnich 90 dni trafiają do rejestru faktur sprzedażowych i kosztowych z KSeF, gdzie przy każdej możesz dopisać własną notatkę (pole „Notatka” jest dostępne w każdym planie) i zostawić ją jako nieprzetworzoną. Filtr statusu (Wszystkie / Nieprzetworzone / Przetworzone) pokaże sporne dokumenty jednym kliknięciem. Notatka trafia do eksportu po włączeniu kolumny „Notatka” w konfiguracji pól: w planie Solo do Arkusza Google, od planu Firma także do Excela i CSV (porównanie w cenniku). Aplikacja nie prosi sprzedawcy o korektę ani nie oznacza faktury jako spornej – robisz to Ty; decyzję o ujęciu w księgach podejmujecie Wy z księgową.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie. Faktura przesłana do KSeF jest wystawiona i wprowadzona do obrotu, więc nie można jej anulować ani usunąć. Poprawić ją można wyłącznie fakturą korygującą wystawioną przez sprzedawcę.
Nie. W KSeF nabywca nie ma opcji odrzucenia ani wycofania otrzymanej faktury. Może poprosić sprzedawcę o korektę, a do jej otrzymania nie ujmować dokumentu w rozliczeniach.
Nie. Nabywca nie poprawia błędów notą korygującą, bo art. 106k ustawy o VAT został uchylony w związku z wdrożeniem KSeF. Błąd koryguje sprzedawca fakturą korygującą.
To faktura korygująca zerująca wszystkie pozycje faktury pierwotnej. Stosuje ją sprzedawca, gdy dokumentu nie da się po prostu poprawić, np. przy transakcji, która nie doszła do skutku.
To zależy od okoliczności, więc sprawę wyjaśnij ze sprzedawcą i w spornym przypadku zasięgnij porady doradcy podatkowego. Aplikacja nie wykonuje przelewów – płatność zatwierdzasz sam w banku.
Nie. Aplikacja pokazuje dokumenty tak, jak są w KSeF – także te, które czekają na korektę. Możesz je oznaczyć notatką i pozostawić jako nieprzetworzone. Usunięcie faktury z panelu nie usuwa jej z KSeF i nie anuluje faktury.
Inżynier integracji KSeF. Odpowiada za połączenia z API Krajowego Systemu e-Faktur, automatyzacje i parsowanie struktury logicznej FA(3).