Czy do faktury z KSeF można dopisać własną notatkę?
Nie w samym KSeF – pole „DodatkowyOpis” na fakturze ustrukturyzowanej wypełnia wyłącznie sprzedawca, a nabywca nie ma tam żadnego miejsca na komentarz. Własny opis dopiszesz za to w panelu KSeF Import: każda faktura kosztowa i sprzedażowa ma pole „Notatka” na Twój tekst, w każdym planie. Notatki nie widzi wystawca ani KSeF, a fakturę znajdziesz w wyszukiwarce po treści notatki; notatkę możesz też dodać do eksportu.
- Struktura FA(3) ma pola „Adnotacje” (znaczniki formalne, np. odwrotne obciążenie) i „DodatkowyOpis” – ale wypełnia je wyłącznie wystawca, nie nabywca.
- Księgowi ostrzegają: bez własnej notatki trudniej udowodnić związek zakupu z działalnością przy kontroli podatkowej.
- W panelu KSeF Import każda faktura kosztowa i sprzedażowa ma pole „Notatka” na Twój własny tekst – w każdym planie. To nie są dane z KSeF: notatki nie widzi wystawca, a sama faktura się nie zmienia.
- Notatkę wpisujesz wprost w tabeli faktur, wyszukiwarka znajduje faktury po jej treści, a akcją masową nadajesz jedną notatkę wszystkim zaznaczonym fakturom.
- Pole „Notatka” możesz eksportować do Arkusza Google (każdy plan) oraz do Excela i CSV (plan Firma i wyżej); przy włączonej opcji „Aktualizuj statusy w arkuszu” zmiany z panelu trafiają też do wierszy, które już są w arkuszu z kolumną „Notatka”.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWENabywca nie ma w KSeF żadnego pola na własny komentarz do faktury kosztowej – nie zapisze tam numeru projektu, osoby odpowiedzialnej ani celu zakupu, a to on musi to udowodnić przy kontroli.
W tabeli faktur KSeF Import dopisujesz do faktury własny tekst – lokalizację, osobę odpowiedzialną, numer projektu albo cel zakupu. Notatka jest widoczna tylko w Twoim koncie i w eksportach, a sama faktura w KSeF pozostaje bez zmian.
Fakturę znajdziesz po treści notatki, a ten sam opis trafia do eksportu (Arkusz Google, a od planu Firma także Excel i CSV) – nie przepisujesz go ręcznie po każdym imporcie.
Dlaczego nabywca nie dopisze notatki wprost w KSeF
Struktura logiczna faktury ustrukturyzowanej FA(3) przewiduje dwa miejsca na dodatkowe informacje: pole „Adnotacje” oraz pole „DodatkowyOpis” (w stopce faktury, do ok. 3500 znaków). Oba wypełnia wyłącznie wystawca w momencie tworzenia faktury – nabywca nie ma technicznej możliwości dopisania czegokolwiek do dokumentu, który już trafił do KSeF.
„Adnotacje” to zresztą nie pole na dowolny komentarz, tylko zestaw formalnych znaczników – informują, czy fakturę objęto szczególną procedurą rozliczenia (np. odwrotne obciążenie, mechanizm podzielonej płatności, samofakturowanie). „DodatkowyOpis” bliżej przypomina wolny tekst, ale i tak decyzja o jego wypełnieniu (i treści) należy tylko do sprzedawcy.
Zanim KSeF stał się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT (1 lutego 2026 r. dla dużych podatników, 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych), wiele firm miało prosty nawyk: na wydrukowanej fakturze ktoś odręcznie dopisywał, czego dotyczy zakup, kto go zamówił albo do jakiego projektu należy. Faktura ustrukturyzowana tej możliwości nie daje – dokument w KSeF jest zamknięty, a jego treść definiuje wyłącznie wystawca.
