Kiedy nabywca może odliczyć VAT z faktury zaliczkowej (ZAL) w KSeF?
Faktura zaliczkowa (ZAL) jest uznana za „otrzymaną" z chwilą nadania jej numeru KSeF – nabywca odlicza VAT naliczony w miesiącu nadania numeru lub w jednym z kolejnych 3 miesięcy (art. 86 ust. 10b i 11 ustawy o VAT). Faktura rozliczeniowa (ROZ) wykazuje tylko VAT od pozostałej kwoty po potrąceniu zaliczek – kwoty ujęte w ZAL nie pojawią się w ROZ po raz drugi. KSeF Import eksportuje typ dokumentu (pole RodzajFaktury z FA(3)) jako kolumnę Typ, dzięki czemu od razu widzisz, które faktury to zaliczkowe, a które rozliczeniowe.
- Faktura zaliczkowa ma w FA(3) pole RodzajFaktury = ZAL; faktura rozliczeniowa – ROZ. Obie spływają do skrzynki KSeF i są pobierane automatycznie przez KSeF Import.
- Data „otrzymania" ZAL i ROZ = data nadania numeru KSeF (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT) – niezależnie od tego, kiedy pobierzesz fakturę.
- Z ZAL odliczasz VAT od zapłaconej zaliczki; z ROZ – tylko od pozostałej kwoty (ustawy nie pozwalają odliczać VAT z tej samej podstawy dwa razy).
- Okno odliczenia VAT: 4 miesiące od miesiąca nadania numeru KSeF (art. 86 ust. 11 ustawy o VAT) – tak samo jak przy zwykłej fakturze kosztowej.
- KSeF Import eksportuje kolumnę Typ (wartość z pola RodzajFaktury w FA(3)) do arkusza – filtrujesz ZAL i ROZ osobno i łączysz pary bez ręcznego przeszukiwania listy.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEDostawca przesyła przez KSeF fakturę zaliczkową (ZAL) w lutym i rozliczeniową (ROZ) w marcu. Na liście faktur obie wyglądają podobnie – bez oznaczenia typu łatwo odliczyć VAT z obu i narazić się na zawyżony odliczony VAT.
Pole RodzajFaktury eksportowane jest jako osobna kolumna: ZAL i ROZ od razu widać w arkuszu. Łączysz pary WYSZUKAJ.PIONOWO po numerze KSeF ROZ i masz pełny obraz każdego rozliczenia zaliczkowego.
Każda faktura rozliczeniowa ma przypisane zaliczkowe i widzisz, ile VAT zostało już odliczone. Koniec z ręcznym sprawdzaniem, czy ZAL i ROZ dotyczą tej samej transakcji.
Co się zmieniło dla nabywcy od 1 lutego 2026 r. – pole RodzajFaktury w FA(3)
Od 1 lutego 2026 r. (duże firmy) i 1 kwietnia 2026 r. (pozostali podatnicy VAT czynni) każda faktura ustrukturyzowana w KSeF musi zawierać pole RodzajFaktury ze struktury FA(3). Pole to identyfikuje, czy dokument jest zwykłą fakturą, zaliczkową, rozliczeniową czy korektą. Dla nabywcy oznacza to, że każda faktura w arkuszu ma automatycznie nadany typ – bez konieczności ręcznego sprawdzania treści dokumentu.
| RodzajFaktury | Typ dokumentu | Co oznacza dla nabywcy jako odbiorcy |
|---|---|---|
| VAT | Zwykła faktura kosztowa | Standardowe odliczenie VAT w miesiącu nadania numeru KSeF lub w ciągu kolejnych 3 miesięcy |
| ZAL | Faktura zaliczkowa | Odliczasz VAT od kwoty zaliczki w miesiącu nadania numeru KSeF; czekasz na fakturę rozliczeniową (ROZ) |
| ROZ | Faktura rozliczeniowa | Odliczasz VAT wyłącznie od pozostałej kwoty, której nie objęła ZAL – kwoty z zaliczek nie są ujmowane po raz drugi |
| KOR_ZAL | Korekta faktury zaliczkowej | Zmniejszasz lub zwiększasz VAT naliczony z ZAL – zasady identyczne jak dla zwykłej korekty KOR |
| KOR_ROZ | Korekta faktury rozliczeniowej | Zmniejszasz lub zwiększasz VAT naliczony z ROZ – zasady identyczne jak dla zwykłej korekty KOR |
KSeF Import pobiera wszystkie typy faktur – ZAL, ROZ, KOR_ZAL, KOR_ROZ – w tym samym cyklu synchronizacji co zwykłe faktury kosztowe. Nie musisz osobno wyzwalać pobierania zaliczkowych ani rozliczeniowych.
Kiedy i jak odliczyć VAT z faktury zaliczkowej (ZAL)
Faktura zaliczkowa (ZAL) dokumentuje otrzymanie przez sprzedawcę zaliczki (całości lub części ceny) przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru. W KSeF jest uznawana za „otrzymaną" przez nabywcę z chwilą nadania jej numeru KSeF – identycznie jak zwykła faktura kosztowa (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT; termin odliczenia – art. 86 ust. 10b i 11). Oznacza to, że okno odliczenia VAT zaczyna biec od razu, nawet jeśli jeszcze nie pobrałeś faktury z systemu.
