Co dzieje się z KSeF po śmierci przedsiębiorcy prowadzącego JDG?
W przeciwieństwie do przekształcenia firmy w spółkę, tu NIP zostaje ten sam – firma działa dalej pod NIP-em zmarłego, z dopiskiem „w spadku”. Dostęp do KSeF przejmuje zarządca sukcesyjny: najpierw zgłasza siebie przez formularz ZAW-FA jako osobę uprawnioną w kontekście tego NIP-u, a dopiero po przetworzeniu zgłoszenia loguje się własnym profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. W KSeF Import nie zakładasz nowego podmiotu – zmienia się tylko to, kto ma dostęp do certyfikatu.
- Po śmierci przedsiębiorcy prowadzącego JDG firma może działać dalej jako „przedsiębiorstwo w spadku” – pod tym samym NIP-em, z dopiskiem „w spadku” w nazwie.
- To odwrotność sytuacji z przekształcenia w spółkę: tam NIP się zmienia, tutaj zostaje ten sam.
- Dostęp do KSeF przejmuje zarządca sukcesyjny – najpierw przez zgłoszenie ZAW-FA, potem logowanie własnym profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym, nie loginem zmarłego.
- Uprawnienia nadane wcześniej przez zmarłego (np. dla biura rachunkowego) nadal działają po ustanowieniu zarządu sukcesyjnego – nie trzeba ich nadawać od nowa.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEPo śmierci właściciela JDG spadkobiercy albo wyznaczony zarządca chcą kontynuować działalność, ale login i certyfikat zmarłego przestają być użyteczne – trzeba ustalić, kto i jak może zalogować się do systemu w imieniu firmy.
Zarządca sukcesyjny zgłasza się przez ZAW-FA, a po przetworzeniu zgłoszenia uwierzytelnia się do KSeF własnym profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym w kontekście NIP-u przedsiębiorstwa w spadku – bez zakładania nowego podmiotu w systemie.
Ponieważ NIP się nie zmienia, dotychczasowa historia faktur w KSeF Import zostaje nienaruszona – zmienia się tylko certyfikat i osoba zarządzająca dostępem.
Przedsiębiorstwo w spadku – ten sam NIP, inna sytuacja niż przy przekształceniu
Gdy przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą umiera, jego firma może być kontynuowana jako przedsiębiorstwo w spadku – pod warunkiem ustanowienia zarządu sukcesyjnego (przez samego przedsiębiorcę za życia albo przez spadkobierców po jego śmierci, w określonym terminie). Firma działa dalej pod tą samą nazwą z dopiskiem „w spadku” i pod tym samym numerem NIP, który należał do zmarłego.
To istotna różnica względem przekształcenia JDG w spółkę, gdzie mimo sukcesji prawnej NIP zawsze się zmienia. Przy zarządzie sukcesyjnym jest odwrotnie: zmienia się osoba zarządzająca, a NIP zostaje ten sam.
Zarząd sukcesyjny trwa maksymalnie 2 lata od śmierci przedsiębiorcy, a w wyjątkowych sytuacjach do 5 lat. Po tym czasie przedsiębiorstwo w spadku musi zostać przekształcone (np. w spółkę) albo zlikwidowane.
Kto i jak loguje się do KSeF w imieniu przedsiębiorstwa w spadku
| Element | Jak to wygląda przy zarządzie sukcesyjnym |
|---|---|
| NIP | Ten sam co za życia przedsiębiorcy – firma korzysta z niego dalej |
| Zgłoszenie ZAW-FA | Zarządca sukcesyjny zgłasza siebie jako osobę uprawnioną do KSeF w kontekście NIP-u przedsiębiorstwa w spadku – urząd skarbowy przetwarza zgłoszenie zwykle kilka dni roboczych |
| Uwierzytelnienie w KSeF | Po przetworzeniu ZAW-FA zarządca loguje się do systemu własnym profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym |
| Wcześniejsze uprawnienia | Nadane przez zmarłego przed śmiercią (np. dla biura rachunkowego) nadal obowiązują |
| Certyfikat do KSeF Import | Trzeba wygenerować nowy, przypisany do zarządcy sukcesyjnego – stary certyfikat zmarłego nie zadziała |
Proces jest analogiczny do pierwszego uruchomienia KSeF dla podmiotu bez pieczęci kwalifikowanej, opisanego w artykule o certyfikacie KSeF – z tą różnicą, że zarządca działa w kontekście NIP-u, który już istniał w systemie, więc po uwierzytelnieniu korzysta z dotychczasowej historii faktur, a nie zaczyna od zera.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Co to oznacza dla konfiguracji w KSeF Import
-
1
Złóż ZAW-FA na zarządcę sukcesyjnego
Zanim ktokolwiek zaloguje się do KSeF w imieniu przedsiębiorstwa w spadku, zarządca sukcesyjny zgłasza siebie jako osobę uprawnioną formularzem ZAW-FA – bez tego profil zaufany czy podpis kwalifikowany nic nie otworzą.