Od wejścia w życie obowiązku KSeF księgowi i doradcy podatkowi zwracają uwagę na ten sam problem: gdy sprzedawca nie opisze faktury, a nabywca nie ma gdzie dopisać własnego kontekstu, trudniej wykazać związek wydatku z działalnością podczas kontroli. Same dane z faktury (kwota, sprzedawca, data) nie zawsze wystarczą, by udowodnić cel zakupu.
| Pole w FA(3) | Kto wypełnia | Co realnie zawiera |
|---|---|---|
| Adnotacje | Wystawca (sprzedawca) | Formalne znaczniki procedur – np. odwrotne obciążenie, MPP, samofakturowanie – nie wolny tekst |
| DodatkowyOpis / stopka faktury | Wystawca (sprzedawca) | Wolny tekst do ok. 3500 znaków – ale treść i sama decyzja o wypełnieniu należą do sprzedawcy |
| Notatka nabywcy | Brak takiego pola w KSeF | Nabywca nie ma w strukturze FA(3) żadnego miejsca na własny komentarz |
Jak dopisać notatkę do faktury w KSeF Import
Skoro samej faktury w KSeF nie da się „dopisać”, notatkę trzymasz obok niej – w panelu KSeF Import. Pole „Notatka” jest dostępne w każdym planie, przy fakturach kosztowych i sprzedażowych, i przyjmuje dowolny tekst do 5000 znaków, także w kilku liniach.
-
1
Włącz kolumnę „Notatka”
W widoku „Faktury kosztowe” albo „Faktury sprzedażowe” kliknij „Ustaw kolumny” i zaznacz kolumnę „Notatka” – domyślnie jest wyłączona.
-
2
Wpisz notatkę w komórce
Kliknij komórkę „Notatka” przy fakturze (w pustej zobaczysz „Dodaj notatkę”), wpisz tekst i kliknij „Zapisz” albo naciśnij Ctrl+Enter. Enter dodaje nową linię, Esc anuluje.
-
3
Szukaj po treści notatki
Wyszukiwarka nad tabelą znajduje faktury także po notatce – wpisz np. nazwę lokalizacji, a zobaczysz faktury z takim opisem.
-
4
Nadaj notatkę wielu fakturom naraz
Zaznacz faktury na bieżącej stronie, kliknij „Notatka” na pasku akcji masowych, wpisz tekst i zapisz. Nowa notatka zastępuje dotychczasową na wszystkich zaznaczonych fakturach, a puste pole usuwa ich notatki (po potwierdzeniu).
Notatka nie trafia do KSeF i nie widzi jej wystawca faktury – jest widoczna tylko w Twoim koncie i w eksportach, do których sam ją dodasz. Nie pojawia się w PDF faktury, w pliku XML ani w plikach zapisywanych na Dysku Google.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Notatka w Arkuszu Google, Excelu i CSV
To, które dane trafią do eksportu, ustawiasz przez konfigurację pól eksportu – pole „Notatka” znajdziesz w „Polach eksportu” w grupie „Obieg dokumentów”, domyślnie wyłączone. Dalej wszystko zależy od formatu.
| Format | Plan | Jak trafia tam notatka |
|---|---|---|
| Arkusz Google | od Solo | W nowym arkuszu kolumna „Notatka” pojawi się od razu. Do arkusza, który już prowadzisz, dodasz ją przyciskiem „Uzupełnij dane faktur” w „Polach eksportu” – od tej chwili nowe wiersze dostają notatkę od razu, a późniejsze zmiany z panelu trafią do arkusza po włączeniu opcji „Aktualizuj statusy w arkuszu” |
| Excel (.xlsx) | od Firma | Osobna kolumna z zachowanym podziałem na linie; każdy eksport to nowy plik z aktualnymi notatkami |
| CSV | od Firma | Osobna kolumna; podział na linie zamieniony na „ / ”, więc notatka zajmuje w pliku jedną linię |
Aktualizacja istniejących wierszy w Arkuszu Google działa, gdy w ustawieniach Google Sheets włączysz opcję „Aktualizuj statusy w arkuszu”, pole „Notatka” jest wybrane w eksporcie, a kolumna „Notatka” jest już w arkuszu. Zmiana notatki w panelu trafia wtedy do arkusza przy najbliższej synchronizacji (faktury z bieżącego miesiąca) albo w nocy (faktury pobrane w ostatnich 90 dniach). Dla tej kolumny źródłem prawdy jest panel: ręczna zmiana notatki w samym arkuszu zostanie nadpisana treścią z panelu, a usunięcie notatki w panelu wyczyści komórkę.
