Dlaczego faktura wystawiona podczas awarii lub w trybie offline KSeF nie pojawia się od razu w eksporcie?
Bo formalnie jeszcze nie istnieje w KSeF – wystawca dopiero musi ją tam przesłać, żeby dokument dostał numer identyfikujący. W trybie offline24 ma na to czas do następnego dnia roboczego, w trybie offline (niedostępność) do następnego dnia roboczego po zakończeniu przerwy, a w trybie awaryjnym aż 7 dni roboczych od zakończenia awarii (art. 106nda, 106nh i 106nf ustawy o VAT). KSeF Import eksportuje wyłącznie dokumenty już przyjęte przez system, więc do czasu przesłania faktura nie pojawi się w żadnym narzędziu – to nie awaria synchronizacji, tylko ustawowy okres karencji.
- Cztery tryby szczególne KSeF (offline24, offline/niedostępność, awaryjny, awaria całkowita) mają różne terminy na przesłanie faktury do systemu – od następnego dnia roboczego do 7 dni roboczych.
- Dopóki wystawca nie prześle faktury do KSeF, dokument nie ma numeru identyfikującego – żadne narzędzie pobierające dane z KSeF, w tym KSeF Import, nie może go stamtąd odczytać, bo formalnie jeszcze go tam nie ma.
- Faktura z kodem QR i adnotacją trybu offline lub awaryjnego, którą dostałeś bezpośrednio od kontrahenta, jest dowodem wystawienia, mimo że w KSeF Import jeszcze jej nie widać.
- W trybie awaryjnym data otrzymania faktury dostarczonej poza systemem to dzień jej faktycznego odebrania przez nabywcę – nie dzień nadania numeru KSeF, jak w zasadzie ogólnej (art. 106na ust. 3).
- Kary za spóźnione przesłanie faktury z trybu awaryjnego obowiązują dopiero od 1 stycznia 2027 r., ale sam obowiązek przesłania jej do KSeF nie znika.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEMF ogłasza awarię lub niedostępność KSeF, kontrahent zapewnia, że fakturę wystawił, a w tabeli KSeF Import przez kilka dni nic się nie pojawia. Bez znajomości terminów trudno ocenić, czy to normalna karencja, czy realny problem.
Panel eksportuje wyłącznie faktury zaakceptowane przez system. Znając tryb, w którym MF ogłosił przerwę, i liczony od jej zakończenia termin ustawowy, wiesz z góry, kiedy dokument realnie może się pojawić.
Zamiast zgadywać przy każdej awarii, masz konkretną datę graniczną – jeśli po niej w eksporcie nadal pusto, to sprawa do wyjaśnienia z wystawcą, a nie usterka Twojego narzędzia.
Cztery tryby szczególne KSeF – nie tylko „awaria”
W miarę jak coraz więcej firm wchodzi do obowiązkowego KSeF (zobacz harmonogram wdrożenia), rośnie też liczba zgłoszeń o awariach i niedostępnościach systemu. Potocznie każdą przerwę nazywa się „awarią”, ale ustawa o VAT rozróżnia cztery odrębne sytuacje, każdą z innym terminem na przesłanie faktury do systemu. To rozróżnienie decyduje o tym, jak długo eksport w KSeF Import będzie pokazywał lukę.
| Tryb | Kiedy występuje | Termin przesłania do KSeF | Podstawa prawna |
|---|---|---|---|
| Offline24 | Po Twojej stronie: brak internetu, awaria programu, opóźnienia KSeF – bez komunikatu MF | Niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego po dniu wystawienia | art. 106nda ustawy o VAT |
| Offline (niedostępność) | Planowana przerwa techniczna – komunikat MF w BIP KSeF | Najpóźniej następnego dnia roboczego po zakończeniu niedostępności | art. 106nh ustawy o VAT |
| Awaryjny | Nieplanowana awaria – komunikat MF w BIP lub przez API KSeF | 7 dni roboczych od zakończenia awarii | art. 106nf ustawy o VAT |
| Awaria całkowita | Zdarzenie nadzwyczajne (np. katastrofa, brak łączności ogólnokrajowej) | Brak obowiązku przesłania do KSeF | art. 106ng ustawy o VAT |
W trybie offline (niedostępność) i w trybie awaryjnym wszystkie faktury wystawione w danym oknie czasowym mają wspólny termin liczony od dnia zakończenia przerwy ogłoszonego przez MF – nie od dnia wystawienia każdego dokumentu z osobna. Tryb offline24 działa inaczej: nie wymaga komunikatu MF, a termin liczy się od dnia wystawienia każdej faktury z osobna (patrz tabela wyżej).
