Dlaczego automatyczne pobieranie faktur z KSeF nagle przestało działać?
W KSeF Import łączysz się z KSeF wyłącznie certyfikatem (.p12/.pfx), więc „błąd autoryzacji” zwykle oznacza jedno z dwóch: certyfikat stracił uprawnienie „Przeglądanie faktur” (InvoiceRead), albo sam certyfikat jest nieważny, unieważniony lub złego typu. System sam ponawia próby przy chwilowej awarii API Ministerstwa Finansów, ale tych dwóch przypadków nie naprawi automatycznie – trzeba poprawić uprawnienia albo wgrać właściwy certyfikat.
- KSeF Import łączy się z KSeF wyłącznie certyfikatem – nie ma tu osobnego „tokena” do wgrania. Jeśli szukasz błędu „token wygasł”, w praktyce chodzi o certyfikat lub jego uprawnienia.
- Najczęstszy sygnał to czerwony baner „Certyfikat wymaga uprawnienia Przeglądanie faktur” – certyfikat loguje się poprawnie, ale KSeF cofnął mu prawo odczytu faktur dla danego NIP-u.
- Przy wgrywaniu nowego certyfikatu KSeF zwraca precyzyjne kody błędów: 9105 (podpis odrzucony), 9104 (nieakredytowany urząd certyfikacji) i 21115 (certyfikat typu Offline zamiast Online).
- Po nadaniu uprawnienia w Aplikacji Podatnika KSeF wystarczy kliknąć „Sprawdź ponownie” przy danym NIP-ie w panelu – blokada znika automatycznie po pierwszym czystym przebiegu.
- Po naprawie certyfikat dociąga zaległe faktury z ostatnich 90 dni automatycznie – nie trzeba niczego eksportować ręcznie z portalu MF.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEPanel KSeF Import pokazuje ostrzeżenie o uprawnieniach albo po prostu nie przybywa nowych faktur od kilku dni, choć w portalu Ministerstwa Finansów dokumenty są. Bez jasnej przyczyny trudno ocenić, czy to certyfikat, uprawnienia, czy chwilowa awaria KSeF.
Rozkładamy realne komunikaty z panelu i z KSeF – baner o brakującym uprawnieniu, kody błędów certyfikatu 9105/9104/21115 – na konkretne działania, krok po kroku.
Po nadaniu uprawnienia lub wgraniu poprawnego certyfikatu KSeF Import wznawia pobieranie i uzupełnia faktury z ostatnich 90 dni – bez ręcznego eksportu z portalu MF.
Jak rozpoznać, co dokładnie się zepsuło
KSeF Import łączy się z Twoją skrzynką KSeF wyłącznie przez certyfikat (plik .p12 lub .pfx) – nie ma tu osobnego „tokena” do regularnego odświeżania. Jeśli szukałeś frazy „token KSeF wygasł” albo „sesja wygasła”, w KSeF Import odpowiednikiem tego problemu jest zablokowane uprawnienie certyfikatu albo sam certyfikat.
| Co widzisz | Co to oznacza |
|---|---|
| Czerwony baner „Certyfikat wymaga uprawnienia Przeglądanie faktur” | Certyfikat loguje się poprawnie, ale KSeF cofnął mu prawo odczytu faktur (uprawnienie InvoiceRead) dla danego NIP-u |
| Błąd przy wgrywaniu certyfikatu z kodem 9105, 9104 lub 21115 | KSeF odrzucił sam certyfikat – zobacz dokładne przyczyny w tabeli niżej |
| Bursztynowy baner „Trwa pierwszy pełny pobór faktur (ostatnie 90 dni)” | To nie błąd – trwa normalny pierwszy import po wgraniu certyfikatu, ograniczony limitem ~60 faktur na godzinę |
| Brak nowych faktur, żadnego banera w panelu | Uwierzytelnienie działa – kontrahent po prostu jeszcze nie wystawił faktury w KSeF |
Gdy API KSeF zwróci błąd przeciążenia (HTTP 429) albo krótką awarię, bieżący przebieg synchronizacji zatrzymuje się i wznawia automatycznie przy najbliższym zaplanowanym cyklu – nie trzeba nic ręcznie ponawiać. To nie dotyczy certyfikatu bez uprawnień ani odrzuconego certyfikatu – te dwa przypadki wymagają Twojej reakcji.
Najczęstsze przyczyny i jak je naprawić
| Przyczyna | Co zrobić |
|---|---|
| Cofnięte lub nienadane uprawnienie „Przeglądanie faktur” (InvoiceRead) | Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF, nadaj to uprawnienie certyfikatowi, potem kliknij „Sprawdź ponownie” przy NIP-ie w KSeF Import |
| Certyfikat odrzucony, kod 9105 (podpis nieautoryzowany) | Sprawdź w Aplikacji Podatnika KSeF, czy certyfikat jest przypisany do właściwego NIP-u i nie został unieważniony przez urząd certyfikacji |
| Certyfikat odrzucony, kod 21115 (typ Offline zamiast Online) | Wygeneruj certyfikat typu Online (do uwierzytelniania, nie do podpisywania faktur) w Aplikacji Podatnika KSeF lub w MCU |
| Certyfikat odrzucony, kod 9104 (nieakredytowany urząd certyfikacji) | Użyj certyfikatu z akredytowanego urzędu (np. Certum, KIR, Sigillum) albo certyfikatu KSeF wygenerowanego w MCU |
| Certyfikat wygasł – upłynęły 2 lata od wygenerowania | Wygeneruj nowy certyfikat w MCU i wgraj plik .p12 w ustawieniach NIP-u |
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Krok po kroku: naprawa
-
1
Sprawdź baner w panelu KSeF Import
Czerwony baner „Certyfikat wymaga uprawnienia Przeglądanie faktur” zawiera bezpośredni link do Aplikacji Podatnika KSeF – to najszybsza ścieżka naprawy.