Zmień jej nazwę, np. na „Uwagi”, zanim włączysz pole „Notatka” w eksporcie. Eksport rozpoznaje kolumny po nazwie nagłówka, więc kolumnę o nazwie „Notatka” uzna za swoją: wpisze do niej notatki z panelu, a przy włączonej aktualizacji statusów zastąpi także to, co wpisałeś tam ręcznie. Kolumny o nazwach, których eksport nie używa, zostają bez zmian.
Co warto zapisać w notatce, żeby pomogła przy kontroli
Notatka ma sens, gdy odpowiada na pytanie, którego nie zada Ci sama faktura: po co ten zakup i kto go zamówił. Kilka słów wystarczy – nie musisz pisać uzasadnienia na akapit.
- Numer projektu, zlecenia lub umowy, do którego przypisany jest wydatek
- Osoba, dział lub lokalizacja, której dotyczy zakup (przydatne, gdy o fakturę pyta ktoś inny niż zamawiający)
- Cel zakupu w jednym zdaniu, gdy nazwa towaru na fakturze jest ogólna (np. „materiały biurowe” zamiast konkretnej pozycji)
- Numer rejestracyjny pojazdu przy fakturach za paliwo lub serwis, jeśli firma ma więcej niż jeden pojazd
- Odniesienie do faktury z maila, jeśli sprzedawca wysłał ją równolegle poza KSeF – żeby uniknąć wątpliwości przy uzgadnianiu dokumentów
Notatka w KSeF Import nie zmienia faktury w KSeF, nie zastępuje pola „DodatkowyOpis” i nie jest formalnym dowodem księgowym w rozumieniu ustawy o rachunkowości – to jedynie Twój wewnętrzny zapis kontekstu, pomocny przy uzgadnianiu wydatków i przy ewentualnych pytaniach ze strony urzędu. Sam dokument w KSeF, z jego numerem i treścią, pozostaje dokładnie taki, jaki wystawił sprzedawca.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie. Struktura FA(3) przewiduje pola „Adnotacje” i „DodatkowyOpis”, ale wypełnia je wyłącznie wystawca faktury w momencie jej tworzenia – nabywca nie ma technicznej możliwości dopisania czegokolwiek do dokumentu już wysłanego do KSeF. Własną notatkę dopiszesz za to w panelu KSeF Import, w polu „Notatka”.
Nie. Notatka to Twój własny zapis w panelu KSeF Import – nie trafia do KSeF i nie widzi jej wystawca. Sama faktura, z jej numerem i treścią XML, pozostaje dokładnie taka, jaką wystawił sprzedawca.
Tak, jeśli w polach eksportu zaznaczysz pole „Notatka”. W nowym arkuszu kolumna pojawi się od razu; do arkusza, który już prowadzisz, dodasz ją przyciskiem „Uzupełnij dane faktur” w „Polach eksportu”. Od tej chwili nowe wiersze dostają notatkę od razu, a zmiany notatek w panelu trafią do wierszy już obecnych w arkuszu, gdy włączysz opcję „Aktualizuj statusy w arkuszu” – przy najbliższej synchronizacji (faktury z bieżącego miesiąca) albo w nocy (faktury pobrane w ostatnich 90 dniach).
Tak. Notatka w tabeli faktur, wyszukiwanie po jej treści i akcja masowa działają w każdym planie. W planie Solo notatkę wyeksportujesz do Arkusza Google; Excel i CSV wymagają planu Firma lub wyższego.
Nie masz wpływu na to, czy i jak sprzedawca opisze fakturę – decyzja należy wyłącznie do niego. Własna notatka w KSeF Import nie zastąpi tego pola, ale daje Ci wewnętrzny zapis kontekstu zakupu, przydatny przy własnej księgowości i ewentualnej kontroli.
Zmień jej nazwę, np. na „Uwagi”, zanim włączysz pole „Notatka” w eksporcie. Eksport rozpoznaje kolumny po nazwie nagłówka, więc kolumnę o nazwie „Notatka” uznałby za swoją: wpisywałby do niej notatki z panelu, a przy włączonej aktualizacji statusów zastępowałby także to, co wpisałeś tam ręcznie.
Inżynier integracji KSeF. Odpowiada za połączenia z API Krajowego Systemu e-Faktur, automatyzacje i parsowanie struktury logicznej FA(3).