Dlaczego eksport ma lukę – i to nie jest błąd synchronizacji
KSeF Import pobiera do przeszukiwalnej tabeli wyłącznie dokumenty, które Krajowy System e-Faktur już przyjął i którym nadał numer identyfikujący. W oknie offline24, offline lub awaryjnym faktura formalnie jeszcze tam nie istnieje – ma kod QR i mogła trafić do Ciebie bezpośrednio od wystawcy (mailem, w PDF-ie), ale żadne narzędzie pobierające dane z KSeF nie odczyta jej stamtąd przed przesłaniem do systemu.
- Dokument z kodem QR i adnotacją trybu offline lub awaryjnego, który dostałeś od kontrahenta wprost, jest dowodem wystawienia – mimo że w Twoim eksporcie jeszcze się nie pojawił.
- Sama synchronizacja KSeF Import działa normalnie w tym czasie – po prostu nie ma czego pobrać, bo źródłowego numeru jeszcze nie przydzielono.
- Gdy wystawca prześle fakturę w ustawowym terminie, dokument trafia do KSeF, dostaje numer, a przy najbliższym cyklu synchronizacji panelu pojawia się w tabeli automatycznie.
Jeśli podejrzewasz zwykłe opóźnienie po stronie wystawcy poza okresem awarii, a nie ustawową karencję opisaną tutaj, sprawdź najpierw pięć typowych przyczyn w artykule dlaczego nie widzę faktury kosztowej w KSeF.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Jak rozpoznać legalną karencję i co zrobić
Zanim uznasz brak faktury w eksporcie za problem, przejdź przez cztery kroki – w praktyce wystarczą, żeby ustalić, czy czekasz w granicach prawa, czy sprawa wymaga kontaktu z wystawcą.
-
1
Sprawdź komunikat MF w BIP KSeF
Znajdź datę rozpoczęcia i zakończenia niedostępności lub awarii – od tej drugiej daty liczy się ustawowy termin na przesłanie faktur. Wyjątek: w trybie offline24 komunikat MF nie jest potrzebny, bo termin liczy się od dnia wystawienia konkretnej faktury, nie od zakończenia przerwy.
-
2
Poproś o dokument z kodem QR i adnotacją trybu
Faktura wystawiona offline lub awaryjnie ma widoczne oznaczenie trybu i kod QR – to dowód, że powstała, zanim trafiła do KSeF.
-
3
Odlicz właściwy termin od końca przerwy
Następny dzień roboczy dla trybu offline24 i offline, siedem dni roboczych dla trybu awaryjnego – patrz tabela w sekcji wyżej.
-
4
Sprawdź ponownie w KSeF Import po tym terminie
Wpisz NIP kontrahenta w wyszukiwarce panelu. Jeśli po upływie ustawowego terminu nadal nic nie ma, to już sprawa do wyjaśnienia bezpośrednio z wystawcą.
Czy w trybie awaryjnym inaczej liczy się termin odliczenia VAT
W zwykłym trybie online faktura jest prawnie otrzymana z chwilą nadania jej numeru KSeF (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT) – ten termin opisaliśmy szerzej w artykule o odliczaniu VAT z faktury KSeF. W trybie awaryjnym zasada jest inna.
