Czy nabywca może wymagać od dostawcy dodatkowych pól na fakturze z KSeF, np. numeru zamówienia?
Może to uzgodnić z dostawcą w umowie, ale nie może uzależnić od tego ważności faktury. Według Ministerstwa Finansów brak danych fakultatywnych nie wpływa na prawidłowość ani skutki podatkowe faktury, a korekty „do zera” z tego powodu nabywca nie może żądać.
- Pola fakultatywne (np. numer zamówienia nabywcy) można uzgodnić z dostawcą w umowie – ustawa o VAT tego nie zakazuje.
- Jeśli faktura ma wszystkie dane wymagane ustawą i strukturą FA(3), brak pól fakultatywnych nie czyni jej wadliwą ani nie wpływa na jej skutki podatkowe (w tym odliczenie).
- Nabywca nie może żądać korekty „do zera” prawidłowej faktury tylko dlatego, że brakuje mu numeru zamówienia albo format pola jest inny niż oczekiwał.
- Gdy w strukturze nie ma właściwego pola, dane wpisuje się w DodatkowyOpis – przy wierszu faktury albo dla całej faktury.
- Własny numer zamówienia i status wyjaśnienia możesz trzymać w kolumnie obok eksportu z KSeF Import w Arkuszu Google, bez niczego od dostawcy.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEDział zakupów wymaga numeru zamówienia na każdej fakturze, a dostawca go nie wpisuje. Pojawia się pytanie, czy odesłać fakturę, żądać korekty albo wstrzymać odliczenie VAT.
Stanowisko MF rozdziela to, co można uzgodnić handlowo (pola dodatkowe, ich format), od tego, co decyduje o skutkach podatkowych (dane wymagane ustawą). Dzięki temu wiesz, kiedy prosić, a kiedy po prostu księgować.
Zamiast wystawiać i księgować korektę do zera, uzupełniasz brakujący numer zamówienia po swojej stronie – w arkuszu obok faktury – a prośbę do dostawcy kierujesz na przyszłe faktury.
Co nabywca może uzgodnić z dostawcą
Struktura faktury ustrukturyzowanej FA(3) ma pola obowiązkowe (wynikające z ustawy o VAT) i fakultatywne. Z wyjaśnień Ministerstwa Finansów wynika, że nabywca może z dostawcą ustalić, jakie dodatkowe dane trafią do pól fakultatywnych, a ustalenie może wynikać z potrzeb biznesowych stron i zostać zapisane w umowie.
Dotyczy to także formatu: przepisy ustawy o VAT nie wykluczają dodatkowych wzajemnych regulacji zawartych w umowie między kontrahentami, o ile nie naruszają ustawy i są technicznie możliwe w strukturze e-faktury. Przykładowo: numer zamówienia z systemu nabywcy, numer umowy ramowej albo kod MPK.
MF zaleca, aby kontrahenci uzgodnili zakres i sposób podawania takich elementów z wyprzedzeniem, zanim pierwsza faktura trafi do KSeF.
Gdzie dostawca wpisze numer zamówienia
Dane należy wpisywać przede wszystkim w polach przeznaczonych dla danego rodzaju informacji. Jeżeli FA(3) nie przewiduje odpowiedniego pola, dostawca może użyć zestawu pól DodatkowyOpis lub innego właściwego pola opisowego. MF podaje wprost, że DodatkowyOpis służy m.in. do numerów zamówień generowanych przez system nabywcy i może dotyczyć konkretnego wiersza albo całej faktury.
| Miejsce na fakturze | Do czego służy | Przykład użycia |
|---|---|---|
| DodatkowyOpis przy wierszu | Informacja dotycząca jednej pozycji | Numer zamówienia dla konkretnej pozycji towarowej |
| DodatkowyOpis dla całej faktury | Informacja dotycząca całego dokumentu | Numer umowy ramowej lub zamówienia zbiorczego |
| StopkaFaktury | Pozostałe informacje na fakturze, do 3500 znaków | Uwagi dodatkowe, dane kontaktowe działu rozliczeń |
Struktura nie przewiduje pola do swobodnej korespondencji z nabywcą (MF, pyt. 22). Dodatkowe informacje mieszczą się w DodatkowyOpis i StopkaFaktury. Szerzej o tym, czemu nabywca nie może dopisać własnej notatki w KSeF, piszemy w artykule o notatce do faktury z KSeF.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Czy można żądać korekty, gdy brakuje pola
Nie. Według MF korekta jest właściwa w przypadkach określonych w ustawie o VAT, np. gdy zmienia się podstawa opodatkowania lub kwota podatku, następuje zwrot towaru, udzielono rabatu albo na fakturze wystąpiła pomyłka. Brak danych fakultatywnych albo podanie ich w innym formacie niż oczekiwany nie jest błędem wymagającym korekty.