-
2
Nadaj uprawnienie „Przeglądanie faktur”
W Aplikacji Podatnika KSeF (podatki.gov.pl/ksef) nadaj certyfikatowi uprawnienie do odczytu faktur dla właściwego NIP-u.
-
3
Kliknij „Sprawdź ponownie” przy NIP-ie
Wróć do panelu KSeF Import i przy zablokowanym NIP-ie kliknij „Sprawdź ponownie” – system od razu wykona jeden przebieg testowy; jeśli przejdzie czysto, blokada znika automatycznie.
-
4
Jeśli to błąd certyfikatu (9105/9104/21115), wgraj właściwy plik
Wygeneruj nowy certyfikat we właściwym typie (Online) w MCU lub Aplikacji Podatnika KSeF i wgraj go w ustawieniach NIP-u w KSeF Import – zaległe faktury z ostatnich 90 dni dociągną się automatycznie.
Awaria KSeF czy błąd po Twojej stronie – jak odróżnić
Jeśli bursztynowy baner pierwszego pobrania zniknie sam po kilku godzinach – to normalny przebieg pierwszego importu, nie błąd. Jeśli czerwony baner o brakującym uprawnieniu utrzymuje się mimo poczekania – to znak, że trzeba ręcznie nadać uprawnienie w Aplikacji Podatnika KSeF; samo czekanie nic tu nie zmieni.
Jeśli po nadaniu uprawnienia i kliknięciu „Sprawdź ponownie” blokada wraca, sprawdź w Aplikacji Podatnika KSeF, czy uprawnienie nadałeś temu samemu certyfikatowi i temu samemu NIP-owi, który jest wgrany w KSeF Import – w firmach z kilkoma oddziałami łatwo pomylić NIP lub certyfikat.
Dlaczego w KSeF Import nie ma „tokena” do wymiany
Ministerstwo Finansów oferuje w KSeF dwie metody logowania: token i certyfikat. KSeF Import integruje się wyłącznie certyfikatem – jest ważny do 2 lat i niezależny od bieżących uprawnień, które zmieniasz w Aplikacji Podatnika KSeF bez wymiany pliku .p12. Pełny proces generowania i odnawiania certyfikatu opisujemy w artykule o certyfikacie KSeF.
Jeśli w innych narzędziach nadal logujesz się do KSeF tokenem, do końca 2026 roku i tak będziesz musiał przejść na certyfikat – od 1 stycznia 2027 r. to jedyna dopuszczalna metoda uwierzytelnienia w API. KSeF Import już dziś działa na certyfikacie, więc ta zmiana nie wymaga od Ciebie żadnej dodatkowej migracji.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Najczęściej certyfikat stracił uprawnienie „Przeglądanie faktur” w KSeF (zobaczysz czerwony baner w panelu) albo sam certyfikat jest nieważny lub złego typu. Rzadziej to chwilowa awaria API Ministerstwa Finansów, którą system omija sam przy najbliższym zaplanowanym cyklu.
Twój certyfikat loguje się do KSeF poprawnie, ale nie ma nadanego prawa do odczytu (pobierania) faktur dla danego NIP-u. Nadaj to uprawnienie w Aplikacji Podatnika KSeF, a potem kliknij „Sprawdź ponownie” przy tym NIP-ie w KSeF Import.
9105 – KSeF odrzucił podpis: certyfikat jest nieautoryzowany dla danego NIP-u, został unieważniony przez urząd certyfikacji, albo to certyfikat do podpisywania faktur, nie do logowania. 9104 – certyfikat nie pochodzi od akredytowanego urzędu certyfikacji. 21115 – to certyfikat typu Offline (do podpisywania faktur); do automatycznego pobierania potrzebny jest typ Online.
Faktury z ostatnich 90 dni są bezpieczne – po naprawieniu uprawnień lub certyfikatu KSeF Import dociąga je automatycznie przy najbliższej synchronizacji. Jeśli blokada trwała dłużej niż 90 dni, starsze dokumenty sprzed tego okna pobierzesz ręcznie z portalu ksef.podatki.gov.pl.
Nie. KSeF Import łączy się z KSeF wyłącznie certyfikatem (.p12/.pfx). Token to osobna metoda logowania oferowana przez Ministerstwo Finansów w innych narzędziach – w KSeF Import nie jest wykorzystywany, więc jego wygaśnięcie 31 grudnia 2026 r. nie wpływa na Twoją synchronizację.
Inżynier integracji KSeF. Odpowiada za połączenia z API Krajowego Systemu e-Faktur, automatyzacje i parsowanie struktury logicznej FA(3).