Jak biuro rachunkowe może przygotować klientom paczki przelewów za faktury z KSeF?
Biuro przygotowuje klientowi gotową paczkę przelewów – jeden plik importowy z danymi (rachunek, kwota, tytuł) pobranymi wprost z faktur klienta w KSeF. Klient wgrywa plik do swojej bankowości i sam autoryzuje przelewy; biuro nie dotyka jego środków. Docelowo KSeF Import złoży taką paczkę per klient z jednego panelu (funkcja „Wkrótce”, plan Grupa i wyższy). Dziś biuro może przygotować plik samodzielnie z arkusza – dane wszystkich NIP-ów masz już zebrane w jednym miejscu.
- Biuro nie płaci za klienta – przygotowuje paczkę, a klient autoryzuje przelewy w swoim banku i swoim 2FA. Kontrola nad środkami zostaje po stronie klienta.
- Dane do przelewów pochodzą z faktur klienta w KSeF (rachunek, kwota, tytuł), więc biuro nie przepisuje 26-cyfrowych rachunków dla dziesiątek klientów.
- Wszystkie NIP-y klientów prowadzisz na jednym koncie KSeF Import; paczkę składasz osobno dla każdego klienta, bo każdy płaci ze swojego rachunku.
- Docelowo KSeF Import wygeneruje paczkę per klient automatycznie (funkcja „Wkrótce”, plan Grupa i wyższy) – zapisz się na powiadomienie.
- Dziś biuro buduje plik samodzielnie – przepis w artykule o automatycznych płatnościach faktur z KSeF.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEBiuro obsługujące kilkunastu klientów, którzy zlecają przygotowanie płatności, tonie w przepisywaniu rachunków. Każdy klient to osobny zestaw faktur, osobne rachunki i osobna bankowość – a błąd w cudzym przelewie to problem, którego nikt nie chce brać na siebie.
Wszystkie NIP-y klientów są na jednym koncie KSeF Import, a dane do przelewów pochodzą z ich faktur w KSeF. Biuro składa gotową paczkę dla konkretnego klienta bez przepisywania rachunków i przekazuje mu ją do autoryzacji.
Biuro dostarcza gotowy plik, klient wgrywa go do swojej bankowości i autoryzuje 2FA. Czysty podział odpowiedzialności, mniej błędów w rachunkach i godziny odzyskane w każdym cyklu płatności.
Przelewy za klientów: gdzie biuro traci czas i nerwy
Część biur rachunkowych – zwłaszcza przy obsłudze mniejszych firm – dostaje od klientów zlecenie przygotowania płatności: „przygotujcie mi listę do zapłaty” albo „zróbcie paczkę, ja tylko zatwierdzę”. Przy kilkunastu klientach to poważne obciążenie, bo każdy jest osobnym światem.
- Osobne zestawy faktur – każdy klient ma własnych dostawców i własne terminy, których nie da się wrzucić do jednego worka.
- Osobne rachunki do przepisania – dziesiątki 26-cyfrowych numerów kont, a każdy przepisany ręcznie to potencjalna literówka.
- Osobna bankowość klienta – biuro nie ma (i nie powinno mieć) dostępu do zatwierdzania przelewów z cudzego konta.
- Cudza odpowiedzialność – błąd w rachunku przy przelewie za klienta to najgorszy scenariusz, jaki biuro może sobie wyobrazić.
Jeden klient z dwudziestoma fakturami to jeszcze do przełknięcia. Piętnastu klientów po dwadzieścia faktur to trzysta rachunków miesięcznie do przeniesienia bez pomyłki – zadanie, które przy ręcznym przepisywaniu prędzej czy później skończy się błędem.
Kto co robi: biuro przygotowuje, klient autoryzuje
Najważniejsza zasada przy przelewach za klientów jest organizacyjna, nie techniczna: biuro przygotowuje dane, ale pieniądze uruchamia klient. Taki podział chroni obie strony i jest zgodny z tym, jak działa autoryzacja płatności.
| Etap | Biuro rachunkowe | Klient |
|---|---|---|
| Zebranie faktur z KSeF | Prowadzi na swoim koncie (NIP klienta) | – |
| Przygotowanie paczki | Składa plik z danych faktur | – |
| Przekazanie pliku | Wysyła klientowi gotowy plik | Odbiera plik |
| Import do bankowości | – | Wgrywa plik do swojego banku |
| Autoryzacja przelewów | – | Zatwierdza 2FA, ze swoich środków |
KSeF Import nie loguje się do banku i nie wykonuje przelewów – ani biura, ani klienta. Przygotowuje dane, a docelowo plik importowy. Ostateczne zatwierdzenie zawsze należy do właściciela rachunku, czyli klienta. Biuro nie bierze na siebie odpowiedzialności za uruchomienie cudzych pieniędzy.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Wszystkie NIP-y klientów w jednym panelu
Fundamentem jest to, że biuro trzyma faktury wszystkich klientów w jednym miejscu. KSeF Import pozwala prowadzić wiele NIP-ów na jednym koncie, więc nie logujesz się osobno do KSeF każdego klienta – dane spływają automatycznie, Twoimi uprawnieniami.
Przy składaniu paczek obowiązuje jedna żelazna zasada: paczka jest zawsze per klient. Każdy klient płaci ze swojego rachunku, więc mieszanie faktur różnych firm w jednym pliku nie ma sensu – plik importowy odpowiada jednej bankowości.