Korektę „do zera” wystawia się w szczególnych sytuacjach, np. przy całkowitym zwrocie towaru albo pomyłce w NIP nabywcy (ten przypadek opisaliśmy w artykule o błędnym NIP nabywcy). Wymaganie handlowe nabywcy – nawet zapisane w umowie – nie zmienia tej zasady: dodatkowe wymagania wykraczające poza przepisy nie mogą wpływać na ważność faktury ani jej skutki podatkowe.
Zapis w umowie, że faktura bez numeru zamówienia „nie będzie przyjęta”, może mieć skutki handlowe, np. wstrzymanie płatności zgodnie z procedurą wewnętrzną. Według MF nie zmienia jednak skutków podatkowych faktury, która spełnia wymogi ustawy. Konkretne skutki sporu z dostawcą oceń z księgową lub doradcą podatkowym.
Jak postąpić, gdy faktura przyszła bez numeru zamówienia
-
1
Sprawdź, czy faktura ma dane wymagane
Jeśli ma komplet danych z ustawy i FA(3), traktuj ją jako prawidłową – numer zamówienia jest dodatkiem, nie warunkiem ważności.
-
2
Zaksięguj fakturę w terminie
Według MF brak danych fakultatywnych nie wpływa na skutki podatkowe faktury, więc nie jest powodem do wstrzymywania jej ujęcia. Termin odliczenia wynika z przepisów, nie z uzupełnienia numeru zamówienia – szczegóły potwierdź z księgową.
-
3
Uzupełnij numer po swojej stronie
Dopisz numer zamówienia w kolumnie obok eksportu z KSeF Import, kojarząc go po numerze KSeF faktury.
-
4
Poproś dostawcę o wpisywanie pola w kolejnych fakturach
Jeśli to ma być trwałe, ustal to na piśmie lub w umowie i wskaż pole, np. DodatkowyOpis dla całej faktury.
Co w tym robi KSeF Import, a co Ty
KSeF Import pobiera faktury kosztowe z KSeF i eksportuje je do Arkusza Google (dostępne od planu Solo): domyślnie jedna faktura to jeden wiersz, z numerem KSeF w pierwszej kolumnie. Kolejne synchronizacje dopisują nowe wiersze na końcu i nie ruszają kolumn, które sam dodasz obok eksportu, więc kolumna „Nr zamówienia” zostaje na swoim miejscu. Jeśli dostawca wpisał numer w DodatkowyOpis dla całej faktury, możesz włączyć w konfiguracji eksportu pole „Opis dodatkowy” (domyślnie wyłączone); wpisy przy pojedynczych wierszach faktury nie są osobną kolumną.
| Czynność | Kto ją wykonuje |
|---|---|
| Pobranie faktury z KSeF do arkusza | KSeF Import (automatycznie) |
| Uzgodnienie z dostawcą, które pole ma zawierać numer zamówienia | Ty, z dostawcą (umowa lub e-mail) |
| Włączenie pola „Opis dodatkowy” w konfiguracji eksportu (opis na poziomie całej faktury) | Ty, w ustawieniach eksportu |
| Wpisanie numeru zamówienia w kolumnie obok eksportu | Ty, ręcznie |
| Decyzja o księgowaniu i odliczeniu VAT | Ty i Twoja księgowa |
KSeF Import nie wymusza ani nie uzupełnia pól fakultatywnych u dostawcy i nie ocenia, czy faktura spełnia wymagania umowy. Dostarcza dane z KSeF w arkuszu; kolumnę z numerem zamówienia prowadzisz sam.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Może to uzgodnić z dostawcą w umowie jako wymaganie handlowe. Zgodnie z wyjaśnieniami MF takie ustalenia mogą wynikać z potrzeb biznesowych stron, ale nie wpływają na ważność faktury w rozumieniu przepisów podatkowych.
Według MF nie. Jeżeli faktura zawiera wszystkie dane wymagane przez ustawę o VAT i strukturę FA(3), brak danych fakultatywnych nie wpływa na jej prawidłowość ani skutki podatkowe (w tym odliczenie). Szczegóły potwierdź z księgową.
Nie. Brak danych fakultatywnych albo ich inny format nie jest błędem wymagającym korekty. Korektę „do zera” wystawia się w szczególnych przypadkach, np. przy całkowitym zwrocie towaru albo pomyłce w NIP nabywcy.
Jeśli struktura FA(3) nie ma odpowiedniego pola, może użyć zestawu pól DodatkowyOpis – przy wierszu faktury albo dla całej faktury. Pole StopkaFaktury mieści pozostałe informacje do 3500 znaków.
Nie. KSeF Import pobiera faktury z KSeF do arkusza, ale nie zmienia faktury ani nie wpisuje danych za dostawcę. Jeśli dostawca wpisał numer w DodatkowyOpis całej faktury, możesz włączyć pole „Opis dodatkowy” w eksporcie; własny numer zamówienia dopisujesz w kolumnie obok eksportu w Arkuszu Google.
Inżynier integracji KSeF. Odpowiada za połączenia z API Krajowego Systemu e-Faktur, automatyzacje i parsowanie struktury logicznej FA(3).