Jak pilnować limitu 10 000 zł brutto w skali miesiąca, żeby nie wejść do obowiązkowego KSeF za wcześnie?
Sumuj brutto wartość faktur sprzedażowych B2B wystawionych w danym miesiącu – gdy przekroczysz 10 000 zł, tracisz prawo do wystawiania faktur poza KSeF od tej właśnie faktury, na stałe (art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT). KSeF Import eksportuje faktury sprzedażowe do osobnej zakładki Arkusza Google z kolumną kwoty brutto (dostępne już od planu Solo) – jedna formuła SUMIFS pokaże Ci bieżącą sumę miesiąca, zanim wystawisz kolejną fakturę.
- Od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r. najmniejsze firmy mogą wystawiać faktury poza KSeF, jeśli łączna wartość brutto sprzedaży B2B w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł – od 1 stycznia 2027 r. obowiązek obejmie już wszystkich (art. 106ga ust. 2, art. 145m i 145n ustawy o VAT).
- Przekroczenie limitu jest trwałe: liczy się od faktury, która go przekroczyła, i nie ma powrotu do wystawiania poza KSeF, nawet gdy sprzedaż w kolejnym miesiącu znów spadnie poniżej progu.
- Do limitu wliczasz kwoty brutto z faktur B2B, także dla podatników zwolnionych z VAT; nie wliczasz faktur dla konsumentów, obrotu z kasy fiskalnej ani paragonów z NIP do 450 zł.
- KSeF Import eksportuje faktury sprzedażowe do osobnej zakładki Arkusza Google z kolumną kwoty brutto – funkcja działa już od planu Solo, bez Excela i bez podglądu w panelu.
-
Formuła
SUMIFSlicząca sumę bieżącego miesiąca zajmuje jedną komórkę i aktualizuje się sama po każdej nowej fakturze.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEKilkanaście faktur miesięcznie, różne kwoty, czasem korekta zwiększająca sprzedaż – bez bieżącego licznika łatwo przeoczyć moment, w którym suma brutto przekroczy 10 000 zł, i wystawić kolejną fakturę poza KSeF, choć już nie wolno.
Każda faktura sprzedażowa trafia automatycznie do osobnej zakładki z kwotą brutto – wystarczy jedna formuła SUMIFS, żeby zobaczyć sumę bieżącego miesiąca bez ręcznego przepisywania z portalu KSeF.
Zamiast liczyć w pamięci albo na kartce, sprawdzasz jedną komórkę w arkuszu i świadomie decydujesz, czy kolejną fakturę wystawić jeszcze poza KSeF, czy już w systemie.
Limit 10 000 zł – co się wlicza, a co nie
Od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r. podatnicy objęci obowiązkowym KSeF mogą nadal wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe poza systemem, jeśli łączna wartość brutto (netto + VAT) sprzedaży udokumentowanej tymi fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. To odroczenie dla najmniejszych firm – zobacz też pełny harmonogram wdrożenia KSeF dla większych podatników.
| Rodzaj sprzedaży | Wlicza się do limitu 10 000 zł? |
|---|---|
| Faktura B2B dla innej firmy (także zwolnionej z VAT) | Tak, kwota brutto |
| Faktura korygująca zwiększająca sprzedaż danego miesiąca | Tak, w miesiącu korekty |
| Faktura dla konsumenta (B2C) | Nie |
| Sprzedaż zarejestrowana na kasie fiskalnej | Nie |
| Paragon fiskalny z NIP nabywcy do 450 zł brutto | Nie, do 31 grudnia 2026 r. |
Zasady limitu i wyłączeń określają art. 106ga ust. 2, art. 145m i art. 145n ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Paragon z NIP do 450 zł jako osobną kategorię poza limitem opisaliśmy szerzej w artykule o paragonie z NIP a rejestrze kosztów.
Dlaczego łatwo przeoczyć moment przekroczenia
Sam limit brzmi prosto, ale w praktyce firmy najczęściej wpadają w trzy pułapki, zanim zorientują się, że próg został przekroczony w połowie miesiąca.
- Liczenie „w głowie” albo na kartce – przy 10-15 fakturach miesięcznie jedna pominięta pozycja wystarczy, żeby suma się nie zgadzała.
- Pomijanie faktur korygujących, które zwiększają wartość sprzedaży – korekta in plus wlicza się do limitu miesiąca, w którym ją wystawiono, nie miesiąca faktury pierwotnej.
- Traktowanie limitu jako odnawialnego – to najkosztowniejszy błąd, bo przekroczenie progu raz jest nieodwracalne.
Limit sprawdzasz co miesiąc od zera tylko do momentu pierwszego przekroczenia. Gdy raz wystawisz fakturę, która przekroczy 10 000 zł, wszystkie kolejne faktury sprzedażowe – w tym i w następnych miesiącach – musisz już wystawiać w KSeF.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Jak pilnować limitu w Arkuszu Google z KSeF Import
Zamiast ręcznie sumować kwoty z portalu KSeF, wystarczy jednorazowa konfiguracja eksportu i jedna formuła w Arkuszu Google – działa od najtańszego planu Solo.