Przykład: faktura zaliczkowa z nadaniem numeru KSeF w marcu 2026 r.
| Miesiąc rozliczenia VAT | Termin złożenia JPK_V7M | Czy odliczenie VAT z ZAL jest możliwe? |
|---|---|---|
| Marzec 2026 (M+0) | 27 kwietnia 2026 | Tak – pierwszy możliwy miesiąc (data nadania numeru KSeF; 25.04 to sobota) |
| Kwiecień 2026 (M+1) | 25 maja 2026 | Tak – drugi możliwy miesiąc |
| Maj 2026 (M+2) | 25 czerwca 2026 | Tak – trzeci możliwy miesiąc |
| Czerwiec 2026 (M+3) | 27 lipca 2026 | Tak – czwarty i ostatni możliwy miesiąc (25.07 to sobota) |
| Lipiec 2026 i późn. | – | Już nie w bieżącej deklaracji – odliczenie tylko przez korektę wcześniejszej deklaracji (w granicach przedawnienia). |
Warunkiem odliczenia VAT z ZAL jest łączne spełnienie dwóch przesłanek: (1) u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy od zaliczki (co do zasady – z chwilą jej otrzymania) oraz (2) nabywca posiada fakturę (= data nadania numeru KSeF). W praktyce obie daty zazwyczaj zbiegają się lub są bliskie sobie. Jeśli jednak sprzedawca wystawi ZAL przed otrzymaniem zaliczki – odliczenie VAT możliwe jest dopiero od dnia faktycznej zapłaty zaliczki, nie od daty KSeF. Sprawdź z doradcą podatkowym, jeśli daty znacząco się różnią (art. 86 ust. 10 ustawy o VAT).
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Faktura rozliczeniowa (ROZ) – ile VAT możesz jeszcze odliczyć
Gdy sprzedawca wystawia fakturę rozliczeniową (ROZ) po dokonaniu dostawy lub wykonaniu usługi, musi w jej strukturze wykazać kwotę VAT pomniejszoną o sumę kwot VAT z wszystkich wcześniejszych faktur zaliczkowych (ZAL) dotyczących tej transakcji. Nabywca odlicza VAT wyłącznie od tej reszty – kwota odliczona z ZAL nie pojawia się po raz drugi w ROZ (art. 86 ust. 10 i art. 106f ust. 3 ustawy o VAT).
Przykład liczbowy – zaliczka 40% i faktura rozliczeniowa
| Dokument | RodzajFaktury | Kwota netto | VAT 23% | Co odliczasz jako nabywca |
|---|---|---|---|---|
| Faktura zaliczkowa – styczeń | ZAL | 4 000 zł | 920 zł | 920 zł – w miesiącu nadania numeru KSeF dla ZAL |
| Faktura rozliczeniowa – marzec | ROZ | 6 000 zł (10 000 zł minus 4 000 zł zaliczki) | 1 380 zł (2 300 zł minus 920 zł z ZAL) | 1 380 zł – w miesiącu nadania numeru KSeF dla ROZ |
| Łącznie z obu dokumentów | – | 10 000 zł | 2 300 zł | 2 300 zł – pełny VAT od transakcji, bez podwójnego odliczenia |
Jeśli zaliczka pokryła 100% ceny (wszystkie ZAL wyczerpały pełną kwotę), faktura rozliczeniowa (ROZ) wykazuje VAT = 0 zł. To prawidłowy dokument – nie ma kolejnego VAT do odliczenia. Widzisz ją w arkuszu jako ROZ z kwotą 0, co potwierdza zamknięcie transakcji zaliczkowej. Nie traktuj ROZ z VAT = 0 jako błędu księgowego.
Jak KSeF Import oznacza ZAL i ROZ w arkuszu i pomaga kontrolować pary
KSeF Import pobiera każdą fakturę ze skrzynki KSeF – w tym zaliczkowe (ZAL) i rozliczeniowe (ROZ) – w tym samym cyklu automatycznej synchronizacji. Pole RodzajFaktury trafia do arkusza jako osobna kolumna, dzięki czemu nie musisz otwierać każdego dokumentu, żeby sprawdzić jego typ.
-
1
Automatyczna synchronizacja pobiera ZAL i ROZ razem
Harmonogram synchronizacji sprawdza skrzynkę KSeF regularnie – co 15 minut (plan Biuro), co godzinę lub rzadziej (plany niższe). ZAL pojawia się w arkuszu w dniu wystawienia przez dostawcę; ROZ – gdy transakcja jest finalizowana.
-
2
Kolumna Typ w arkuszu
Każda faktura w arkuszu ma kolumnę Typ z wartością ZAL, ROZ, KOR_ZAL lub KOR_ROZ (wprost z pola RodzajFaktury w FA(3)). Filtrujesz po tej kolumnie i od razu widzisz wyłącznie zaliczkowe lub wyłącznie rozliczeniowe – bez przeglądania całej listy.
