Czy można wystawić notę korygującą do faktury z KSeF?
Nota korygująca nie istnieje od 1 lutego 2026 r. – art. 106k ustawy o VAT został uchylony wraz z wejściem obowiązkowego KSeF. Kupujący, który odkryje błąd formalny na fakturze (zła nazwa firmy, adres lub NIP nabywcy), musi powiadomić sprzedawcę, który wystawia fakturę korygującą przez KSeF.
- Nota korygująca przestała istnieć: od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników, od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych VAT czynnych – art. 106k ustawy o VAT został uchylony razem z wejściem obowiązkowego KSeF.
- Kupujący nie może samodzielnie poprawić błędnej nazwy, adresu ani NIP-u na fakturze – musi zgłosić błąd sprzedawcy.
- Sprzedawca wystawia fakturę korygującą przez KSeF; przy błędnym NIP-ie nabywcy najpierw wystawia korektę „do zera", potem nową fakturę z prawidłowym NIP-em.
- KSeF Import automatycznie pobiera fakturę korygującą do Arkuszy Google lub Excela i oznacza ją przy fakturze pierwotnej – po numerze KSeF.
- Błędy w kwotach i stawkach VAT zawsze wymagały korekty sprzedawcy – w KSeF reguła ta sama, obejmuje teraz też błędy formalne.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEDostawca wystawił fakturę z błędną nazwą Twojej firmy lub złym NIP-em. Przed lutym 2026 wystawiałeś notę korygującą samodzielnie – w ciągu godziny. Teraz ta ścieżka nie istnieje i czekasz na ruch sprzedawcy.
KSeF Import monitoruje skrzynkę KSeF i przy najbliższej synchronizacji pobiera fakturę korygującą automatycznie – bez logowania do portalu MF i bez ręcznego szukania w liście faktur.
W Arkuszach Google (Solo) lub – w planach Firma i wyższych – także w Excelu, korygująca pojawia się jako osobny wiersz sparowany z fakturą pierwotną – nie przeoczysz korekty i łatwiej pilnujesz, by odliczyć VAT z właściwego dokumentu.
Nota korygująca – czym była i dlaczego zniknęła z końcem stycznia 2026
Nota korygująca to dokument, który nabywca mógł wystawiać sprzedawcy, gdy faktura zawierała błąd formalny – pomyłkę w nazwie kupującego, adresie, NIP-ie czy opisie towaru lub usługi. Mechanizm pozwalał kupującemu samodzielnie poprawić wyłącznie dane identyfikacyjne i opisowe; kwot, stawek VAT ani danych sprzedawcy zmienić nie było można.
Praktyczny obieg wyglądał tak: kupujący sporządzał notę, sprzedawca ją akceptował – e-mailem lub na piśmie – i od tego momentu nota łącznie z oryginalną fakturą tworzyły kompletny dokument. Rozwiązanie cieszyło się popularnością właśnie dlatego, że omijało konieczność angażowania sprzedawcy w pełną fakturę korygującą.
Ustawa wdrażająca obligatoryjny KSeF uchyliła art. 106k ustawy o podatku od towarów i usług w całości. Noty korygujące nie mogą być wystawiane do żadnych faktur – ani ustrukturyzowanych z KSeF, ani żadnych innych wystawianych po: 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (obrót > 200 mln zł w 2024 r.) oraz 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT czynnych.
Powód jest architektoniczny: faktura ustrukturyzowana jest dokumentem zarejestrowanym i zapieczętowanym w systemie Ministerstwa Finansów. Numer KSeF jest przyporządkowany do konkretnej treści faktury – nabywca nie ma technicznej możliwości zmiany żadnego pola po stronie systemu, bo nie jest wystawcą. Jedyną legalną ścieżką korekty pozostaje działanie po stronie sprzedawcy.
Jak naprawić błąd formalny na fakturze z KSeF – krok po kroku
Nowa ścieżka jest bardziej formalna niż dawna nota, ale za to transparentna – korekta trafia do KSeF, skąd pobierze ją Twój system automatycznie. Wyjątkiem jest błąd w NIP-ie nabywcy, który wymaga dwóch osobnych dokumentów od sprzedawcy.
