Skąd wiem, które faktury z KSeF już pobrałem jako PDF?
W panelu KSeF Import włączasz kolumnę Data PDF, która przy każdej fakturze pokazuje datę i godzinę ostatniego pobrania lub wygenerowania jej PDF. Znacznik aktualizuje się przy pobraniu pojedynczym, pobraniu zaznaczonych faktur w paczce ZIP oraz przy paczkach z sekcji „Eksport”. Dzięki temu od razu widzisz, które dokumenty już masz na dysku, i nie pobierasz dwa razy tego samego. Kolumna oraz odpowiadające jej pole eksportu są dostępne od planu Firma.
- Kolumna Data PDF pokazuje datę i godzinę ostatniego pobrania lub wygenerowania PDF danej faktury.
- Znacznik aktualizuje się przy pobraniu pojedynczym, w paczce ZIP oraz przy paczkach z sekcji „Eksport”.
- Podgląd online i automatyczny zapis w tle (np. na Dysku Google) nie zmieniają tej daty – liczy się pobranie zainicjowane przez Ciebie.
- To samo pole dodasz do eksportu w Excelu, CSV i Arkuszach Google.
- Kolumna „Data PDF” i pole eksportu są dostępne od planu Firma (pobieranie PDF jest częścią planów Firma, Grupa i Biuro).
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEPrzy masowym pobieraniu faktur łatwo stracić rachubę. Które dokumenty trafiły już na dysk albo do księgowej, a które jeszcze nie? Bez znacznika zostaje pamięć i zgadywanie.
Kolumna „Data PDF” pokazuje, kiedy ostatnio pobrałeś lub wygenerowałeś PDF danej faktury. Od razu odróżniasz to, co masz, od tego, co zostało.
Rzadziej ściągasz drugi raz faktury, które już masz, i pewniej oznaczasz dokumenty przekazane dalej. Porządek w pobraniach bez prowadzenia listy obok.
Dlaczego trudno zapanować nad pobranymi PDF-ami
Krajowy System e-Faktur pozwala obejrzeć i pobrać pojedynczą fakturę, ale nie prowadzi żadnego dziennika „co już pobrałeś”. KSeF Import umożliwia masowe pobieranie faktur z KSeF w paczkach ZIP, więc dokumentów przybywa szybko – i tym łatwiej pogubić się, które są już na dysku.
W praktyce, gdy pobierasz PDF-y partiami przez cały miesiąc, pojawiają się typowe wątpliwości:
- czy tę fakturę już pobrałem, czy tylko ją podejrzałem w panelu,
- które dokumenty przekazałem już księgowej, a które czekają,
- czy pobrałem komplet za dany okres, czy coś umknęło.
Data PDF mówi tylko jedno: kiedy ostatnio pobrałeś lub wygenerowałeś PDF tej faktury. To wskazówka operacyjna do porządkowania pracy, a nie informacja podatkowa.
Kiedy aktualizuje się „Data PDF”
Znacznik odświeża się dokładnie tam, gdzie dostajesz plik PDF do ręki. Ważne: liczy się pobranie zainicjowane przez Ciebie, a nie procesy w tle.
| Czynność | Czy aktualizuje „Data PDF” |
|---|---|
| Pobranie PDF pojedynczej faktury | Tak |
| Pobranie zaznaczonych faktur w paczce ZIP | Tak |
| Paczka PDF z sekcji „Eksport” | Tak |
| Podgląd faktury online (bez pobrania pliku) | Nie |
| Automatyczny zapis PDF na Dysku Google w tle | Nie |
Podgląd otwiera treść faktury w przeglądarce bez pobierania pliku, a auto-zapis na Dysku dzieje się w tle bez Twojego udziału. „Data PDF” celowo odzwierciedla to, co realnie pobrałeś, żeby była wiarygodnym śladem pobrań.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Gdzie zobaczysz datę pobrania
-
1
Włącz kolumnę w tabeli
W konfiguracji kolumn tabeli faktur dodajesz kolumnę „Data PDF”. Pokazuje datę i godzinę w polskiej strefie czasowej.
-
2
Sortuj i przeglądaj
Przeglądasz listę i od razu widzisz, przy których fakturach jest data (już pobrane), a przy których jej brak (jeszcze nie).
-
3
Dodaj do eksportu
To samo pole „Data PDF” zaznaczasz w ustawieniach pól eksportu – trafia wtedy do Excela, CSV i Arkuszy Google.
Dzięki temu ślad pobrania masz nie tylko na ekranie, ale też w pliku, który przekazujesz dalej. Jeśli chcesz połączyć to z porządkowaniem obiegu, przydaje się Zarządzanie fakturami z KSeF – oznaczasz tam faktury już pobrane jako przetworzone.
Dostępność i plany
Pobieranie faktur jako PDF jest częścią planów Firma, Grupa i Biuro, więc i kolumna „Data PDF” oraz pole eksportu są dostępne od planu Firma. W planie Solo eksport odbywa się do Arkuszy Google, bez pobierania PDF.
Pierwsze pobranie z KSeF obejmuje ostatnie 90 dni, a kolejne dochodzą na bieżąco. Paczki PDF składamy z faktur już zsynchronizowanych do panelu, więc limity API KSeF nie wstrzymują składania paczki.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Datę i godzinę ostatniego pobrania lub wygenerowania PDF danej faktury, w polskiej strefie czasowej. Jeśli faktury nie pobierałeś, pole jest puste.
Nie. Podgląd otwiera treść faktury w przeglądarce bez pobierania pliku, więc nie aktualizuje znacznika. Data zmienia się dopiero, gdy realnie pobierzesz lub wygenerujesz PDF.
Nie. Auto-zapis działa w tle i nie jest pobraniem zainicjowanym przez Ciebie, więc nie zmienia „Data PDF”. Znacznik odzwierciedla pobrania pojedyncze, paczki ZIP oraz paczki z sekcji „Eksport”.
Tak. Pole „Data PDF” dodajesz do eksportu i pojawia się ono w pliku Excel, CSV oraz w Arkuszach Google, obok pozostałych danych faktury.
Od planu Firma, bo pobieranie faktur jako PDF jest częścią planów Firma, Grupa i Biuro. W planie Solo eksport odbywa się do Arkuszy Google, bez pobierania PDF.
Kolumna „Data PDF” służy przede wszystkim do szybkiego rozpoznania, które faktury są już pobrane. Do budowania zestawień i sortowania najlepiej dodać to pole do eksportu i pracować na nim w Excelu lub Arkuszach Google.
Inżynier integracji KSeF. Odpowiada za połączenia z API Krajowego Systemu e-Faktur, automatyzacje i parsowanie struktury logicznej FA(3).