-
1
Podłącz Arkusz Google w KSeF Import
W panelu wybierz eksport do Google Sheets i wskaż docelowy arkusz. Funkcja działa już od planu Solo, bez Excela, CSV czy PDF.
-
2
Włącz kolumny „Typ faktury” i „Brutto”
W konfiguracji pól eksportu zaznacz typ (sprzedażowa/kosztowa) i kwotę brutto – KSeF Import rozdziela sprzedażowe i kosztowe na osobne zakładki automatycznie.
-
3
Wklej formułę SUMIFS sumującą bieżący miesiąc
W wolnej komórce policz sumę kolumny brutto tylko dla dat z bieżącego miesiąca – gotowa formuła w notatce niżej.
-
4
Sprawdzaj komórkę przed każdą kolejną fakturą
Gdy suma zbliża się do 10 000 zł, wiesz z wyprzedzeniem, że kolejna faktura sprzedażowa może przekroczyć próg – i świadomie decydujesz, gdzie ją wystawić.
=SUMIFS(F:F; B:B; ">="&EOMONTH(DZIŚ();-1)+1; B:B; "<"&EOMONTH(DZIŚ();0)+1)
Zakładamy standardowy układ kolumn: B = data wystawienia faktury sprzedażowej, F = kwota brutto. Formuła sama przesuwa się na kolejny miesiąc – nie trzeba jej co miesiąc poprawiać. Dostosuj litery kolumn do swojego układu eksportu – konfigurację pól opisaliśmy w artykule o podsumowaniu VAT w Arkuszu. Jeśli Twój Arkusz ma ustawiony język angielski, zamień średniki „;” na przecinki „,”.
Co zrobić, gdy licznik zbliża się do 10 000 zł
Gdy suma brutto sprzedaży zbliża się do progu, masz jedną legalną drogę: przygotować się na wystawienie kolejnych faktur już w KSeF. Czego nie da się zrobić, to cofnąć przekroczenia – decyzja zapada z chwilą wystawienia faktury, która limit przełamała.
Od faktury, która przekroczyła 10 000 zł, wszystkie kolejne faktury sprzedażowe w tym i w kolejnych miesiącach musisz wystawiać w KSeF – nawet jeśli sprzedaż w następnym miesiącu ponownie spadnie poniżej progu. Nie ma powrotu do faktur poza systemem (art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT).
Jeśli jako biuro rachunkowe obsługujesz kilku klientów blisko progu, pilnuj sumy dla każdego NIP-u osobno – limit 10 000 zł liczy się niezależnie dla każdego podatnika, więc osobny arkusz (lub osobna zakładka) na klienta jest czytelniejszy niż wspólna lista.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Do limitu wliczasz łączną wartość brutto (netto + VAT) faktur sprzedaży B2B wystawionych w danym miesiącu, w tym faktur dla podatników zwolnionych z VAT. Nie wliczasz faktur dla konsumentów (B2C), obrotu zarejestrowanego na kasie fiskalnej ani paragonów fiskalnych z NIP nabywcy do 450 zł brutto, które do 31 grudnia 2026 r. pozostają poza KSeF jako faktury uproszczone.
Od faktury, którą przekroczyłeś próg 10 000 zł, tracisz prawo do wystawiania faktur poza KSeF – ta faktura i wszystkie kolejne muszą już powstać w Krajowym Systemie e-Faktur. Wcześniej wystawione w tym miesiącu faktury poza KSeF pozostają ważne.
Nie. Przekroczenie limitu jest trwałe – raz utracone prawo do wystawiania faktur poza KSeF nie wraca, nawet gdy sprzedaż w następnych miesiącach ponownie spadnie poniżej progu.
Do 31 grudnia 2026 r. Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie już wszystkich podatników, niezależnie od wartości sprzedaży.
KSeF Import eksportuje faktury sprzedażowe do osobnej zakładki Arkusza Google z kolumną kwoty brutto, dostępne już od planu Solo. Samą sumę miesiąca liczysz jedną formułą SUMIFS wklejoną raz – potem aktualizuje się sama po każdej nowej fakturze.
Nie. Paragon fiskalny z NIP nabywcy do 450 zł brutto to faktura uproszczona, która do 31 grudnia 2026 r. pozostaje poza KSeF i nie wlicza się do limitu – podobnie jak inny obrót rejestrowany na kasie fiskalnej.
Specjalistka ds. KSeF w zespole redakcyjnym KSeF Import. Pisze o eksporcie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur do arkuszy i rozliczaniu kosztów.
- Art. 106ga ust. 2, art. 145m i art. 145n ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. 2024 poz. 361 ze zm.)
- Poniżej 10 000 zł – KSeF (Krajowy System e-Faktur), Ministerstwo Finansów
- Jednorazowe przekroczenie limitu 10 tys. zł a przymus korzystania z KSeF, Prawo.pl, 2026
- Zwolnienie z KSeF w 2026 r. przy sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie – jak liczyć sprzedaż, Infor.pl, 2026