Gdy faktura w trybie awaryjnym trafia do nabywcy poza KSeF – na przykład mailem z kodem QR – za datę jej otrzymania uznaje się dzień faktycznego odebrania przez nabywcę, a nie dzień późniejszego nadania numeru w systemie (art. 106nf w związku z art. 106gb ustawy o VAT). Wyjątek: jeśli faktyczny odbiór nastąpiłby później niż nadanie numeru w KSeF, dla zwykłego nabywcy liczy się wtedy data nadania numeru – reguła „zawsze data odbioru” bez tego zastrzeżenia dotyczy tylko nabywców z art. 106gb ust. 4 (konsumenci i podmioty zagraniczne, którzy zgodzili się na dostarczenie poza KSeF). W typowym scenariuszu z tego artykułu – odbiór faktury zanim wystawca zdąży przesłać ją do KSeF w ustawowym terminie – liczy się data odbioru. Więcej o samym terminie odliczenia znajdziesz w artykule kiedy odliczyć VAT z faktury KSeF.
Obowiązek przesłania faktury z trybu awaryjnego do KSeF w ustawowym terminie obowiązuje już teraz, ale sankcje za jego niedotrzymanie zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. Do tego czasu warto i tak pilnować terminu – od niego zależy formalna kompletność dokumentacji, nie tylko ryzyko kary.
Powyższe informacje mają charakter ogólny i porządkujący przepisy – w nietypowych sytuacjach (np. spór o datę faktycznego odbioru faktury) warto potwierdzić rozliczenie z doradcą podatkowym, zwłaszcza gdy w grę wchodzą większe kwoty VAT.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie. KSeF Import pobiera wyłącznie faktury już przyjęte i ponumerowane przez KSeF. W trakcie awarii, niedostępności lub trybu offline24 dokument może formalnie jeszcze nie istnieć w systemie – wystawca ma na jego przesłanie ustawowy termin liczony od zakończenia przerwy.
Niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego po dniu jej wystawienia (art. 106nda ustawy o VAT). Sobota, niedziela i święta ustawowo wolne od pracy nie liczą się jako dni robocze, więc realny termin bywa dłuższy niż jedna doba kalendarzowa.
Offline24 dotyczy problemów po Twojej stronie (brak internetu, awaria programu) i nie wymaga komunikatu MF – termin to następny dzień roboczy. Tryb awaryjny uruchamia się dopiero po komunikacie MF o awarii systemu i daje aż 7 dni roboczych od jej zakończenia na przesłanie faktury (art. 106nf ustawy o VAT).
Zwykle tak. Gdy faktura w trybie awaryjnym trafia do nabywcy poza KSeF, za datę jej otrzymania uznaje się dzień faktycznego odbioru przez nabywcę, a nie dzień późniejszego nadania numeru KSeF – inaczej niż w zasadzie ogólnej z art. 106na ust. 3 ustawy o VAT. W nietypowych przypadkach (np. sporna data odbioru) warto to potwierdzić z doradcą podatkowym.
Obowiązek przesłania faktury w ustawowym terminie obowiązuje od razu, ale sankcje za jego niedotrzymanie zaczną obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 r. Do tego czasu warto mimo to pilnować terminów, bo od nich zależy formalna kompletność dokumentacji.
Wpisz NIP lub nazwę kontrahenta w wyszukiwarce panelu – zobaczysz od razu, czy w ostatnich 90 dniach pojawił się od niego jakikolwiek dokument. Jeśli ustawowy termin na przesłanie już minął, a w tabeli nadal pusto, warto wyjaśnić sprawę bezpośrednio z wystawcą.
Specjalistka ds. KSeF w zespole redakcyjnym KSeF Import. Pisze o eksporcie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur do arkuszy i rozliczaniu kosztów.
- Art. 106na, 106nda, 106nf, 106gb, 106ng, 106nh ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. 2024 poz. 361 ze zm.)
- Tryby szczególne wystawiania faktur – KSeF (Krajowy System e-Faktur), Ministerstwo Finansów
- Tryb awaryjny – KSeF (Krajowy System e-Faktur), Ministerstwo Finansów
- Bez kar za KSeF do końca 2026 r. – z czego najczęściej wynika błąd, gdy KSeF odrzuca dokument, Infor.pl, 2026