-
1
Zidentyfikuj błąd w tabeli faktur
W panelu KSeF Import otwórz tabelę faktur kosztowych. Wyszukaj fakturę po numerze KSeF lub nazwie kontrahenta. Rozwiń wiersz i sprawdź, które pole jest błędne – nazwa firmy, adres czy NIP nabywcy.
-
2
Zgłoś błąd sprzedawcy pisemnie
Wyślij do dostawcy e-mail z: numerem KSeF faktury pierwotnej, nazwą błędnego pola i prawidłową wartością. Im precyzyjniejsze zgłoszenie, tym szybsza korekta. Zachowaj korespondencję mailową jako dowód zgłoszenia.
-
3
Sprzedawca wystawia fakturę korygującą przez KSeF
Sprzedawca koryguje fakturę w swoim programie finansowo-księgowym i wystawia ją przez KSeF. Dokument dostaje własny numer KSeF. Uwaga przy błędnym NIP-ie: sprzedawca musi najpierw wystawić korektę „do zera" (z błędnym NIP-em), a następnie nową fakturę z prawidłowym NIP-em – dwa dokumenty, nie jeden.
-
4
KSeF Import pobiera korektę automatycznie
Przy najbliższej synchronizacji KSeF Import pobierze fakturę korygującą i doda ją do Arkuszy Google lub Excela jako osobny wiersz. W kolumnie „Nr KSeF faktury pierwotnej" pojawi się numer oryginału – widzisz od razu, której faktury dotyczy korekta.
-
5
Zweryfikuj parę i odlicz VAT z poprawionego dokumentu
Sprawdź w arkuszu, że korygująca jest sparowana z oryginałem. Odliczenie VAT następuje z faktury po korekcie – upewnij się, że daty uzgodnień zgadzają się z Twoim bieżącym okresem rozliczeniowym.
Sprzedawca nie ma ustawowego terminu na wystawienie korekty danych formalnych. Poinformuj go na piśmie, że błąd (np. zły NIP nabywcy) może podważyć Twoje prawo do odliczenia VAT – to argument, który przyśpiesza współpracę.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Które błędy wymagają korekty sprzedawcy – porównanie
Tabela porównuje, jak korygować poszczególne typy błędów w starym i nowym systemie. We wszystkich przypadkach odpowiedź jest teraz ta sama: wymagana korekta wystawcy.
| Rodzaj błędu na fakturze | Dawna ścieżka (do 31.01.2026) | Nowa ścieżka (od 01.02.2026) |
|---|---|---|
| Błędna nazwa nabywcy | Nota korygująca od kupującego | Faktura korygująca od sprzedawcy |
| Błędny adres nabywcy | Nota korygująca od kupującego | Faktura korygująca od sprzedawcy |
| Błędny NIP nabywcy | Nota korygująca od kupującego | Korekta "do zera" + nowa faktura od sprzedawcy |
| Błędny opis towaru lub usługi | Nota korygująca od kupującego | Faktura korygująca od sprzedawcy |
| Błędna kwota netto lub VAT | Faktura korygująca od sprzedawcy | Faktura korygująca od sprzedawcy |
| Błędna stawka VAT | Faktura korygująca od sprzedawcy | Faktura korygująca od sprzedawcy |
| Błędna data wystawienia lub sprzedaży | Faktura korygująca od sprzedawcy | Faktura korygująca od sprzedawcy |
Po przejściu na obligatoryjny KSeF obowiązuje jedna reguła dla wszystkich typów błędów: korekta leży wyłącznie po stronie sprzedawcy. Kolumna „nowa ścieżka" jest jednolita – noty korygujące zniknęły ze wszystkich wierszy.
Gdy faktura trafi do KSeF z błędnym NIP-em nabywcy, system MF przypisuje ją do podmiotu o tym NIP-ie – prawidłowy nabywca nie widzi jej w swojej skrzynce. Sprzedawca musi wystawić korektę „do zera" (ze starym NIP-em) i nową fakturę (z właściwym NIP-em). Ta procedura wymaga precyzyjnego zgłoszenia – podaj sprzedawcy obydwie wartości NIP-u: błędną i poprawną.