- Filtrujesz faktury jednego klienta – po jego NIP, z terminem w najbliższych dniach.
- Dane przelewów masz z faktur – rachunek (pole
NrRBz FA(3)), kwota i tytuł, bez przepisywania. - Składasz jeden plik dla tego klienta – i przekazujesz mu go do autoryzacji.
- Powtarzasz dla kolejnego – ta sama, powtarzalna rutyna dla każdej firmy z osobna.
Praca na wielu NIP-ach z jednego konta to ten sam mechanizm, który opisujemy w artykule o obsłudze 20 klientów z jednego panelu KSeF. Paczki przelewów są naturalnym rozszerzeniem tego modelu.
Co biuro może dziś, a co przyniesie funkcja „Wkrótce”
Agregacja NIP-ów i eksport danych klienta do arkusza działają już teraz. Generator, który złoży paczkę per klient jednym kliknięciem, jest w przygotowaniu.
-
1
Dziś: dane wszystkich klientów w arkuszu
Faktury każdego NIP-u trafiają do Arkuszy Google (a w planach Firma i wyżej także do pliku Excel lub CSV) z rachunkiem, kwotą i tytułem. Biuro buduje plik paczki samodzielnie – osobno dla każdego klienta.
-
2
Dziś: przekazujesz plik klientowi
Gotowy plik wysyłasz klientowi bezpiecznym kanałem. Klient wgrywa go do swojej bankowości i zatwierdza – biuro nie dotyka jego środków.
-
3
Wkrótce: paczka per klient z panelu
Docelowo zaznaczysz faktury danego klienta i KSeF Import złoży plik paczki przelewów w formacie banku – bez ręcznego budowania.
-
4
Zawsze: autoryzacja u klienta
Na każdym etapie ostateczne zatwierdzenie należy do klienta. Ten podział się nie zmienia – zmienia się tylko to, ile pracy biuro wkłada w przygotowanie.
Generowanie paczek przelewów jest oznaczone jako „Wkrótce” i docelowo znajdzie się w planie Grupa i wyższym. Do czasu startu biuro przygotowuje pliki samodzielnie z danych w arkuszu – przepis w artykule o automatycznych płatnościach faktur z KSeF.
Zapisz biuro na powiadomienie o starcie
Jeśli przygotowujesz płatności dla klientów i chcesz robić to bez przepisywania rachunków, zostaw e-mail na stronie funkcji. Powiadomimy Cię jedną wiadomością, gdy generator paczek ruszy.
- Wejdź na Paczki przelewów do banku i zostaw adres w banerze „Wkrótce”.
- Zacznij już dziś porządkować dane – wszystkie NIP-y klientów w jednym panelu to fundament, na którym paczki się oprą.
- Cały obieg płatności dla portfela klientów opisuje kontrola płatności faktur z KSeF.
Siedmiodniowy okres próbny daje pełny dostęp do limitów planu Biuro (20 NIP-ów), więc od pierwszego dnia zbierzesz faktury wielu klientów i wyeksportujesz dane do arkusza. Porównanie planów jest w cenniku.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Biuro może przygotować gotową paczkę przelewów, ale samego zatwierdzenia dokonuje klient w swojej bankowości i swoim 2FA. KSeF Import nie loguje się do banku i nie wykonuje przelewów, więc kontrola nad środkami zostaje po stronie klienta. To zdrowy podział odpowiedzialności: biuro dostarcza dane, klient uruchamia pieniądze.
Nie – paczka jest zawsze per klient, bo każdy klient płaci ze swojego rachunku, a plik importowy odpowiada jednej bankowości. Wszystkie NIP-y klientów prowadzisz na jednym koncie KSeF Import, ale plik składasz osobno dla każdej firmy i przekazujesz go właściwemu klientowi.
Z faktur klienta w KSeF. Numer rachunku (pole NrRB w schemacie FA(3)), kwota i tytuł – numer faktury – trafiają do arkusza bez ręcznego przepisywania. Jeśli wystawca nie podał rachunku, biuro zobaczy pustą komórkę i uzupełni go z listy kontrahentów klienta.
Nie. KSeF Import pozwala prowadzić wiele NIP-ów na jednym koncie, więc faktury wszystkich klientów spływają automatycznie, Twoimi uprawnieniami. To ten sam model, co przy obsłudze wielu klientów z jednego panelu – paczki przelewów są jego naturalnym rozszerzeniem.
Funkcja jest w przygotowaniu i oznaczona jako „Wkrótce”, docelowo w planie Grupa i wyższym. Na stronie Paczki przelewów do banku zostawisz e-mail, a powiadomimy Cię jedną wiadomością o starcie. Do tego czasu biuro przygotowuje pliki paczek samodzielnie z danych zebranych w arkuszu.
Nie. Plik paczki powstaje lokalnie z danych faktur pobranych z KSeF – do samego Krajowego Systemu e-Faktur ani do Ministerstwa Finansów nic nie jest wysyłane. Status opłacenia prowadzisz osobno; po zaksięgowaniu przelewów warto oznaczyć faktury jako opłacone.
Doradczyni biur rachunkowych. Wspiera obsługę wielu NIP-ów w KSeF i przygotowanie danych z faktur pod programy księgowe.