-
3
Parowanie ZAL z ROZ w arkuszu
Filtruj arkusz po kolumnie Typ: ZAL – to Twoje zaliczkowe; ROZ – rozliczeniowe. Dla każdej ROZ szukasz ZAL od tego samego dostawcy (NIP sprzedawcy) i weryfikujesz, że suma VAT z ZAL + VAT z ROZ równa się pełnemu VAT transakcji. Kolumna Typ eksportowana przez KSeF Import pozwala to zrobić w kilku ruchach bez otwierania każdego dokumentu.
-
4
Eksport par do rozliczenia i przekazanie księgowej
W planach Firma i wyższych eksportujesz odfiltrowane ZAL i ROZ do Excela lub CSV gotowego do importu w programie księgowym. Na planie Solo masz Arkusze Google z polami faktury, w tym kolumną Typ (wartość ZAL/ROZ z pola RodzajFaktury w FA(3)).
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Przy rozliczeniu miesięcznym (JPK_V7M) VAT z ZAL odliczasz w miesiącu nadania numeru KSeF lub w jednym z kolejnych 3 miesięcy; przy rozliczeniu kwartalnym (JPK_V7K) – w bieżącym lub jednym z 2 kolejnych kwartałów (art. 86 ust. 11). Po tym oknie odliczenie zrealizujesz już tylko przez korektę wcześniejszej deklaracji (w granicach przedawnienia). Data pobrania faktury z systemu nie ma znaczenia – liczy się data nadania numeru KSeF (art. 106na ust. 3 – otrzymanie; art. 86 ust. 10b i 11 – termin odliczenia).
Tak, ale nie podwójnie. Z ZAL odliczasz VAT od kwoty zaliczki, a z ROZ – wyłącznie od pozostałej kwoty, której ZAL nie pokrył. Sprzedawca wykazuje w ROZ VAT pomniejszony o sumę kwot VAT z wszystkich ZAL dla tej transakcji, więc prawidłowo wystawiona ROZ nie pozwala na podwójne odliczenie. Łączna kwota VAT odliczona z ZAL + ROZ powinna być równa VAT od pełnej ceny transakcji.
Jeśli zaliczki (ZAL) pokryły 100% ceny transakcji, faktura rozliczeniowa (ROZ) wykazuje VAT = 0 zł. To prawidłowy dokument – nie ma już kolejnej kwoty VAT do odliczenia. W arkuszu widzisz ROZ z zerowym VAT jako potwierdzenie zamknięcia cyklu zaliczkowego. Nie traktuj tego jako błędu – jest to prawidłowe rozliczenie zgodne z art. 106f ust. 3 ustawy o VAT.
Filtruj arkusz po kolumnie Typ: ZAL – to zaliczkowe, ROZ – rozliczeniowe. Paruj dokumenty po NIP sprzedawcy i sprawdzaj, czy suma VAT z ZAL i VAT z ROZ od tego samego dostawcy równa się pełnemu VAT transakcji. Jeśli masz kilka ZAL od jednego dostawcy, sortuj po dacie i kwocie brutto, żeby dopasować właściwą parę. Dla pewności możesz pobrać i otworzyć plik XML faktury ROZ – w strukturze FA(3) faktury rozliczeniowej wykazywane są dane wcześniejszych faktur zaliczkowych (numery i daty).
Filtruj arkusz po kolumnie RodzajFaktury = ZAL i sprawdź, dla których zaliczkowych brakuje odpowiadającej ROZ. Jeśli od dostawy lub wykonania usługi minął czas wynikający z umowy, skontaktuj się z dostawcą – jest on zobowiązany wystawić ROZ po zrealizowaniu transakcji. KSeF Import automatycznie pobierze ROZ z chwilą jej wystawienia w KSeF.
Faktury ZAL i ROZ są pobierane automatycznie i widoczne na każdym planie. Eksport do Excela lub CSV dostępny jest w planach Firma i wyższych. Na planie Solo faktury zaliczkowe i rozliczeniowe dostępne są w Arkuszach Google z kolumną Typ (wartość ZAL/ROZ z pola RodzajFaktury w FA(3)). Siedmiodniowy okres próbny daje pełny dostęp do planu Biuro – 20 NIP-ów, bez limitu faktur, synchronizacja co 15 minut.
Inżynier integracji KSeF. Odpowiada za połączenia z API Krajowego Systemu e-Faktur, automatyzacje i parsowanie struktury logicznej FA(3).
- Art. 106na ust. 3 ustawy o VAT – faktura ustrukturyzowana uznana za otrzymaną w dniu nadania numeru KSeF
- Art. 86 ust. 10, 10b i 11 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. 2024 poz. 361 ze zm.) – termin odliczenia VAT
- Art. 106f ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług – faktura rozliczeniowa i pomniejszenie VAT o kwoty z zaliczek
- Podręcznik KSeF 2.0 – Cz. II: Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF, Ministerstwo Finansów, luty 2026
- Struktura logiczna FA(3) – pole RodzajFaktury (ZAL/ROZ/KOR_ZAL/KOR_ROZ), Ministerstwo Finansów