Jak KSeF Import automatyzuje śledzenie korekt od dostawców
Największe ryzyko w nowym systemie to przeoczenie korekty od dostawcy – sprzedawca może wystawić ją tydzień po pierwotnej fakturze, a Ty dowiesz się dopiero przy kontroli skarbowej lub gdy zakwestionowane zostanie odliczenie VAT. Automatyczne pobieranie faktur – w tym korygujących – eliminuje to ryzyko.
- Synchronizacja cykliczna – KSeF Import odpytuje API KSeF co 24 godz. (Solo), co 6 godz. (Firma), co 2 godz. (Grupa) lub co 15 minut (Biuro) i pobiera nowe dokumenty, w tym korekty.
- Oznaczenie w tabeli – każda faktura korygująca pojawia się jako osobny wiersz z numerem KSeF faktury pierwotnej, żebyś widział pary od razu i nie przegapił zmian w kwocie.
- Eksport do arkusza – w planie Solo do Arkuszy Google; w planach Firma i wyższych także do Excela, CSV i z podglądem PDF faktury korygującej.
- Filtr po typie dokumentu – w tabeli faktur odfiltrujesz same korekty i szybko sprawdzisz, czy Twoja zgłoszona korekta już dotarła do skrzynki KSeF.
Przykład: dostawca wystawił fakturę 3 marca z błędną nazwą Twojej firmy. Zgłosiłeś błąd 4 marca e-mailem, a sprzedawca wystawił korektę 6 marca. KSeF Import pobierze ją automatycznie przy następnej synchronizacji. W arkuszu zobaczysz oba wiersze – fakturę pierwotną i korygującą sparowaną po numerze KSeF – bez jednego logowania do portalu MF.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie. Art. 106k ustawy o VAT, który regulował noty korygujące, został uchylony wraz z wejściem obligatoryjnego KSeF. Od 1 lutego 2026 r. (duzi podatnicy) i 1 kwietnia 2026 r. (pozostali podatnicy VAT czynni) nota korygująca nie istnieje jako instrument prawny – do żadnych faktur wystawionych od tych dat. Noty wystawione przed tymi datami do starszych faktur zachowują moc.
Sprzedawca nie ma ustawowego terminu na korektę danych formalnych, ale nie może bezpodstawnie odmówić. Jeśli faktura zawiera błędny NIP nabywcy, odliczenie VAT jest zagrożone – poinformuj o tym dostawcę na piśmie i zachowaj korespondencję. Błędy czysto formalne, nienaruszające istoty transakcji, mogą być przez urząd skarbowy akceptowane z dowodem podjęcia próby korekty, ale ryzyko leży po stronie nabywcy.
Czas zależy od częstotliwości synchronizacji wybranego planu: co 15 minut w Biuro, co 2 godziny w Grupa, co 6 godzin w Firma, co 24 godziny w Solo. Po pobraniu dokument jest natychmiast widoczny w tabeli faktur i w arkuszu.
Błąd czysto formalny, nienaruszający istoty transakcji, co do zasady nie pozbawia prawa do odliczenia VAT – w orzecznictwie TSUE dominuje podejście materialne. Jednak błędny NIP nabywcy to poważniejszy problem: faktura w systemie MF jest przypisana do innego podmiotu, co może zakwestionować odliczenie. Zawsze warto doprowadzić do korekty, żeby uniknąć sporu z urzędem.
Noty korygujące wystawione do faktur sprzed obligatoryjnego KSeF zachowują moc prawną. Korekty starych faktur papierowych i nieustrukturyzowanych e-faktur dalej funkcjonują w parze z notami wystawionymi przed tą datą. KSeF obejmuje faktury wystawiane przez objętych nim podatników od daty ich objęcia systemem.
Automatyczne pobieranie korekt jest dostępne od planu Solo. Różni się częstotliwość synchronizacji i format eksportu: Solo daje Arkusze Google co 24 godz., plany Firma i wyższe dają też Excel, CSV i podgląd PDF przy krótszym interwale. Szczegółowe limity znajdziesz na stronie cennika. Bezpłatny okres próbny otwiera pełen dostęp planu Biuro – 20 NIP-ów, synchronizacja co 15 minut.
Inżynier integracji KSeF. Odpowiada za połączenia z API Krajowego Systemu e-Faktur, automatyzacje i parsowanie struktury logicznej FA(3).