-
2
Wygeneruj nowy certyfikat dla zarządcy
Po przetworzeniu ZAW-FA zarządca sukcesyjny loguje się do portalu KSeF własnym profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym i pobiera nowy certyfikat – certyfikat zmarłego przedsiębiorcy przestaje być użyteczny.
-
3
Podmień certyfikat w panelu
Wgrywasz nowy certyfikat w miejsce starego – synchronizacja i historia faktur w arkuszu nie zaczynają się od nowa, bo NIP pozostaje ten sam.
-
4
Jeśli firmą zajmuje się teraz biuro rachunkowe
Gdy po śmierci przedsiębiorcy obsługę przejmuje biuro rachunkowe obsługujące już inne NIP-y klientów, przedsiębiorstwo w spadku dopisuje się jako kolejna pozycja w panelu wielu NIP-ów, z własnym certyfikatem i harmonogramem obok pozostałych klientów.
Checklista przy ustanowieniu zarządu sukcesyjnego
- Sprawdź, czy zarząd sukcesyjny został formalnie ustanowiony (przez przedsiębiorcę za życia albo przez spadkobierców w ustawowym terminie) – bez tego kontynuacja działalności pod starym NIP nie jest możliwa.
- Złóż ZAW-FA, zanim spróbujesz zalogować się do KSeF – bez przetworzonego zgłoszenia profil zaufany zarządcy nie da dostępu do NIP-u przedsiębiorstwa w spadku.
- Po przetworzeniu ZAW-FA wygeneruj nowy certyfikat KSeF na zarządcę sukcesyjnego – stary certyfikat zmarłego nie zadziała.
- Zweryfikuj, czy uprawnienia nadane wcześniej przez zmarłego (np. dla księgowej) nadal odpowiadają aktualnym potrzebom.
- Pamiętaj o maksymalnym czasie trwania zarządu sukcesyjnego (2, wyjątkowo 5 lat) i zaplanuj, co dalej – przekształcenie czy likwidacja.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie, jeśli ustanowiono zarząd sukcesyjny – przedsiębiorstwo w spadku działa dalej pod tym samym NIP-em, który należał do zmarłego, z dopiskiem „w spadku” w nazwie.
Zarządca sukcesyjny – osoba wyznaczona przez przedsiębiorcę za życia albo przez spadkobierców po jego śmierci. Najpierw zgłasza siebie formularzem ZAW-FA jako uprawnioną do KSeF w kontekście NIP-u przedsiębiorstwa w spadku, a po przetworzeniu zgłoszenia uwierzytelnia się własnym profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.
Tak. Uprawnienia w KSeF nadane wcześniej przez zmarłego (np. dla biura rachunkowego) pozostają w mocy po ustanowieniu zarządu sukcesyjnego – nie trzeba ich nadawać od nowa.
Nie – skoro NIP się nie zmienia, ta sama pozycja w panelu KSeF Import obsługuje przedsiębiorstwo w spadku. Zmienia się jedynie certyfikat, który trzeba wygenerować na zarządcę sukcesyjnego.
Maksymalnie 2 lata od śmierci przedsiębiorcy, a w wyjątkowych, uzasadnionych sytuacjach do 5 lat. Po tym czasie przedsiębiorstwo w spadku musi zostać przekształcone albo zlikwidowane.
Specjalistka ds. KSeF w zespole redakcyjnym KSeF Import. Pisze o eksporcie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur do arkuszy i rozliczaniu kosztów.
- Przedsiębiorstwo w spadku a uwierzytelnienie się w KSeF (GOFIN.pl)
- Jak zarząd sukcesyjny powinien zgłosić przedsiębiorstwo w spadku do KSeF (INFORLEX)
- Art. 106n–106ni ustawy o podatku od towarów i usług – podstawa prawna KSeF i uwierzytelnianie
- Certyfikaty, tokeny i uwierzytelnianie – pytania i odpowiedzi KSeF 2.0, Ministerstwo Finansów